人事檔案材料收集與鑒別工作中的主要問題及解決

覃慧瑩

摘 要：在新時(shí)期公路發(fā)展中心全面建設(shè)中要注重做好人事檔案管理工作質(zhì)量控制，相關(guān)管理人員要注重做好人事檔案材料收集與鑒別。目前在人事檔案材料收集與鑒別中仍舊存有較多問題，比如收集與鑒別工作重視度不足，對(duì)人力、物力需求較大，短期內(nèi)管理成效難以提升，將會(huì)導(dǎo)致多項(xiàng)工作開展范圍受限。在此類現(xiàn)狀中，要注重明晰人事檔案材料收集與鑒別工作重要作用，整合各項(xiàng)問題，擬定針對(duì)性解決對(duì)策，對(duì)今后人事管理活動(dòng)開展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;材料收集;鑒別工作;主要問題;措施

人事檔案是單位做好職工考察、人才選拔的重要參考資料，對(duì)推動(dòng)單位全面發(fā)展具有重要促進(jìn)作用。人事檔案具有分散性、動(dòng)態(tài)性等特征，目前在人事檔案管理中要針對(duì)性做好多項(xiàng)材料收集與鑒別，為人事工作成效提升提供保障。全面提升人事檔案真實(shí)性與完整性，全面發(fā)揮人事檔案管理各項(xiàng)功能，掌握個(gè)人發(fā)展信息以及具體發(fā)展情況，為人才選取與任用提供科學(xué)化依據(jù)。

1 人事檔案材料收集與鑒別的重要作用概述

在現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)中要注重強(qiáng)化人事檔案管理，此項(xiàng)管理活動(dòng)政策性較強(qiáng)、涉及范圍較廣，保密性較高。在人事檔案材料全面收集整理中，要注重對(duì)人事檔案精確性、完整性進(jìn)行控制。事業(yè)單位要想做好人才選拔與任用，要注重從客觀角度掌握職工自身發(fā)展現(xiàn)狀，通過多樣化措施集中收集掌握職工個(gè)人信息情況。注重做好人事檔案材料集中收集，對(duì)各類檔案信息資源合理利用，這樣能為單位人力資源優(yōu)化配置提供基本參照依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案材料收集與兼?zhèn)渲校⒅匾勒諏?shí)際需求進(jìn)行取舍與配置。檔案材料鑒別是人事檔案信息管理的基礎(chǔ)，要注重突出此項(xiàng)工作重要性。通過做好材料收集與鑒別，能對(duì)各類不規(guī)范材料進(jìn)行整合，對(duì)較多非檔案材料集中清理，有助于促進(jìn)后續(xù)人事檔案材料管理與利用，保障人事檔案功能全面發(fā)揮[1]。

2 目前人事檔案材料收集與鑒別工作中的主要問題分析

2.1 對(duì)人事檔案材料收集與鑒別缺乏有效重視

新時(shí)期要想全面提升人事檔案材料收集與鑒別工作成效，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要提高此項(xiàng)工作重視度。但是目前有部分管理部門對(duì)于此項(xiàng)工作缺乏重要性認(rèn)識(shí)，在單位長(zhǎng)期發(fā)展中僅僅關(guān)注人力資源管理，未能認(rèn)識(shí)到人事檔案管理重要作用。在檔案管理中未投入充足資金，致使管理部門難以開展人事檔案材料收集與鑒別活動(dòng)，對(duì)檔案管理綜合成效具有較大負(fù)面影響。其次，有部分管理人員對(duì)人事檔案管理存有較大的錯(cuò)誤認(rèn)知，片面認(rèn)為此項(xiàng)工作各項(xiàng)投入與實(shí)際效益回報(bào)不能保持正比。長(zhǎng)期管理發(fā)展會(huì)消耗較多人力資源、物力資源，對(duì)單位人事檔案資料收集規(guī)范性缺乏有效鑒別，將難以為人事檔案管理活動(dòng)高效化開展提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

2.2 人事檔案材料信息收集與更新不完善

人事檔案材料隨著檔案主體自身發(fā)展現(xiàn)狀以及發(fā)展環(huán)境變更等進(jìn)行變化，所以當(dāng)前相關(guān)人事檔案管理人員要注重對(duì)多項(xiàng)信息合理更新，有助于提升檔案信息材料真實(shí)性。但是從目前實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀來看，有較多單位人事檔案材料信息更新不合理。諸多人事檔案材料登記時(shí)間偏遠(yuǎn)，僅僅保存在檔案人員多項(xiàng)基本信息，有較多信息未能及時(shí)得到有效更新，將難以發(fā)揮檔案管理材料重要促進(jìn)作用。加上部分人事檔案材料考察、任免、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)、工資水平等信息補(bǔ)充不全面。信息實(shí)際更新速度較慢，將難以為單位人事部門全面發(fā)展提供更為精確化的信息，對(duì)單位人事管理成效會(huì)產(chǎn)生較大負(fù)面影響。

