新時代信息化背景下高校成人教育學生檔案管理工作簡析

史波

摘 要：近年來，我國的教育系統(tǒng)在不斷地完善，我國成人非學歷教育規(guī)模也在不斷擴大，傳統(tǒng)的成人教育學生檔案管理模式已經(jīng)難以滿足實際的工作需求。本文主要闡述了實現(xiàn)成人教育檔案信息化管理的重要意義，同時提出了現(xiàn)代信息技術應用于成人教育學生檔案管理中的具體途徑，以供參考。

關鍵詞：成人教育;學生檔案;信息技術

成人教育學生檔案是成人學生在接受成人教育的過程中形成的原始信息資料，其中的資料信息可以真實反映出成人學生在校期間的學習情況，能體現(xiàn)出成人學生的綜合素質(zhì)。成人教育學生檔案與常規(guī)高校教育中全日制在校生檔案相比，兩者存在較大的差異，成人教育學生檔案具有其特有的特點與規(guī)律，我們首先要掌握其特點與規(guī)律，認識到信息技術對成教檔案管理的重要意義，才能更好的實現(xiàn)成人教育學生檔案信息化管理。

1 信息技術對成教檔案管理的重要意義

在成教檔案管理工作中，檔案多是由分散狀態(tài)的文件按照一定邏輯規(guī)律整理而成，檔案中的文件具有一定的信息價值，不僅是歷史的證明，也是后續(xù)教育工作的重要參考。因此，做好成教檔案管理工作，確保檔案資料的詳細、完整，以檔案資料作為工作總結(jié)與分析的重要依據(jù)，才能更好的規(guī)劃下一階段的教育工作。

1.1 提高文件的歸檔效率

在現(xiàn)代信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作對文件的歸檔，效率較低，紙質(zhì)文件資料的匯總與整理，需要投入大量人力與時間，歸檔業(yè)務復雜，這都讓歸檔業(yè)務的最終效果差強人意。因此，成教檔案管理必須盡快從傳統(tǒng)的管理模式中轉(zhuǎn)變出來，引入現(xiàn)代信息技術，有助于提高歸檔效率。將紙質(zhì)文件的資料形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)存儲，通過服務器強大的數(shù)據(jù)處理能力，完成對這些數(shù)據(jù)資料的高效分類、整理、歸檔，這就大大減少了檔案管理人員的工作量，同時也能讓檔案管理的工作效率得以提升。另外，在現(xiàn)代信息技術的支持下，讓電子數(shù)據(jù)化的檔案資料通過電子郵件、飛信等方式傳遞，讓網(wǎng)絡為檔案資料的匯總提供高效的途徑，這有助于進一步提高工作效率。引入信息技術，實現(xiàn)檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型，這也能夠讓高校更加關注專業(yè)化教學軟件的應用，在成教檔案管理中應用專業(yè)化教學系統(tǒng)軟件，可以讓學校的行政服務部門、各系教學部門、教師個人以及學生都能在一個大平臺上查找到所需的學籍檔案、教材資料、考試安排以及學科成績等信息，這大大提升了檔案資料的利用效率，這也是未來高校成人教育學生檔案管理的發(fā)展方向。

1.2 有助于實現(xiàn)學教聯(lián)動一體化

高校的成教部門屬于一個半封閉的辦學機構(gòu)，其有一套完整的體系，成教機構(gòu)內(nèi)部有專門的學生管理科室與教學管理科室，主要負責成人學生的生活管理、理論與實習課程安排、學籍管理以及教學督導等工作，這些工作都需要有大量檔案的信息予以支持。做好成教檔案管理信息化建設，有助于增強行政部門、教學系部以及上級領導機構(gòu)的聯(lián)系，同時也涉及成年學生個人的參與。缺乏相關部門與個人的支持，就會影響成教檔案管理歸檔工作的順利進行。將現(xiàn)代信息技術融入到成教檔案管理工作之中，通過E-mail、釘釘、微信等信息傳輸、溝通交流渠道，可以大幅提升各部門之間以及學生個人的緊密聯(lián)系，通過信息一體化的溝通，實現(xiàn)信息資料的快速匯總，完成信息資料的匯總后，在信息技術的支持下對信息資料進行整理、歸檔，這樣都為后續(xù)工作創(chuàng)造了良好基礎，從而達到學生管理、教學管理與各部門的工作聯(lián)動。

