鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

阿麗美娜·達(dá)吾列提別克

摘要：檔案管理信息化是指在信息技術(shù)的支持下對(duì)檔案管理工作的一種優(yōu)化方式，其實(shí)質(zhì)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔向信息時(shí)代中電子文檔形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以此來(lái)提高檔案管理的效率。接下來(lái)，筆者將以鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的政府部門為例，對(duì)其檔案管理的信息化發(fā)展及相關(guān)建設(shè)路徑展開詳細(xì)地探究，旨在為從事檔案管理工作的相關(guān)人員略陳管見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府;檔案管理;信息化建設(shè);路徑分析

檔案管理信息化不僅可以滿足新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的檔案管理需求，同時(shí)還可顯著提升檔案管理效率，降低檔案管理工作的強(qiáng)度，其重要性不言而喻。對(duì)此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門可通過(guò)強(qiáng)化信息化理念、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)電子檔案、完善配套設(shè)施以及引進(jìn)專業(yè)型人才等措施來(lái)推動(dòng)信息化管理建設(shè)進(jìn)程，這也是筆者將要同大家分享和討論的主要內(nèi)容。

一、信息化管理

（一）主要內(nèi)容

對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的檔案資料而言，其信息化管理主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，將紙質(zhì)的檔案信息資料向電子化方向進(jìn)行調(diào)整和轉(zhuǎn)化，提高檔案管理的安全性。第二，從檔案信息的接收、存儲(chǔ)、管理、整理、使用等各個(gè)方面融入信息技術(shù)，以提高檔案整理的效率。第三，檔案管理人員還可借助先進(jìn)的信息技術(shù)針對(duì)所處部門構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，通過(guò)這種方式來(lái)推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，提高檔案信息資源的綜合利用率。

（二）應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)如下：第一，有利于滿足檔案管理工作的需求。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的檔案信息管理工作量也越來(lái)越大，管理工作也變得越來(lái)越復(fù)雜。為了可以更好地滿足信息時(shí)代檔案管理工作的建設(shè)需求，工作人員可以將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合，推動(dòng)檔案管理工作向信息化方向進(jìn)行發(fā)展。第二，有利于提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件在管理過(guò)程中不僅查詢操作復(fù)雜，且容易出現(xiàn)受損或遺失等情況。而信息化管理則可以有效地改善這一現(xiàn)狀，將紙質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，不僅利于信息查閱和提取，提高檔案管理效率，同時(shí)也可以提高檔案信息的安全性，大幅度降低信息泄露或遺失的概率[1]。第三，有利于降低檔案管理工作強(qiáng)度。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員通常需要以人工的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，查閱一份檔案文件通常需要消耗大量的時(shí)間，但在信息化管理的模式下，檔案文件均是以電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，工作人員只需要輸入相應(yīng)的編碼或名稱即可快速找到相應(yīng)文件，極大地降低了檔案管理工作的強(qiáng)度。

二、建設(shè)路徑分析

（一）強(qiáng)化信息化理念

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的檔案管理人員應(yīng)積極順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變自己傳統(tǒng)的管理理念，加強(qiáng)信息化管理的意識(shí)，制定符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理工作發(fā)展需求的信息化建設(shè)目標(biāo)，在經(jīng)濟(jì)條件允許的前提下適當(dāng)?shù)卦黾有畔⒒ㄔO(shè)的資金投入，并創(chuàng)建專業(yè)的信息化管理團(tuán)隊(duì)，以確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的檔案文件管理工作能夠朝著信息化方向進(jìn)行穩(wěn)定發(fā)展。

（二）建設(shè)網(wǎng)絡(luò)電子檔案

根據(jù)政府部門的檔案文件建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)電子檔案是推動(dòng)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)，對(duì)此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門的管理人員可采取以下措施：第一，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)政府部門的具體情況創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)站平臺(tái)，管理人員可將與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府相關(guān)政策消息通過(guò)該網(wǎng)站平臺(tái)及時(shí)地傳遞給地區(qū)人民。第二，在網(wǎng)站平臺(tái)中為檔案管理工作建立相對(duì)獨(dú)立的網(wǎng)頁(yè)。第三，管理人員可以將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門中儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案文件以掃描的方式進(jìn)行保存，并上傳至網(wǎng)站平臺(tái)中，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分類管理[2]。第四，為了可以進(jìn)一步提高電子檔案的查詢效率，檔案管理人員還可將存在內(nèi)部聯(lián)系的檔案及檔案室進(jìn)行關(guān)聯(lián)，例如戶口檔案與戶籍部門相關(guān)聯(lián)，保險(xiǎn)相關(guān)檔案可與保險(xiǎn)部門相關(guān)聯(lián)，這樣人們?cè)诓樵儜艨谛畔r(shí)，便可以同時(shí)獲取其保險(xiǎn)、教育以及其他相關(guān)檔案信息，極大地提高了檔案查詢的效率。

（三）完善配套設(shè)施

為了確保檔案管理信息化能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門中得以落實(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府需適當(dāng)?shù)丶哟髮?duì)信息化管理的投資力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)施和技術(shù)，建設(shè)檔案室或檔案館，通過(guò)完善配套設(shè)施來(lái)確保信息化管理能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)政府部門中貫徹落實(shí)，首先，檔案管理人員需購(gòu)進(jìn)掃描儀、除濕器、復(fù)印機(jī)等機(jī)械設(shè)備，并將其升級(jí)為信息化管理系統(tǒng)。其次，管理人員需要將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，并將其歸類劃分[3]。最后，管理人員還需在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門內(nèi)部建立局域網(wǎng)，以此來(lái)提高檔案管理信息化的安全系數(shù)，同時(shí)也在一定程度上提高了檔案資源的利用效率。

（四）引進(jìn)專業(yè)型人才

信息化管理雖然可以有效地減少管理人員的工作量，但卻無(wú)法取代人工管理，因此管理人員依舊是檔案管理工作中不可或缺的一部分。由于信息化管理對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能有著較高的要求，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門需積極引進(jìn)既有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)又具備較高的信息管理能力的綜合性人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮的血液，切實(shí)有效地提高管理團(tuán)隊(duì)的綜合管理水平，確保信息化管理工作能夠順利實(shí)施[4]。

結(jié)語(yǔ)：現(xiàn)階段，信息化和智能化已然成為各個(gè)領(lǐng)域未來(lái)發(fā)展的重要趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在很多弊端，如紙質(zhì)檔案易受損、管理效率偏低、查閱檔案操作復(fù)雜等等，而信息化管理則可以有效地解決上述問(wèn)題，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息查詢服務(wù)的同時(shí)也極大地減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化管理模式下的檔案資料更能發(fā)揮其自身價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[2]武玉璽.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)途徑分析[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（06）：238-239.

[3]趙永偉.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑探討[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2017，16（22）：202-203.

[4]崔美榮.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，14（14）：223-224.