淺談人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

崔啟順

摘?要：當(dāng)今社會(huì)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，21世紀(jì)是人才與信息技術(shù)相結(jié)合的時(shí)代，人事檔案管理與人力資源管理成了當(dāng)今事業(yè)單位關(guān)注的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展來講，人力檔案管理與人力資源管理是不可或缺的一部分，因此對(duì)于人事檔案管理人員，需要他們做好檔案管理工作，與人力資源管理部門相互合作，為事業(yè)單位以及國家做出更大的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案?人力資源管理?應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1003-9082（2020）10-00-02

人事檔案是指一個(gè)人從大學(xué)畢業(yè)到工作中的學(xué)歷、經(jīng)歷以及政治面貌、個(gè)人品德品質(zhì)的檔案記錄，以文件形式來進(jìn)行表達(dá)，對(duì)以后生活中的個(gè)人貸款、工資待遇情況都會(huì)有很大的影響。人事檔案是人力資源管理中的重要部分，在事業(yè)單位發(fā)展中更為重要。

一、人事檔案在人力資源管理中占據(jù)著重要的作用

1.為事業(yè)單位優(yōu)秀人才選拔提供重要的憑證以及參考價(jià)值

人事檔案的記錄是以憑證的方式出現(xiàn)在生活中，檔案是跟著一個(gè)人的經(jīng)歷進(jìn)行的，在生活中與工作中，工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)、思想道德、愛好特長(zhǎng)等均會(huì)對(duì)一個(gè)人有更重要的影響，在事業(yè)單位的工作進(jìn)行中，對(duì)于單位人才的管理與把控相當(dāng)重要。想要挖掘人才必要對(duì)其個(gè)人檔案進(jìn)行充分了解，為了避免人才流失，需要使人才的特長(zhǎng)、愛好、個(gè)人潛力發(fā)揮到最高，因此在沒有人事檔案的情況下，事業(yè)單位人力資源管理部門無法更多地了解人才的經(jīng)歷以及品德，由此可見，人事檔案在人力資源管理部門占據(jù)著重要作用，可以為事業(yè)單位提供參考價(jià)值。

2.對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部業(yè)績(jī)可以為員工考核以及獎(jiǎng)金制度提供參考憑證

在事業(yè)單位中，事業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員工作業(yè)績(jī)是與個(gè)人職稱晉升、工資績(jī)效相對(duì)應(yīng)的。同時(shí)，對(duì)于職工升遷等重點(diǎn)考察員工的人事檔案，事業(yè)單位會(huì)有專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)，來提升工作人員的能力與知識(shí)，與此同時(shí)，能力與培訓(xùn)內(nèi)容的好與壞是同其能力對(duì)應(yīng)的，所以人力資源管理部門可以通過人事檔案對(duì)單位員工的業(yè)績(jī)以及工作表現(xiàn)、技能長(zhǎng)處、道德素質(zhì)進(jìn)行綜合評(píng)分，作出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，選對(duì)人才培養(yǎng)人才，進(jìn)而保證單位的未來發(fā)展方向。

3.人事檔案可以將人力資源管理得到最佳配置

人力資源的配備主要是將人物結(jié)合，最終達(dá)到提高人力資源價(jià)值與效率的目的。隨著時(shí)間的推移以及社會(huì)環(huán)境的變化，人力資源也在變化，因此也會(huì)導(dǎo)致人員發(fā)生變化，人員變化的同時(shí)，崗位也在發(fā)生輪換。與此同時(shí)，人事檔案可以將自己的作用發(fā)揮至最高，使員工之間進(jìn)行資源共享以及充分得到人力資源的主要需求，在各個(gè)行業(yè)之間以及各個(gè)地區(qū)、國家之間進(jìn)行合理運(yùn)用，最終將人力資源管理得到合理配置。

