加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目合同管理的有效途徑

莫笑迎

摘要：醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益復(fù)雜和醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的資金投入大幅增加，在建設(shè)項(xiàng)目對(duì)外簽訂合同過(guò)程中，由于管理不規(guī)范、監(jiān)管不到位，很容易引發(fā)建設(shè)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，要開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目合同內(nèi)部審計(jì)工作，從建章立制、規(guī)范流程、明確職責(zé)、完善內(nèi)容四個(gè)方面加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理，防患于未然，從而提高醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目管理水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;內(nèi)部審計(jì);經(jīng)濟(jì)合同;有效途徑

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益復(fù)雜和醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的資金投入大幅增加，與此同時(shí)，伴隨的各類風(fēng)險(xiǎn)也日益增多。在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中，合同的簽訂與管理被作為規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)行為，保護(hù)單位合法權(quán)益不受損害，促進(jìn)單位改善運(yùn)營(yíng)的重要手段，被醫(yī)院越來(lái)越重視，成為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。因此，強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部控制機(jī)制，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同審計(jì)管理，以預(yù)防和降低潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

一、建設(shè)項(xiàng)目合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）合同訂立時(shí)間違規(guī)

《中華人民共和國(guó)政策采購(gòu)法》第四十六條規(guī)定：“采購(gòu)人與中標(biāo)、成交供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)在中標(biāo)、成交通知書(shū)發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購(gòu)文件確定的事項(xiàng)簽訂政府采購(gòu)合同。”但在建設(shè)項(xiàng)目合同審計(jì)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些項(xiàng)目未在成交通知書(shū)發(fā)出之日起30日內(nèi)簽訂合同的情況。如在對(duì)某院建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)算審計(jì)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，××項(xiàng)目中標(biāo)通知書(shū)在2019年5月13日發(fā)出，而在2019年7月15日才訂立書(shū)面合同。這將可能導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，對(duì)方不能及時(shí)供貨，或無(wú)合同供貨等現(xiàn)象，既不合法也不合規(guī)，而且先履行后補(bǔ)簽合同的情況也時(shí)有發(fā)生，可能導(dǎo)致產(chǎn)品使用過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題無(wú)法追責(zé)，售后服務(wù)得不到保障。

（二）合同簽訂方式不妥

根據(jù)國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目規(guī)范要求，固定總價(jià)合同適用于兩種情況：第一，招標(biāo)時(shí)設(shè)計(jì)圖紙已經(jīng)達(dá)到建設(shè)項(xiàng)目施工要求，工程設(shè)計(jì)的圖紙完整齊全，項(xiàng)目范圍及工程量的依據(jù)確切，合同在履行過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)較大的設(shè)計(jì)變更，承包商報(bào)價(jià)依據(jù)的工程量與實(shí)際完成的工程量不會(huì)有較大差異的項(xiàng)目;第二，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模較小且技術(shù)不復(fù)雜，工期一般在一年以內(nèi)的項(xiàng)目，工程總價(jià)一次包死，一般不予調(diào)整，建設(shè)單位不能要求變更原工程內(nèi)容（即原設(shè)計(jì)圖紙及招標(biāo)工程量清單中工程內(nèi)容），一旦變更原工程內(nèi)容，則固定總價(jià)合同不成立。另外，根據(jù)《建設(shè)工程工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范》的有關(guān)要求，采用工程量清單方式招標(biāo)形成的總價(jià)合同，其工程量應(yīng)以單價(jià)合同的計(jì)量方式計(jì)量。當(dāng)發(fā)現(xiàn)招標(biāo)工程量清單中出現(xiàn)缺項(xiàng)、工程量偏差，或因工程變更引起工程量增減時(shí)，應(yīng)按承包人在履行合同義務(wù)中完成的工程量計(jì)算。但在實(shí)際操作過(guò)程中，有些項(xiàng)目由于在前期招投標(biāo)階段，只注重合同總價(jià)而忽略了施工圖設(shè)計(jì)的深度，以及所提供招標(biāo)清單量的準(zhǔn)確性，在設(shè)計(jì)圖紙深度嚴(yán)重不足的情況下，編制招標(biāo)工程量清單，簽訂固定總價(jià)合同，造成該項(xiàng)目清單內(nèi)容、工程量與實(shí)際內(nèi)容、工程量不符，出現(xiàn)較大差異。而施工單位在招標(biāo)階段利用不平衡報(bào)價(jià)等策略，故意抬高綜合單價(jià)，對(duì)清單工程量的偏差未提出異議，在追加簽證變更工程量時(shí)，利用較高的綜合單價(jià)取得較多的利潤(rùn)。

