中職院校評估檔案材料的收集與整理方法初探

鄧艷

摘 要：隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教育評估已經(jīng)成為我國現(xiàn)代教育的一項(xiàng)基本制度。評估檔案材料的收集和整理是評估工作順利開展的最重要一環(huán)，高質(zhì)量的評估檔案材料是中職院校辦學(xué)條件、教育水平和學(xué)校特色的重要體現(xiàn)，是評估專家對中職院校人才培養(yǎng)工作水平做出正確評價(jià)和判斷的重要依據(jù)。明確評估檔案材料的收集范圍、收集方法和整理規(guī)范，有助于形成科學(xué)規(guī)范地評估檔案，有助于提升評估工作效率，對檔案評估工作有著重要意義。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案;檔案收集

1 前言

教育部為促進(jìn)中職院校人才培養(yǎng)工作水平的提升，建立了五年為一個(gè)周期的評估制度，開展以評促建、以評促改、以評促管、以評促建、重在建設(shè)的中職院校人才培養(yǎng)評估工作。中職院校評估檔案是學(xué)校建設(shè)、教學(xué)管理和教學(xué)過程中形成的，用于學(xué)校評估的支撐文件佐證材料。齊全且真實(shí)有效的評估檔案，能夠體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的歷史和當(dāng)前的現(xiàn)狀，以及學(xué)校未來的發(fā)展和人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，評估專家通過檔案能夠正確的評價(jià)學(xué)校人才培養(yǎng)工作的重要依據(jù)。高質(zhì)量的評估檔案材料能夠充分體現(xiàn)出學(xué)校管理水平、教學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量。促進(jìn)學(xué)校加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提升學(xué)校管理水平，建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機(jī)制，不斷提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，為國家社會培養(yǎng)更多的專業(yè)技能型人才。

評估檔案是評估工作中的一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，其涉及范圍廣、工作內(nèi)容多、工作量大，建立完善的評估檔案不僅是對學(xué)校檔案藏室的利用效益的檢驗(yàn)，檔案部門要在管理好現(xiàn)有檔案的同時(shí)，要協(xié)助評估工作部門加強(qiáng)對評估檔案的管理，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定檔案管理辦法，使評估檔案管理有序開展，根據(jù)各類評估工作的需要，調(diào)整工作目標(biāo)和重點(diǎn)。發(fā)揮檔案室檔案的利用率，加強(qiáng)檔案查閱、咨詢、信息整合等工作，使評估檔案信息更加豐富，實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2 中職院校評估檔案材料的收集范圍

中職院校人才培養(yǎng)工作需要制定相應(yīng)的指標(biāo)，以便于教學(xué)水平的評估，所評估的內(nèi)容涵蓋辦學(xué)方向、辦學(xué)模式、專業(yè)設(shè)置、學(xué)院面積、學(xué)生管理、師資隊(duì)伍、教學(xué)管理以及校企合作等方方面面。為保障評估檔案資料的完備性，中職院校需要建立迎評辦公室和評估佐證資料室，按照上級主管部門下發(fā)的評審細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)，檔案佐證材料由各學(xué)院和各個(gè)部門，掌握評分要點(diǎn)，制定出相應(yīng)的評估檔案佐證材料目錄清單。目前我國對于重點(diǎn)中職院校評估體系包含3個(gè)一級指標(biāo)，15個(gè)二級指標(biāo)以及39個(gè)三級指標(biāo)，無論是幾級指標(biāo)，都需要達(dá)到具體的標(biāo)準(zhǔn)，并且提供相應(yīng)的佐證材料。這就需要學(xué)校在日常教學(xué)工作中整理和編制相應(yīng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)有效的支撐材料。根據(jù)評估檔案材料目錄，再結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，收集和整理以下檔案材料：反映學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)條件與利用、教學(xué)建設(shè)與改革、教學(xué)管理以及教學(xué)效果等方面的檔案材料。

反映學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想的檔案材料主要是辦學(xué)方向正確，用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)工作。包括學(xué)校的師資力量規(guī)劃、辦學(xué)理念和校園文化建設(shè)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)建設(shè)和規(guī)劃等基礎(chǔ)建設(shè)，另外，還包括對學(xué)校辦公會議紀(jì)要和相應(yīng)的決議事件的記錄、學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)的年度工作計(jì)劃和總結(jié)、學(xué)校對師生開展思想教育學(xué)習(xí)計(jì)劃及相關(guān)的文件、記錄等。此外，還包括學(xué)校出臺的教學(xué)資源傾斜政策文件和相應(yīng)的材料文件等，對于校園建設(shè)還要準(zhǔn)備學(xué)校平面圖、土地證、租賃合同以及新征地批文等。校園文化建設(shè)包括：學(xué)校辦學(xué)理念的宣貫、學(xué)校校歌、校風(fēng)建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)等。

