新時期文書檔案管理工作的思考

摘要：本文對新時期的文書檔案管理工作相關(guān)問題進行了探討，文章從措施新時期做好文書檔案管理工作的重要性入手，然后分析了文書檔案管理工作現(xiàn)狀，最后提出了做好文書檔案管理工作的對策建議。

關(guān)鍵詞：新時期;文書檔案管理;重要性;現(xiàn)狀;對策建議

前言

在企事業(yè)單位的日常發(fā)展與綜合管理中，文書檔案是一個非常重要的對象，加強文書檔案管理也有利于單位發(fā)展?fàn)顩r得到更真實全面的反映，并為后期決策等工作的開展提供更科學(xué)的信息引導(dǎo)。但結(jié)合當(dāng)前不少高校的管理實踐情況看，存在高校領(lǐng)導(dǎo)重視程度有待于進一步提升、缺少科學(xué)化的管理制度、文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接、許多高校的文書檔案管理理念與方法運用不當(dāng)、文書檔案管理人員的素質(zhì)不高等問題，如何解決這些問題，值得思考。

一、文書檔案管理工作的作用

（一）有利于為各項工作的開展奠定信息基礎(chǔ)

在信息高度發(fā)達的今天，高校的日常運行與發(fā)展，在隨時隨地地產(chǎn)生大量信息，這些信息目前已經(jīng)構(gòu)成了一種獨特的無形的寶貴資源。而高校通過對這些信息的整合與記錄，形成了豐富的文書檔案，并且通過對檔案信息的科學(xué)的充分的利用，能夠發(fā)揮信息的基本價值。單位在開展各項工作、啟動科研項目時，能夠?qū)@些信息加以分析，使其成為基本的信息參考根據(jù)。

（二）有利于高校管理層作出科學(xué)決策

企事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案資料，對其基本運行情況、單位基本信息、項目進展以及前期取得的成就與工作中的失誤等進行了全面的記錄，因此高校決策層在做出決策的過程中，可以通過對檔案所記錄的信息的研究，來掌握高校當(dāng)前狀況與過去的經(jīng)驗積累情況，進而形成科學(xué)的關(guān)于未來發(fā)展的策略，幫助其規(guī)避發(fā)展中可能遇到的風(fēng)險問題。

（三）有利于單位全面提升管理效率

由于企事業(yè)單位的運行本身是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，因此要確保高校長期發(fā)展始終處于井井有條的合理秩序內(nèi)、確保內(nèi)部各資金與資源要素得到合理利用與有效整合，就必須加強綜合管理與內(nèi)部控制。而在高校的綜合管理工作領(lǐng)域，文書檔案管理可以說是非常重要的一部分，加強文書檔案管理，可以形成基本的高校經(jīng)營發(fā)展信息庫，為其他各項管理工作的進行打好基礎(chǔ)，進而促進管理效率的全面提升。

二、文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)重視程度有待于進一步提升

教育單位的經(jīng)營發(fā)展，必然將兢兢業(yè)業(yè)做好教育教學(xué)工作作為重要目標(biāo)加以追求，這是無可厚非的。但在這一背景下，許多高校管理層對單位內(nèi)部各項工作的計劃與協(xié)調(diào)不到位，使其在業(yè)務(wù)經(jīng)營、戰(zhàn)略規(guī)劃甚至于綜合管理等方面都嚴(yán)重向改善教學(xué)質(zhì)量這一關(guān)鍵目標(biāo)傾斜，這便有失偏頗，它會導(dǎo)致在整個單位結(jié)構(gòu)布局中出現(xiàn)嚴(yán)重的純粹關(guān)注教學(xué)、輕視管理的弊端。因此，管理層將大量資金、資源單純投入到核心工作開展方面，在文書檔案管理等方面的投入不足，導(dǎo)致專業(yè)管理人員配備不到位、技術(shù)使用有失規(guī)范，管理效率長期處于較低的狀態(tài)。

