馮連好

摘 要：測(cè)繪房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中涉及許多利益相關(guān)者必須認(rèn)真和負(fù)責(zé)任地與每一個(gè)問(wèn)題的處理。房地產(chǎn)企業(yè)測(cè)繪檔案的使用應(yīng)遵循相應(yīng)的原則，避免私人使用，必須通過(guò)堅(jiān)持保密工作原則。本文介紹了紙質(zhì)和電子測(cè)繪檔案管理過(guò)程，討論了有關(guān)房地產(chǎn)測(cè)繪檔案管理和服務(wù)利用文件的問(wèn)題，希望能為房地產(chǎn)測(cè)繪檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)測(cè)繪檔案;過(guò)程管理;服務(wù)利用

不動(dòng)產(chǎn)測(cè)量文件通常是測(cè)量單位的使用，使用前事先申請(qǐng)，批準(zhǔn)后才可以使用文件，結(jié)束后必須要立馬退回，不能泄露文件內(nèi)容。在房地產(chǎn)文件管理中，由于電子形式和紙質(zhì)形式的文件管理方式存在差異，文件管理者有必要按照相應(yīng)的方法進(jìn)行管理。

1 房產(chǎn)測(cè)繪檔案過(guò)程管理

1）測(cè)繪檔案管理流程。第一，各部門檔案的交接。在取得測(cè)繪成果和有關(guān)測(cè)繪資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)檢查全部測(cè)繪文件，并檢查施工圖紙。確保這些資料完整齊全準(zhǔn)確才能簽字簽收。還需要根據(jù)測(cè)繪類型將電子信息檔案管理以及國(guó)家行政區(qū)域存放到服務(wù)器中。第二，按照相關(guān)規(guī)定對(duì)紙質(zhì)裝訂文件進(jìn)行整理，包括編號(hào)、裝訂在內(nèi)，將這些文件檔案整理成資料卷。新增圖紙按編號(hào)保存;第三，建立檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，并按系統(tǒng)要求將測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，便于檔案的查閱檢索操作。第四，檔案入庫(kù)后進(jìn)行歸檔，整個(gè)項(xiàng)目的所有檔案按相應(yīng)的順序放入單位檔案室。

2）紙質(zhì)檔案的收集整理。依據(jù)檔案規(guī)則和形成的需求特點(diǎn)，從而使制圖文件之間的歷史關(guān)系繼續(xù)保持下去，這樣就可以得到更好的體現(xiàn)觀察往前活動(dòng)的相關(guān)情況，以方便儲(chǔ)存和使用。房產(chǎn)測(cè)繪紙質(zhì)文件的收集和整理研究?jī)?nèi)容，結(jié)合我國(guó)房產(chǎn)、地籍和工程技術(shù)測(cè)量等多種測(cè)繪管理模式，單獨(dú)發(fā)展進(jìn)行相關(guān)文件的收集和整理，匯編成資料集。內(nèi)容很多包括，如測(cè)繪合同、申請(qǐng)、承諾等測(cè)繪項(xiàng)目的代理材料;測(cè)繪中的技術(shù)文化，如房地產(chǎn)面積測(cè)繪、技術(shù)設(shè)計(jì)書、任務(wù)書等;測(cè)繪時(shí)使用的儀器技術(shù)設(shè)備進(jìn)行證明資料;原始數(shù)據(jù)、相關(guān)說(shuō)明、記錄資料;第三方或委托方提供的制圖基礎(chǔ)材料。測(cè)繪結(jié)果，成圖材料;總結(jié)繪畫技巧;測(cè)繪成果鑒定及質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等;計(jì)費(fèi)憑證;其他應(yīng)該保存的資料進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪時(shí)，從申請(qǐng)?zhí)幪峤坏氖┕D紙和文件等也需要保存。整理歸檔檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意：歸檔的測(cè)繪相關(guān)信息數(shù)據(jù)和成果我們必須要正確、真實(shí)、完整，所有相關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一、清晰，標(biāo)識(shí)清楚、完整;施工圖紙應(yīng)確保其規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)。只有確認(rèn)后才能歸檔。計(jì)算數(shù)據(jù)在歸檔中需要有完整的頁(yè)碼;所訂目錄應(yīng)采用統(tǒng)一格式，并應(yīng)仔細(xì)寫下，以確保字跡整齊。測(cè)繪技術(shù)成果交接后應(yīng)立即備案。分批、長(zhǎng)時(shí)間完成的測(cè)繪工程項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照完成時(shí)間順序分階段歸檔;在案件歸檔時(shí)，需要對(duì)數(shù)據(jù)卷中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分頁(yè)，建立歸檔文件目錄，對(duì)新歸檔的圖紙卷進(jìn)行分頁(yè);房產(chǎn)測(cè)繪成果和一般存檔的相關(guān)信息，但對(duì)于頻繁使用，更重要的結(jié)果可以歸檔，歸檔和拷貝數(shù)的合理增加;需要修改測(cè)繪成果時(shí)，應(yīng)當(dāng)在原有數(shù)據(jù)量的基礎(chǔ)上增加修改后的測(cè)繪成果和需要保存的有關(guān)資料，與原有的測(cè)繪成果和數(shù)據(jù)一起保存。

