淺析高速公路項(xiàng)目文件材料歸檔管理

柯思嘉

【摘要】從高速公路建設(shè)工程立項(xiàng)審批到竣工驗(yàn)收這一過(guò)程，將產(chǎn)生大量的文件材料，這些材料對(duì)建成后工程項(xiàng)目的管理、維護(hù)、修改、擴(kuò)建等具有保存、參考等利用價(jià)值。隨著工程建設(shè)的新材料、新技術(shù)、新工藝越來(lái)越多樣化，如何將這些文件材料規(guī)范歸檔保護(hù)起來(lái)，已成為新時(shí)代高速公路建設(shè)的重要任務(wù)之一。加強(qiáng)對(duì)高速公路工程項(xiàng)目文件材料的檔案制作、歸檔管理具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】高速公路工程;文件材料;檔案;歸檔

檔案管理無(wú)論是對(duì)于國(guó)家還是企業(yè)而言，都是非常重要的工作。隨著高速公路的不斷發(fā)展，內(nèi)業(yè)管理制度已逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在這一發(fā)展趨勢(shì)下，施工單位由原先傳統(tǒng)觀念“外業(yè)第一”逐漸轉(zhuǎn)向“內(nèi)外業(yè)并重”。而工程建設(shè)施工過(guò)程中必將產(chǎn)生大量有利用和參考意義的歷史文件材料，如施工、監(jiān)理、業(yè)主關(guān)于質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用等相關(guān)往來(lái)性文件、各項(xiàng)施工工序的報(bào)驗(yàn)文件、第三方檢測(cè)報(bào)告及竣工圖等，這些文件對(duì)于日后工程的管理、維護(hù)具有重要意義，倘若沒(méi)有對(duì)相關(guān)文件及時(shí)進(jìn)行歸檔，那么在通車(chē)后日常養(yǎng)護(hù)管理過(guò)程中，相關(guān)單位及部門(mén)將無(wú)法及時(shí)、有效地查詢到相關(guān)信息，對(duì)后續(xù)的管理工作增加難度。由此可見(jiàn)，對(duì)高速公路工程文件材料及時(shí)妥善收集整理歸檔成了日常施工及檔案管理必不可少的一項(xiàng)任務(wù)。

一、文件材料形成及收集整理的注意事項(xiàng)

高速公路工程周期包含項(xiàng)目提出、調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，并形成相應(yīng)紙質(zhì)報(bào)告。因此，完善的文件歸檔系統(tǒng)成了文件歸檔的重中之重。只有利用科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)、管理方式，將這些陸續(xù)產(chǎn)生的文件材料及時(shí)、有效地收集、整理、歸檔，才能確保為今后工程項(xiàng)目運(yùn)行提供真實(shí)有效的資料支持。

高速公路在建設(shè)期各階段，產(chǎn)生文件多種多樣。為確保檔案資料有效、統(tǒng)一、齊全，需要對(duì)文件材料進(jìn)行相關(guān)要求。一般而言，工程項(xiàng)目文件材料形成需注意：1.歸檔的文件材料需為原件（特殊情況如：原材料出產(chǎn)合格證為復(fù)印件，那么需在合格證上加蓋經(jīng)銷(xiāo)商的章并注明原件保存地方）。2.所歸檔的文件材料必須客觀真實(shí)地反映現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，如施工原始記錄、測(cè)量記錄及相關(guān)強(qiáng)度報(bào)告等應(yīng)做到真實(shí)有效、填寫(xiě)規(guī)范。3.形成文件時(shí)需注意文件材料的可重復(fù)利用性，打印所用的紙質(zhì)宜采用70g/m2以上白色A4紙，文件材料書(shū)寫(xiě)應(yīng)做到字跡清晰，不存在涂改等污漬，同時(shí)應(yīng)保證各項(xiàng)流程簽字蓋章的手續(xù)完備，上報(bào)的往來(lái)文件報(bào)告中若存在圖片等影像資料應(yīng)確保照片清晰可辨。4.填寫(xiě)時(shí)需注意應(yīng)用黑色簽字筆進(jìn)行填寫(xiě)，不得采用鉛筆、紅筆等進(jìn)行填寫(xiě)。5.在編制竣工圖時(shí)，需注意竣工說(shuō)明是否完善，是否能體現(xiàn)建成后項(xiàng)目的實(shí)際情況，是否能體現(xiàn)材料、工藝及變更的具體情況，并且所加蓋的竣工圖章必須為紅章。