（三）合同條款與招標(biāo)文件不符

在建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)合同簽訂的具體條款與招標(biāo)文件要求內(nèi)容存在不一致的現(xiàn)象。如質(zhì)保金支付方式不一致，招標(biāo)文件規(guī)定質(zhì)保金兩年后無(wú)息付清，而合同簽訂為一年后無(wú)息付清;付款方式不一致，招標(biāo)文件規(guī)定付款方式為20%-60%-15%-5%，而合同簽訂付款方式為30%-50%-15%-5%;付款要求不一致，招標(biāo)文件要求安裝調(diào)試并驗(yàn)收合格待審計(jì)部門(mén)審計(jì)完成后付至合同的95%，而合同簽訂為安裝調(diào)試并驗(yàn)收合格付至合同的95%;具體內(nèi)容不一致，某院樁基工程合同第47條“補(bǔ)充條款：由于本工程邊樁數(shù)量多，施工難度大，雙方同意另行商議增加邊樁施工費(fèi)用”，但在招標(biāo)文件中未列示此內(nèi)容;合同價(jià)與中標(biāo)價(jià)不一致，某項(xiàng)目的中標(biāo)價(jià)為12441988.74元，在沒(méi)有任何工程造價(jià)基礎(chǔ)資料的情況下，簽訂的合同價(jià)為13455988.74元，且此合同價(jià)所對(duì)應(yīng)工程量范圍模糊。由于合同在簽訂階段程序不完整，簽訂的合同價(jià)格基礎(chǔ)資料內(nèi)容模糊，在竣工結(jié)算審計(jì)時(shí)只能依據(jù)投標(biāo)文件工程量據(jù)實(shí)核算，材料價(jià)格按投標(biāo)文件價(jià)格據(jù)實(shí)結(jié)算，造成審核結(jié)果與簽訂合同價(jià)格存在很大差異，施工單位以簽訂的是固定總價(jià)合同為由，拒絕進(jìn)行據(jù)實(shí)核算，以致結(jié)算進(jìn)度緩慢，困難重重。

（四）款項(xiàng)支付未按合同規(guī)定履行

建設(shè)項(xiàng)目款項(xiàng)的支付，必須嚴(yán)格按照合同規(guī)定的支付條款執(zhí)行，但從對(duì)許多醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)情況來(lái)看，存在建設(shè)項(xiàng)目有部分工程款的支付未能?chē)?yán)格按照合同條款予以執(zhí)行。如某醫(yī)院樁基項(xiàng)目合同規(guī)定付款方式為“樁基檢測(cè)合格甲方付至合同額的95%，決算完成一周內(nèi)支付其余工程款”，審計(jì)科于2015年11月6日出具樁基項(xiàng)目竣工結(jié)算審核定案表，而基建辦在此日期之前已將剩余5%的質(zhì)保金支付施工單位，未按照合同條款決算完成一周內(nèi)支付其余工程款執(zhí)行;電梯項(xiàng)目合同規(guī)定付款方式為“工程竣工決算審計(jì)完畢付至設(shè)備款的95%”，而從其工程款的支付情況來(lái)看，該項(xiàng)目未經(jīng)決算審計(jì)已付至工程款的95%，與合同條款明顯不符。

