“大智移云”背景下RPA在財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用探索

趙小凡

摘 要 在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的過程中整合財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作流程優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，并且可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中，對新型財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行充分利用，能夠提升企業(yè)的管理效率，壓縮財(cái)務(wù)核算成本，同時(shí)能夠提升企業(yè)服務(wù)質(zhì)量。在“大智移云”背景下對RPA在財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用情況進(jìn)行探索，了解財(cái)務(wù)共享以及RPA的應(yīng)用情況，有利于為其他企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)用RPA提供經(jīng)驗(yàn)。從而推動(dòng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理朝著數(shù)字化、自動(dòng)化以及智能化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞 大智移云;RPA;財(cái)務(wù)共享;應(yīng)用

前言

近些年來，大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展越來越快。在全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程加速的過程中，我國企業(yè)面臨的，環(huán)境更加復(fù)雜多變，這就促使企業(yè)不得不提升決策效率以及價(jià)值創(chuàng)造能力。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，機(jī)構(gòu)組織越來越龐雜，信息溝通的效率越來越低，會(huì)影響企業(yè)的綜合管理效率。因此，企業(yè)集團(tuán)需要對傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，創(chuàng)新企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式，促進(jìn)企業(yè)管理模式與企業(yè)的發(fā)展需求相適應(yīng)。財(cái)務(wù)共享管理模式在應(yīng)用過程中可以開展集中核算工作，能夠提高企業(yè)的工作效率，降低核算成本，并且可以釋放大量財(cái)務(wù)工作人員，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的研究，能夠促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的創(chuàng)新化發(fā)展。

1財(cái)務(wù)共享概述

近些年來，在企業(yè)發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)共享是促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型的焦點(diǎn)，同時(shí)對創(chuàng)新技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的主陣地，是構(gòu)建企業(yè)面向未來的重要基石。現(xiàn)階段，我國企業(yè)的財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用存在較大差異，除了業(yè)務(wù)流程、核心技術(shù)、信息系統(tǒng)以及組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)方面的應(yīng)用有明顯差異之外，在經(jīng)營模式、管理理念以及戰(zhàn)略管理等方面也存在較大不同。在優(yōu)化信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程以及核心技術(shù)組織架構(gòu)的同時(shí)，要以企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略為基礎(chǔ)，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享管理理念以及經(jīng)營模式的創(chuàng)新化發(fā)展。特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展中，財(cái)務(wù)共享模式會(huì)圍繞著大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)進(jìn)一步突破，能夠在極大程度上提升財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用水平[1]。

2RPA概述

RPA指的是機(jī)器人流程自動(dòng)化，該技術(shù)是以人工智能和自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，使程序與用戶系統(tǒng)進(jìn)行交互，從而完成預(yù)期任務(wù)。RPA技術(shù)可以以規(guī)則為基礎(chǔ)完成常規(guī)化操作，例如讀取郵件、計(jì)算生成文件報(bào)告以及對文件進(jìn)行檢查等。早在2017年，國際四大會(huì)計(jì)事務(wù)所就推出了財(cái)務(wù)機(jī)器人以及流程自動(dòng)化應(yīng)用方案，這是機(jī)器人流程自動(dòng)化財(cái)務(wù)領(lǐng)用的最初表現(xiàn)。RPA除了可以在財(cái)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行有效應(yīng)用外，在電信、通訊、保險(xiǎn)、銀行、制造業(yè)等領(lǐng)域的應(yīng)用也比較廣泛。引入RPA能夠促進(jìn)財(cái)務(wù)共享模式的創(chuàng)新化發(fā)展，除了能夠有效提升財(cái)務(wù)管理工作的準(zhǔn)確性，保障工作質(zhì)量之外，還實(shí)現(xiàn)審計(jì)跟蹤，節(jié)省成本，提高員工技能等目標(biāo)。在RPA應(yīng)用過程中可以利用軟件與機(jī)器人減少人工勞動(dòng)量，使工作人員有更多時(shí)間投入到具有更高價(jià)值的工作中[2]。