對(duì)于所形成文件材料，在收集檢查及整理時(shí)應(yīng)注意：1.文件材料的齊全性，如所報(bào)驗(yàn)的質(zhì)檢資料附件是否齊全，是否已附上相應(yīng)的施工原始記錄、測(cè)量記錄以及強(qiáng)度報(bào)告等。2.填寫(xiě)內(nèi)容的完善性，如簽章是否齊全、書(shū)寫(xiě)內(nèi)容是否規(guī)范、檢測(cè)頻率是否按照相關(guān)要求進(jìn)行、日期是否符合邏輯性等。3.文件材料歸檔的及時(shí)性，如是否及時(shí)向第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)索要檢測(cè)報(bào)告。4.文件材料組卷的合理性，如各項(xiàng)文件材料分類是否科學(xué)合理、是否按照文件材料自然形成過(guò)程，保持其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)化整理組卷。

二、高速公路工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)高速公路項(xiàng)目檔案相關(guān)管理規(guī)范的制定和實(shí)施有顯著進(jìn)步，但在實(shí)際管理過(guò)程中仍存在許多問(wèn)題，如內(nèi)業(yè)管理體系建設(shè)不齊全，職責(zé)不明確，內(nèi)業(yè)管理人員多為無(wú)相關(guān)工程經(jīng)驗(yàn)人員，且流動(dòng)性大，這些都給檔案管理帶來(lái)很大麻煩。具體問(wèn)題如下：

（一）項(xiàng)目文件管理職責(zé)分工不明確。內(nèi)業(yè)資料人員在配備上常出現(xiàn)管理人員為現(xiàn)場(chǎng)施工人員，對(duì)于內(nèi)業(yè)的管理工作并不熟悉。建立的檔案管理體系不完善、不科學(xué)，無(wú)法有效進(jìn)行日常文件材料的歸檔管理工作。同時(shí)職責(zé)分工不明確，責(zé)任未落實(shí)到個(gè)人，成為當(dāng)前各參建單位最為突出的問(wèn)題，使得管理人員在文件材料歸檔管理工作上存在低效、重返率高等問(wèn)題，各類文件收集可能存在漏項(xiàng)、重復(fù)收集等情況。

（二）歸檔文件材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求。在高速公路文件檔案管理體系中，各階段材料在歸檔時(shí)，其質(zhì)量都有詳細(xì)的規(guī)范要求，但在實(shí)際形成管理過(guò)程中，所歸檔文件材料質(zhì)量出現(xiàn)了各種各樣問(wèn)題。其中較為突出的有：1.表格不統(tǒng)一，各標(biāo)段采用不同的表格體系。2.填寫(xiě)方式多樣化，相同檢測(cè)項(xiàng)，填寫(xiě)模式未統(tǒng)一。3.簽章手續(xù)不完整、不真實(shí)，存在漏簽、代簽現(xiàn)象。4.未用黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)，使字跡模糊。5.文件存在復(fù)印件現(xiàn)象，施工原始資料未手寫(xiě)。6.文件材料的內(nèi)容不真實(shí)，如質(zhì)檢資料上的日期與施工日志不對(duì)應(yīng)等。

