久其數(shù)據(jù)管理軟件在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

吳建剛

摘要：會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)型升級(jí)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作提出了更高的要求，但由于會(huì)計(jì)核算軟件二次開(kāi)發(fā)成本高、難度大、效率低，Excel軟件本身存在一定局限性和函數(shù)參數(shù)復(fù)雜會(huì)計(jì)人員工作運(yùn)用較少等原因，使會(huì)計(jì)軟件和Excel等軟件難以滿(mǎn)足財(cái)務(wù)管理日常工作需求。作者從財(cái)務(wù)軟件和Excel表在財(cái)務(wù)管理中運(yùn)用的局限性和久其軟件在財(cái)務(wù)管理工作中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行分析，充分利用久其數(shù)據(jù)管理軟件效率高、功能強(qiáng)、成本低等特點(diǎn)，舉例分析久其數(shù)據(jù)管理軟件在實(shí)際財(cái)務(wù)管理中編制全面預(yù)算、資產(chǎn)管理和薪酬統(tǒng)計(jì)等方面的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理;久其軟件;應(yīng)用

引言

近年來(lái)，為推進(jìn)會(huì)計(jì)領(lǐng)域治理體系和治理能力現(xiàn)代化，提升會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和效率，全國(guó)上下都在大力推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)，促進(jìn)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)型升級(jí)，這對(duì)財(cái)務(wù)管理工作提出了更高、更精、更細(xì)的要求。同時(shí)，隨著我國(guó)會(huì)計(jì)信息化水平的不斷提高，會(huì)計(jì)軟件、Excel電子表等電子信息技術(shù)也已深入財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作中，對(duì)提高會(huì)計(jì)核算效率和財(cái)務(wù)管理水平都起著非常重要的作用。但是，由于會(huì)計(jì)核算軟件二次開(kāi)發(fā)成本高、難度大、效率低，Excel軟件本身存在一定局限性和由于函數(shù)參數(shù)復(fù)雜，會(huì)計(jì)人員對(duì)函數(shù)運(yùn)用不熟練等原因，在實(shí)際財(cái)務(wù)管理工作中，會(huì)計(jì)軟件和Excel軟件難以滿(mǎn)足企業(yè)財(cái)務(wù)管理中很多日常工作需求。本文試從目前行政企事業(yè)單位廣泛使用的久其通用數(shù)據(jù)管理軟件（以下簡(jiǎn)稱(chēng)久其軟件）為例，深入分析久其軟件在煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中的具體應(yīng)用。

一、會(huì)計(jì)軟件和Excel表在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的局限性

（一）會(huì)計(jì)軟件的局限性

會(huì)計(jì)軟件在會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等方面均具有高效、準(zhǔn)確等優(yōu)點(diǎn)，但主要缺點(diǎn)是其主要功能是會(huì)計(jì)憑證的審核記賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等，財(cái)務(wù)分析仍需通過(guò)查詢(xún)會(huì)計(jì)賬簿或由軟件開(kāi)發(fā)人員按照需求設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)固定格式報(bào)表查詢(xún)后展開(kāi)分析。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多，財(cái)務(wù)分析點(diǎn)多面廣，特別是分析會(huì)計(jì)賬簿外管理數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、閑置資產(chǎn)、員工薪酬等時(shí)，會(huì)計(jì)軟件日常功能已無(wú)法滿(mǎn)足廣大會(huì)計(jì)人員的需要。

（二）Excel軟件的局限性

1.數(shù)據(jù)安全性差

Excel提供了有限的安全性，需要限制用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)和修改權(quán)限，如果數(shù)據(jù)上報(bào)單位在表格插入或刪除一行（或列）、修改刪除數(shù)據(jù)公式或格式等時(shí)，當(dāng)處理數(shù)據(jù)量大時(shí)，這種錯(cuò)誤不易發(fā)現(xiàn)，從而會(huì)導(dǎo)致匯總數(shù)據(jù)發(fā)生嚴(yán)重錯(cuò)誤而會(huì)計(jì)人員無(wú)法查找或核對(duì)錯(cuò)誤需要花費(fèi)大量時(shí)間，最終可能導(dǎo)致分析結(jié)果錯(cuò)誤。如果經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，需重新調(diào)整報(bào)表格式、數(shù)據(jù)屬性或由上報(bào)單位重新上報(bào)等，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作效率下降。

