廣西數(shù)字檔案館建設的現(xiàn)狀、問題及對策

陳勇 張一凡 張鈺 趙梓軼

摘? 要：本文通過調查研究廣西數(shù)字檔案館建設的現(xiàn)狀，分析其存在的問題，提出了加強系統(tǒng)基礎設施建設、采集民族特色資源、提高檔案數(shù)字化質量和制定相關標準體系等對策。

關鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案資源;民族特色;標準體系;數(shù)字化

Abstract： This paper investigates the status quo of Guangxi Digital Archives construction， analyzes its existing problems， and puts forward countermeasures such as strengthening the construction of system infrastructure， collecting national characteristic resources， improving the digital quality of Archives， and formulating relevant standard systems.

Keywords： Digital Archives; Archives resources; National characteristics; Standard system; Digitization

20世紀末，隨著深圳檔案館、青島檔案館開始在數(shù)字檔案館領域的探索實踐，我國數(shù)字檔案館建設步入起步階段;2000—2005年進行試點探索，主要集中在項目規(guī)劃、軟硬件部署、檔案數(shù)字化等方面;2006—2010年采取區(qū)域建設，逐步發(fā)展電子文件中心和數(shù)字檔案館的建設;2011—2013年數(shù)字檔案館建設全面啟動，[1] 2014—至今，我國數(shù)字檔案館建設進入全面發(fā)展階段。本文通過調查廣西數(shù)字檔案館建設的現(xiàn)狀，探討其存在的問題及其解決對策，以期對數(shù)字檔案館有深入的研究，為檔案信息化建設提供參考。

1 廣西數(shù)字檔案館建設的現(xiàn)狀

1.1 基礎設施建設。一是硬件設備。配置了包括高端服務器、核心交換機、防火墻、路由器、光端設備、網(wǎng)絡接入、存儲、輸出等設備。二是軟件基礎。建立全區(qū)性、規(guī)范化、可共享、分布式檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫以及各級各類檔案基礎數(shù)據(jù)庫群。

1.2 檔案資源建設。一是目錄數(shù)據(jù)庫。目前已有各類檔案目錄數(shù)據(jù)共33472381條，其中全宗級7745條，案卷級2039929條，文件級31424707條。二是館藏數(shù)字化。2006年廣西檔案局成立了“廣西檔案數(shù)字化中心”，以館藏檔案數(shù)字化工作為主，先后建立了紙質檔案數(shù)字化、照片檔案數(shù)字化、錄音檔案轉換、錄像檔案轉換、新聞檔案采集等五個數(shù)字化加工生產線。

1.3 應用系統(tǒng)建設。一是數(shù)字化系統(tǒng)建設。規(guī)定了館藏紙質檔案數(shù)字化時，保持檔案的原貌，將檔案文件的每一頁看成一張圖片，無論原文是什么載體和什么內容，一律由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。[2]二是網(wǎng)絡化系統(tǒng)建設。廣西檔案信息網(wǎng)站系統(tǒng)于2005年11月建成開通并正式投入使用，是一個以廣西檔案局（館）網(wǎng)站（廣西檔案信息網(wǎng)）為中心，14個地市檔案局（館）網(wǎng)站為分支網(wǎng)站的分布式檔案網(wǎng)站群體系。2015年8月“廣西檔案”APP正式上線，為用戶提供檔案移動服務，將檔案館服務的桌面終端延伸到移動智能終端。三是標準化系統(tǒng)建設。廣西檔案館先后制定了《廣西民國檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)采集方案》《廣西建國后檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)采集方案》《全宗目錄數(shù)據(jù)采集方案》《文件級檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》《照片檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》《廣西壯族自治區(qū)檔案館錄音、錄像檔案著錄規(guī)則》《廣西紙質檔案數(shù)字化技術要求》《廣西照片檔案數(shù)字化技術要求》《錄音檔案數(shù)字化技術要求》《錄像檔案數(shù)字化技術要求》《光盤存儲管理規(guī)范》《光盤載體標注格式》等標準、規(guī)范，為數(shù)字檔案館建設提供規(guī)范化指導。

