推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的淺析

張園英

摘 ?要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視對(duì)檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理手段，加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍的構(gòu)建，推動(dòng)單位檔案管理向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，進(jìn)而為社會(huì)的發(fā)展提供自身的力量。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化;標(biāo)準(zhǔn)化

前言：

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公益性、服務(wù)性、專業(yè)性的特征，必然要求其檔案管理工作具備較高的水平，以便更好的為人民服務(wù)。檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化是單位長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的推進(jìn)，立足新時(shí)代、新職能、新要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式不斷規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，做好單位檔案資料整合管理工作，能夠使工作效率得到有效提升。因此，必須將檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作納入重要議事日程，健全制度，規(guī)范管理，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革發(fā)展提供有力支持和保障。

一、檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其主要任務(wù)：將以往的重點(diǎn)工作以各種資料形式進(jìn)行記錄;要將大量的記錄分門別類的妥善儲(chǔ)存;在工作需要時(shí)，快速準(zhǔn)確的調(diào)取相關(guān)歷史信息。這項(xiàng)工作看起來(lái)沒(méi)有大的作用和貢獻(xiàn)，但卻關(guān)系一個(gè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工程，因?yàn)闄n案承載著一個(gè)單位從建立到發(fā)展壯大的整個(gè)過(guò)程，是反映精神文明建設(shè)、科學(xué)發(fā)展水平程度、用人情況、工作內(nèi)容以及性質(zhì)、干部隊(duì)伍文化的重要組成部分，所以檔案管理的準(zhǔn)確性、有效性以及科學(xué)性，直接關(guān)系到事業(yè)能否科學(xué)順接和傳承，是維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。檔案工作非常重要，同時(shí)也是一項(xiàng)比較繁重的工作。一是數(shù)量大。只要開(kāi)展工作，就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案，日積月累，檔案數(shù)量規(guī)模越來(lái)越龐大。二是種類多。實(shí)踐證明，隨著我們工作的創(chuàng)新發(fā)展延伸，事業(yè)發(fā)展的越好，那么檔案的種類也就越多。三是要求高。檔案記錄不是簡(jiǎn)單的將資料收集就可以了，還需要精準(zhǔn)的整理和分類。因此，要做好檔案工作必須要加強(qiáng)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理。

二、面臨的問(wèn)題

（一）創(chuàng)新發(fā)展理念不足。

“看著說(shuō)著重要，抓起來(lái)次要”的現(xiàn)象依然存在，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作發(fā)展步伐過(guò)緩、理念還相對(duì)滯后。

（二）缺少統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求。

近年來(lái)，隨著部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)、職能、人員的變化，檔案工作是非常重要的企業(yè)管理組成部分，尤其很多醫(yī)院、學(xué)校都建立的專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。但從整體情況看，目前，檔案管理工作規(guī)范性法規(guī)是《檔案法》，但根據(jù)當(dāng)前檔案工作實(shí)際需要看，不同的機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該制定不同的檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求，有的服務(wù)性單位甚至越細(xì)越好。

（三）檔案管理工作作用體現(xiàn)不明顯。

對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不高，想不到通過(guò)利用檔案解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。許多工作在遇到瓶頸與難題時(shí)，可以通過(guò)查找檔案和歷史資料解決問(wèn)題，但是由于不了解、不熟悉檔案管理工作，不掌握工作歷史和過(guò)往情況，無(wú)法利用檔案管理工作推動(dòng)當(dāng)前工作進(jìn)展，發(fā)揮不了檔案管理工作的應(yīng)有作用。同時(shí)，由于檔案管理不規(guī)范，查檔人員無(wú)法從檔案中獲取有用信息，從而影響了對(duì)檔案管理工作的信任和需求，長(zhǎng)此以往形成惡性循環(huán)。

（四）從業(yè)人員專業(yè)水平較低。

部分檔案管理工作由行政職能處室非檔案專業(yè)人員兼職負(fù)責(zé)，缺少扎實(shí)的專業(yè)技能，缺乏專業(yè)化培訓(xùn)，阻礙了檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的做法