2.3 人事檔案材料信息真實(shí)性有待審查

目前多數(shù)單位人事檔案材料記錄中紙質(zhì)材料占據(jù)較大部分，材料信息補(bǔ)充中也是選取手寫方式。在各類材料收集中，相關(guān)管理人員要注重全面實(shí)施規(guī)范化的信息審查，這樣能對(duì)材料精確性與真實(shí)性進(jìn)行控制。但是目前有部分單位人事檔案信息補(bǔ)充真實(shí)性不足，主要由于受到生活環(huán)境、工作環(huán)境差異性影響，其對(duì)應(yīng)的信息差別較大。所以當(dāng)前相關(guān)材料管理人員要做好各項(xiàng)信息真實(shí)性判定，能有效擴(kuò)充檔案資料信息鑒別任務(wù)量。有部分檔案資料間隔時(shí)代較遠(yuǎn)，信息真實(shí)性考察驗(yàn)證中難度偏大，不能為單位人事部門發(fā)展提供更為精準(zhǔn)的檔案管理服務(wù)，對(duì)單位人事管理活動(dòng)成效具有負(fù)面影響[2]。

2.4 人事檔案相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)亟需強(qiáng)化

從人事檔案材料收集與鑒別現(xiàn)狀中能得出，各項(xiàng)操作活動(dòng)開展中內(nèi)容復(fù)雜程度較高，要求管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。但是當(dāng)前部分單位人事檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)有待強(qiáng)化，技術(shù)操作不規(guī)范，對(duì)人事檔案材料收集與鑒別精確性具有較大負(fù)面影響。人事檔案材料管理人員崗位變動(dòng)幅度較大，有部分人員是兼職人員，對(duì)管理活動(dòng)缺乏有效重視，將會(huì)導(dǎo)致人事檔案收集與鑒別規(guī)范性難以提升。

3 人事檔案材料收集與鑒別工作問題解決對(duì)策探析

3.1 強(qiáng)化人事檔案材料收集與鑒別工作重要性認(rèn)識(shí)

現(xiàn)階段要想全面提升人事檔案材料收集與鑒別工作成效，相關(guān)管理部門要注重強(qiáng)化此項(xiàng)工作重要性認(rèn)識(shí)。在各項(xiàng)工作開展中要注重轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作認(rèn)識(shí)，明確人事檔案收集與鑒別有助于單位各部門人才選拔任用，能為單位人才隊(duì)伍建設(shè)提供參考數(shù)據(jù)。管理部門要提高此項(xiàng)工作重視度，提供資金與技術(shù)多方面的支持，突出人事檔案材料收集與鑒別人員自身地位。建立更多專業(yè)化的管理部門，全面激發(fā)工作人員工作積極性。對(duì)人事檔案材料信息真實(shí)性進(jìn)行控制，建立專業(yè)化的管理部門，擬定人員激勵(lì)制度，激發(fā)相關(guān)人員工作主動(dòng)性，有利于對(duì)檔案材料信息真實(shí)性進(jìn)行控制，為單位全面發(fā)展提供服務(wù)。進(jìn)一步擴(kuò)大人事檔案材料收集與鑒別工作投入，此項(xiàng)活動(dòng)操作復(fù)雜，任務(wù)量較重，通過補(bǔ)充充足的資金支持，能有效建立現(xiàn)代化信息收集與鑒別系統(tǒng)，對(duì)材料管理人員自身工作壓力合理調(diào)控，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息有效更新，實(shí)現(xiàn)單位人事檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)管理發(fā)展目標(biāo)[3]。