2.無(wú)法實(shí)現(xiàn)多用戶(hù)管理

Excel電子表是一個(gè)單機(jī)程序，一個(gè)Excel文件通常無(wú)法被多個(gè)用戶(hù)同時(shí)管理。

3.數(shù)據(jù)分析運(yùn)用較少

數(shù)據(jù)透視等分析工具運(yùn)用不普及，財(cái)務(wù)人員運(yùn)用Excel通常只進(jìn)行簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)分析，復(fù)雜數(shù)據(jù)分析通常由科技信息部門(mén)完成或請(qǐng)Excel高手幫忙，導(dǎo)致Excel在實(shí)際財(cái)務(wù)分析中運(yùn)用較少。

二、久其軟件在財(cái)務(wù)管理工作中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)分析

久其報(bào)表軟件可以克服財(cái)務(wù)軟件和Excel軟件的上述缺點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：

（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確高效

久其軟件參數(shù)下發(fā)后，上報(bào)單位只需要也只能根據(jù)報(bào)表格式要求填報(bào)，并通過(guò)預(yù)先設(shè)定公式審核無(wú)提示錯(cuò)誤后方可上報(bào)，保證了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，提高會(huì)計(jì)工作效率。

（二）分析利用簡(jiǎn)單

數(shù)據(jù)匯總功能強(qiáng)大，可以選擇匯總條件，生成分析、匯總、差額等報(bào)表數(shù)據(jù)，滿(mǎn)足各種數(shù)據(jù)需求。匯總數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等可隨時(shí)導(dǎo)出到Excel中，滿(mǎn)足財(cái)務(wù)管理各種需要。

（三）參數(shù)設(shè)計(jì)靈活

財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作實(shí)際需要靈活設(shè)計(jì)報(bào)表參數(shù)，報(bào)表格式、計(jì)算公式和審核公式等均可由會(huì)計(jì)人員靈活設(shè)置，在應(yīng)用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)需要增加統(tǒng)計(jì)指標(biāo)、內(nèi)容、格式等，可以隨時(shí)調(diào)整任務(wù)參數(shù)后下發(fā)至填報(bào)單位，填報(bào)單位只需簡(jiǎn)要修改錄入后重新上報(bào)或由數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)人員直接修改即可。

（四）應(yīng)用要求不高

設(shè)計(jì)任務(wù)參數(shù)對(duì)會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)知識(shí)和電子信息技術(shù)要求不高，只需清楚數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)目的、未來(lái)可能數(shù)據(jù)需求，認(rèn)真學(xué)習(xí)久其軟件系統(tǒng)幫助，了解報(bào)表設(shè)計(jì)流程、參數(shù)公式運(yùn)用及其參數(shù)等內(nèi)容，甚至不需要計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。而對(duì)數(shù)據(jù)填報(bào)人員的要求則更低，只需熟悉一般軟件操作，按照任務(wù)參數(shù)要求填報(bào)均可完成全部操作。

（五）軟件成本不高

企業(yè)單位通過(guò)久其軟件（定義版）設(shè)計(jì)下發(fā)參數(shù)，經(jīng)簡(jiǎn)單培訓(xùn)即可下發(fā)填報(bào)單位通過(guò)軟件（錄入版）填報(bào)。而購(gòu)買(mǎi)錄入版、定義版久其軟件費(fèi)用低且安裝數(shù)量幾乎不受限制。對(duì)已使用該軟件填報(bào)年報(bào)的單位，軟件成本幾乎為零。

三、久其軟件在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用

（一）在企業(yè)全面預(yù)算管理方面的應(yīng)用

1.設(shè)計(jì)構(gòu)架

報(bào)表封面、企業(yè)基本情況表、卷煙銷(xiāo)售明細(xì)表、卷煙銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)分析表、三項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算表、其他業(yè)務(wù)收支預(yù)算表、稅金預(yù)算表、資本性支出預(yù)算明細(xì)表、捐贈(zèng)支出預(yù)算明細(xì)表、預(yù)算定額明細(xì)表、預(yù)算定額執(zhí)行分析表、稅利預(yù)算表和主要指標(biāo)預(yù)算表等。