二、人事檔案在人力資源管理中存在的主要問題

1.人事檔案的記錄與管理存在虛擬，并不是完全真實(shí)存在

在當(dāng)今社會(huì)，有很多個(gè)人檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，內(nèi)容果斷，甚至?xí)霈F(xiàn)雷同內(nèi)容，內(nèi)容虛假等現(xiàn)象，個(gè)人檔案的體現(xiàn)主要就是個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、個(gè)人信息（姓名、年齡、出生日期）等資料組成，由于這些信息均屬于個(gè)人隱私信息，在事業(yè)單位的檔案調(diào)動(dòng)中，人事檔案管理人員無法對(duì)其信息進(jìn)行主動(dòng)挖掘核實(shí)，因此就會(huì)有不真實(shí)的人事檔案出現(xiàn)，這對(duì)事業(yè)單位來講，對(duì)于人力資源管理部門來講都是很麻煩的一點(diǎn)。一般事業(yè)單位對(duì)于人事檔案匯總政治歷史材料比較看重，因此缺乏時(shí)間性與效率性的人事檔案是無法給人力資源管理部門提供準(zhǔn)確及有價(jià)值的信息的，就目前情況來看，一般個(gè)人的檔案中的評(píng)價(jià)以及個(gè)人特長(zhǎng)業(yè)績(jī)等資料，都是贊揚(yáng)表現(xiàn)的詞句，包括對(duì)于個(gè)人評(píng)價(jià)內(nèi)容，也都是優(yōu)秀字樣，毫無缺點(diǎn)等短處詞句的初選，這樣的檔案不完善性以及虛擬性是人事檔案的主要問題。

2.人事檔案記錄技術(shù)以及管理技術(shù)缺乏時(shí)效性，使用率及利用率降低

在當(dāng)今社會(huì)上，很多技術(shù)都在進(jìn)步，二十一世紀(jì)是電子技術(shù)時(shí)代，在對(duì)于人事檔案記錄以及管理技術(shù)中并沒有更好的先進(jìn)技術(shù)。傳統(tǒng)古老的人事檔案記錄法一般均已手記為主，都會(huì)以紙質(zhì)版材料進(jìn)行體現(xiàn)，在人員進(jìn)行更換流動(dòng)時(shí)，人事檔案也應(yīng)及時(shí)地跟隨本人到另一工作單位，目前來看，當(dāng)今對(duì)人事檔案的管理并不能做到及時(shí)調(diào)動(dòng)，使人力資源管理部門的工作效率大大降低;現(xiàn)在很多事業(yè)單位會(huì)在員工入職時(shí)進(jìn)行檔案查閱與分析，之后對(duì)員工的檔案信息不能做到及時(shí)更新，因此，在人員調(diào)動(dòng)上或者人才選拔培訓(xùn)上不能將人事檔案的作用發(fā)揮出來，有可能就會(huì)埋沒了很多“真實(shí)”人才;在工作中，事業(yè)單位一般不會(huì)重視人力資源部門的創(chuàng)建，對(duì)于人事檔案的工作還限于保管、匯總、更新，最終只會(huì)將人事檔案進(jìn)行分類歸檔整理，并不能真正地利用分析人事檔案資料，因此會(huì)大大地降低人力資源部門對(duì)人事檔案的利用率。

3.事業(yè)單位對(duì)人力管理資源部門認(rèn)識(shí)低，對(duì)于人事檔案管理水平?jīng)]有進(jìn)行很好的管理與整治

現(xiàn)階段，存在檔案管理工作無法適應(yīng)新時(shí)代要求的問題，很多檔案管理人員得不到相應(yīng)的認(rèn)可，工資待遇福利否無法跟上步伐，工作崗位與工作內(nèi)容得不到領(lǐng)導(dǎo)肯定，甚至有些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的不重視，不能及時(shí)地把檔案材料存放入員工的個(gè)人檔案中，或者由其他部門人員兼管檔案管理工作，長(zhǎng)時(shí)間以來，這樣的工作方式最終會(huì)導(dǎo)致檔案不能得到很好的整理，會(huì)被其他工作給沖銷，對(duì)于員工的人事檔案隨意堆放，還存在雖然設(shè)置檔案室，也是極其簡(jiǎn)單地設(shè)立幾個(gè)檔案柜，資料得不到很好的整理保障，得不到好的保護(hù)，最終會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。因此對(duì)于人員檔案資料的重視與監(jiān)管是重要的，事業(yè)單位想要將未來發(fā)展以及人才培養(yǎng)做到最好，需要從檔案管理人員的設(shè)立以及檔案管理部門的創(chuàng)建入手，提高檔案管理工作，提高人力資源管理部門的內(nèi)容。

四、為了提升人力資源管理的應(yīng)用價(jià)值需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理