目前，在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，無(wú)論是管理模式還是服務(wù)模式都存在一定的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的有序正常開(kāi)展，對(duì)后期的發(fā)展也有較大影響。因此，要結(jié)合新時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求，建立完善檔案管理規(guī)章制度，特別是對(duì)于各部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理者，一定要起到模范帶頭作用，通過(guò)完善嚴(yán)格的規(guī)章制度開(kāi)展工作。在檔案管理部門，工作人員要充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案管理工作，提供熱情優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。并要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理工作高效完成，積極學(xué)習(xí)相關(guān)的技能，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，確保檔案管理的有序高效開(kāi)展。

（一）建立健全檔案管理制度體系。

制度建設(shè)是做好工作的先決條件和重要基礎(chǔ)。一是建立責(zé)任落實(shí)制度。明確檔案管理工作的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和檔案管理工作人員的具體職責(zé)。二是建立任務(wù)分解制度。將檔案管理列入單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)重要日常工作內(nèi)容，作為考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，督促內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)認(rèn)真參與檔案管理工作。三是建立專業(yè)的管理制度。在檔案管理專門部門建立健全專業(yè)化的工作制度，細(xì)化管理，提高規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化工作流程。

（二）推進(jìn)加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)。

在開(kāi)展檔案管理與服務(wù)模式改革創(chuàng)新工作的時(shí)候，信息化占據(jù)非常重要的地位，是基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化檔案處理模式，提高檔案服務(wù)職能效率，這也是當(dāng)前這個(gè)時(shí)代必然的發(fā)展需求。在開(kāi)展檔案工作的時(shí)候，一定要結(jié)合自身單位的發(fā)展現(xiàn)狀，制訂完善的發(fā)展計(jì)劃，針對(duì)檔案管理工作采取相對(duì)應(yīng)的服務(wù)模式。并對(duì)每一項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)范，制訂完善的實(shí)施方案，嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行操作。還應(yīng)當(dāng)盡快建立專門的網(wǎng)站，為需要檔案服務(wù)的群眾提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這樣不但可以提高檔案工作效率，還能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展提供了相應(yīng)的服務(wù)。另外，要盡快健全電子檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，對(duì)信息及時(shí)進(jìn)行收集整理，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展要定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還有最為重要的一點(diǎn)就是確保檔案管理的安全性。雖然應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠大大提高檔案管理效率和質(zhì)量，但出現(xiàn)檔案信息泄露的問(wèn)題也越發(fā)嚴(yán)峻，為了確保檔案存儲(chǔ)的安全問(wèn)題，必須要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)改革，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行操作，提供完善的檔案資源服務(wù)。

（三）提高檔案信息利用率。

對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，最終的目的是檔案管理機(jī)制更加完善，進(jìn)而提高檔案信息的利用率，確保其有序健康發(fā)展。開(kāi)展檔案管理制度完善工作，要充分結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀和目前的發(fā)展特性，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（四）提升檔案工作人員的專業(yè)化水平。

作為發(fā)展的基礎(chǔ)部分，檔案管理工作要充分重視起來(lái)，因?yàn)橹苯雨P(guān)系到整個(gè)的工作質(zhì)量和工作效率?；诖?，應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案管理部門，由專業(yè)人士歸納整理所有的資料，方便后續(xù)進(jìn)行使用和查詢。這也充分體現(xiàn)出了檔案管理人才的重要性，其工作能力和專業(yè)素質(zhì)水平都會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量，需要一支專業(yè)檔案人才隊(duì)伍。一是加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。確保從事檔案管理工作人員，熟悉專業(yè)工作知識(shí)，掌握現(xiàn)代化操作技能。二是做好檢查考核。定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的技能考核，保證從業(yè)人員熟練掌握檔案管理操作技能和方法。三是增強(qiáng)從業(yè)人員榮譽(yù)感。教育引導(dǎo)從業(yè)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的重要性，提高榮譽(yù)感和使命感，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展，要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新工作。首先需要做的就是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)思想，確保檔案管理創(chuàng)新工作落到實(shí)處，讓其充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，提高檔案管理的效率;其次就是對(duì)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行深化改革，建立檔案數(shù)字化管理服務(wù)體系。在新時(shí)代，要重視培養(yǎng)檔案管理人才，不斷改革內(nèi)部檔案管理與服務(wù)模式，使單位運(yùn)行效率不斷得到提升，促進(jìn)各項(xiàng)工作有序健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] ?梁琴.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].商訊，2020（10）.