信息化手段在水利工程建設檔案管理中的運用研究

葉敏

摘 要：文章論述了信息環(huán)境下的水利工程建設檔案管理的現(xiàn)狀，分析信息環(huán)境下水利工程檔案管理存在的問題，并提出實現(xiàn)信息化管理的對策。

關(guān)鍵詞：信息化手段;水利工程建設;檔案管理

1 引言

水利工程是關(guān)系到灌溉、飲水、蓄洪防旱的關(guān)鍵設施，對于民生發(fā)展有重要意義，所以建設數(shù)量越來越多，水平也持續(xù)提升。在水利工程建設中，檔案管理是一項重要工作，而信息時代的出現(xiàn)和互聯(lián)網(wǎng)的普及應用，給檔案管理帶來巨大的變化，檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。我國當前信息化建設水平較高，大部分地區(qū)都建設有衛(wèi)星站點，在各大城市覆蓋互聯(lián)網(wǎng)，電子信息技術(shù)的推廣也朝向集成化、綜合化和網(wǎng)絡化發(fā)展，多種專業(yè)網(wǎng)站在各個地區(qū)得到覆蓋和推廣應用，對于各行業(yè)的發(fā)展有極大的推動作用?；诖耍敬窝芯繉π畔⒒侄卧谒こ虣n案管理中的應用進行探討。

2 信息環(huán)境下的水利工程建設檔案管理的現(xiàn)狀

在互聯(lián)網(wǎng)普及趨勢下，水利工程進行檔案管理已經(jīng)朝向信息化方向發(fā)展，但依然存在很多的不足，尤其是信息化水平較低的問題比較突出，需要進行處理。進行檔案信息化管理，需要有配套的計算機設備設施進行支撐，尤其是網(wǎng)絡的搭建和計算機軟件的使用，是這項工作的重點。但目前來說，雖然水利工程有配備的計算機和網(wǎng)絡，也引進部分軟件，但引進的軟件普適性高，不太適用于水利工程的實際情況，或操作起來有一定難度，檔案管理人員短時間內(nèi)無法學會操作。再有就是，水利工程進行檔案管理不僅需要在各個科室和部門中進行溝通和合作，還需要與其他水利工程進行合作，所以需要做到高水平的信息共享，但目前的信息化建設情況無法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時獲取或存在遺失等問題。

3 信息環(huán)境下水利工程檔案管理存在的問題

3.1 資金投入有限

水利工程進行信息化的檔案管理，需要有軟件設備的支持，比如掃描儀、計算機、打印機等，這樣才能實現(xiàn)信息管理、資源共享以及信息存儲等功能，但實際上水利部門的資金都用于工程建設，沒有認識到信息化檔案管理的重要性，所以對于信息化基礎設施的投入不足，資金支持力度有限，帶來一定阻礙。

3.2 利用意識不高

水利工程利用信息手段進行檔案管理需要有一定的針對性，但實際上很多部門并不能對檔案數(shù)據(jù)進行信息化分析和分類，只是單純將檔案資料格式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化形式進行保存，不僅浪費大量資源，也帶給工程增加了管理壓力。同時因為很多檔案內(nèi)容具有一定重復性，或有的內(nèi)容毫無價值，所以需要開發(fā)和挖掘，但水利部門做不到這一點。目前的信息化建設情況無法支撐各個部門的溝通和合作，信息共享程度不足，部分信息不能及時獲取或存在遺失等問題。

3.3 不重視長遠發(fā)展

很多水利工程對于檔案管理信息化建設的長遠發(fā)展規(guī)劃不足，只考慮到了短期發(fā)展。水利工程并沒有真正認識到信息化建設對于檔案管理的意義和作用，所以更關(guān)注眼前利益，認為使用計算機進行管理就是信息化管理，對于信息化的了解比較片面。部分水利工程在進行檔案管理建設時，選擇的電子系統(tǒng)只有利于水利工程當前的發(fā)展，沒有考慮未來發(fā)展的需求，也更加重視系統(tǒng)的功能，這些影響了檔案工作的長遠發(fā)展。