2.設(shè)計(jì)思路

卷煙銷(xiāo)售、三項(xiàng)費(fèi)用、其他業(yè)務(wù)收支、營(yíng)業(yè)外收支、稅金等預(yù)算報(bào)表錄入后自動(dòng)匯總生成利潤(rùn)表等報(bào)表;卷煙銷(xiāo)售預(yù)算由業(yè)務(wù)部門(mén)錄入后直接生成統(tǒng)計(jì)分析表;三項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算由各預(yù)算單位選擇預(yù)算指標(biāo)錄入后自動(dòng)匯總。

3.前期準(zhǔn)備

新增久其任務(wù)，任務(wù)類(lèi)型為年度;設(shè)置預(yù)算單位、預(yù)算指標(biāo)、資產(chǎn)類(lèi)別、卷煙類(lèi)別、捐贈(zèng)類(lèi)別、判斷類(lèi)別等枚舉字典。

4.報(bào)表設(shè)計(jì)

（1）封面代碼。唯一主代碼中設(shè)置年度，必須含報(bào)表類(lèi)型;設(shè)置上級(jí)代碼，構(gòu)建樹(shù)型結(jié)構(gòu)。

（2）三項(xiàng)費(fèi)用表。設(shè)計(jì)預(yù)算費(fèi)用項(xiàng)目為固定行，預(yù)算指標(biāo)設(shè)置浮動(dòng)行，預(yù)算單位選擇預(yù)算指標(biāo)后錄入后自動(dòng)匯總生成預(yù)算費(fèi)用項(xiàng)目。設(shè)置預(yù)算過(guò)程計(jì)算明細(xì)、預(yù)算說(shuō)明、季度預(yù)算等欄目。

（3）基本情況表。包括分部門(mén)、崗位性質(zhì)人員數(shù)量，房屋資產(chǎn)，基層部所資產(chǎn)，閑置資產(chǎn)數(shù)量、租金收入，查處卷煙數(shù)量、案值計(jì)劃，扶貧人員等信息。

（4）銷(xiāo)售預(yù)算表。申報(bào)單位按含增值稅金額直接錄入銷(xiāo)售申報(bào)表;自動(dòng)生成銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表。

（5）其他業(yè)務(wù)收支表。包括其他業(yè)務(wù)收入和其他業(yè)務(wù)支出，營(yíng)業(yè)外收入和營(yíng)業(yè)外支出等，按照預(yù)算項(xiàng)目明細(xì)設(shè)計(jì)，表格設(shè)置固定行直接錄入。

（6）資本性支出和捐贈(zèng)明細(xì)表。設(shè)置浮動(dòng)行，由預(yù)算單位分別選擇支出類(lèi)別錄入，按類(lèi)出類(lèi)別自動(dòng)匯總。

（7）稅利表和主要指標(biāo)表。從其他表格中自動(dòng)取數(shù)生成。

（8）預(yù)算定額和定額執(zhí)行分析表。設(shè)計(jì)參數(shù)時(shí)將已預(yù)算定額直接錄入，申報(bào)單位不可修改;預(yù)算執(zhí)行分析，根據(jù)基本情況表、預(yù)算銷(xiāo)售數(shù)量等與預(yù)算定額自動(dòng)計(jì)算，與預(yù)算申報(bào)數(shù)雙比分析后生成比較數(shù)據(jù)。

5.報(bào)表任務(wù)效果分析

（1）提高預(yù)算編制效率。通過(guò)系統(tǒng)預(yù)設(shè)報(bào)表公式和表間取數(shù)，自動(dòng)計(jì)算匯總計(jì)算實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)、稅金等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等，提高了預(yù)算報(bào)表編制效率。

（2）提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。錄入預(yù)算數(shù)據(jù)計(jì)算過(guò)程，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)核驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確。

（3）提高數(shù)據(jù)安全性。通過(guò)固定報(bào)表格式，填報(bào)單位只能按照?qǐng)?bào)表要求錄入數(shù)據(jù)，不能更改報(bào)表格式和計(jì)算公式，保證錄入數(shù)據(jù)人為改動(dòng)可能性，確保預(yù)算數(shù)據(jù)安全。

（二）在企業(yè)資產(chǎn)管理方面的應(yīng)用

1.設(shè)計(jì)構(gòu)架

報(bào)表封面、房屋資產(chǎn)及權(quán)屬證明明細(xì)表、閑置資產(chǎn)明細(xì)表等。

2.設(shè)計(jì)思路

報(bào)表設(shè)計(jì)資產(chǎn)原值、房屋面積等;權(quán)證信息;評(píng)估信息;出租信息;租金信息;填報(bào)單位錄入后按單位、類(lèi)別自動(dòng)匯總。

