淺談機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策

霍柳嫦

摘 要：為更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展特征，我國大力推進(jìn)政府機(jī)構(gòu)改革，在政府機(jī)構(gòu)改革的過程當(dāng)中，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案的管理一直以來是十分重要的部分，由此也產(chǎn)生了許多新的工作方法，取得了一定成績，但是不可否認(rèn)的問題是仍有一些不足需要解決。本文主要分析討論在新時(shí)期政府機(jī)構(gòu)改革背景條件下，機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策，意在通過對(duì)存在問題的分析討論，提出合理有效的解決提升方法，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理;管理現(xiàn)狀;管理對(duì)策

政府機(jī)關(guān)檔案種類繁多，數(shù)量巨大，在改革過程中對(duì)其進(jìn)行管理是一項(xiàng)十分繁重的工作，現(xiàn)階段總體看來，機(jī)關(guān)檔案管理依然存在一些問題，特別是在機(jī)構(gòu)改革推進(jìn)的過程中，新設(shè)專門管理部門與進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案交接時(shí)，存在的問題尤為突出，現(xiàn)狀令人堪憂。

1 機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題集中在機(jī)構(gòu)改革后檔案管理部門新設(shè)與機(jī)關(guān)檔案交接過程中[1]，尤為突出的表現(xiàn)在制度缺失、人才匱乏與認(rèn)識(shí)不足三個(gè)方面。具體機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀分析如下：

1）機(jī)關(guān)檔案管理的制度缺失。機(jī)關(guān)檔案管理的制度缺失導(dǎo)致的最終結(jié)果，是當(dāng)機(jī)構(gòu)改革，如辦改局等，檔案管理部門新設(shè)時(shí)缺少科學(xué)的指導(dǎo)與依據(jù)，無論是在統(tǒng)計(jì)歸檔還是檔案接收方面都缺少詳細(xì)規(guī)定，這就勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致一方面新老檔案管理部門在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案交接的過程中出現(xiàn)問題，造成手續(xù)不全、資料缺失等情況的發(fā)生，另一方面則是影響到后期檔案的歸類、統(tǒng)計(jì)、整理等工作，不利于機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定實(shí)現(xiàn)全覆蓋，不利于機(jī)關(guān)檔案廣泛收集、重點(diǎn)收集、適時(shí)收集等工作的開展。

2）機(jī)關(guān)檔案管理的人才匱乏。在信息化時(shí)代背景條件下，機(jī)關(guān)檔案管理的人才匱乏問題暴露的格外明顯，在現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中，依然有大量的工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案信息化管理訓(xùn)練，不具備知識(shí)也不掌握技能，這就使得機(jī)關(guān)檔案管理的效率低下，容易出現(xiàn)偏差。同時(shí)，也由于機(jī)關(guān)檔案管理的人才匱乏，使得檔案信息化管理不易推行，即便是伴隨機(jī)構(gòu)改革新設(shè)檔案管理部門，同樣的效率低下、存在偏差問題依然會(huì)存在[2]。

3）機(jī)關(guān)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。機(jī)關(guān)檔案本身具有保密性、歷史性、安全性與重要性的特點(diǎn)，其所包含的大量信息對(duì)于記錄機(jī)關(guān)單位歷史沿襲、改革發(fā)展、人事任命、人員考核等具有重要的參考意義。然而，現(xiàn)階段在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，普遍存在單位與工作人員對(duì)檔案重視程度不足的問題，尤為突出的是檔案不統(tǒng)計(jì)，不歸類，不清楚的情況，由此造成檔案管理上出現(xiàn)漏洞，查找時(shí)不知道在哪兒找，移交時(shí)不清楚交什么等問題。

2 機(jī)關(guān)檔案管理的對(duì)策

機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題具有普遍性，特別是在政府機(jī)關(guān)改革發(fā)生的短時(shí)間內(nèi)，上述問題的發(fā)生較為明顯。為此，針對(duì)上述機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)檔案管理的對(duì)策可以主要從建立健全機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平和提升對(duì)檔案管理的重視程度三個(gè)方面著手實(shí)施。下文對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理對(duì)策具體分析如下：

1）建立健全機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)制度。在機(jī)關(guān)檔案管理需要建立健全的各項(xiàng)制度當(dāng)中，比較重要的制度包括《檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案歸檔制度》和《檔案室管理考評(píng)制度》等。機(jī)關(guān)檔案管理的制度建設(shè)，是機(jī)關(guān)檔案管理走向規(guī)范化、正式化的必要基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)制度的建立健全，才能為機(jī)關(guān)檔案管理各項(xiàng)工作的開展提供保障與指導(dǎo)。通過建立健全制度，可以提高機(jī)關(guān)檔案管理過程中包含的文件整理、信息分類、審批核對(duì)等工作的效率，使得各類相關(guān)手續(xù)得到規(guī)范。