3.4 信息化檔案管理的網(wǎng)絡安全問題

一方面是管理人員信息化水平不足，在應用信息系統(tǒng)進行檔案管理時有時會出現(xiàn)失誤或錯誤操作，帶來安全問題。另一方面是硬軟件安全防護措施不足，從硬件來說，防火、防電、防潮、防塵等的防護措施不足，可能出現(xiàn)設備潮濕、失火、漏電等，帶來不安全問題;從軟件來說，網(wǎng)絡防火墻等防護系統(tǒng)不嚴密，導致信息系統(tǒng)容易受到病毒、木馬、黑客等的攻擊出現(xiàn)網(wǎng)絡安全問題。

4 信息化手段在水利工程建設檔案管理中的具體運用

4.1 轉(zhuǎn)變檔案資料的儲存形式

這是水利工程實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎和前提。因為過去水利工程以紙質(zhì)的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準備專門的適宜的保存場所。因此要普及信息化管理，首先需要實現(xiàn)所有檔案資料的無紙化保存。水利工程需要利用新的電子載體，將過去的紙質(zhì)檔案資料以及新出現(xiàn)的檔案資料，以數(shù)字化保存。水利工程將所有的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便進行查閱和共享，提高了工作效率。

4.2 加強信息化基礎設施建設

水利工程進行檔案信息化管理，還要有基礎設施建設的支持，需要有較高的建設水平，提供設備支撐。一方面，要加強信息化基礎設施建設，水利工程要配備計算機、網(wǎng)絡，控制好儲存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺，配備數(shù)據(jù)庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進專業(yè)軟件和設施，進行檔案資料的信息化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進軟件落實檔案資料的動態(tài)更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，水利工程要完善數(shù)據(jù)庫建設，科學進行檔案資料的錄入、分類、目錄建設、整理，建立科學的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

4.3 優(yōu)化信息服務功能

水利工程落實檔案管理信息化建設，需要與多個部門和水利工程溝通合作，所以水利工程要積極與這些部門和水利工程溝通，建立相連的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理，尤其是水利工程內(nèi)部，需要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，為每個部門開辟單獨的檔案模塊，并設置交互式交流模塊，推動水利工程內(nèi)部檔案信息的溝通和傳輸;同時設置對外接入的端口，積極與其他業(yè)務水利工程相連，獲取全面的信息，比如對某位工程的具體建設信息，需要與該工程建設單位、水利局等單位的檔案信息相結(jié)合，統(tǒng)一全面的信息，提供個性化服務。積極借助微博、微信等新媒體技術(shù)，對水利工程建設情況進行實時跟蹤，實施收錄檔案信息，保證檔案資料的實時更新，避免資料丟失和損毀。

4.4 提升檔案管理人員的專業(yè)水平

針對水利工程的檔案管理工作實際，為了實現(xiàn)信息化管理要求，要定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，提升信息技術(shù)的掌握和應用水平。對此，水利工程需要安排專業(yè)人員進行檔案管理，避免出現(xiàn)兼職;重視提升管理人員素質(zhì)，強化檔案管理理論知識和技能的培訓，重點在于利用信息技術(shù)進行檔案管理的能力的提升;定期組織開展檔案管理相關(guān)知識的培訓，強化思想素養(yǎng)的提升，指導管理人員建立科學的職業(yè)道德品質(zhì)，提升對工作的責任意識，強化對相關(guān)法律法規(guī)的認識;強化對專業(yè)軟件的操作，進行訓練和提升，提高信息水平;定期組織開展討論會議，針對檔案工作進行分析和評估，挖掘存在的問題，思考信息化管理的途徑;針對這項工作建立科學的指標，將之列入績效考核中去，配合先進的獎懲機制，提升工作人員的積極性。

5 結(jié)語

檔案管理是水利工程建設的重要部分，可以有效實現(xiàn)工程資料的收集、整理、存儲等。信息技術(shù)的出現(xiàn)給檔案管理帶來很大的變化，解決了其中存在的問題。新時期如何加強信息化檔案管理，提出有效的管理措施，是水利工程檔案管理部門需要重點關(guān)注的問題。

參考文獻

[1]張明蘭.信息化背景下水利工程檔案管理存在的問題及策略[J].工作指導，2018，（9）：145+150.