提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

于正芒

摘?要：新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方面提供了重要支持。傳統(tǒng)檔案管理無論是方法還是手段都不適合當(dāng)前的事業(yè)單位，其中存在諸多問題有待解決。因此對于事業(yè)單位而言，有必要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。文章簡單闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，通過對其檔案管理信息化建設(shè)問題及相關(guān)信息化建設(shè)任務(wù)的分析，提出了提升其信息化建設(shè)的方法策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位?檔案管理?信息化建設(shè)?方法策略

中圖分類號：G27?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理逐漸趨向于專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。與此同時(shí)，也面臨著信息技術(shù)帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息化建設(shè)方面，有不少事業(yè)單位取得了顯著成果，并推動(dòng)自身傳統(tǒng)檔案管理建設(shè)向信息化轉(zhuǎn)變，但其中仍然存在問題，這就對其信息化建設(shè)產(chǎn)生了不良影響。所以，事業(yè)單位必須要立足實(shí)際，深刻把握檔案管理中的問題，采用科學(xué)的、適宜的方法提升自身檔案管理信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，借助信息技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為多種數(shù)字檔案，同時(shí)拓展其傳播和應(yīng)用的途徑，這具有明顯優(yōu)勢。既能夠提高檔案信息傳播和應(yīng)用的途徑，也能夠推動(dòng)事業(yè)單位優(yōu)化當(dāng)前的檔案服務(wù)模式，并推進(jìn)相關(guān)信息反饋機(jī)制的完善，進(jìn)而讓檔案的利用率與工作效率有所提升。另外，檔案管理信息化建設(shè)營造了網(wǎng)絡(luò)化的存儲環(huán)境，可有效減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對紙張資源的浪費(fèi)，并避免檔案模糊、損壞等問題，同時(shí)有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存儲量不足的弊端。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

1.資源開發(fā)合理性不足

現(xiàn)階段，事業(yè)單位存在檔案信息資源合理性不足的問題，具體表現(xiàn)為信息資源采集內(nèi)容少、重復(fù)加工情況多、已有資源質(zhì)量不高等方面。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，事業(yè)單位已經(jīng)存在的信息化檔案數(shù)據(jù)庫超過3000個(gè)。盡管數(shù)量較多，但達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求的并不多。因此，很多檔案信息得不到有效利用。

2.檔案檢索效率有待提高

傳統(tǒng)管理下的檔案檢索采取手工檢索方法，檢索效率及信息準(zhǔn)確性并不高，而信息化下的檔案檢索采用搜索引擎，極大提高了檢索的準(zhǔn)確性。值得一提的是，搜索引擎檢索依賴精細(xì)化的檔案編目，對編目要求更高。實(shí)際上有不少事業(yè)單位對檔案編目重視不足，造成一個(gè)關(guān)鍵詞檢索出很多無關(guān)檔案，這就使搜索引擎檢索的優(yōu)勢得不到發(fā)揮，難以提升檔案檢索效率。

3.管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理信息化建設(shè)對人員素質(zhì)的要求較高，人員是否具有較高的專業(yè)化、信息化素養(yǎng)直接影響其建設(shè)工作的落實(shí)。因此，事業(yè)單位必須要保證檔案管理人員具有較高的素養(yǎng)。然而，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊。例如，有的管理人員理論經(jīng)驗(yàn)豐富卻缺乏信息化的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，有的管理人員實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)不足但檔案管理理論基礎(chǔ)薄弱，難以滿足實(shí)際檔案管理信息化建設(shè)要求。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要任務(wù)

1.加強(qiáng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫是存儲、利用與管理檔案的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位必須要加強(qiáng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，具體包括目錄數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)據(jù)庫等。在此過程中，首先根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對已有檔案進(jìn)行分類，并將其錄入數(shù)據(jù)庫，對于一些容易損壞且保存時(shí)間較長的檔案，運(yùn)用掃描、拍攝等手段對其進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并將轉(zhuǎn)化后獲得的數(shù)字化資源錄入全文數(shù)據(jù)庫。具體的信息化管理中，按照檔案類型、保密級別等進(jìn)行分類歸檔，并對部分絕密、機(jī)密檔案做好保密措施，同時(shí)根據(jù)部門職責(zé)劃分檔案查看權(quán)限。

2.加強(qiáng)管理數(shù)字化檔案資源

辦公自動(dòng)化是事業(yè)單位信息化發(fā)展的必然結(jié)果，隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中會形成海量的、零散的數(shù)字化檔案資源，這些檔案資源具有豐富的利用價(jià)值。對此，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對這些資源的管理。管理過程中，制定與事業(yè)單位實(shí)際相符合的管理制度，為推動(dòng)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供有力的制度支持，同時(shí)保障檔案資源的完整性。另外，在對數(shù)字化檔案資源存檔的過程中，既要注重存儲的安全性、錄入的準(zhǔn)確性以及分類編目的科學(xué)性。

四、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1.促進(jìn)人員合作

檔案管理人員和信息化建設(shè)技術(shù)人員的有效合作，有利于提升其信息化建設(shè)。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重促進(jìn)這兩類人員的有效合作。在此過程中，充分利用微信、qq等網(wǎng)絡(luò)新媒體暢通人員溝通渠道，建立長效的溝通機(jī)制，要求他們一旦發(fā)現(xiàn)問題或意見就直接提出來，避免因信息交流不暢而出現(xiàn)的管理風(fēng)險(xiǎn)問題。另外，對人員職責(zé)進(jìn)行合理分配，要求技術(shù)人員及時(shí)維護(hù)信息化系統(tǒng)平臺，要求管理人員及時(shí)在其系統(tǒng)平臺中錄入檔案資源信息。

2.創(chuàng)新信息化設(shè)備

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下通過相關(guān)信息化設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新信息化設(shè)備。在此過程中，為信息化設(shè)備的引入投入充足的自資金，并為其使用建立動(dòng)態(tài)臺賬，保證每一筆資金用在“刀刃”上。同時(shí)，出于安全性的考慮，引入安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻技術(shù)、身份識別技術(shù)等，構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)平臺安全保障制度，確保數(shù)字化檔案資源存儲、利用、管理環(huán)境的安全。

3.落實(shí)人員培訓(xùn)

管理人員與技術(shù)人員是檔案管理信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量，為促進(jìn)相關(guān)工作的有效開展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重落實(shí)人員培訓(xùn)。在此過程中，緊抓信息化建設(shè)與發(fā)展趨勢，充分利用網(wǎng)絡(luò)新媒體開展線上與線下相結(jié)合的培訓(xùn)活動(dòng)。線上，人員通過網(wǎng)絡(luò)直播、網(wǎng)絡(luò)視頻課程等對檔案管理專業(yè)化知識及相關(guān)信息化技術(shù)進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，線下人員通過比賽等提升相關(guān)實(shí)踐技能，并以工作報(bào)告會為平臺了解當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中的問題，明確把握自身的不足，并加以彌補(bǔ)，從而真正有所提升。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有意義。當(dāng)前其建設(shè)中普遍存在資源開發(fā)合理性不足、檔案檢索效率有待提高、管理人員素質(zhì)有待提升等問題。對此，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)加強(qiáng)管理數(shù)字化檔案資源，促進(jìn)不同人員的合作，創(chuàng)新信息化設(shè)備，并落實(shí)人員培訓(xùn)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的提升。

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