關(guān)于師資隊(duì)伍建設(shè)的檔案材料包含師生對比計(jì)算統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、教師工作量資料、教師管理制度、教師評測檔案和考核匯總等。另外還有教師的學(xué)歷以及職稱情況、設(shè)立專業(yè)教學(xué)研究機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)技能人才培養(yǎng)規(guī)律和方法的研究。師資獲獎(jiǎng)情況以及專業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)層次相適應(yīng)師資隊(duì)伍等。對于科研經(jīng)費(fèi)需要對經(jīng)費(fèi)來源進(jìn)行匯總，例財(cái)政撥款、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、學(xué)費(fèi)等，對于改善學(xué)校辦學(xué)條件的經(jīng)費(fèi)還要分類匯總項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間、地點(diǎn)、金額以及相應(yīng)的協(xié)議和審批文件等。

反映教學(xué)條件與應(yīng)用的材料主要包括：學(xué)校建筑面積匯總表、平面圖、用房統(tǒng)計(jì)、教學(xué)設(shè)備資產(chǎn)價(jià)值統(tǒng)計(jì)、圖書館館藏信息、體育器材實(shí)物與價(jià)值統(tǒng)計(jì)材料、圖書館和實(shí)驗(yàn)室開放時(shí)間和管理制度等。此外，還要準(zhǔn)備校企合作情況、職業(yè)技能鑒定文件和制度、在校生已獲得的專業(yè)技能證書匯總表以及校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及運(yùn)行狀況材料等。

教學(xué)建設(shè)與改革需要準(zhǔn)備的佐證材料包括：專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)日歷、畢業(yè)設(shè)計(jì)情況、素質(zhì)教育建設(shè)材料。專業(yè)建設(shè)規(guī)劃細(xì)分為當(dāng)前學(xué)校專業(yè)設(shè)置情況、專業(yè)介紹、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)教學(xué)資料以及試點(diǎn)教學(xué)改革專業(yè)教學(xué)方案、實(shí)施計(jì)劃和相應(yīng)的評審文件。教學(xué)日歷包含各專業(yè)教學(xué)成果、教材使用情況、多媒體教學(xué)情況、省市比賽活動(dòng)、專家專題講座、學(xué)生實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)情況以及學(xué)生專業(yè)技能和職業(yè)資格情況等。素質(zhì)教育建設(shè)資料除了包含各個(gè)專業(yè)技能測試題庫和樣卷之外，還包含素質(zhì)教育的目標(biāo)、探索、實(shí)施和研究等。涵蓋思想道德素質(zhì)教育、心理健康教育、文化素質(zhì)教育、職業(yè)技能素質(zhì)教育和社會實(shí)踐等支撐資料。

至于教學(xué)管理的佐證材料包括：校系教學(xué)管理制度、教師和學(xué)生獎(jiǎng)懲情況、教學(xué)質(zhì)量評估檔案等。其中教學(xué)管理制度包括學(xué)生和老師管理制度、教學(xué)工作會議記錄、學(xué)生管理系統(tǒng)信息化建設(shè)文件。教師和學(xué)生獎(jiǎng)懲情況主要是教師獲得的科研成果和學(xué)生參加學(xué)?；顒?dòng)獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，以及師生違紀(jì)行為的懲罰文件等。教學(xué)質(zhì)量評估包括教師評教、學(xué)生評教、教師工作計(jì)劃和總結(jié)等。

此外，教學(xué)效果的佐證材料，包括學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生英語、計(jì)算機(jī)等考試工作的文件、學(xué)生考試通過率統(tǒng)計(jì)及專業(yè)技能情況、學(xué)生各專業(yè)成績統(tǒng)計(jì)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)記錄、畢業(yè)論文答辯、教師指導(dǎo)記錄以及畢業(yè)論文成績、學(xué)生校外實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告和總結(jié)、學(xué)生就業(yè)率和畢業(yè)跟蹤調(diào)查報(bào)告以及就業(yè)率排名情況等。

