新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)分析

李慧霞

摘要：目前，我國(guó)社會(huì)信息化管理水平逐漸提升，在人事檔案管理方面，傳統(tǒng)的管理方式將無(wú)法滿足社會(huì)的需求?；诖?，該文將探討如何提高新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)這一問(wèn)題，提出幾個(gè)有助于促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的策略，有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理信息化;信息化建設(shè)

改革開放以來(lái)，我國(guó)社會(huì)居民的生活方式和生活水平發(fā)生改變，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，為了快速適應(yīng)社會(huì)的變革，在信息化時(shí)代，想要推動(dòng)社會(huì)各企業(yè)單位的快速發(fā)展，就需要做好人事檔案管理信息化建設(shè)。

1 人事檔案信息化管理的重要意義

信息時(shí)代的到來(lái)使得人們足不出戶就能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)收集到社會(huì)各方面的信息資源，節(jié)省了大量工作時(shí)間。人事檔案管理信息化就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)，對(duì)人事資源進(jìn)行規(guī)范化處理和信息化管理，使得管理人員后期能夠更方便的使用人事資源。

在信息化發(fā)展快速的當(dāng)今社會(huì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使得信息管理極為重要，信息的價(jià)值不可估量。因此，合理利用并管理信息數(shù)據(jù)，能夠更快推進(jìn)單位甚至國(guó)家的快速發(fā)展。在人事檔案方面，有效的管理人事檔案信息能夠快速推進(jìn)部門各方面的發(fā)展。社會(huì)各部門需要摒棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，引進(jìn)科學(xué)的信息化管理技術(shù)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化存儲(chǔ)管理，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息存儲(chǔ)管理，改用電子信息存儲(chǔ)管理，進(jìn)入全面的信息數(shù)字化操作模式，減輕部門工作人員的工作壓力，提高工作效率。

引用信息化的人事檔案管理方式，有助于信息資源的共享，加強(qiáng)各部門之間的信息聯(lián)系，對(duì)信息加以利用，能夠給公司創(chuàng)造出更多的價(jià)值。和傳統(tǒng)的人事檔案信息管理方法相比較，新時(shí)期的人事檔案信息化管理更加簡(jiǎn)單方便，具有流動(dòng)性和高效性，人事檔案信息化管理給更多的社會(huì)人才創(chuàng)造了機(jī)會(huì)，能夠保證公司人才最大化利用，有效推動(dòng)各部門經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

2 新時(shí)期人事檔案管理中存在的不足

首先，社會(huì)各部門對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方法就能合理的管理好人事檔案，殊不知采用傳統(tǒng)的管理方法，不積極引用信息化管理技術(shù)，給公司造成了很大的損失，嚴(yán)重阻礙社會(huì)的進(jìn)步。其次，由于不夠重視企業(yè)人事檔案的管理，導(dǎo)致當(dāng)下的人事檔案和以前的人事檔案混淆在一起，使得無(wú)法合理的完善和建立管理制度。由于之前對(duì)人事檔案管理不合理，使得一些信息資源不準(zhǔn)確、不完整，導(dǎo)致工作人員無(wú)法精確的保存檔案信息。因此，要想合理管理人事檔案信息，需要各部門切實(shí)關(guān)注這個(gè)問(wèn)題。再次，由于信息化人事檔案管理技術(shù)還沒(méi)有滲透到各部門內(nèi)部，使得新時(shí)期人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，人事檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)不完整，存在較大的信息安全漏洞。當(dāng)前我國(guó)各個(gè)單位信息數(shù)據(jù)庫(kù)存在很多不足，人事信息數(shù)據(jù)不完整，而且工作人員對(duì)信息的更新不及時(shí)，沒(méi)有意識(shí)到信息化人事檔案管理的重要性，從而沒(méi)有著手制定行之有效的管理策略，使得各單位無(wú)法快速適應(yīng)當(dāng)下的科技發(fā)展速度。最后，由于不重視人事檔案的信息化管理，當(dāng)前社會(huì)各單位人事檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，管理技術(shù)和方法有很大的欠缺，工作人員整體管理水平達(dá)不到社會(huì)的發(fā)展所需水平。

3 新時(shí)期人事檔案信息化管理策略

完善人事檔案管理制度。傳統(tǒng)的人事檔案管理效率和效果低下，究其原因，是因?yàn)闆](méi)有制定科學(xué)合理的管理制度，長(zhǎng)期下來(lái)，檔案管理工作人員工作水平得不到提升，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展就受到了很大的影響。因此，要想推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，就需要從企業(yè)的人事檔案管理方面入手，對(duì)企業(yè)的人事檔案資源進(jìn)行合理規(guī)劃和存儲(chǔ)，最大化利用公司人才，培養(yǎng)其長(zhǎng)處為公司帶來(lái)最大的效益。