3）電子檔案收集管理。根據(jù)房產(chǎn)類型的不同，保存的方法也有所不同。對(duì)于商品房測(cè)繪項(xiàng)目，需要保存所有以樓號(hào)命名的文件，“移交資料”文件，“分層戶型圖”文件等，需要保存。保存要求非商業(yè)制圖項(xiàng)目：分丘圖文件時(shí)，文件登記測(cè)量報(bào)告，SHP數(shù)據(jù)文件，現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)解算器的文件和所需要的信息。在保存的土地測(cè)繪工程項(xiàng)目，下列事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)保存：測(cè)繪結(jié)果分析報(bào)告，成果圖，現(xiàn)場(chǎng)信息收集相關(guān)數(shù)據(jù)，SHP數(shù)據(jù)技術(shù)文件、軟件系統(tǒng)處理的過(guò)程以及數(shù)據(jù)、第三方企業(yè)提供的測(cè)繪資料、圖形編繪時(shí)使用的原始數(shù)據(jù)和另外一個(gè)需要通過(guò)保存的材料。在對(duì)電子測(cè)繪檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)注意：首先，檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一起保存。數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在的“成果數(shù)據(jù)服務(wù)器”中，應(yīng)根據(jù)類別和區(qū)域。其次，審查應(yīng)與紙質(zhì)文件系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)容一致性;再次，有必要根據(jù)規(guī)定進(jìn)行仔細(xì)修改。已經(jīng)上傳到服務(wù)器的電子方案不能任意修改。有些項(xiàng)目需要更新，在原有基礎(chǔ)上增加新的電子文件，且要明確標(biāo)注;最后，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行定期數(shù)據(jù)備份，以提高測(cè)繪檔案的安全性。

4）房地產(chǎn)測(cè)繪檔案保密管理。房地產(chǎn)測(cè)繪及其他文件檔案也需要保護(hù)機(jī)密管理。有關(guān)政府部門和所有責(zé)任人都要依照國(guó)家有關(guān)企業(yè)法律問(wèn)題進(jìn)行信息管理，所有步驟我們必須保密;管理者在沒有其他任何許可的情況下，不能對(duì)其他人說(shuō)任何關(guān)于房產(chǎn)測(cè)繪檔案的內(nèi)容。不允許外涉人員未經(jīng)申請(qǐng)、批準(zhǔn)閱覽有關(guān)文件。房地產(chǎn)相關(guān)的測(cè)繪文件需要按照相關(guān)的隱私法律進(jìn)行管理;如果房地產(chǎn)公司返還使用制圖測(cè)繪文件是非常重要的，應(yīng)立即放置在一個(gè)秘密庫(kù)，以避免泄漏。房地產(chǎn)相關(guān)的測(cè)繪文件需要按照相關(guān)的隱私法律進(jìn)行管理;如果房地產(chǎn)公司返還使用制圖測(cè)繪文件是非常重要的，應(yīng)立即放置在一個(gè)秘密庫(kù)，以避免泄漏。

5）銷毀的過(guò)程管理。廢棄被確定為沒有任何價(jià)值的房產(chǎn)制圖文件進(jìn)行銷毀，包括圖紙，但是檔案管理員需要將銷毀的文件做好記錄，經(jīng)部門審批、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。如果條件允許，過(guò)時(shí)的文件通過(guò)信息技術(shù)，進(jìn)行電子保存，要需要日后在使用，第二如對(duì)廢棄記錄的審查無(wú)異議，可在指定地點(diǎn)銷毀。

2 房產(chǎn)測(cè)繪檔案服務(wù)利用

房地產(chǎn)測(cè)繪檔案管理是有效地使用測(cè)繪文件，使其在現(xiàn)實(shí)生活中得到應(yīng)用。但這類房產(chǎn)檔案在服務(wù)利用上與其他類型的檔案有所不同，存在一定的差異，其中最顯著的是其利用原則。房地產(chǎn)測(cè)繪的對(duì)象檔案管理提供信息服務(wù)是一個(gè)單位，不為個(gè)人發(fā)展提供服務(wù)，還需要根據(jù)有限服務(wù)原則利用房地產(chǎn)測(cè)繪檔案時(shí)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和規(guī)范，在有限的范圍內(nèi)為用戶提供服務(wù)的合法，有效。屬性測(cè)繪檔案管理與其他類型的檔案也有存在一些具有相似之處，都需要我們遵守保密原則。在進(jìn)行該服務(wù)時(shí)，則必須遵守隱私法規(guī)，保護(hù)隱私權(quán)。如有違反，給予相應(yīng)的處罰。房地產(chǎn)企業(yè)測(cè)繪檔案其最主要的服務(wù)對(duì)象是為測(cè)繪工作單位發(fā)展提供的，但所提供的服務(wù)有限，一般可以將房地產(chǎn)測(cè)繪成果、建筑圖紙、成副本的數(shù)據(jù)提供給測(cè)繪單位，不會(huì)提供原件。房地產(chǎn)測(cè)繪檔案的服務(wù)要進(jìn)行按照有關(guān)程序，第一步就是希望一個(gè)單位申請(qǐng)，測(cè)繪文件管理需要部門負(fù)責(zé)人，批準(zhǔn)后才能進(jìn)行這項(xiàng)工作，需要調(diào)整文件副本。取回相關(guān)檔案后，復(fù)印后加蓋印章，交給申請(qǐng)人。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行測(cè)量數(shù)據(jù)文件的過(guò)程控制管理中，應(yīng)根據(jù)不同類型的測(cè)量文件進(jìn)行排序、存檔、收集，并合理利用測(cè)繪文件服務(wù)，提高測(cè)繪檔案利用率。

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