（三）歸檔材料收集不全。高速公路工程項(xiàng)目各階段涉及方方面面的文件材料，其特點(diǎn)為內(nèi)容、形式不同，文件載體多樣，收集整理者常出現(xiàn)部分文件由于受忽視而導(dǎo)致收集歸檔不齊全，給后期管理利用造成很大麻煩。首先是建設(shè)項(xiàng)目前期文件缺失較多，如土地征用協(xié)議、招投標(biāo)文件、初步設(shè)計(jì)審批文件、批準(zhǔn)概算書(shū)、預(yù)算書(shū)等。到了建設(shè)項(xiàng)目施工期文件，文件的形成就更多，這也是竣工材料主要組成部分，而其中如單位、分部、分項(xiàng)工程開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)交底、中間交工證書(shū)、專項(xiàng)施工方案、首件施工總結(jié)、設(shè)計(jì)變更文件、竣工圖以及第三方檢測(cè)報(bào)告等最常出現(xiàn)文件收集不齊全的現(xiàn)象。對(duì)于綜合管理性文件如業(yè)主、監(jiān)理、施工單位的往來(lái)性文件，在收集時(shí)不齊全，常表現(xiàn)為幾方單位文件不閉合、紅頭文件缺少附件等問(wèn)題。

三、做好文件材料歸檔管理的建議

（一）檔案管理體系、職責(zé)劃分清晰。新時(shí)期檔案管理工作迎來(lái)了新發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)以提高檔案管理科學(xué)水平為本，積極探索有效的工作效率。一個(gè)科學(xué)的檔案管理體系是做好項(xiàng)目文件材料歸檔管理的必要前提，明確檔案管理小組結(jié)構(gòu)、人員組成、責(zé)任劃分，確保任務(wù)到人、責(zé)任到人。建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)配備一名有經(jīng)驗(yàn)的總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作的進(jìn)行，負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)日常檔案歸檔工作。此外還應(yīng)配備相應(yīng)專（兼）職檔案人員，并確保人員穩(wěn)定在崗。檔案小組成員應(yīng)承擔(dān)各自責(zé)任，提高文件材料收集、整理、歸檔的工作效率。項(xiàng)目部其他各部門(mén)應(yīng)配合檔案整理工作進(jìn)展，對(duì)于日常收發(fā)文應(yīng)及時(shí)形成臺(tái)賬，并按文件形成的自然邏輯關(guān)系，定期移交給本項(xiàng)目部專門(mén)檔案管理人員，確保滿足文件資料與現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度同步收集、同步整理、同步歸檔的“三同步”要求。

（二）文件材料的編制和收集。高速公路文件材料應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行編制，確保形成的文件符合工程實(shí)際情況以及文件材料的相關(guān)填寫(xiě)、歸檔要求。其中工程報(bào)驗(yàn)及抽檢資料為高速公路工程檔案主體內(nèi)容，編制文件時(shí)施工、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定的要求進(jìn)行編制。形成的文件應(yīng)確保填寫(xiě)規(guī)范、內(nèi)容具體、字跡清楚、載體耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，各項(xiàng)簽字蓋章手續(xù)完備、不存在代簽名、復(fù)印件等現(xiàn)象。做到歸檔的文件材料真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)有據(jù)可查。對(duì)于質(zhì)檢資料收集時(shí)應(yīng)注意查閱相應(yīng)的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的施工情況，及時(shí)收集各項(xiàng)工序的報(bào)驗(yàn)材料。對(duì)于綜合文件應(yīng)及時(shí)形成相應(yīng)臺(tái)賬，收集時(shí)應(yīng)按臺(tái)賬進(jìn)行整理，做到不漏項(xiàng)、不重復(fù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

高速公路工程檔案管理工作對(duì)工程項(xiàng)目意義非凡，通過(guò)科學(xué)的收集、整理、歸檔，確保歸檔材料對(duì)項(xiàng)目建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值，為后續(xù)管理工作提供必要的材料支持。因此，重視項(xiàng)目形成文件材料的質(zhì)量，科學(xué)、及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行歸檔，才能為高速公路工程項(xiàng)目管理控制提供最有利的文件支持，促進(jìn)工程有序發(fā)展。

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