1.3 為信息資料的規(guī)范化管理提供保障

在傳統(tǒng)的成教檔案管理工作中，相應的文件資料往往存在填寫不規(guī)范、不完整的情況，同時一些文件資料還可能出現(xiàn)管理不當引起的丟失或缺損，這都嚴重影響著信息資料的利用效果。文件資料無視標準化，可能造成檔案資料的二次篩選、整理，這都占用了大量的人力資源與實踐資源，這也是傳統(tǒng)成教檔案管理模式的弊端之一。為了更好的提高成教檔案管理工作效率，實現(xiàn)信息資料的規(guī)范化管理，必須進一步加強信息化建設。形成成教檔案信息化管理模式，通過管理系統(tǒng)軟件為文件資料的填寫提供標準模板，通過數(shù)據(jù)庫為電子數(shù)據(jù)格式的文件資料提供安全的存儲環(huán)境，這樣就能達到成教檔案規(guī)范化管理的目的。

2 信息技術應用于成教學生檔案管理的具體措施

2.1 了解成教檔案管理的特殊性

想要盡快實現(xiàn)成教檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，首先就要了解成教檔案管理的特殊性，在成教檔案管理工作中，涉及的檔案內(nèi)容較多，例如學生入學通知、考生登記表、入學成績、在校期間的各學科成績;升級、留級、退學轉(zhuǎn)學等報批材料;學生在理論課與實踐活動中的表現(xiàn)情況等資料等。上述這些文件資料內(nèi)容設計廣泛，確保這些文件檔案的完整性，才能準確掌握學生的情況，同時也能對學校的辦學質(zhì)量、管理水平加以評估，為后續(xù)工作提供重要參考依據(jù)。

其次就是成教學生檔案的形成階段有所差異，在成教學生檔案中，材料的形成有其固定的階段。因為接受成人教育的學生，其學習層次、時間都各有不同，這也造成了學生檔案的形成階段存在多樣性，所以只有在學生完成規(guī)定年限的學習任務后，相應的材料才能具備歸檔條件。

最后就是成教學生檔案的材料來源比較分散，受到成教學生培養(yǎng)方式的影響，脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、函授、夜大等教培訓方式?jīng)Q定著材料形成來源。另外，學生來源、分布也比較分散，都讓成教學生檔案的材料產(chǎn)生與形成具有比較分散的特點。

2.2 建立完善的學生檔案管理系統(tǒng)

為了更好的實現(xiàn)成教學生檔案信息化管理，高校應該為其建立一個功能全面、系統(tǒng)穩(wěn)定的管理平臺，系統(tǒng)軟件由軟件公司開發(fā)制作，根據(jù)高校成人教育的實際工作要求，確定相應內(nèi)的功能模塊，系統(tǒng)設計要遵循國家檔案實體分類法的相關規(guī)定，不能盲目套用其他系統(tǒng)軟件，要符合高校實際情況。在系統(tǒng)開發(fā)完畢后，軟件公司還應該為高校成教檔案管理人員提供專業(yè)技能培訓，確保管理人員能夠熟練使用該系統(tǒng)，這樣才能讓管理系統(tǒng)在實際工作中發(fā)揮應有作用。管理人員在日常工作中，必須嚴格遵守相應的操作流程，這樣才能讓檔案管理更加規(guī)范。

2.3 確保學生檔案資料的安全性與保密性

由于目前在我國高校中，成人教育系統(tǒng)分部較廣，在涉及各校區(qū)之間的信息交流與傳遞工作時，成人教育的學生檔案具有一定的開放性。但是這些文件資料中可能就涉及成人學生的個人隱私，不能做好對這些隱私信息的保密工作，就會侵犯成人學生的個人權(quán)益。因此，在進行成教學生檔案管理的信息化建設時，必須確保系統(tǒng)軟件具有較好的信息安全與保密功能，同時應該在學校內(nèi)網(wǎng)中架設防火墻，設置安全代理，這樣才能避免受到外網(wǎng)中的黑客攻擊或病毒破壞，進而防止信息外泄、數(shù)據(jù)丟失等問題的發(fā)生，這對保護成年學生的個人隱私有重要意義。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新時代信息化背景下，必須注重對高校成人教育學生檔案管理模式加以轉(zhuǎn)變，在管理工作中引入信息技術，這不但有利于提高成人教育管理工作效率，也能更好的滿足個人、單位以及社會各方對成人學生檔案的不同信息要求。

參考文獻

[1]梁艷.當代數(shù)字化信息技術在高校成人繼續(xù)教育檔案管理中的應用探討[J].蘭臺內(nèi)外，2018（06）：5-6.

[2]王芬香.成人教育檔案管理信息化討論[J].黑龍江史志，2014（19）：231.

[3]徐曉靜.做好成人教育檔案管理工作的幾點認識[J].才智，2020（01）：82.