（五）合同簽訂進(jìn)度款支付方式不合理

經(jīng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)，建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度款支付方式，大多是在竣工驗(yàn)收后支付到95%，留5%的質(zhì)保金，一年后無(wú)息付清。這種結(jié)算方式在不能完全按合同內(nèi)工程量進(jìn)行施工，又無(wú)設(shè)計(jì)變更或合同外工程量增加的情況下，會(huì)存在很大的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如按未完成工作量需要扣減合同內(nèi)費(fèi)用時(shí)，可能會(huì)存在已付工程款金額已經(jīng)超過(guò)項(xiàng)目最后的應(yīng)付工程款金額，給單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失，也不利于竣工結(jié)算審計(jì)工作的推動(dòng)。如某院供應(yīng)室項(xiàng)目，審計(jì)初稿的審減率為15%，但實(shí)際工程款已支付至合同款的95%，審定金額大大小于已支付工程款金額，也就是說(shuō)從目前的審定金額來(lái)看，已經(jīng)存在工程進(jìn)度款付超的情況，施工單位在結(jié)算審計(jì)核對(duì)時(shí)不配合、不主動(dòng)，使審計(jì)部門(mén)在推進(jìn)項(xiàng)目結(jié)算審計(jì)時(shí)，處于被動(dòng)狀態(tài)、舉步維艱。

（六）合同的執(zhí)行與驗(yàn)收缺少有效監(jiān)督

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目合同管理往往是重簽訂，輕履行。在經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí)，需要經(jīng)辦科室及其主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)科、審計(jì)科、律師等進(jìn)行合同會(huì)簽方可簽訂合同，但合同后續(xù)執(zhí)行與驗(yàn)收，卻只有經(jīng)辦科室跟進(jìn)，相關(guān)合同內(nèi)容是否真實(shí)執(zhí)行、是否執(zhí)行到位都存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。特別是服務(wù)類合同，合同中的服務(wù)內(nèi)容是否真正履行，是否履行到位，質(zhì)量如何，都需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與評(píng)價(jià)，而缺乏有效監(jiān)督的情況比較普遍。

二、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理的有效途徑

為了保障醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目安全、順利、有序推進(jìn)，提高建設(shè)項(xiàng)目管理水平，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目合同管理工作的規(guī)范化和制度化，要從建章立制、規(guī)范流程、明確職責(zé)、完善內(nèi)容四個(gè)方面加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理。

（一）建立合同管理制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)出臺(tái)《合同管理辦法》和相應(yīng)的《合同審計(jì)辦法》，對(duì)合同的訂立、履行、變更、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院具體實(shí)際，對(duì)合同進(jìn)行事前、事中、事后的全過(guò)程檢查監(jiān)督，及時(shí)對(duì)合同糾紛進(jìn)行處理，審計(jì)部門(mén)要從計(jì)劃、組織、控制到監(jiān)督、檢查，與合同簽訂相關(guān)部門(mén)共同參與審核督導(dǎo)，有效發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在合同風(fēng)險(xiǎn)防控方面的功能，降低醫(yī)院經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高管理水平。