1.在事業(yè)單位內(nèi)部，建立健全完整的人事檔案管理體系與制度

在事業(yè)單位的發(fā)展中，人才的管理與控制人才流失是重中之重，因此加強(qiáng)人力資源部門的建設(shè)與人事檔案管理體系的創(chuàng)建加強(qiáng)是當(dāng)下必須要做的，加強(qiáng)人事檔案管理勢(shì)在必行。對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理制度，需要進(jìn)行制度上的創(chuàng)新并且進(jìn)一步完善人事檔案管理獎(jiǎng)懲制度，提高人事檔案管理的整體水平，對(duì)于人事檔案管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)與考核，使他們明確人事檔案的創(chuàng)建及歸檔的內(nèi)容和要求，并對(duì)人事檔案進(jìn)行按時(shí)移交、及時(shí)記錄、定期檢查與核對(duì)、及時(shí)補(bǔ)充并接受及移交等收集檔案流程手續(xù)。事業(yè)單位應(yīng)建立人事檔案管理部門，對(duì)于其他部門也應(yīng)配備兼職的檔案收集員，將本部門的人員人事檔案收集并提交給事業(yè)單位檔案管理部門進(jìn)行歸檔與整理。將一級(jí)檔案人員管理提升至二級(jí)檔案人員管理，可以有效地幫助檔案部門人員減輕工作，提高工作效率，部門與部門之間應(yīng)相互合作，積極配合，將人事檔案管理工作做到最好，達(dá)到工作規(guī)范性和有效性。人事部門檔案領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)和事業(yè)單位提出要求，并得到支持，將人事檔案工作設(shè)施設(shè)備早日提上更新日程，與時(shí)代共同進(jìn)步，對(duì)于檔案室，要進(jìn)行人員看管管理模式，避免出現(xiàn)著火、潮濕等現(xiàn)象，并建立正規(guī)模式的查閱室與調(diào)查室，為人事檔案管理做好輔助工作。

2.重視人事檔案內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性，避免雷同

對(duì)于檔案室的創(chuàng)建，需要根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源部門所提出的需求進(jìn)行人事檔案的更新，以便很好地輔助人力資源部門工作。在人事檔案內(nèi)容中增加一些其他方面的個(gè)人信息內(nèi)容，比如：與外界的人際關(guān)系、自身家庭素養(yǎng)、在工作經(jīng)歷中的一些成就以及平時(shí)經(jīng)常喜歡的運(yùn)動(dòng)等個(gè)人化內(nèi)容。并對(duì)事業(yè)單位的人員聘用、勞務(wù)合同、勞動(dòng)合同以及辭職、辭退、調(diào)薪、調(diào)崗等合同材料。在原有提供的人事檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行對(duì)其個(gè)人的資料清查以及信息核對(duì)，并將各部門人員的人事檔案進(jìn)行分類并建立電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)應(yīng)由專人進(jìn)行更新，以此來保證檔案的真實(shí)度，避免更改，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般為人工手動(dòng)記錄模式，在當(dāng)今時(shí)代可以較好地利用多媒體手段，更加簡(jiǎn)單快捷地完成檔案管理工作，利用聲音、圖像等更好地記錄，提高整體的人事檔案工作水平。

3.增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)以及事業(yè)單位全員的檔案意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理人員的思想道德意識(shí)與自身的業(yè)務(wù)能力是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是人力資源管理的保證，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的提升以及人事檔案工作業(yè)務(wù)能力的提高主要應(yīng)進(jìn)行以下兩點(diǎn)，首先，要對(duì)人事檔案工作行業(yè)內(nèi)的法定法規(guī)以及規(guī)章制度進(jìn)行培訓(xùn)，并要求他們深度理解并學(xué)會(huì)運(yùn)用;其次，要在生活實(shí)踐中提升檔案管理人員的品德素質(zhì)，這樣的創(chuàng)新工作，可以為事業(yè)單位帶來一個(gè)良好的工作環(huán)境以及人員相處模式。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案是人力資源管理中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部的人才發(fā)現(xiàn)、人才使用以及人才管理都具有非常重要的意義。近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案也在發(fā)展，因此需要將人事檔案的作用在人力資源管理中心更好地體現(xiàn)出來，對(duì)于人事檔案的管理以及傳遞，事業(yè)單位員工應(yīng)引起重視，人事檔案部門的設(shè)立既可以幫助事業(yè)單位發(fā)展得更好，又為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

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