綜合性醫(yī)院檔案的分類管理與發(fā)展趨勢分析

摘 要：信息時代的到來給各種機構(gòu)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)帶來了發(fā)展契機的同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。目前，檔案管理呈現(xiàn)顯著的電子化和一體化趨勢，對機構(gòu)而言有利有弊。綜合性醫(yī)院作為一個集醫(yī)療、科研、護(hù)理等多種功能為一體的大型機構(gòu)，其部門龐雜交叉、人員數(shù)量巨大，且處理的事物類型呈現(xiàn)較強的多元化。綜合性醫(yī)院檔案的分類管理不僅能夠為醫(yī)護(hù)人員的工作提供一個良好有效的參考，而且能夠有效避免和處理醫(yī)患矛盾，具有重要意義。本文基于對綜合性醫(yī)院檔案的分類管理所存在的弊端和未來的發(fā)展趨勢加以分析，從而提出加強綜合性醫(yī)院檔案分類管理的措施。

關(guān)鍵詞：綜合性醫(yī)院;檔案;分類管理;管理措施

一、綜合性醫(yī)院檔案的分類管理現(xiàn)狀

1.1管理人員思想意識缺乏

目前，許多檔案資料管理人員沒有意識到綜合性醫(yī)院加強對患者和其他各項資料進(jìn)行保存和更新的重要性，從思想上沒有認(rèn)識到各種檔案對于綜合性醫(yī)院的重要性，沒有意識到檔案是綜合性醫(yī)院的無形資產(chǎn)，能夠為醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)和避免各種矛盾提供強有力的保障，這是導(dǎo)致各大綜合性醫(yī)院檔案分類管理不完善的主要原因。綜合性醫(yī)院的檔案記錄著各科室的發(fā)展情況、科室的人員情況、患者詳細(xì)的治療記錄，這是保障醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)、避免發(fā)生醫(yī)患矛盾的重要依據(jù)。然而，綜合性醫(yī)院的檔案管理人員思想意識匱乏、管理能力有限以及重視程度低等問題都嚴(yán)重阻礙了綜合性醫(yī)院檔案管理變革的進(jìn)程。

1.2檔案材料收集工作分工模糊

綜合性醫(yī)院的特點是科室多、人員多、功能齊全等。綜合性醫(yī)院檔案的分類管理是一項十分繁復(fù)的工作。在患者就醫(yī)的過程中，對于入院、接受治療到出院等流程，其經(jīng)手的醫(yī)護(hù)人員較多，這就導(dǎo)致了在檔案收集方面的分工模糊問題。往往一份材料會經(jīng)過多人之手，在此情況下，在檔案收集和記錄方面出現(xiàn)的問題就很難追究到個人。除此之外，許多綜合性醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)能力缺乏，業(yè)務(wù)能力不強，加之組織內(nèi)部崗位流動較大，醫(yī)院檔案收集和保存人員的分工不夠清晰，責(zé)任界限模糊等現(xiàn)象導(dǎo)致綜合性醫(yī)院的各項檔案材料有缺失等情況，嚴(yán)重降低了檔案材料的完整度。

1.3系統(tǒng)性意識不強

綜合性醫(yī)院的功能十分齊全，這就勢必會對綜合性醫(yī)院的檔案管理提出巨大的挑戰(zhàn)。雖然許多綜合性醫(yī)院已經(jīng)意識到檔案分類管理的重要性，但是卻沒有很好的運用，且嚴(yán)重割裂了整體和局部的關(guān)系。對于功能不同的科室的檔案要進(jìn)行分類管理，但是在進(jìn)行分類管理時要意識到檔案管理是一個系統(tǒng)性的工作。對于許多相通的、流程性的工作就可以朝著一體化的方向進(jìn)行。除此之外，許多綜合性醫(yī)院由于沒有意識到檔案分類管理的重要性，因此在很在程度上存在著檔案資料更新不及時、時效性差、缺失等情況。這對于綜合性醫(yī)院的發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙力量。

二、綜合性醫(yī)院檔案分類管理的發(fā)展趨勢

2.1信息化

信息技術(shù)的快速發(fā)展給綜合性醫(yī)院檔案的分類管理帶來了巨大的發(fā)展機會。綜合性醫(yī)院檔案的分類管理詩歌巨大的工程，如果僅用人工力量來完成則需要投入巨大的人力資本，提高了綜合性醫(yī)院的運營成本。而且人工還存在顯著的弊端就是準(zhǔn)確性不高以及效率低。信息化的發(fā)展能夠很好的解決這些問題。信息化技術(shù)的運用能夠顯著提高檔案管理效率的同時提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，也提高了檔案調(diào)取上的實效性。

2.2數(shù)據(jù)化

大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得許多信息以數(shù)據(jù)的形式存在于電腦中。數(shù)據(jù)化的檔案管理能夠帶來許多便捷之處。首先，數(shù)據(jù)化的檔案管理能夠有效降低檔案管理的成本。普通的紙質(zhì)檔案管理不僅需要投入大量的人力和設(shè)備資本，還需要一定的空間成本，而數(shù)據(jù)化的檔案管理只需要專業(yè)的技術(shù)人員來進(jìn)行這項工作即可。其次，數(shù)據(jù)化的檔案管理有效避免了檔案因時間問題而存在的折舊問題。紙質(zhì)版的檔案隨著時間的流逝會逐漸破損和遺失，而數(shù)據(jù)化的檔案則有效的改善了這一弊端。

三、綜合性醫(yī)院檔案分類管理的改進(jìn)措施

3.1加強思想建設(shè)，樹立醫(yī)院檔案管理意識

對綜合性醫(yī)院而言，首先應(yīng)該加強檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案管理人員專業(yè)能力，切實提高檔案管理人員對醫(yī)院各項檔案的重視程度。綜合性醫(yī)院可以通過加強檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)能力培養(yǎng)來提高檔案人員的專業(yè)水平，還可以通過開展專題講座來讓檔案管理人員了解檔案缺失所帶來的一系列重大后果，通過開展相關(guān)培訓(xùn)來保證檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。通過這種方法從思想上提高檔案管理人員對檔案管理的重視程度，保證綜合性醫(yī)院檔案管理高效、持續(xù)健康的發(fā)展。

3.2推進(jìn)實施綜合性醫(yī)院檔案管理電子化、規(guī)范化

綜合性醫(yī)院在加強和重視檔案的分類管理時要注重與時代發(fā)展特色相結(jié)合，順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，綜合利用多種相關(guān)技術(shù)來加強醫(yī)院的檔案分類管理，以實現(xiàn)檔案分類管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展為綜合性醫(yī)院檔案的分類管理帶來了重大的發(fā)展機遇。將大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)運用到綜合性醫(yī)院檔案的分類管理中不僅能夠有效的降低成本，而且對于檔案的調(diào)取、查閱都帶來了巨大的便利性。除此之外，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化能夠有效避免時間流逝所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等問題。

四、結(jié)論

綜合性醫(yī)院是我國社會發(fā)展的一個重要機構(gòu)，其檔案的分類管理對于提高醫(yī)院的運轉(zhuǎn)效率和促進(jìn)社會和諧具有重要的意義。因此，綜合性醫(yī)院應(yīng)該綜合利用多種信息化手段來促進(jìn)檔案分類管理的現(xiàn)代化。

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作者簡介：

劉霞（1987.04-），女，漢，重慶市南岸區(qū)，檔案室職員，檔案館員，本科，檔案管理，彭水縣苗族土家族自治縣人民醫(yī)院

（作者單位：彭水縣苗族土家族自治縣人民醫(yī)院）