新時(shí)期干部人事檔案數(shù)字化工作初探

郭芮瑜

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，干部人事檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。數(shù)字化干部人事檔案管理是一個(gè)非常重要的課題，由于概念不清，對(duì)數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，現(xiàn)階段我國(guó)數(shù)字化干部人事檔案管理還存在一些問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題采取有效對(duì)策，加以改變，對(duì)今后的工作大有裨益。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;干部;人事檔案;數(shù)字化

1 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 提高干部人事工作效率

干部人事檔案不僅全面記錄了干部人力資源相關(guān)的信息資料，而且是干部人事工作開(kāi)展的關(guān)鍵依據(jù)。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，可以有效保障檔案本身的客觀性、真實(shí)性，且各個(gè)單位能夠與人力資源服務(wù)中心進(jìn)行有效的對(duì)接，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接獲取對(duì)應(yīng)的信息資料，檔案檢索效率、管理效率、干部人事工作效率均能夠得以顯著提升。

1.2 利于確保干部人事檔案信息安全

保證干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性、客觀性和原始性，是發(fā)揮干部人事檔案管理價(jià)值的核心功能之一。依托電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理手段，數(shù)字化發(fā)展模式建立了高效嚴(yán)密的操作流程。通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字化管理與干部人事檔案管理制度的對(duì)接，可以確保原始信息的準(zhǔn)確性和唯一性。而數(shù)字化管理平臺(tái)能夠即時(shí)監(jiān)測(cè)查檔人員的具體行為，并對(duì)其歸還的檔案進(jìn)行再次核查，這充分保障了檔案的原始性和精準(zhǔn)性。

2 數(shù)字化干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1 管理方式數(shù)字化程度低

現(xiàn)階段的人事干部檔案管理仍然局限于傳統(tǒng)的手工操作方式，這不符合數(shù)字化管理的要求。早在2017年7月1日，國(guó)家相關(guān)部委就聯(lián)合發(fā)布了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，其中明確規(guī)定了人事干部檔案管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字化信息庫(kù)，并且進(jìn)行目錄建庫(kù)、圖像處理以及檔案掃描和數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)，同時(shí)還對(duì)數(shù)據(jù)信息的驗(yàn)收、交換以及備份和安全可靠性等方面作了明確的規(guī)定。然而，在人事干部檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)不能只滿(mǎn)足于簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)輸入或輸出等操作，而是應(yīng)當(dāng)追求更高層次的數(shù)字化管理。

2.2 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度滿(mǎn)足不了工作需要

從全國(guó)來(lái)看，中央、省、市級(jí)干部人事檔案管理部門(mén)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)較快，基本實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案數(shù)字化管理，但在地市級(jí)個(gè)別部門(mén)、縣（區(qū)）級(jí)，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)相對(duì)緩慢，個(gè)別地區(qū)甚至尚未開(kāi)始數(shù)字化建設(shè)，數(shù)字化建設(shè)整體情況還滿(mǎn)足不了需要，干部人事檔案管理仍沿用“老辦法”“舊方式”，干部人事檔案涂改造假等風(fēng)險(xiǎn)較大。

2.3 數(shù)字化干部人事檔案的開(kāi)發(fā)利用深度不夠

一是傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案還有很多沒(méi)有錄入，需要盡快準(zhǔn)確錄入，擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)量;二是有些已經(jīng)數(shù)字化的檔案質(zhì)量不高，有的信息有缺漏，有的不準(zhǔn)確;三是對(duì)已有信息化檔案資源的開(kāi)發(fā)力度和深度不夠，導(dǎo)致很多資源沒(méi)有完全開(kāi)發(fā)，使用空間有限。