3.前期準(zhǔn)備

新增久其任務(wù)類(lèi)型為不定期;設(shè)置單位代碼、單位簡(jiǎn)碼、資產(chǎn)類(lèi)別、土地性質(zhì)、出租方式、判斷類(lèi)別等枚舉字典。

4.報(bào)表設(shè)計(jì)

（1）封面代碼。將年度設(shè)置到唯一主代碼中;唯一主代碼必須含報(bào)表類(lèi)型。

（2）房屋資產(chǎn)及權(quán)屬證明表。按是否閑置和按單位簡(jiǎn)碼匯總設(shè)計(jì)為固定行，資產(chǎn)明細(xì)設(shè)置浮動(dòng)行，填報(bào)單位錄入資產(chǎn)基本信息、權(quán)屬、評(píng)估、出租等信息后自動(dòng)匯總。

（3）閑置資產(chǎn)表。將出租性質(zhì)和單位代碼匯總設(shè)計(jì)為固定行，資產(chǎn)明細(xì)設(shè)置浮動(dòng)行，填報(bào)單位錄入閑置資產(chǎn)閑置類(lèi)別、出租、評(píng)估等信息后自動(dòng)匯總。

5.報(bào)表任務(wù)效果分析

（1）提高準(zhǔn)確性。大量數(shù)據(jù)通過(guò)預(yù)設(shè)公式計(jì)算自動(dòng)計(jì)算，保證匯總數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。

（2）減少工作量。報(bào)表格式統(tǒng)一，資產(chǎn)發(fā)生變動(dòng)時(shí)僅需對(duì)個(gè)別變動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行修改，無(wú)須重新填報(bào)，保證數(shù)據(jù)適時(shí)更新，減少手工工作量。

（3）資料項(xiàng)目全。通過(guò)預(yù)設(shè)資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)，一次錄入，適時(shí)修改，可以滿(mǎn)足不同時(shí)期不同數(shù)據(jù)需求。

（三）在薪酬統(tǒng)計(jì)方面的應(yīng)用

1.設(shè)計(jì)構(gòu)架

報(bào)表封面、工資明細(xì)表等。

2.設(shè)計(jì)思路

按人員類(lèi)別、管理環(huán)節(jié)分類(lèi)，填報(bào)單位錄入后自動(dòng)匯總，統(tǒng)一匯總口徑，統(tǒng)計(jì)單位可按姓名統(tǒng)計(jì)全年月份薪酬數(shù)據(jù)。

3.前期準(zhǔn)備

久其任務(wù)類(lèi)型為月度;設(shè)置單位代碼、人員類(lèi)別、管理環(huán)節(jié)、年度、月份等枚舉字典。設(shè)置第13月為發(fā)放年終薪酬虛擬月份。

4.報(bào)表設(shè)計(jì)

（1）封面代碼。唯一主代碼設(shè)置年度和月份;唯一主代碼必須含報(bào)表類(lèi)型。

（2）工資明細(xì)表。設(shè)計(jì)人員類(lèi)別匯總為固定行，人員工資明細(xì)設(shè)置浮動(dòng)行，填報(bào)單位按人員類(lèi)別、管理環(huán)節(jié)等錄入數(shù)據(jù)后自動(dòng)匯總。

5.報(bào)表任務(wù)效果分析

（1）為年度薪酬分配提供決策參考。通過(guò)統(tǒng)計(jì)各類(lèi)人員年度薪酬數(shù)據(jù)，橫向?qū)Ρ确治龈黝?lèi)人員年度薪酬，為薪酬分配提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐。

（2）提高會(huì)計(jì)處理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)稽核人員通過(guò)對(duì)比匯總數(shù)據(jù)，輔助審核會(huì)計(jì)賬務(wù)處理，發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理中存在問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

久其軟件是操作簡(jiǎn)單、統(tǒng)計(jì)方便、應(yīng)用廣泛、成本較低的數(shù)據(jù)管理軟件，財(cái)務(wù)管理過(guò)程中數(shù)據(jù)量大、需要經(jīng)常進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的管理工作，都可以通過(guò)分析研究開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)任務(wù)參數(shù)，作為向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要工作方法，提高財(cái)務(wù)管理信息化水平和工作效率，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理工作高質(zhì)量發(fā)展。