3.2 積極做好人事檔案信息收集與更新操作

現(xiàn)階段要想全面提升檔案材料信息收集整理精確性，要注重定期對(duì)信息收集進(jìn)行更新，引導(dǎo)相關(guān)人事管理部門對(duì)職工合理篩分，促使單位全面發(fā)展。管理部門要制定完善的檔案信息材料收集與更新制度，在人事檔案信息收集中要注重開展各項(xiàng)規(guī)范化操作，對(duì)各項(xiàng)不同信息集中分類整理，再對(duì)各條信息進(jìn)行單項(xiàng)列出，實(shí)現(xiàn)檔案資料個(gè)性化處理。這樣有助于突出單位不同人員發(fā)展特征，為人事部門人才選拔提供有效參照依據(jù)。還要注重對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)整合利用，在新時(shí)期對(duì)各類人事檔案資料進(jìn)行信息化管理，提高信息管理更新速度，強(qiáng)化人事檔案材料綜合利用效率。注重加強(qiáng)單位各個(gè)部門交流協(xié)作，相關(guān)管理人員在材料收取以及信息鑒別中，要注重強(qiáng)化各個(gè)部門的有效聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)人事信息有效交流。這樣有助于檔案管理人員全面掌握單位職工自身發(fā)展信息，對(duì)各項(xiàng)信息集中收集、整理、篩分、鑒別，將其記錄到對(duì)應(yīng)的人事檔案中，有助于全面提升人事檔案管理成效。

3.3 管理部門要強(qiáng)化人事檔案收集與鑒別監(jiān)督監(jiān)管

人事檔案材料收集與鑒別復(fù)雜程度較高，當(dāng)前單位管理部門要注重做好多方面監(jiān)管。管理部門要組織管理人員建立完善的監(jiān)督管理體系，有助于對(duì)檔案管理中存有的各項(xiàng)問題集中優(yōu)化，推動(dòng)單位今后全面發(fā)展。在人事檔案材料收集和鑒別工作監(jiān)督活動(dòng)開展中，要注重強(qiáng)化監(jiān)督人員自我監(jiān)督意識(shí)，管理人員在人事檔案材料收集與鑒別中，針對(duì)各類存有問題的檔案要嚴(yán)禁收取，對(duì)各類材料補(bǔ)充不全的檔案要及時(shí)通知人員補(bǔ)充完善。在管理中做好多方監(jiān)督，全面依照規(guī)定的收集與鑒定要求實(shí)施，提高檔案材料管理科學(xué)性與規(guī)范性。還要注重強(qiáng)化監(jiān)督人員責(zé)任意識(shí)，相關(guān)監(jiān)督人員要注重做好檔案材料收集和鑒定，發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)問題之后要及時(shí)提出對(duì)應(yīng)的解決方法，提高檔案材料整理精確性，滿足新時(shí)期人事檔案管理要求[4]。

3.4 全面培育人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

目前單位人事檔案管理人員在檔案材料收集以及鑒定活動(dòng)開展中，要注重強(qiáng)化自身綜合素質(zhì)，要注重從多個(gè)方面集中控制。首先要注重對(duì)管理人員展開科學(xué)化培訓(xùn)，全面提升其人事檔案材料綜合審查能力，依照各崗位發(fā)展現(xiàn)狀對(duì)檔案材料合理分類。強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提高檔案信息綜合審查能力，依照各個(gè)不同崗位做好材料分類歸檔，比如對(duì)檔案主體個(gè)人年齡、生日、籍貫、職務(wù)、參加工作時(shí)間、工資現(xiàn)狀、學(xué)歷情況等信息集中錄入。通過整理多項(xiàng)信息能全面提升人事檔案綜合管理成效，適應(yīng)單位高標(biāo)準(zhǔn)管理要求。還要注重與其它單位開展積極的學(xué)習(xí)交流，集中整合先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，保障管理人員能做好檔案信息精確化識(shí)別分析，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化存檔，對(duì)多項(xiàng)信息合理收集分析與細(xì)致化鑒別。

4 結(jié)語

綜合上述，單位在檔案材料籌集與鑒別中，要從單位實(shí)際發(fā)展的現(xiàn)狀出發(fā)，擬訂完善的管理方案。全面提升收集材料真實(shí)性與有效性，強(qiáng)化檔案信息鑒別能力，這樣能全面提升檔案管理工作成效。相關(guān)管理人員要注重強(qiáng)化檔案材料收集與鑒別工作重要性認(rèn)識(shí)，做好信息收集與更新。及時(shí)整合檔案資料中存有的問題，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，提高檔案資料管理完整性。管理部門要注重做好人事檔案收集與鑒別，對(duì)檔案管理中存有的問題集中優(yōu)化，提高檔案管理成效，為單位的全面發(fā)展提供保障。還要注重強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)，選取針對(duì)性措施做好材料收集與鑒別，為單位人力資源管理提供更多保障。

參考文獻(xiàn)

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