醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

徐存玉

摘 要：醫(yī)院人事檔案包含了所有員工工作歷程、管理資源配比、人員數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容，通過檔案資料可以詳細(xì)了解每一位員工的工作信息，并推斷出員工的工作業(yè)績、思想水平等，更是合理分配醫(yī)務(wù)人員工作的重要參考和基本依據(jù)。隨著社會(huì)大眾對(duì)資源配比問題的不斷重視，醫(yī)院人事檔案正不斷被優(yōu)化和改善，但仍存在一些問題與弊端。該文通過分析醫(yī)院的人事檔案現(xiàn)狀，探討其存在的問題并給出優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案;醫(yī)院;管理;對(duì)策

1 醫(yī)院人事檔案管理的特點(diǎn)分析

醫(yī)院人事檔案的重點(diǎn)記錄醫(yī)院全部人員的醫(yī)療道德水平、學(xué)術(shù)技能和工作歷程，其具體內(nèi)容在持續(xù)的人事檔案管理活動(dòng)中形成與充實(shí)，內(nèi)容覆蓋面十分之廣，主要包含如下特點(diǎn)。

1.1流動(dòng)性

醫(yī)院人事檔案同其他行業(yè)的人事檔案相似，醫(yī)院人事檔案會(huì)隨著醫(yī)院職員的流動(dòng)而同步實(shí)施，相關(guān)資料也會(huì)實(shí)時(shí)更新，這也證明人事檔案需要以人為依托，以便利于醫(yī)院人事管理工作的開展與更新。

1.2獨(dú)立性

醫(yī)院的人事檔案需要反映員工的真實(shí)工作歷程與發(fā)展經(jīng)歷，包含政治背景、教育情況與工作經(jīng)歷等等，只有這樣醫(yī)院人事管理部門才可以全面準(zhǔn)確的了解人員信息，使醫(yī)院人事檔案的獨(dú)立性得以持續(xù)。

1.3積累性

由于醫(yī)院各個(gè)層級(jí)的員工均是逐步成長和提高的，因此其對(duì)應(yīng)的人事檔案也在不斷的充實(shí)與完善，更新與補(bǔ)充，這是一個(gè)不斷積累的過程，記錄了員工的成長史。

1.4機(jī)密性和真實(shí)性

醫(yī)院人事檔案內(nèi)容中所記錄的員工成長過程是真實(shí)有效地，所有信息來源與依據(jù)均真實(shí)可靠、完整有效;同時(shí)，這些信息也是員工的個(gè)人隱私，故具有一定的機(jī)密性。

2 醫(yī)院人事檔案管理提升的對(duì)策

2.1完善醫(yī)院人事檔案制度體系

醫(yī)院需進(jìn)一步健全人事檔案管理體系，使人力資源部門管理人員的工作有章可依，結(jié)合醫(yī)院管理要求和發(fā)展階段，科學(xué)合理地構(gòu)建人事檔案管理制度體系，涵蓋了人事檔案管理制度、審閱制度、收集制度、歸檔制度等等，并運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法對(duì)醫(yī)院人事檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以解決管理難題。醫(yī)院檔案管理部門的制度體系要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化，用來科學(xué)全面地約定人事檔案管理行為。在制度體系建立的過程中，需借助大數(shù)據(jù)技術(shù)統(tǒng)計(jì)分析，組建人事檔案管理制度建設(shè)專班，通過建立并落實(shí)責(zé)任制度，把醫(yī)院人事檔案管理工作的既定目標(biāo)、具體任務(wù)同各個(gè)部門崗位聯(lián)系起來，促進(jìn)制度的落實(shí)。醫(yī)院的檔案管理部門也需同其他各行政部門全面交流，保證檔案管理工作的集約高效及層次鮮明的開展。另外，針對(duì)醫(yī)院紙質(zhì)檔案的缺漏、損壞和遺失風(fēng)險(xiǎn)，要提前編制應(yīng)急預(yù)案，以妥善保管紙質(zhì)檔案資料原件。