（二）缺少科學(xué)化的管理制度

隨著高校的現(xiàn)代化發(fā)展步伐加快，導(dǎo)致其信息產(chǎn)量在不斷提升，因此文書檔案要存儲的內(nèi)容也就出現(xiàn)量的提升、類型的增加，因此要使得復(fù)雜的管理工作得到高度落實，就需要建立健全與之相對的管理制度，進而對文書管理工作實踐形成科學(xué)引導(dǎo)。但實際上，當(dāng)前許多單位因為出于節(jié)約成本的考慮，不愿在文書檔案管理方面投入過多，因此未能安排專業(yè)人員對其制度進行科學(xué)設(shè)計，只能長期沿用舊的、落時的制度體系，這也限制了工作的現(xiàn)代化進步。不僅如此，因為缺乏專業(yè)的、規(guī)范的制度引導(dǎo)，管理人員隨意操作、盲目管理的現(xiàn)象也層出不窮。

（三）文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

究其本質(zhì)，文書檔案管理工作其實是由文檔和檔案兩個不同的要素構(gòu)成的，因此要對二者保持同等的重視，并且在二者之間建立緊密的聯(lián)系，也唯有文檔和檔案二者被協(xié)調(diào)起來，使其相互合作，才能創(chuàng)造更大的信息參考價值。但當(dāng)前的管理實踐中，對文書、檔案進行管理，往往是交給不同的崗位甚至科室完成的，因此彼此被割裂了，無法形成一個完善的體系，分化現(xiàn)象極其明顯，這就使得文書檔案管理工作效益的發(fā)揮受到了一定的負面影響。

（四）許多地區(qū)的文書檔案管理理念與方法運用不當(dāng)

一直以來，我國文書檔案管理工作的進行，都依靠傳統(tǒng)的人力模式，因此手工化問題嚴(yán)重、科技化程度低，許多管理環(huán)節(jié)根本未能實現(xiàn)機械化，這就使得其管理效率低下、質(zhì)量得不到保證。即使現(xiàn)代社會以來，更多專業(yè)管理設(shè)備被運用于產(chǎn)品生產(chǎn)、企業(yè)管理等環(huán)節(jié)中去，但因為管理人員的管理理念與方法不當(dāng)，依然擺脫不了依靠人力對企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)等加以調(diào)查、記錄的固有模式，這就導(dǎo)致其信息的完整性、真實性難以得到足夠的保證。

（五）文書檔案管理人員的素質(zhì)不高

當(dāng)前，我國各地區(qū)高校從事文書檔案管理工作的人才隊伍質(zhì)量整體不高是現(xiàn)實存在的問題?，F(xiàn)在許多真正參與文書檔案管理工作實踐的員工都是具有一定管理經(jīng)驗的老人，未曾受到專業(yè)的學(xué)歷教育，因此專業(yè)管理理論知識缺乏;加上老齡化問題嚴(yán)重，就影響了管理隊伍活力的煥發(fā)。除此之外，許多素質(zhì)不高的員工對現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握不夠熟練，因此其管理模式相對傳統(tǒng)、管理效率不高。

三、新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)者對工作的重視程度

為了確保文書檔案管理工作能有序進行，就必須給予其足夠的重視，因此高校管理層、領(lǐng)導(dǎo)者要不斷轉(zhuǎn)變自身意識，形成對該項工作重要性的正確觀念。具體來說，管理人員要首先積極關(guān)注文書檔案管理領(lǐng)域的行業(yè)新資訊，跟上時代熱點，積極引進相關(guān)的設(shè)備與技術(shù)，并且度自身單位內(nèi)部的管理理念與方法加以創(chuàng)新。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)層要引領(lǐng)該項工作的進步，就要在單位內(nèi)形成良好的工作氛圍，要鼓勵相關(guān)管理部門結(jié)合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展形勢，根據(jù)組織有關(guān)的會議活動，就文書檔案管理工作的進行等加以宣傳，使得全體員工都形成對該項工作的正確意識。

