提高機關事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

左醒男

摘 要：在事業(yè)單位的發(fā)展在過程中基本營造了信息化的辦公環(huán)境，事業(yè)單位的辦公和服務效率，直接影響我國公共服務的提升以及社會群眾的認可，現階段機關事業(yè)單位所能利用的資源越來越豐富，為事業(yè)單位服務工作的開展創(chuàng)造了有利環(huán)境，事業(yè)單位要以此為契機，充分關注檔案管理的創(chuàng)新，事業(yè)單位要積極著手檔案信息化的建設和發(fā)展，樹立檔案管理信息化的長效發(fā)展目標，筆者圍繞機關事業(yè)單位檔案管理信息化的落實和提升進行研究，了解事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢，了解目前機關事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的困境，在此基礎上對于提高機關事業(yè)單位檔案管理的水平提供建議指導。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;管理困境;信息化水平

機關事業(yè)單位新環(huán)境下，辦公形式有了很大的創(chuàng)新和改革，辦公的流程也實現了優(yōu)化，基于信息化的發(fā)展和服務環(huán)境，機關事業(yè)單位要積極革新檔案管理工作，針對檔案管理的水平來構建完善的信息化管理系統(tǒng)，簡化機關事業(yè)單位檔案管理的程序，優(yōu)化機關事業(yè)單位數據檔案的持續(xù)應用，通過基于目前機關事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展研究，來進一步優(yōu)化機關事業(yè)單位的檔案管理環(huán)境，創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理的模式，在一定程度上可以推動我國現代機關事業(yè)單位的長遠發(fā)展，能夠適應信息化時代的管理需求。

1 機關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

1.1 能夠優(yōu)化機關事業(yè)單位的管理環(huán)境

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多檔案資料和信息都是通過紙質的形式留存，在檔案的管理和應用中受多諸多的限制和約束，針對檔案管理工作的開展也存在較大的難度，以往在機關事業(yè)單位的檔案管理中，檔案的存儲和保管成為重要的內容，要重點保障檔案資料的安全性，以便長期的使用。通過完善機關事業(yè)單位的檔案管理方法，依托于信息化的技術和系統(tǒng)，可以為機關事業(yè)單位的管理工作提供一定的輔助作用，切實健全目前事業(yè)單位信息化的建設環(huán)境們，隨著當前檔案管理形式和媒介的變化，機關事業(yè)單位在管理過程中還需要增強檔案信息和資料的利用。檢驗機關事業(yè)檔案信息化管理的成效。

1.2 簡化機關事業(yè)單位的檔案管理工作

機關事業(yè)單位檔案管理人員在工作中往往承擔著繁重的任務和壓力，與各個部門的信息溝通不暢，極大的增加了檔案信息資料的管理難度和風險，隨著機關事業(yè)單位信息化環(huán)境的越發(fā)完善們，為檔案管理的優(yōu)化提供了可能，檔案資料和信息可以通過內部辦公系統(tǒng)的聯網實現，同時在檔案資料的管理方面也通過網絡實現自主查詢，提升了機關單位檔案管理工作的效率，簡化了機關事業(yè)單位檔案管理的程序，對于機關事業(yè)單位的檔案管理的組織和控制也提供了諸多便捷。

2 機關事業(yè)單位檔案管理的信息化建設和發(fā)展的困境

2.1 檔案信息化管理的體系相對滯后

在機關事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展中，需要完善的檔案信息化管理體系提供支持和保障，很多機關事業(yè)單位并沒有對此予以完善和重視，導致機關事業(yè)單位檔案信息化管理體系比較滯后，一方面，沒有對機關事業(yè)單位檔案資料的調取以及管理等明確相應的權限，在一定程度上無法充分保證機關事業(yè)單位檔案資料的保密性，影響了機關事業(yè)單位檔案管理的效能。另一方面，部分機關事業(yè)單位在檔案管理中比較隨意，并沒有組建專業(yè)的部門進行落實，在崗位人員的流動過程中，為機關事業(yè)單位的管理與交接存在一定的缺陷，無法充分保證機關事業(yè)單位檔案管理的完整性。

2.2 缺乏行之有效的信息化建設

目前機關事業(yè)單位自身的管理形勢比較嚴峻，其在檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展中，缺乏對機關事業(yè)單位檔案信息化管理行之有效的建設，首先，落實機關事業(yè)單位檔案信息化管理的工作，要保障好基礎檔案資料的同時，要強化對檔案信息化管理的創(chuàng)新，并將創(chuàng)新性的目標和思維與實踐活動相銜接，目前很多機關事業(yè)單位并沒有開展必要的創(chuàng)新和改革工作，導致機關事業(yè)單位在檔案管理中往往停滯不前。其次，部分機關事業(yè)單位并沒有構建完善的信息化管理系統(tǒng)和平臺，由于檔案資料的保密性，其對于檔案資料的應用帶來一定的難題，無法有效的推動機關事業(yè)單位檔案管理信息水平的提升。

3 提高機關事業(yè)單位檔案管理的信息化水平的對策

3.1 構建完善的機關事業(yè)單位檔案管理信息化體系

為了在根本上促進機關事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提升，其在改革和完善的過程中，要重視對檔案管理的信息化建設，根據事業(yè)單位內部的管理格局，構建完善的機關事業(yè)單位檔案管理信息化體系。一方面，要積極實現機關事業(yè)單位檔案管理體制機制的改革，構建獨立完善的檔案管理信息化機構，專門對接機關事業(yè)單位各個職能部門的檔案信息收集和管理工作，利用信息化的服務系統(tǒng)，實現檔案資料的匯集和控制。另一方面，機關事業(yè)單位要積極強化對檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和升級，積極創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理技術和方法，統(tǒng)一規(guī)范機關事業(yè)單位的檔案管理流程，在機關事業(yè)單位檔案管理信息化的建設中要積極堅持簡政高效的原則，對于檔案管理信息化工作的開展進行有效的考核。

3.2 創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理信息化的應用模式

目前機關事業(yè)單位辦公環(huán)境的信息化，為檔案管理信息化的應用創(chuàng)造了可能，新形勢下要積極創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理信息化的應用模式，創(chuàng)新目前機關事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的應用模塊，實現與各個部門信息化建設的同步和聯網，在新形勢下為了更好的滿足機關事業(yè)單位檔案信息化的管理和服務需求，要切實豐富現有功能模塊，強化對各個模塊權限的識別和控制，突出事業(yè)單位檔案管理保密性的特點，同時各個功能模塊的優(yōu)化設計也能為各個部門檔案的自主上傳和查詢創(chuàng)造了可能。除此之外，也要積極創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理的方式和理念，構建便捷高效的檔案管理信息化程序，可以解放機關事業(yè)單位檔案管理人員，也能大大提升機關事業(yè)單位檔案管理部門的服務水平。

4 結束語

通過對本文的梳理和分析，立足于我國機關事業(yè)單位檔案信息化管理問題的探究，針對機關事業(yè)單位檔案信息化的管理的建設提供了可行性的建議指導，有效彌補和解決了機關事業(yè)單位在檔案信息化管理中所存在的困惑和難題，要利用一切有效資源，健全機關事業(yè)單位的檔案管理信息化環(huán)境，實現機關事業(yè)單位檔案管理改革和優(yōu)化的目標?；跈C關事業(yè)單位的目前發(fā)展前景和發(fā)展局勢來看，要對此做好全面的建設和規(guī)劃。

參考文獻

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