顧曉菲

1實施概述

在系統(tǒng)正式上線，被投入使用之前，外貿(mào)公司必須進(jìn)行分批次的、不同范圍的培訓(xùn)，并且需要保障系統(tǒng)推廣的過程中不影響正常的日常辦公。系統(tǒng)基本采取前期試運(yùn)行、不同模塊分階段推廣上線的方式，從而做好過渡期的協(xié)調(diào)準(zhǔn)備工作。在系統(tǒng)的實施過程中，再次鞏固驗證業(yè)務(wù)的各個操作環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)是否達(dá)成，盡可能更全面的規(guī)范操作流程，確保系統(tǒng)最終可以順利投入運(yùn)行。

2實施準(zhǔn)備

2.1? 組織準(zhǔn)備

根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項目職能負(fù)責(zé)情況，組織相關(guān)工作人員按照客戶組、業(yè)務(wù)組、財務(wù)組、領(lǐng)導(dǎo)組、系統(tǒng)管理組進(jìn)行系統(tǒng)的實施工作，并最后參與系統(tǒng)的評審和歸檔。

客戶組：通過外網(wǎng)瀏覽器打開系統(tǒng)，并且進(jìn)行用戶的注冊及登錄，將客戶及商品的信息錄入系統(tǒng)并進(jìn)行日常修改維護(hù)。在線上進(jìn)行訂單的生成提交審核操作，并根據(jù)訂單的預(yù)期操作時間節(jié)點對訂單的業(yè)務(wù)進(jìn)度、物流進(jìn)度、報關(guān)申報進(jìn)度、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的安排進(jìn)度進(jìn)行跟蹤、申請和查詢。

業(yè)務(wù)組：進(jìn)入系統(tǒng)后，對客戶組提交的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取和基本審核，將審核情況提交領(lǐng)導(dǎo)組和財務(wù)組等待批示審核結(jié)果，查詢審核進(jìn)度。

財務(wù)組：進(jìn)入系統(tǒng)后，對領(lǐng)導(dǎo)組提交的收付款情況進(jìn)行審核并及時反饋，生成財務(wù)單據(jù)。

領(lǐng)導(dǎo)組：聽取項目進(jìn)度匯報，負(fù)責(zé)信息化項目的決策和總指揮。進(jìn)入系統(tǒng)后，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)組和財務(wù)組提交的業(yè)務(wù)內(nèi)容審核，并把審核結(jié)果反饋對應(yīng)組別。

系統(tǒng)管理組：負(fù)責(zé)線上實施的日常管理工作，制訂項目實施的各項計劃及相關(guān)制度，能夠協(xié)調(diào)項目實施過程中各個方面的各種關(guān)系，并跟蹤實施的進(jìn)度和質(zhì)量，同時負(fù)責(zé)培訓(xùn)和技術(shù)支持等。

2.2? 環(huán)境準(zhǔn)備

操作系統(tǒng)：Windows XP、Windows Vista、Windows7;瀏覽器：IE8、火狐、谷歌、360瀏覽器

硬件環(huán)境：該項目實施范圍的使用人員預(yù)估同時并發(fā)數(shù)在10以內(nèi)，建議使用10臺配置為Xeon E5-2640V22.6GHz，CPU E5-2640的服務(wù)器，一臺數(shù)據(jù)服務(wù)器內(nèi)存16G，一臺應(yīng)用服務(wù)器內(nèi)存均8G。

數(shù)據(jù)庫環(huán)境：Oracle Enterprise Linux6

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：網(wǎng)線為普通雙絞線和100M網(wǎng)絡(luò)寬帶。

2.3? 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

在系統(tǒng)的模擬運(yùn)行之前，外貿(mào)公司業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要提供多套包括進(jìn)口業(yè)務(wù)、出口業(yè)務(wù)等不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的已完全終結(jié)的訂單資料作為模擬運(yùn)行時的數(shù)據(jù)支持。數(shù)據(jù)資料要求真實和完整，以檢測該系統(tǒng)的正確性和流暢性。數(shù)據(jù)信息需要包括：真實訂單的客戶信息、產(chǎn)品信息、采購和銷售的訂單信息、物流委托信息、出口退稅信息、應(yīng)收應(yīng)付賬款信息等。

3實施培訓(xùn)

根據(jù)項目實施的進(jìn)度，公司的系統(tǒng)培訓(xùn)擬定分批次進(jìn)行。首先在系統(tǒng)的實施階段針對公司在職員按照職務(wù)進(jìn)行各自為期兩天的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。在系統(tǒng)正式上線推廣階段再安排關(guān)鍵用戶和系統(tǒng)管理員進(jìn)行各自為期兩天的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。系統(tǒng)實施培訓(xùn)計劃表如表1 所示。

