大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院文書檔案管理模式研究

殷小龍

摘 要：醫(yī)院文書檔案是在醫(yī)院的行政、黨務(wù)管理過(guò)程中形成的重要信息資源，其檔案管理質(zhì)量與效率的提高，為醫(yī)院的醫(yī)療管理、科學(xué)研究提供了重要的支撐。大數(shù)據(jù)時(shí)代為醫(yī)院文書檔案管理帶來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，本文闡述大數(shù)據(jù)給醫(yī)院文書檔案管理工作帶來(lái)的新變革，分析當(dāng)下醫(yī)院文書檔案管理存在的不足，提出構(gòu)建醫(yī)院文書檔案管理新模式的保障策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);醫(yī)院管理;文書檔案;一體化

醫(yī)院的文書檔案是在經(jīng)過(guò)辦理完成的現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)換而成的檔案材料，是醫(yī)院管理活動(dòng)的真實(shí)地歷史記錄。伴隨經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和智慧醫(yī)院的開(kāi)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用在醫(yī)院領(lǐng)域中，

醫(yī)院文書檔案管理工作如何緊跟時(shí)代發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變文書檔案管理模式是亟待解決的問(wèn)題。

1 大數(shù)據(jù)給醫(yī)院文書檔案工作帶來(lái)全新變革

1）醫(yī)院文書檔案管理模式發(fā)生新變革—文檔一體化。所謂文檔一體化管理是指從文書和檔案的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件的制發(fā)到歸檔全過(guò)程管理，不再將文件管理和檔案管理視為兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，而是將現(xiàn)行文件的產(chǎn)生、歸檔和檔案管理納入統(tǒng)一的生命周期系統(tǒng)中。大數(shù)據(jù)環(huán)境使得檔案資源體系更加多樣化，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理一體化步伐。首先，在醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門之間形成文書檔案資源的共建共享，其次，打通信息孤島，文書檔案資源經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整合、提煉和優(yōu)化，可以打破時(shí)空界限，在各個(gè)醫(yī)院之間實(shí)時(shí)傳遞。

2）醫(yī)院文書檔案管理手段發(fā)生全新變革—數(shù)字化與信息化。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的新型信息技術(shù)革命，使醫(yī)院文書檔案管理方式發(fā)生變革，由傳統(tǒng)的手工管理方式向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，隨著醫(yī)院的文書檔案逐年增多，如果仍然采取傳統(tǒng)的手工方式無(wú)法滿足醫(yī)院各方面對(duì)文書檔案的需求，大數(shù)據(jù)的嵌入能夠?qū)?shù)字化的文書檔案系統(tǒng)分類、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸，還能夠?qū)⑵渲械闹貜?fù)內(nèi)容和缺失內(nèi)容準(zhǔn)確標(biāo)記出來(lái)，提高文書檔案工作效率的同時(shí)，為醫(yī)院各部門提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3）醫(yī)院文書檔案工作內(nèi)容發(fā)生全新變革—紙質(zhì)與電子并存。醫(yī)院文書檔案包括醫(yī)院日常管理過(guò)程中的多種載體的材料，比較繁雜，比如，包含文件、圖表、影像以及盤片等等，大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院文書檔案雙軌制管理方式，即紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理成為主導(dǎo)。依托紙質(zhì)與電子文件相結(jié)合的同步文書歸檔管理模式，增強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)效性，提升管理質(zhì)量與水平，能夠?yàn)獒t(yī)院穩(wěn)定運(yùn)行營(yíng)造優(yōu)質(zhì)環(huán)境。雙軌制的實(shí)施，需要以文書檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對(duì)醫(yī)療相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行錄入，再借助打印系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文書檔案向紙質(zhì)文書檔案的轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)歸檔保存;同時(shí)，電子文書檔案依托醫(yī)院管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)上傳、共享及保存的目的。

4）醫(yī)院文書檔案服務(wù)職能發(fā)生全新變革—廣泛多樣化。醫(yī)院文書檔案的服務(wù)性是文書檔案的重要特性，文書檔案管理的最終目的是為用戶提供方便快捷的服務(wù)體驗(yàn)。首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代使一站式檢索成為可能，借助于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息的整合，完善檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能，促進(jìn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、智能化、多樣化。其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代促使文書檔案管理員轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)了他們的緊迫感，盡快融入現(xiàn)代化的管理工作中去，創(chuàng)建醫(yī)院文書檔案電子資料庫(kù)，通過(guò)與醫(yī)院信息管理中心共同協(xié)作，成立電子檔案管理中心，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各科室形成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一管理，管理平臺(tái)也可以提供檔案文件信息查詢服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)共享，提升文書檔案的利用率和服務(wù)效率。