3 改進(jìn)數(shù)字化人事干部檔案管理的對(duì)策及建議

3.1 重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案伴隨著個(gè)人的一生，其重要性不容忽視，從中共中央辦公廳在2018年11月專(zhuān)門(mén)發(fā)布《干部人事檔案工作條例》來(lái)看，國(guó)家對(duì)干部人事檔案工作提出了更高的要求，各單位應(yīng)結(jié)合該條例，針對(duì)本單位在干部人事檔案的收集、管理、利用等薄弱環(huán)節(jié)，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，及時(shí)糾正不合規(guī)行為，提高管理檔案管理工作的能力，確保干部人事檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，并且存檔手續(xù)齊全，檔案材料內(nèi)容真實(shí)可靠。同時(shí)，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理員負(fù)責(zé)制，術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，確保干部人事檔案管理工作更規(guī)范、更順利的開(kāi)展。

3.2 打造數(shù)字化管理平臺(tái)，整合檔案資源的歸檔及錄入操作流程

當(dāng)前，干部人事檔案部門(mén)收集檔案資料的渠道較少，而相關(guān)單位對(duì)干部人事檔案的需求量卻在不斷增加，檔案難免會(huì)在信息內(nèi)容方面存在缺項(xiàng)現(xiàn)象。因此，干部人事檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)干部信息資源的整合利用，充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等數(shù)字化工具，積極拓展干部人事檔案信息的收集范圍和渠道，為干部人事工作提供更全面、更準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

3.3 各部門(mén)之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)

人事干部檔案信息資料的外圍往往涉及很多單位，其中包括上級(jí)部門(mén)，也包括橫向機(jī)關(guān)，同時(shí)內(nèi)部還包含了人事干部管理職能部門(mén)。就信息內(nèi)容而言，至少包括班子履歷材料、干部的人事任免、獎(jiǎng)懲、考核以及工資福利待遇等內(nèi)容。為此，在人事干部檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，上級(jí)與下級(jí)以及相關(guān)部門(mén)之間應(yīng)當(dāng)做好協(xié)調(diào)工作，尤其是要明確界定部門(mén)和單位之間的相互責(zé)任以及權(quán)益，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)采集以及維護(hù)利用，從而實(shí)現(xiàn)多部門(mén)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，可大大提高人事干部檔案數(shù)字化管理水平。

3.4 基于統(tǒng)一規(guī)劃完善干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)細(xì)節(jié)

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，其涉及的領(lǐng)域、內(nèi)容極為廣泛，包括教育、勞動(dòng)、認(rèn)識(shí)、組織等諸多機(jī)構(gòu)，均需要進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)、科學(xué)的分工。這就需要基于統(tǒng)一規(guī)劃的原則，將全面開(kāi)發(fā)干部人事檔案信息資源作為主要目標(biāo)，構(gòu)建多元化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建全國(guó)統(tǒng)一的干部人事檔案信息中心，使得全國(guó)各個(gè)地區(qū)人事檔案信息資源能夠進(jìn)行高度的整合、共享，為勞動(dòng)、組織、人事提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)人力資源服務(wù)中心來(lái)說(shuō)，需要致力于開(kāi)展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作，數(shù)字化建設(shè)不僅需要充分體現(xiàn)干部人事檔案的特征，同時(shí)又需要主動(dòng)與人事、組織等有關(guān)職能機(jī)構(gòu)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行協(xié)調(diào)，即在全國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的整體規(guī)劃下，把干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的總體目標(biāo)進(jìn)行拆分，劃分為不同階段、不同時(shí)期的具體目標(biāo)，并根據(jù)這個(gè)目標(biāo)來(lái)推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，保障干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)。

4 結(jié)論

總之，干部人事檔案對(duì)干部自身的發(fā)展意義重大，也是干部履歷發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料，所以亟須調(diào)整策略，做好干部人事檔案管理基礎(chǔ)工作之外，也需要各個(gè)單位和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員共同努力，轉(zhuǎn)變思維模式，多方位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)檔案的管理水平，能夠直面問(wèn)題，勇于解決遇到的問(wèn)題，借助數(shù)字化信息化創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理的效率，能夠保證所收集到的檔案資料信息的質(zhì)量，為干部工作提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化檔案的作用。

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