會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)研究

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理逐漸向信息化方向發(fā)展，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，有助于企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，帶來(lái)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理工作增加，這對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，做好會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)是提高會(huì)計(jì)檔案管理效率和質(zhì)量重要措施。文章通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析探討，總結(jié)出一些優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案信息化管理的措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;信息化;管理建設(shè)

1引言

會(huì)計(jì)檔案屬于經(jīng)濟(jì)檔案的一種，是企業(yè)檔案的重要組成部分。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的實(shí)際開(kāi)展情況、日常經(jīng)費(fèi)支出、職工薪資、運(yùn)營(yíng)收入等企業(yè)收支情況都記錄在會(huì)計(jì)檔案中，因此會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)中重占有重要位置[1]。為滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求，企業(yè)應(yīng)推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范制度，提升會(huì)計(jì)管理工作效率，提高企業(yè)現(xiàn)代化水平，從而促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期有效發(fā)展。

2會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意義

會(huì)計(jì)檔案信息化管的意義主要體現(xiàn)在：能夠有效降低成本、有利于提升安全性?xún)煞矫?。在其降低成本方面，?huì)計(jì)檔案信息化管理主要將檔案數(shù)據(jù)電子化，首先，與傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，節(jié)省了大量紙質(zhì)檔案資料占用的空間。其次，相關(guān)工作人員利用信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行管理，可以省去傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中打印、裝訂、裝盒、上架等程序，降低工作強(qiáng)度，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更加高效、便捷。

現(xiàn)階段我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，為迎合時(shí)代的發(fā)展需求，會(huì)計(jì)檔案管理也逐漸信息化，并伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸成熟，就其安全性而言，成熟穩(wěn)定的防護(hù)技術(shù)和完善的安全制度，為會(huì)計(jì)檔案信息化提供有力支撐，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)更加精準(zhǔn)完善，有效的提升了會(huì)計(jì)檔案信息化管理的安全性。

3會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

3.1???? 會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善

信息化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足新時(shí)期的需求，但在實(shí)際檔案管理中，一些企業(yè)仍一直沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。因?yàn)槠髽I(yè)缺乏對(duì)信息化技術(shù)的了解與掌握，缺乏相關(guān)方面的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善，會(huì)計(jì)從業(yè)者的職責(zé)沒(méi)有明確的劃分，具體工作流程沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范制度作參考，會(huì)計(jì)檔案信息化處理仍處于發(fā)展初期。這也造成企業(yè)會(huì)計(jì)工作中經(jīng)常出現(xiàn)一系列問(wèn)題，例如檔案信息不夠完整，信息真實(shí)度有待考察，分類(lèi)不夠明確等。

3.2???? 會(huì)計(jì)從業(yè)人員綜合素養(yǎng)有待提高

會(huì)計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展，要求會(huì)計(jì)從業(yè)人員在掌握扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，也要具備熟練的計(jì)算機(jī)使用維護(hù)技能?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用讓人們的生活工作更加便捷，相應(yīng)的一些問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，例如數(shù)據(jù)信息的安全問(wèn)題，如果不能及時(shí)有效的組織黑客或病毒的入侵，沒(méi)有足夠高的計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)，企業(yè)檔案信息就會(huì)存在很大的安全隱患。目前大部分企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)，都是在出現(xiàn)問(wèn)題之后才去請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員維修，這樣不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失，也容易造成信息泄露丟失等問(wèn)題。

3.3???? 會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)安全性有待加強(qiáng)

在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代，電子數(shù)據(jù)信息檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔，成為會(huì)計(jì)檔案的主要形式。信息化技術(shù)給人們帶來(lái)便利的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，人們對(duì)信息的安全程度越來(lái)越重視[2]。眾所周知，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件如果沒(méi)有做好防護(hù)工作很容易受到病毒或黑客的破壞，而會(huì)計(jì)檔案信息化管理主要是建立在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上開(kāi)展工作，因此，會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)安全性與電子信息文件的完整性和安全性息息相關(guān)。

