高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

朱向陽(yáng)

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們已經(jīng)步入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)在各行各業(yè)逐漸發(fā)揮出越辣越重要的作用，并逐漸改變了人們生活和工作的方式。這樣一方面給我們帶來(lái)極大的便利，另一方面也帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。在高校的檔案管理工作中，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的運(yùn)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際的需求，這就要求相關(guān)高校必須基于互聯(lián)網(wǎng)思維開展檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，以提高檔案管理工作的效益，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校 檔案管理 現(xiàn)代化建設(shè) 措施

前言：

檔案管理工作歷史悠久，在我國(guó)古代就有相關(guān)的記載。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作變得越來(lái)越重。高等學(xué)校作為我國(guó)開展文化傳承和創(chuàng)新的重要基地，在檔案管理方面的工作十分繁雜。特別隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案管理工作又被賦予了新的工作內(nèi)涵，對(duì)高校自身的檔案管理工作人員提出了更高的要求，也帶來(lái)了更多的挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前高等學(xué)校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)分析

（一）檔案管理管理工作人員素質(zhì)參差不齊

當(dāng)前，在高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，還離不開大量高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。但當(dāng)前部分高校的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，由此導(dǎo)致檔案管理部門的工作人員，在思想意識(shí)和專業(yè)技能方面參差不齊，缺少既精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又具備豐富專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的復(fù)合型人才。這樣就極大地影響了高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的速度和質(zhì)量。

（二）海量數(shù)據(jù)增加了檔案管理的難度

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)的廣泛應(yīng)用，標(biāo)志著我們已經(jīng)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高等學(xué)校的檔案管理工作不再是單純進(jìn)行教職員工和學(xué)生信息的簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)和記錄，而是要進(jìn)一步挖掘綜合數(shù)據(jù)檔案中蘊(yùn)含的潛在價(jià)值。因?yàn)殡S著高校的擴(kuò)招，其保管檔案越來(lái)越多，逐漸成為重要的信息資源，能夠被社會(huì)所廣泛認(rèn)同，為社會(huì)各界的需求提供服務(wù)。但當(dāng)前部分高等學(xué)校在硬件設(shè)施建設(shè)方面較為滯后，無(wú)法有效對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行二次開發(fā)，無(wú)法更好地為社會(huì)提供服務(wù)，也影響到該校自身的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理工作面臨著較多的安全隱患。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，很多高校也多開始了檔案管理的信息化建設(shè)，這樣一方面方便可高的學(xué)校檔案管理工作，減少了檔案管理人員的勞動(dòng)量，但同時(shí)也因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)世界的開放性和共享性，使高等學(xué)校的檔案管理工作面臨著新型網(wǎng)絡(luò)安全隱患。正如筆者在上文所說(shuō)，高等學(xué)校的檔案已經(jīng)成為重要的信息資源，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用。而當(dāng)前社會(huì)中有很多不法黑客就依靠挖掘各種機(jī)密文件來(lái)謀生，他們能夠穿過(guò)高校設(shè)置的層層防護(hù)墻，將其中的機(jī)密性檔案文件盜取出來(lái)，甚至還有不法分子對(duì)高校的檔案信息進(jìn)行惡意篡改和刪除，這樣就會(huì)使高校猛獸極大的損失。

二、高等院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效措施

（一）積極樹立現(xiàn)代化檔案管理觀念

在當(dāng)前時(shí)代，高等學(xué)校要想快速推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為社會(huì)提供服務(wù)，促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展，首先必須轉(zhuǎn)變思維，積極梳理現(xiàn)代化的檔案管理觀念。為此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，在政策和資金方面予以必要的支持，從而快速更新該校在硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，為建立各種數(shù)據(jù)庫(kù)和實(shí)現(xiàn)各種檔案資源的信息化提供良好的條件。同時(shí)，高校的廣大師生也要積極參與到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作當(dāng)中，配合學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員，共同推進(jìn)本校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對(duì)當(dāng)前部分高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題，相關(guān)高校應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)教育，通過(guò)開展培訓(xùn)教育，促使檔案管理人員能夠具備本職業(yè)各方面的素養(yǎng)，同時(shí)能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作。只有這樣打造出具有專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力的高素質(zhì)檔案管理人員，才能適應(yīng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

（三）科學(xué)制定高校檔案管理制度

當(dāng)前，高校要想加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，還必須科學(xué)制定檔案管理制度。根據(jù)教育部第27號(hào)令以及國(guó)家對(duì)于檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，高等學(xué)校必須從自身的實(shí)際情況出發(fā)，制定出適合本校檔案管理工作的制度，以確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。在制定檔案管理制度時(shí)，必須綜合考慮高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任和義務(wù)，確保檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格遵照制度進(jìn)行，從而更好地利用檔案為社會(huì)提供服務(wù)，促進(jìn)高校自身的可招瀕發(fā)展。

（四）提升高校檔案管理的安全性

在信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提高了高校檔案管理工作的效率，同時(shí)也為檔案管理工作帶來(lái)了安全隱患。為此，高校在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，還必須重視檔案管理的安全工作，提升檔案信息的安全勝。首先，高校檔案管理人員要加強(qiáng)內(nèi)部管理，增強(qiáng)檔案信息的保密性;其次，利用信息技術(shù)提高檔案管理的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)病毒都處于高速發(fā)展的狀態(tài)，作為高校的檔案管理人員，必須密切關(guān)注當(dāng)前信息技術(shù)的更新發(fā)展，同時(shí)密切注意計(jì)算機(jī)病毒的變化，然后利用信息技術(shù)制定出針對(duì)病毒的有效性措施，強(qiáng)化檔案的安全管理;最后，高校檔案管理人員還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限的管理。為此，高校檔案管理人員必須根據(jù)檔案的機(jī)密程度，對(duì)其進(jìn)行合理分級(jí)，同時(shí)對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)置，通過(guò)這樣的方式，能有效防范檔案信息被篡改、刪除或泄露。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校的檔案管理工作十分重要，不僅能為社會(huì)提供服務(wù)，還能促進(jìn)高校自身的可持續(xù)發(fā)展。為了促進(jìn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，必須積極樹立現(xiàn)代化檔案管理觀念，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，科學(xué)制定高校檔案管理制度，并提升高校檔案管理的安全性。只有這樣，才能促進(jìn)高校檔案信息資源的全面開發(fā)，加速檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

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