2）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是要提高檔案管理人員，包括領(lǐng)導(dǎo)管理者與具體工作人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的重視程度，二是要提高具體工作人員的檔案管理能力，特別是利用信息化技術(shù)方式管理機(jī)關(guān)檔案的能力。這就要求做好相關(guān)的培訓(xùn)工作，一方面加大宣傳力度，提高領(lǐng)導(dǎo)管理者與具體工作人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，幫助其提高職業(yè)素養(yǎng)，另一方面則是要組織專業(yè)培訓(xùn)，有針對(duì)性的，有規(guī)律性，有周期性的，對(duì)信息化檔案管理技術(shù)方法進(jìn)行培訓(xùn)，提高具體工作人員對(duì)信息化檔案管理技術(shù)的理解，由會(huì)到熟，由熟到精，以此提高工作的效率，提高檔案管理的水平，提高檔案本身對(duì)政府機(jī)關(guān)單位良好運(yùn)轉(zhuǎn)的作用。

3）提升檔案管理的創(chuàng)新水平。提升檔案管理的創(chuàng)新水平，一方面是模式理念的創(chuàng)新，一方面是硬件環(huán)境的改善。進(jìn)行模式理念的創(chuàng)新要求與時(shí)俱進(jìn)，特別是要結(jié)合信息化發(fā)展特點(diǎn)，以此改變傳統(tǒng)的理念模式，改變傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理可能存在的錯(cuò)、漏、丟等問題現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的高效化、信息化、透明化、快捷化。硬件環(huán)境的改善要求有資金的投入與物質(zhì)的支持，比如引進(jìn)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，建設(shè)現(xiàn)代化的管理庫房，建立機(jī)關(guān)檔案專屬信息庫等。

3 機(jī)關(guān)檔案室管理現(xiàn)狀改善的思考

機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)檔案管理的主要部門，具有獨(dú)立性、專屬性等特點(diǎn)，特別是在新設(shè)機(jī)關(guān)檔案室時(shí)，要特別突出機(jī)關(guān)檔案室的屬性特點(diǎn)，抓好機(jī)關(guān)檔案室的建設(shè)與管理，規(guī)定建設(shè)時(shí)限，適當(dāng)給予壓力[3]。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室管理應(yīng)注意依法做好檔案管理工作，開發(fā)檔案的深層價(jià)值和不斷適應(yīng)并嘗試新的管理技術(shù)方法。三個(gè)方面具體分析如下：

1）依法做好檔案管理工作。我國對(duì)于檔案管理有系統(tǒng)和明確的法律規(guī)定，如《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等，由此可以看出國家對(duì)于檔案管理的重視。為此，法治觀念與意識(shí)應(yīng)該被放在機(jī)關(guān)檔案室管理過程中的重要位置，以此確保相關(guān)制度的有效落實(shí)，從而使得機(jī)關(guān)檔案室的作用能夠發(fā)揮，工作能夠落到實(shí)處，使得檔案真正得到妥善保管，發(fā)揮出記錄、證明、參考的作用。

2）開發(fā)檔案的深層價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案本身是一種資源，機(jī)關(guān)檔案室在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)適度站在資源管理的角度上考慮問題，由此有助于提高機(jī)關(guān)檔案的主動(dòng)性。特別是在當(dāng)下信息化蓬勃發(fā)展，信息流通加快，共享理念成為共識(shí)的情況之下，機(jī)關(guān)檔案本身所具備的信息價(jià)值較高。對(duì)于部分檔案，在管理的過程中，機(jī)關(guān)檔案室可以借助互聯(lián)網(wǎng)向社會(huì)提供一定的借閱服務(wù)，由此使得機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值得到提升，另外也可使得機(jī)關(guān)檔案室成為政府機(jī)關(guān)的對(duì)外展示窗口，有助于樹立良好的政府形象。

3）不斷適應(yīng)并嘗試新的管理技術(shù)方法。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的技術(shù)方法勢(shì)必會(huì)得到快速發(fā)展，與此同時(shí)所帶來的理念與模式創(chuàng)新也是其中很重要的一個(gè)部分。為此，這就要求檔案室在具體工作的過程中要大膽嘗試新的管理技術(shù)方法，接受新的理念與模式，一切嘗試與接受應(yīng)建立在提高工作效率與檔案管理水平的基礎(chǔ)之上。這就要求領(lǐng)導(dǎo)管理者要給予十足的重視，要求具體工作人員要不斷提高自身的素質(zhì)能力，以適應(yīng)崗位的變化與工作的需要，由此使得機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程加快，信息化水平提高。

4 結(jié)語

隨著我國政府機(jī)關(guān)改革進(jìn)程的不斷加快，改革程度不斷提高，改革水平不斷深化，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的重視程度勢(shì)必會(huì)不斷提高，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的要求也會(huì)隨著提高。雖然現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理依然存在很多問題，但是由此帶來的工作改善的巨大空間還是讓我們看到了機(jī)關(guān)檔案管理進(jìn)步的可能。目前看來，建立健全機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)制度，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平和提升對(duì)檔案管理的重視程度是十分有效且必要的方法。

參考文獻(xiàn)

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