（二）規(guī)范合同簽訂流程

醫(yī)院要對(duì)合同實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)履責(zé)。首先，由經(jīng)辦科室核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、法人代表身份或法人代表授權(quán)委托書(shū)后，依據(jù)招投標(biāo)文件起草合同初稿，經(jīng)醫(yī)院法律顧問(wèn)審核后，在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出之日起30日內(nèi)持相關(guān)資料報(bào)審計(jì)科進(jìn)行合同審簽。其次，審計(jì)科依據(jù)經(jīng)辦科室提交合同文本、招投標(biāo)資料、項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)、“三重一大”事項(xiàng)批示（院行政辦公會(huì)議紀(jì)要或院黨辦“三重一大”事項(xiàng)通知書(shū)）、中標(biāo)通知書(shū)、履約保證金提交證明等對(duì)起草合同進(jìn)行審簽，審簽一般在3-5個(gè)工作日內(nèi)完成，從項(xiàng)目招投標(biāo)情況和合同內(nèi)容及簽訂情況兩個(gè)方面出具合同審簽意見(jiàn)。再次，院辦依據(jù)經(jīng)辦科室提交合同正式文本、院領(lǐng)導(dǎo)批示、審簽意見(jiàn)表，經(jīng)審核合同文本按審簽意見(jiàn)修改后加蓋醫(yī)院合同專用章，并將合同文本編號(hào)留存歸檔。最后，財(cái)務(wù)科依據(jù)合同支付條款規(guī)定，嚴(yán)把建設(shè)項(xiàng)目付款關(guān)，對(duì)不符合合同規(guī)定支付要求的項(xiàng)目，不辦理款項(xiàng)結(jié)算支付。

（三）明確合同管理職責(zé)

醫(yī)院應(yīng)授權(quán)相關(guān)部門(mén)對(duì)合同實(shí)行歸口管理，即授權(quán)各相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進(jìn)行管理。第一，基建辦對(duì)合同基本內(nèi)容進(jìn)行審核，包括是否與招投標(biāo)文件內(nèi)容一致，是否與建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)內(nèi)容相符。第二，財(cái)務(wù)科對(duì)合同的金額、單價(jià)、支付方式、質(zhì)保金、是否醫(yī)院年度預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目等進(jìn)行審核。第三，審計(jì)科對(duì)項(xiàng)目招標(biāo)是否合規(guī)、合同簽訂流程是否規(guī)范、合同簽訂內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符、是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽訂合同、項(xiàng)目送審資料是否齊全、重大事項(xiàng)是否集體決策、合同標(biāo)的與招標(biāo)標(biāo)的是否一致等進(jìn)行審核。第四，行政辦公室負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目合同的協(xié)調(diào)備案、審核蓋章和編號(hào)歸檔工作。第五，監(jiān)察室負(fù)責(zé)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目合同實(shí)行監(jiān)督管理，采取定期全面督查和日常隨機(jī)抽查的形式開(kāi)展。

（四）完善合同簽訂內(nèi)容

建設(shè)項(xiàng)目合同的內(nèi)容要公正、公平，簽訂要明確合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、建設(shè)項(xiàng)目名稱、開(kāi)工日期及完工時(shí)間、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法、服務(wù)范圍及期限、違約責(zé)任、履行期限等基本條款，對(duì)關(guān)鍵條款必須進(jìn)行明確，如合同金額、支付方式、質(zhì)保期、履約保證金的比例及支付和退還方式、工程量清單、雙方的義務(wù)和權(quán)利，不能以任何欺詐、脅迫的手段簽訂合同，如惡意串通、損害國(guó)家、集體或第三人利益的合同屬無(wú)效合同。

近年來(lái)，隨著內(nèi)部審計(jì)職能從“監(jiān)督評(píng)價(jià)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤按_認(rèn)咨詢”，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)的建設(shè)項(xiàng)目合同管理職能也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閺尼t(yī)院管理層面分析建設(shè)項(xiàng)目合同管理內(nèi)控體系的構(gòu)建和運(yùn)行，進(jìn)而提出合理化建議，達(dá)到優(yōu)化合同管理流程，增加醫(yī)院價(jià)值的目標(biāo)。那么，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目合同管理也是一個(gè)PDCA循環(huán)的過(guò)程，合同簽訂流程制定后，需要在實(shí)踐中檢驗(yàn)其有效性，要對(duì)其進(jìn)行不斷的優(yōu)化，在幫助醫(yī)院完善內(nèi)部控制、改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理、促進(jìn)管理者履職和管理能力提升的過(guò)程中充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)職能，為保障醫(yī)院健康發(fā)展提供保證和咨詢服務(wù)。

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