3在財(cái)務(wù)共享中心RPA的應(yīng)用

3.1 費(fèi)用報(bào)銷

在財(cái)務(wù)共享中心，費(fèi)用報(bào)銷流程是其中最普遍的流程，同時(shí)是財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用比較廣泛的流程。費(fèi)用報(bào)銷流程主要包括以下方面：第一，接收報(bào)銷單據(jù)。利用RPA可以使用多渠道收集發(fā)票信息，并且可以對各種發(fā)票以及單據(jù)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并將識(shí)別到的發(fā)票和單據(jù)進(jìn)行匯總，分開傳遞發(fā)送。與此同時(shí)，能夠自動(dòng)生成報(bào)銷單并發(fā)起審批請求。第二，智能審核費(fèi)用報(bào)銷。在RPA應(yīng)用過程中可以預(yù)先設(shè)定費(fèi)用報(bào)銷審核規(guī)則，然后將及輸入到費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)。這時(shí)財(cái)務(wù)機(jī)器人就可以按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則邏輯開展相應(yīng)的審核操作。例如對發(fā)票真?zhèn)芜M(jìn)行校驗(yàn)，對發(fā)票是否出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷進(jìn)行檢查，完成預(yù)算控制，保證審核報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)性。財(cái)務(wù)機(jī)器人還可以對檢查結(jié)果進(jìn)行及時(shí)記錄，有利于工作人員進(jìn)行后期核對。對一些存在問題的申請，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以直接發(fā)送郵件通知申請人，并將審核結(jié)果記錄到財(cái)務(wù)檢查結(jié)果報(bào)告內(nèi)。第三，自動(dòng)付款。在完成報(bào)銷單審核工作后，可以自動(dòng)生成付款單。而付款單進(jìn)入到待付款中心后，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以按照預(yù)先設(shè)定的程序，按計(jì)劃完成付款操作。第四，處理財(cái)務(wù)以及報(bào)告。按照記賬規(guī)則可以自動(dòng)生成付款憑證，并自動(dòng)提交憑證完成記錄。與此同時(shí)，可以生成財(cái)務(wù)報(bào)告同時(shí)將財(cái)務(wù)報(bào)告與分析報(bào)表傳輸?shù)焦芾韺印?/p>

3.2 采購付款

采購付款是財(cái)務(wù)機(jī)器人的另一個(gè)主要功能，可以完成供應(yīng)商管理、供應(yīng)商對賬、發(fā)票處理以及付款整個(gè)過程，保證從采購到付款的有效銜接。財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠有效識(shí)別在采購付款流程中重復(fù)率相對較高、業(yè)務(wù)量大的工作，能夠使這些工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。從而提高采購付款工作效率。采購付款環(huán)節(jié)主要包括以下方面：第一，對請款單進(jìn)行處理。對請款單進(jìn)行掃描并識(shí)別請款單的相關(guān)信息，然后財(cái)務(wù)機(jī)器人可以將掃描識(shí)別的信息輸入到ERP系統(tǒng)內(nèi)，根據(jù)訂單信息、發(fā)票信息以及入庫單信息等進(jìn)行匹配校驗(yàn)工作。第二，采購付款。財(cái)務(wù)機(jī)器人可以完成自動(dòng)審核、數(shù)據(jù)輸入以及付款工作。并且在這一過程中可以及時(shí)提取付款生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)的各種信息付款系統(tǒng)，最終完成付款操作。第三，財(cái)務(wù)處理以及報(bào)告環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)機(jī)器人在實(shí)現(xiàn)采購付款過程時(shí)，可以將應(yīng)付模塊的憑證信息導(dǎo)入到總賬內(nèi)，完成賬務(wù)匯總與處理。例如可以對應(yīng)付以及預(yù)付等信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類，同時(shí)生成財(cái)務(wù)報(bào)告。第四，供應(yīng)商對賬。在這一環(huán)節(jié)中需要預(yù)先設(shè)置好對賬時(shí)間，然后財(cái)務(wù)機(jī)器人可以自動(dòng)登錄到財(cái)務(wù)模塊對供應(yīng)商的信息進(jìn)行查詢并導(dǎo)出相關(guān)信息，以獲取的信息為基礎(chǔ)向供應(yīng)商發(fā)送郵件，完成對賬提醒。在這一過程中，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以對訂單完成狀態(tài)、發(fā)貨狀態(tài)等進(jìn)行自動(dòng)查詢。第五，完成供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)作業(yè)。財(cái)務(wù)機(jī)器人可以及時(shí)將供應(yīng)商提供的各種信息上傳到相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)。例如獲取營業(yè)執(zhí)照影像后，可以對營業(yè)執(zhí)照影響上的信息進(jìn)行識(shí)別，保證信息獲取的準(zhǔn)確性。同時(shí)可以上傳相關(guān)附件。第六，供應(yīng)商資質(zhì)審核。財(cái)務(wù)機(jī)器人可以對供應(yīng)商的資質(zhì)信息進(jìn)行定期自動(dòng)審核，并將審核結(jié)果及時(shí)反饋到信息系統(tǒng)內(nèi)。

3.3 資金管理