2 廣西數(shù)字檔案館建設的問題

2.1 數(shù)字檔案館系統(tǒng)有待完善。目前，廣西數(shù)字檔案館館舍與設施都是沿用原檔案館，過于陳舊，不能滿足數(shù)字檔案的移交、接收、整理、編目、鑒定、管理、保存、編研、利用、統(tǒng)計等全流程管理的需要，影響虛擬檔案庫房上架管理、數(shù)據(jù)資源在線編研利用、檔案開放鑒定。由于基礎設施原因，數(shù)字檔案館系統(tǒng)不夠完善，查檔從線下到線上、從目錄圖像到全文數(shù)據(jù)、從P C端到移動端、從跨館到跨區(qū)等方面還不能完全實現(xiàn)。廣西數(shù)字檔案館建設應融入“最多跑一次”改革和政府數(shù)字化轉型的大格局，主動對接廣西政務服務網(wǎng)和自治區(qū)大數(shù)據(jù)中心，努力完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)，建設一個融合發(fā)展的數(shù)字檔案館。

2.2 檔案資源缺少民族特色。廣西數(shù)字檔案館建設應該體現(xiàn)民族特色，注重對地方民族特色檔案資源的采集。廣西境內居住著壯、漢、瑤、苗、侗、仫佬、毛南、回、京、彝、水、仡佬等12個世居民族，其中壯族、瑤族、仫佬族、京族人數(shù)居全國第一位。廣西地方民族檔案分布廣泛，資源豐富，特色鮮明。雖然擁有這樣得天獨厚的優(yōu)勢，但在采集檔案資源方面還是過于局限，僅僅是采集原館藏的紙質檔案、現(xiàn)行文件、網(wǎng)上相關新聞等，能夠反映廣西地方濃厚民族文化、代表廣西民族特色的檔案資源較為缺失。

2.3 檔案數(shù)字化質量不高。館藏紙質檔案數(shù)字化時，不再首先使用OCR技術進行處理，而是保持檔案的原貌，檔案文件的每一頁一律由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。在數(shù)據(jù)形成后，以卷作為最基礎單位，單獨建立一個文件夾來統(tǒng)一存放檔案全文數(shù)據(jù)。這樣雖然能保證檔案全文數(shù)據(jù)不依賴于任何第三方系統(tǒng)、軟件，但是，一方面，檔案數(shù)字化質量不高、效率低，人工干預的程度高，有時候一臺機器一天最多可以掃描2500頁，這就大大限制了速度和流程;另一方面，掃描后僅僅將檔案信息作為圖像來處理，雖然統(tǒng)一化程度較高，但對檔案信息的描述不夠精準，例如，用圖像來保存文字信息，其中就會存在大量的冗余信息，數(shù)字化結構占了較大的存儲空間。

2.4 相關標準體系不健全。目前，廣西數(shù)字檔案館建設的相關標準還不夠完善，有些標準不規(guī)范，不統(tǒng)一;有些標準相對滯后，不能與數(shù)字檔案館建設同步;有些標準甚至還處于空白。相關標準體系不健全，制約了廣西數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展。雖然廣西數(shù)字檔案館已制定了一些相關的標準規(guī)范，在目錄數(shù)據(jù)采集和技術方面也比較齊全完整，但是缺少檔案業(yè)務標準、信息系統(tǒng)標準、運行管理標準等，仍然還沒有形成一個完整的數(shù)字檔案館建設標準體系。

3 廣西數(shù)字檔案館建設的對策

3.1 加強系統(tǒng)基礎設施建設。隨著信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術也給數(shù)字檔案館帶來了新的挑戰(zhàn)。[3]首先，配齊配全基礎設施。堅持硬件過硬，以中心機房建設為重點，優(yōu)化完善門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、精密空調系統(tǒng)、潔凈氣體滅火系統(tǒng)等設施，配備各類服務器、交換機、SAN 和 NAS 存儲。設立專用數(shù)字化加工室，配備各類數(shù)字化加工、安全監(jiān)控、專用存儲和信息管控設施。其次，完善基礎系統(tǒng)功能。堅持數(shù)字檔案全流程管理建設思路，建設基于政務云的“預歸檔系統(tǒng)”作為“中間庫”，對數(shù)字檔案進行前置管理，通過虛擬檔案室系統(tǒng)和電子檔案移交接收系統(tǒng)開展電子檔案歸檔和進館，通過局域網(wǎng)的電子閱覽系統(tǒng)、政務網(wǎng)的檔案利用平臺與異地查檔、跨館服務系統(tǒng)、檔案門戶網(wǎng)站與微信公眾號等實現(xiàn)多途徑利用。最后，“云上檔案”應用。主動融入電子政務建設，充分利用政務云資源，建設“云上檔案館”。實行微信公眾號專業(yè)化運維，網(wǎng)絡與移動應用水平進一步提升。[4]