要想達(dá)到社會(huì)人事檔案信息化管理要求的水平，需要企業(yè)管理人員制定完善的人事檔案管理機(jī)制，檔案管理人員要明確自己的職責(zé)，充分利用當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)，合理管理企業(yè)人事檔案信息資源，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。例如，為了有效的管理公司人事檔案信息資源，合理并充分利用各部門人才，企業(yè)高層可以根據(jù)《干部人事檔案管理工作條例》，并結(jié)合實(shí)際的工作需要，一步步的健全公司的《干部管理檔案制度》《人事信息檔案管理保密制度》《人事檔案信息安全制度》以及《計(jì)算機(jī)信息管理制度》等相關(guān)制度規(guī)定，要求所有企業(yè)工作人員按照相關(guān)制度，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案信息管理工作，百分百避免公司人事檔案信息出現(xiàn)丟失、混淆等情況。除了建立完善的規(guī)章制度以外，各企業(yè)還需要完善人事檔案管理信息化檢查制度，公司上級(jí)要嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)下級(jí)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，并定期對(duì)人事檔案信息化管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)通報(bào)檢查結(jié)果，保證檢查結(jié)果公正公開，真正的將企業(yè)人事檔案信息化管理工作落實(shí)。只有通過(guò)這樣嚴(yán)格的制定制定和執(zhí)行，才能有效避免企業(yè)人才流失，將人才用到實(shí)處，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施是保證一切工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，人事檔案管理也不例外。公司高層管理人員要積極加大對(duì)人事檔案信息管理的資金投入力度，對(duì)各項(xiàng)管理技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，務(wù)必滿足人事檔案工作人員硬件和軟件需求。例如，提供電腦和掃描儀，人事檔案工作人員能夠錄入相關(guān)信息，并對(duì)信息進(jìn)行合理的分析、整理和存儲(chǔ)，這樣一來(lái)，大大提高了工作人員工作效率，還能保證信息的安全性和完整性。企業(yè)需要定時(shí)的更新各項(xiàng)設(shè)備，使得設(shè)備能夠滿足工作人員使用需求，先進(jìn)的設(shè)備對(duì)企業(yè)人事檔案信息化的建立起著決定性作用，工作人員利用設(shè)備，能夠出色的完成企業(yè)的檔案管理任務(wù)。給人事檔案工作人員提供優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)設(shè)備并建立完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，能夠保證且企業(yè)人事檔案信息的絕對(duì)安全，通過(guò)計(jì)算機(jī)之間的信息輸送，實(shí)現(xiàn)了人事檔案數(shù)據(jù)信息的信息化管理，提高信息管理效率，讓人事檔案管理者認(rèn)同自己。

創(chuàng)建優(yōu)秀管理隊(duì)伍。要想推動(dòng)人事檔案管理信息化，需要管理人員具備較高的思想道德素質(zhì)，企業(yè)需要定期對(duì)人事檔案管理工作者進(jìn)行思想教育和技能培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成高素質(zhì)、具備專業(yè)管理技術(shù)的人才，從而推動(dòng)企業(yè)人事檔案的信息化管理。

如何提高企業(yè)人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，是企業(yè)高層管理人員需要考慮的問(wèn)題。例如，高層管理人員可以采取集中學(xué)習(xí)、自主學(xué)習(xí)以及相互研討等方式，對(duì)企業(yè)人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)。另外，還可以定期組織講座，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者專家到企業(yè)進(jìn)行思想宣講，有效提高企業(yè)人事檔案管理者素質(zhì)水平，推動(dòng)管理人員自身發(fā)展。

對(duì)人事檔案進(jìn)行有效信息化安全維護(hù)。人事檔案定義為與家庭人員工作情況和個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷等各方面相關(guān)的記載，，屬于一個(gè)比較完整的個(gè)人信息存儲(chǔ)檔案，檔案關(guān)系到每個(gè)人的自身利益。因此，為了有效保障公司人事的信息利益安全，企業(yè)需要保證各部門人事的信息安全性，加強(qiáng)人事檔案信息安全防護(hù)。首先，為了保證人事檔案的信息安全性，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)需要特別重視公司網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)工作，定期對(duì)公司人事檔案信息進(jìn)行安全性檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)安全漏洞及時(shí)修正。其次，出現(xiàn)信息安全漏洞就需要制定有效的應(yīng)對(duì)措施，比如設(shè)置安全密碼等，有效防止公司人才信息外漏，造成巨大的損失。最后，建議企業(yè)高層給人事檔案管理部門配備先進(jìn)的信息訪問(wèn)控制軟件系統(tǒng)，例如可以通過(guò)防火墻等設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，加強(qiáng)信息安全管理，可以有效保障人事檔案信息的安全性，保證企業(yè)快速穩(wěn)定的發(fā)展。

加強(qiáng)各部門之間的信息交流。幾乎所有的企業(yè)當(dāng)中，人事檔案管理部門都只作為公司的一個(gè)小部門，這個(gè)部門具有很多上級(jí)部門和同一級(jí)別的部門，企業(yè)是一個(gè)大的整體，其發(fā)展離不開各個(gè)部門的協(xié)作共進(jìn)。因此，要想保證人事檔案管理部門的高效運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)將其與其他部門聯(lián)絡(luò)起來(lái)，進(jìn)行頻繁的信息溝通，建立有效的部門協(xié)調(diào)機(jī)制，從而可以保證人事檔案的信息化管理。另外，企業(yè)人事檔案管理各部門之間也需要加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，明確各級(jí)部門之間的職責(zé)權(quán)限，不得越權(quán)也不能無(wú)視自己部門的任務(wù)，其他部門需要積極配合人事檔案管理部門的日常工作，好讓人事管理部門進(jìn)行科學(xué)的信息數(shù)據(jù)收集和管理，最終建立完善有序的人事檔案信息化管理機(jī)制。

總的來(lái)說(shuō)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展離不開各公司部門的信息化管理，信息化管理是人事檔案管理的基本。在平時(shí)的工作當(dāng)中，各領(lǐng)導(dǎo)要積極引進(jìn)信息化人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案管理提出嚴(yán)格要求，加快公司人事檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)公司以及社會(huì)的快速發(fā)展。

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