2 目前我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問(wèn)題剖析

筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）收集不齊全不完整存在各部門“各自為政”現(xiàn)象。據(jù)調(diào)查，目前某些醫(yī)院的文書檔案存在收集不齊全、不完整的情況，比如一些重要的文件只有請(qǐng)示沒(méi)有復(fù)印，重要文件只存檔復(fù)印件，而沒(méi)有存檔原件;另外，由于醫(yī)院文書檔案往往涉及各個(gè)部門的工作，各個(gè)部門沒(méi)有配備專門檔案員，對(duì)文書檔案重視程度不高，導(dǎo)致不能及時(shí)歸檔等“各自為政”的現(xiàn)象。

2）文書檔案管理制度不健全管理體系不完善。長(zhǎng)期以來(lái)，受“輕檔案 重醫(yī)療”傳統(tǒng)思維的影響，很多醫(yī)院沒(méi)有制定適合本單位的規(guī)范化的規(guī)章制度，領(lǐng)導(dǎo)干部不重視文書檔案管理工作，并未把檔案管理工作納入工作日程，造成職責(zé)模糊、配合力不足等情況普遍存在，進(jìn)而對(duì)整個(gè)檔案管理工作帶來(lái)許多問(wèn)題，導(dǎo)致文書檔案質(zhì)量不斷降低。

3）軟硬件保障不足信息化水平較低。軟硬件質(zhì)量的高低與文書檔案的質(zhì)量息息相關(guān)，受思想認(rèn)識(shí)制約，醫(yī)院檔案部門的硬件方面雖然配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等基本設(shè)施，但有的醫(yī)院沒(méi)有檔案專門庫(kù)房，庫(kù)房所需要的溫濕度計(jì)、空調(diào)配備不充分，軟件方面，沒(méi)有專門的檔案管理系統(tǒng)，也沒(méi)有構(gòu)建專門的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)重影響文書檔案管理質(zhì)量。

3 如何構(gòu)建醫(yī)院文書檔案管理新模式的保障策略

1）夯實(shí)制度保證構(gòu)建科學(xué)合理檔案管理制度?？茖W(xué)合理的檔案管理機(jī)制和管理制度的構(gòu)建是醫(yī)院文書檔案管理的有力保障和重要支撐，醫(yī)院文書檔案管理部門需要遵照國(guó)家相關(guān)法律制定專門的文書檔案管理流程，明確文書檔案的職責(zé)劃分、立卷標(biāo)準(zhǔn)、人員工作要求等相關(guān)情況，實(shí)現(xiàn)文書檔案統(tǒng)籌管理，增加科室之間的協(xié)作信息溝通能力，把文書資料前后端銜接起來(lái)，堅(jiān)決杜絕資源浪費(fèi)和管理不到位的情況，從根本上提高文書檔案的管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的高效化、統(tǒng)一化管理。

2）樹(shù)立正確思想觀念增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，成立由職能部門主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案部門負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，確保文書檔案收集齊全完整。其次，增強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任意識(shí)，變“坐等上門”為主動(dòng)服務(wù)，充分調(diào)動(dòng)積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，比如，可以通過(guò)建立專門的責(zé)任機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制等方式，敦促檔案管理者在工作中履職盡責(zé)，維護(hù)醫(yī)院的良好形象，突出管理效果，保證醫(yī)院工作的順利穩(wěn)定開(kāi)展。

3）合理嵌入新型信息技術(shù)提高信息化水平。首先，醫(yī)院要增加資金投入，將所需硬件設(shè)備配置齊全，加快檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐。其次，軟件方面，購(gòu)買檔案管理軟件，加快館藏文書檔案數(shù)字化步伐。最后，醫(yī)院要重視建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在其中錄入所有文書檔案信息都和大數(shù)據(jù)有著密切的聯(lián)系，醫(yī)院在文書檔案管理中也要充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)得到分布式處理，通過(guò)對(duì)信息數(shù)據(jù)的提煉、整合與優(yōu)化后，選擇分布式儲(chǔ)存方式，在各計(jì)算節(jié)點(diǎn)分布文書檔案信息數(shù)據(jù)，讓醫(yī)院文書檔案信息數(shù)據(jù)更好的儲(chǔ)存、查詢、提取和更新，促使醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)平臺(tái)管控水平的提升。另外，醫(yī)院文書檔案信息化管理平臺(tái)要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)管理和構(gòu)架管理，在大數(shù)據(jù)支持下讓服務(wù)器所有節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)控制要求相符，這樣才能在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與規(guī)模增長(zhǎng)下更好地管理新的文書檔案信息數(shù)據(jù)。

4）打造一支高水平、高素質(zhì)專職檔案員隊(duì)伍。首先，吸納計(jì)算機(jī)專業(yè)、檔案專業(yè)等多學(xué)科交叉的檔案管理人才，定期的組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)派出學(xué)習(xí)交流、邀請(qǐng)檔案專家蒞臨講座等形式，讓他們掌握更多的檔案管理知識(shí)。其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然不需要文書檔案管理員會(huì)編程、會(huì)開(kāi)發(fā)軟件，但也要提升信息化水平，能夠熟練掌握數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)信息技術(shù)的操作能力。

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