3.2 采集民族特色資源。采集具有廣西民族特色的檔案資源，首先要與博物館等單位相協(xié)調合作，將博物館保存的廣西民族歷史文化檔案數(shù)字化后設置一個鏈接。其次要通過網(wǎng)絡在線采集專題信息資源庫來補充數(shù)字檔案館資源建設的不足，或者采集各網(wǎng)站有關廣西的民族文化、歷史照片、聲像資料、新聞報道、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、歷史事件等網(wǎng)頁信息，作為數(shù)字檔案館資源建設的補充。再次要與數(shù)字圖書館相互補充，廣西數(shù)字圖書館有著豐富的民族歷史檔案數(shù)字文獻，諸如古代文書、名人手稿、譜牒、契約、輿圖、方志等以及其它有關廣西民族特色的檔案資源，均可作為數(shù)字檔案館的補充館藏而采集信息的對象。最后要在廣西少數(shù)民族自治縣，實地采訪拍攝，收集廣西各民族的語言、服飾、建筑、風土人情、喜慶節(jié)日、民間藝術、工藝特產等民生檔案，建設獨具民族特色的廣西數(shù)字檔案館。

3.3 提高檔案數(shù)字化質量。首先是檔案掃描。掃描是生成數(shù)字檔案的主要環(huán)節(jié)，其準確度決定著數(shù)字檔案館建設的質量。應選擇最佳的掃描參數(shù)和相應規(guī)格的掃描設備，確保檔案數(shù)據(jù)的清晰、準確、完整。其次是條目著錄。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設是實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設的前提和基礎，數(shù)字檔案的檢索、利用、統(tǒng)計都依賴于檔案著錄質量的保障。再次是數(shù)據(jù)掛接。要認真校驗圖文數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)是否一致，使目錄數(shù)據(jù)與圖文數(shù)據(jù)一一對應。最后是質量檢查。在完成檔案掃描、著錄、掛接工作后，還需要對圖文數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)進行校對檢查。[5]核對著錄項目是否完整、著錄內容是否準確、圖像是否完整清晰，不符合質量要求，應重新進行圖像處理。

3.4 制定相關標準體系。第一，數(shù)據(jù)標準。數(shù)據(jù)標準是數(shù)字檔案館建設標準的基礎，應滿足國家相關標準總體設計和總體規(guī)劃要求。數(shù)據(jù)標準包括元數(shù)據(jù)標準、編碼標準、封裝標準、數(shù)據(jù)格式標準、目錄標準等。第二，業(yè)務標準。業(yè)務標準分為電子檔案管理和檔案數(shù)字化兩類。電子檔案管理標準包括收集歸檔、移交接收、保管維護、存儲備份和利用銷毀等。檔案數(shù)字化標準與電子檔案管理標準差異在于其需要有數(shù)字化加工的過程及相關標準。第三，系統(tǒng)標準。系統(tǒng)標準分為軟件和硬件兩部分，軟件標準主要包括規(guī)劃、設計、開發(fā)、測試、實施等標準，硬件標準主要包括規(guī)劃、設計、安裝部署、測試、實施標準以及系統(tǒng)評估測評等。第四，安全標準。安全標準是保障數(shù)字檔案館建設安全而采取的技術和管理要求，用于規(guī)范數(shù)字檔案館的安全建設。安全標準分為安全技術標準和安全管理標準。第五，管理標準。管理標準可分為政策法規(guī)、通用管理標準和評估測評標準等。[6] 在制定數(shù)字檔案館建設標準體系的過程中，應對其實施反饋，積累經驗，不斷修訂和完善標準或補充其他相關的標準。

*基金項目：2020年度國家社會科學基金項目“信息網(wǎng)絡技術驅動檔案移動服務創(chuàng)新路徑研究”。

參考文獻：

[1]向禹，孔玉佳，付文韜. RFID系統(tǒng)與數(shù)字檔案館融合的探索與實踐[J].檔案學通訊，2019（06）：57-63.

[2]蒙斌.數(shù)字檔案館建設與管理工作中的體會[J].廣西檔案，2010（01）：37-39.

[3]張茜，李圓圓.我國數(shù)字檔案館風險管理研究[J].中國檔案，2019（07）：78-79.

[4]詹銳.“五爭共建”推進寧波市數(shù)字檔案館建設[J].中國檔案，2019（04）：60-61.

[5]江麗華.檔案數(shù)字化工作中存在問題及對策思考[J] .檔案與建設，2020（02）：73-75.

[6]楊中營.北京數(shù)字檔案館建設之標準體系建設[J].北京檔案，2017（02）：6-8.

（作者單位：廣西民族大學管理學院? ?來稿日期：2020-06-19）