（二）建立健全文書檔案管理制度

如前文所述，建立健全科學(xué)的文書檔案管理制度，有利于為管理實踐活動的高度落實提供科學(xué)引導(dǎo)。因此相關(guān)部門要投入足夠的資源用于制度建設(shè)，對電子公文歸檔的內(nèi)容、歸檔方式、歸檔職責(zé)、歸檔范圍和保管期限以及電子公文歸檔的各個環(huán)節(jié)加以規(guī)范。歸檔制度主要包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。例如，按《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，立檔單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。對于某些專業(yè)性文件、特殊載體的文件、機密性強的文件及形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實際工作的查考利用，也可以適當(dāng)?shù)匮娱L歸檔時間。

（三）實現(xiàn)文書管理與檔案管理的高度結(jié)合

如前文所述，文書、檔案的管理本身有著一定的差異，但必須將二者結(jié)合起來，才能創(chuàng)造更大的價值，也因此，目前在文書檔案管理領(lǐng)域提出了“文檔一體化”的新概念?！拔臋n一體化”實際是指文檔實體一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化以及文檔規(guī)范一體化，根據(jù)辦公自動化或者檔案系統(tǒng)或者OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實現(xiàn)文檔一體化管理。

（四）實現(xiàn)文書檔案管理的信息化發(fā)展

對現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)是每個文書檔案管理工作人員的必備技能，讓現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入到文書檔案管理的日常工作中，使文檔的形成、積累、操作、轉(zhuǎn)換等方面可以與自動化辦公室相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)地完成編譯、測試、修改、注冊、打印、統(tǒng)計等。OA系統(tǒng)就是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用到傳統(tǒng)辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。它給公司發(fā)文和公司收文、整個公文的流轉(zhuǎn)過程及各環(huán)節(jié)功能都形成了巨大的影響，使得文書檔案收集、轉(zhuǎn)庫、整理、編號、打印目錄、檢索等操作被整合起來，提升了管理效率。因此，文書檔案管理工作的時，是必然要對計算機信息技術(shù)有充分的了解和熟練的使用，要結(jié)合真實的工作情況，在進行工作和學(xué)習(xí)時，還要不斷的提升自身的業(yè)務(wù)方面的能力，強化計算機信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，讓自身達到一名擁有綜合能力的檔案管理專業(yè)人員。

（五）提升文書檔案管理隊伍質(zhì)量

為了提升隊伍質(zhì)量，就必須對參與文書檔案管理的工作人員展開必要的培訓(xùn)教育。教育單位要全面推行《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，編制好與之配套的繼續(xù)教育科目指南，打造科學(xué)適用的培訓(xùn)課程體系，依托檔案人才庫建立一支較為穩(wěn)定的培訓(xùn)師資隊伍。在有條件的情況下，高?？梢耘c專業(yè)院校、培訓(xùn)機構(gòu)保持良好合作關(guān)系，辦好檔案領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)班。在更大的范圍內(nèi)，針對經(jīng)濟發(fā)展不平衡不充分問題，政府還可以牽頭組織中西部地區(qū)人才培訓(xùn)班等活動，加大文書檔案部門綜合管理型人才培養(yǎng)力度，舉辦法治研修班，加強釋法和執(zhí)法工作指導(dǎo)。

結(jié)語

綜上所述，加強對新時期文書檔案管理工作問題的探討，無疑具有極其重大的現(xiàn)實意義。相關(guān)工作人員需要明確當(dāng)前做好文書檔案管理工作的重要性——如有利于為各項工作的開展奠定信息基礎(chǔ)、有利于高校管理層做出科學(xué)決策、有利于單位全面提升管理效率等等;在此基礎(chǔ)上提出做好文書檔案管理工作的對策建議，提升領(lǐng)導(dǎo)者對工作的重視程度，實現(xiàn)文書管理與檔案管理的高度結(jié)合，建立健全文書檔案管理制度，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化發(fā)展，提升文書檔案管理隊伍質(zhì)量。

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作者簡介：曾慧燕（1986.04-）女，漢族，福建泉州，研究生，單位：陸軍工程大學(xué)石家莊校區(qū)，從事檔案管理及信息化。