3 中職院校評估檔案材料的收集與整理方法

檔案材料的收集制度要按照《檔案法》、《評審細(xì)則》并結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的《中職院校教育評估檔案管理實(shí)施辦法細(xì)則》。首先根據(jù)要求明確歸檔評估材料的范圍，確保佐證材料的完整性，不留空檔，根據(jù)材料特點(diǎn)，采取多渠道、多方法的方式去收集，對于一些評估材料需要專人、定時(shí)、保質(zhì)保量的集中收集并歸檔，例如：學(xué)生的花名冊、教學(xué)計(jì)劃和工作總結(jié)等。而有的材料是在特殊的環(huán)境條件下產(chǎn)生的，甚至是有特定情形產(chǎn)生的，這類材料的收集需要采用現(xiàn)場跟蹤，及時(shí)收集的方法，否則收集難度大幅提升，甚至是無法收集。例如：師生考試試卷、行政人員的聽課筆記等。另外，材料的搜集一定要遵循真實(shí)可靠的原則，并按照規(guī)范要求整理評估材料的外觀形式。這就需要在收集材料過程中，注重材料的外觀形式，即文檔的格式，規(guī)范材料用紙標(biāo)準(zhǔn)、頁邊距、行間距、打印方向等。此外，對于標(biāo)題、附件、落款和文字內(nèi)容等也要嚴(yán)格要求，對于不符合要求的材料，需要重新制作，直到材料規(guī)范。評估檔案所需搜集的材料范圍、歸檔要求和實(shí)踐要求確定后，要確保材料的真實(shí)性、完整性和信息的可靠性，助力檔案材料收集工作的順利開展，為評估檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.1 采用單一的分類方法

評估檔案材料需要遵循現(xiàn)行的、通用的整理方法，在收集的過程中進(jìn)行整理。文書類的文件存檔方法分為4類，即，保管期限-年度分類法、保管期限-年度-問題分類法、問題-年度-保管期限分類法、年度-保管期限分類法。評估檔案分類方法采用問題-年度-保管期限分類法。嚴(yán)格執(zhí)行按問題-年度分類的方法，這里的問題即指評估方案中三級指標(biāo)體系下的評估觀察點(diǎn)。由于評估時(shí)，評估專家組在一天的時(shí)間內(nèi)，需要查閱上萬份評估檔案材料，這樣分類有利于迅速調(diào)閱。所以宜采用先按評估內(nèi)容分開，再按年度進(jìn)行分類，提升評估效率。

另外，在整理和分類檔案時(shí)要規(guī)范與粗放相結(jié)合，例如：在整理學(xué)生素質(zhì)教育手冊時(shí)，按照每人一份，全年級人數(shù)按照500人計(jì)算，4年手冊數(shù)量約3000冊，可以將學(xué)生按照分層抽樣的方法抽取一定數(shù)量的樣本進(jìn)行規(guī)范化整理，其他的則按問題-年度分類法打爆，減少檔案整理的工作量。檔案的整理需要結(jié)合實(shí)際情況，靈活處理。

3.2 采用多元的保管期限

評估檔案需要按照評估方案進(jìn)行整理，所以在組卷時(shí)，要用系統(tǒng)的、完整的、充分的評估檔案材料佐證評估要點(diǎn)，這樣會導(dǎo)致一盒文件中，會出現(xiàn)永久文件、定期文件以及不定期文件。如果按照保管期限進(jìn)行分類裝盒，將會影響材料的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性，不利于評估工作的順利進(jìn)行。檔案整理和分類要立足于服務(wù)檔案評估，因此，要使用多元的保管期限進(jìn)行檔案裝盒。

3.3 以“多軌制”方法編訂目錄

評估檔案材料的搜集和整理，日常都是分散在各處室的，在各處室整理檔案時(shí)，會先編制一個(gè)臨時(shí)號，使用鉛筆在盒上標(biāo)明，有助于減少后續(xù)整理的工作量。在教育評估檔案前，各處室將整理好的評估材料移交到閱覽室，進(jìn)行下一步搜集整理工作，直到將文件整理成為最佳的評估檔案。在進(jìn)行目錄編訂時(shí)?？梢圆捎萌壞夸浄?，例如：評估方案中有15個(gè)二級指標(biāo)，則將檔案分為15類，作為一級目錄，并用拼音字母簡寫，簡寫字母多是選擇1到2個(gè)漢字的大寫漢語拼音首字母，以代替文件名。采用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3分別指代“永久”、“長期”，“短期”不同的年限。對應(yīng)的三級指標(biāo)為二級目錄，三級目錄編制流水號。

4 結(jié)語

中職院校評估檔案工作是一次全面的考驗(yàn)和檢閱，通過評估，全校上下會加強(qiáng)檔案工作的重視程度，強(qiáng)化檔案意識，有助于管理層次的提升，編制申報(bào)材料匯編，利用ISO質(zhì)量管理認(rèn)證，為學(xué)校檔案工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)。學(xué)校要重視評估檔案工作，以評促改、以評促管，使學(xué)校檔案工作建設(shè)得更加科學(xué)、規(guī)范。

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