4優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案信息化管理的措施

4.1???? 建立健全管理規(guī)章制度

為了提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理質(zhì)量和效率，應(yīng)該建立健全管理規(guī)章制度，讓管理工作變得更加規(guī)范、有序。相關(guān)工作人員必須提高管理意識(shí)，將會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作納入工作范圍，并根據(jù)其工作內(nèi)容和特點(diǎn)，制定嚴(yán)格的管理和評(píng)價(jià)機(jī)制，提高管理工作的有效性。在相關(guān)制度的指導(dǎo)下，工作人員能按照工作開(kāi)展要求和標(biāo)準(zhǔn)，圓滿(mǎn)地完成管理工作任務(wù)，管理工作質(zhì)量得以提升。相關(guān)管理人員在制定管理制度時(shí)，一定要考慮全面，將影響會(huì)計(jì)檔案信息化管理質(zhì)量的因素理順清楚，并根據(jù)這些內(nèi)容制定工作開(kāi)展規(guī)章制度，為會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作提供更為全面的規(guī)章制度保障。

4.2???? 提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)人才綜合素養(yǎng)有著較高的要求，懂得管理內(nèi)容是基本，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，如此才能適應(yīng)電子化管理發(fā)展的速度，高效解決檔案管理中的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)針對(duì)財(cái)務(wù)管理人員積極開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，從專(zhuān)業(yè)技能和計(jì)算機(jī)知識(shí)方面強(qiáng)化有關(guān)工作人員的能力，讓其更好地融入信息化管理工作中，助力會(huì)計(jì)檔案電子化綜合管理模式的實(shí)現(xiàn)。此外，會(huì)計(jì)檔案管理人員需立足自身，切實(shí)完成好電子檔案的存檔管理和備份工作，最大化地避免出現(xiàn)檔案信息損失、遺漏或丟失的情況。檔案管理人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)基本的檔案管理系統(tǒng)和軟件維護(hù)的技能，一方面避免企業(yè)會(huì)計(jì)信息泄露，另一方面也從時(shí)間和資金成本上為企業(yè)減低風(fēng)險(xiǎn)。

4.3???? 提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)安全性

企業(yè)在提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率的同時(shí)，也應(yīng)注重質(zhì)量的提升，而提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)安全性是提升管理工作質(zhì)量的重要措施之一。首先，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的資金投入，確保軟件系統(tǒng)正常運(yùn)行。其次，企業(yè)管理人員應(yīng)提升會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)性，有效抵制病毒和黑客的入侵，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)抵御外界風(fēng)險(xiǎn)的能力，確保運(yùn)行系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)信息的完整。會(huì)計(jì)檔案信息化的管理需要相應(yīng)的設(shè)備軟件支撐才能有效順利開(kāi)展工作[3]。在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案存放處放置防磁設(shè)備是確保信息安全性的有效手段之一，此外，還應(yīng)保持環(huán)境的干凈整潔，溫濕度適中，防止環(huán)境干擾造成的數(shù)據(jù)信息資料丟失等問(wèn)題。另外，不同的檔案特性適合的電子存儲(chǔ)方式不同，企業(yè)應(yīng)根據(jù)各自會(huì)計(jì)檔案的特性，科學(xué)合理的選擇檔案信息存儲(chǔ)方式，企業(yè)可以選擇檔案管理系統(tǒng)或者使用磁盤(pán)存儲(chǔ)，以確保企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息的安全有效性。

4.4???? 增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理意識(shí)

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于各個(gè)單位提出了非常嚴(yán)格的要求， 明確規(guī)定相關(guān)部門(mén)或者是企業(yè)在運(yùn)行期間，首先，企業(yè)必須大力優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理理念，積極尋求和探索新型的會(huì)計(jì)檔案管理方式，將其全面落實(shí)于單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作中去，以此發(fā)揮出良好的效果。其次， 單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要以身作則，引領(lǐng)財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員加深對(duì)該項(xiàng)工作的重視力度，將會(huì)計(jì)檔案放在和其他檔案相同的位置，對(duì)其嚴(yán)格管理。最后，和會(huì)計(jì)檔案工作有聯(lián)系的會(huì)計(jì)或者是檔案儲(chǔ)存人員，要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新工作理念，提升會(huì)計(jì)檔案管理的合理性，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理進(jìn)程。

5結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理的信息化迎合時(shí)代的發(fā)展需求，給會(huì)計(jì)從業(yè)人員的工作帶來(lái)了便捷，同時(shí)其信息安全問(wèn)題引起大家的廣泛關(guān)注。因此，企業(yè)應(yīng)在建立健全相應(yīng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，重視會(huì)計(jì)檔案信息化管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)安全性，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理意識(shí)，推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 李劍飛.淺探信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理[J].祖國(guó)，2017（2）：90.

[3] 張婉瑩.新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》背景下的高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2018（15）：23-24.

作者簡(jiǎn)介：

李合英（1975-）女，山東省濟(jì)寧市梁山縣，函本，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：檔案管理.