2.2提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)建立各級(jí)人才培養(yǎng)計(jì)劃，在不同階段有針對(duì)性的進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)，以強(qiáng)化其專業(yè)技能與素養(yǎng)，以醫(yī)療理論知識(shí)為基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)技能和崗位職能，再結(jié)合項(xiàng)目實(shí)踐與實(shí)操培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的實(shí)踐工作能力，強(qiáng)調(diào)工作中的耐心謹(jǐn)慎作風(fēng)。同時(shí)，醫(yī)院需要采取獎(jiǎng)勵(lì)措施以增強(qiáng)競爭意識(shí)，對(duì)于優(yōu)化檔案管理者進(jìn)行物質(zhì)和精神層面的獎(jiǎng)勵(lì)，提高其工作積極性。醫(yī)院要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，需要從綜合素質(zhì)及專業(yè)技能兩個(gè)方面入手。首先，引入醫(yī)院檔案管理人員科學(xué)理念，擯棄傳統(tǒng)管理思維定式，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)與理念，可在工作中多角度的嘗試新方法，以增強(qiáng)人事檔案管理工作效率。其次，要結(jié)合科學(xué)技術(shù)強(qiáng)化人員的網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息化技能培養(yǎng)，適時(shí)邀請(qǐng)內(nèi)部及外部專家授課，以提供良好的學(xué)習(xí)平臺(tái)，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，提升崗位勝任力。

2.3提高醫(yī)院全體人員的人事檔案意識(shí)

醫(yī)院全體人員的人事檔案意識(shí)的提升首先要從醫(yī)院管理體系的頂層設(shè)計(jì)強(qiáng)化，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)先要加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，加大宣傳力度讓全員領(lǐng)會(huì)其重要性。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還需投入適當(dāng)資金以強(qiáng)化醫(yī)院檔案的管理，擇優(yōu)聘請(qǐng)優(yōu)秀檔案管理工作人員。通過人事檔案重視程的加強(qiáng)，不僅可以讓醫(yī)院檔案管理人員端正態(tài)度、提升自信，還可以讓其更為積極主動(dòng)地投入到人事檔案管理工作中。當(dāng)檔案管理人員理解其重要性后，就能夠?qū)⒐芾砉ぷ骱妥陨砝嫦嗦?lián)系，并不斷提高工作效率。

2.4加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理工作要結(jié)合科學(xué)技術(shù)增加信息化建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作質(zhì)量與效率，為相關(guān)工作奠定良好基礎(chǔ)。一方面，加大醫(yī)院信息化建設(shè)的硬件投入對(duì)舊的或已淘汰設(shè)施進(jìn)行更新，創(chuàng)造良好的硬件基礎(chǔ)工作環(huán)境，為醫(yī)院人事檔案信息資料存儲(chǔ)和檔案保管奠定基礎(chǔ)。另一方面，借助現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部實(shí)際和外部環(huán)境的要求，制定出有針對(duì)性的檔案管理專項(xiàng)軟件，形成完善的醫(yī)院人事檔案信息管理平臺(tái)。醫(yī)院在形成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，要配以網(wǎng)絡(luò)管理工作，由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員專門負(fù)責(zé)和管理，增強(qiáng)后期維護(hù)管理。

結(jié)語

隨著醫(yī)院體制地深化改革和信息化技術(shù)地不斷提高，人事檔案管理工作也從傳統(tǒng)管理工作向更高、更嚴(yán)、更全面的工作要求轉(zhuǎn)變。醫(yī)院人事檔案管理工作只有全面運(yùn)用科學(xué)管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息化、智能化的工具，健全醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作體系建設(shè)，落實(shí)國家及地方的各級(jí)政策與制度要求，不斷優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，才能確保醫(yī)院健康發(fā)展、社會(huì)和諧穩(wěn)定。

（作者單位：山東省單縣人民醫(yī)院）