4系統(tǒng)上線

為了保障系統(tǒng)推廣的過程中不影響正常的日常辦公，公司決定系統(tǒng)建設(shè)采用分模塊、逐步替換的策略進(jìn)行前期試運(yùn)行，將不同模塊逐步分階段推廣上線，從而做好過渡期的協(xié)調(diào)準(zhǔn)備工作。

1.??? 基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)模塊的實施。公司相關(guān)客戶使用基礎(chǔ)信息管理功能，客戶可以通過瀏覽器進(jìn)行在線自助下單業(yè)務(wù)?？蛻糨斎肫銲D、密碼、驗證碼后等待驗證通過，即可登錄系統(tǒng)，然后根據(jù)系統(tǒng)圖標(biāo)按鈕進(jìn)行進(jìn)口業(yè)務(wù)、出口業(yè)務(wù)、金融服務(wù)的數(shù)據(jù)自助錄入及維護(hù)保存，并提交審核。

2.??? 進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)模塊的實施。在基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)模塊上線后，公司的業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶自助錄入的產(chǎn)品信息、客戶信息、訂單信息進(jìn)行審核，并自動生成審核結(jié)果。若審核結(jié)果不通過，則返回第一步，需要客戶進(jìn)行基礎(chǔ)信息的重新修改和維護(hù)。若審核通過，業(yè)務(wù)員將根據(jù)客戶的服務(wù)需求進(jìn)行下一步操作，比如提供相應(yīng)的物流服務(wù)、金融服務(wù)等。

3.??? 財務(wù)管理系統(tǒng)模塊的實施。財務(wù)人員使用財務(wù)管理功能，根據(jù)公司的業(yè)務(wù)員提交的金融服務(wù)申請進(jìn)行審核，并自動生成審核結(jié)果，提高財務(wù)自動化辦公的水平。若審核不通過，則駁回業(yè)務(wù)員申請。若審核通過，則提交領(lǐng)導(dǎo)層審核確認(rèn)。收到領(lǐng)導(dǎo)層審核通過的批復(fù)后，財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)申請要求安排支付供貨方貨款，并生成應(yīng)付賬款憑證;或者確認(rèn)來款入賬，生成應(yīng)收賬款憑證。

4.??? 系統(tǒng)管理模塊的實施。系統(tǒng)管理員使用系統(tǒng)管理功能進(jìn)行權(quán)限設(shè)置和用戶管理。系統(tǒng)管理作為整個系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)之一，保證了合法用戶對系統(tǒng)的操作和訪問，確保了數(shù)據(jù)的安全性。

5.??? 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊的實施。權(quán)限人員或領(lǐng)導(dǎo)層使用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)統(tǒng)計管理功能可以進(jìn)行出口銷售額統(tǒng)計、進(jìn)口采購額統(tǒng)計、利潤統(tǒng)計、應(yīng)收賬款統(tǒng)計、應(yīng)付賬款統(tǒng)計和資金流統(tǒng)計，并將統(tǒng)計數(shù)據(jù)結(jié)果作為參考進(jìn)行管理決策。

5實施效果評估

系統(tǒng)正式上線以來，運(yùn)行情況良好，已經(jīng)在公司正常業(yè)務(wù)過程中進(jìn)行全面的推廣。

在系統(tǒng)實施的過程中，系統(tǒng)的用戶，包含客戶、業(yè)務(wù)員、財務(wù)人員、領(lǐng)導(dǎo)層等均對于整個系統(tǒng)的功能模塊、界面設(shè)計、系統(tǒng)的安全性、易用性、可維護(hù)性等進(jìn)行全方面的驗證?？蛻艨梢栽诰€完成注冊和錄入客戶基本信息、商品信息、訂單信息。業(yè)務(wù)部門的訂單生成、費用預(yù)算、成本預(yù)算、利潤預(yù)算、預(yù)算調(diào)整均在系統(tǒng)中線上進(jìn)行編制、提交和審批;領(lǐng)導(dǎo)層的合同審批、付款審批、資信審核也均在系統(tǒng)中進(jìn)行。系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計準(zhǔn)確及時，為領(lǐng)導(dǎo)層在公司管理上的宏觀調(diào)控和貿(mào)易決策中提供扎實的數(shù)據(jù)理論支持。財務(wù)人員可以在系統(tǒng)內(nèi)錄入反饋應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的資金情況。實施結(jié)果表明系統(tǒng)的運(yùn)行情況準(zhǔn)確、穩(wěn)定、有較好的容錯能力，可以高效的完成公司業(yè)務(wù)的日常工作。

6.??? 總結(jié)

結(jié)合目前的運(yùn)行情況來看，該系統(tǒng)已經(jīng)可以滿足公司的日常業(yè)務(wù)管理，并且提高了公司工作效率，達(dá)到了系統(tǒng)建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)，取得了比較良好的使用效果。