加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理工作的方法研究

郭朝陽

摘 要：學(xué)校開展教育活動(dòng)、黨政建設(shè)、校園文化活動(dòng)等項(xiàng)目時(shí)，會(huì)留下圖片、視頻、文字等活動(dòng)資料，將所有資料完整、全面的儲(chǔ)存下來便是學(xué)校文書檔案管理工作內(nèi)容。學(xué)校文書檔案管理工作的形式和方法多種多樣，其中包括紙質(zhì)資料儲(chǔ)存法、信息系統(tǒng)儲(chǔ)存法等等。隨著社會(huì)形勢的不斷變化，文書檔案管理工作在教育行業(yè)中的作用越來越明顯，提高學(xué)校文書檔案管理工作效率，擴(kuò)展文書檔案管理工作方法，能有效推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校的創(chuàng)新和發(fā)展?；诖?，文章以中職學(xué)校文書檔案管理工作中存在的問題以及加強(qiáng)文書檔案管理工作的有效方法展開了具體分析。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;文書檔案管理;有效方法

近幾年來我國大力推進(jìn)教育改革，提倡建立學(xué)校資源共享體系。在這樣的背景下，學(xué)校文書檔案管理工作的重要性日益凸顯。但我國中職學(xué)校的文書檔案管理工作存在著較大不足，這些問題會(huì)降低管理員的文書檔案管理效率，造成學(xué)校信息的泄漏、降低學(xué)校信息的使用效率。因此，提高文書檔案管理工作效率，成為當(dāng)前中職學(xué)校的必然舉措。

1 學(xué)校文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 學(xué)校人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

學(xué)校人員對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，首先表現(xiàn)在教職工人員的歸檔意識(shí)差。部分中職學(xué)校的教職工為了個(gè)人方便或其他私人原因，未將具有保存價(jià)值或收藏意義的文書資料上交給檔案管理人員，這會(huì)導(dǎo)致學(xué)校文書檔案管理資料不健全，阻礙了學(xué)校文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。還有部分教職工認(rèn)為文書檔案管理工作不重要，因此并未將平時(shí)學(xué)?；虬嗉?jí)內(nèi)舉辦的活動(dòng)資料收集、整理起來，導(dǎo)致學(xué)?；顒?dòng)文件資料的缺失。

其次表現(xiàn)在管理人員對(duì)學(xué)校文書檔案管理工作的重視程度較差。學(xué)校并未建立起一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的很大一部分原因?yàn)閷W(xué)校高層管理人員將文書管理工作并入行政部門中，并且會(huì)分配1～2名行政人員兼職文書檔案管理工作，這樣極大壓縮了文書檔案管理人員的工作時(shí)間，檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到保證。另外，由于學(xué)校高層管理人員不重視，其他部門很難積極配合學(xué)校的文書檔案管理工作。

1.2 未建立起完整的文書檔案管理制度、監(jiān)督體系

到目前為止，我國并未針對(duì)學(xué)校文書檔案管理工作制定相關(guān)法律法規(guī)，各省、各市、各學(xué)校建立起的文書檔案管理制度、監(jiān)督體系少之又少。這導(dǎo)致中職學(xué)校文書檔案管理工作效率和質(zhì)量得不到提高，還讓中職學(xué)校文書檔案管理與學(xué)校現(xiàn)況脫離，影響學(xué)校的未來發(fā)展。

中職學(xué)校的文書檔案管理，一般由檔案行政和教育行政部門聯(lián)合管理。但當(dāng)前學(xué)校各部門將關(guān)注重點(diǎn)放在教育、教學(xué)工作上，并未針對(duì)學(xué)校文書檔案管理工作制定完整的監(jiān)督制度，也未針對(duì)按管理工作建立專門的監(jiān)督部門。出現(xiàn)上述問題的原因主要有兩點(diǎn)：第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不重視中職學(xué)校文書檔案管理工作。第二，中職學(xué)校的檔案管理工作未得到相關(guān)的技術(shù)和資金支持。

1.3 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員作為文書檔案管理的直接負(fù)責(zé)人，其綜合素質(zhì)與文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接關(guān)系。第一，文書檔案管理部分人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理部門不對(duì)口。中職學(xué)校的文書檔案管理人員大多不是檔案管理專業(yè)出身，導(dǎo)致文書檔案管理工作中出現(xiàn)業(yè)務(wù)不熟練、專業(yè)知識(shí)不了解、管理方法、管理策略不科學(xué)等問題。另外，部分中職學(xué)校未對(duì)文書檔案管理人員開展定期培訓(xùn)，這不僅無法讓檔案管理人員的管理知識(shí)與時(shí)代保持一致，還會(huì)讓檔案管理流于形式，無法真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。第二，文書檔案管理人員的政治素養(yǎng)不高。當(dāng)前學(xué)校的文書檔案管理人員普遍學(xué)歷不高、經(jīng)驗(yàn)不足，政治思想無法與時(shí)代先進(jìn)保持一致。長此以往，文書檔案管理人員會(huì)形成刻板的管理方式，創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力下降。

1.4 文書檔案管理方法不科學(xué)

大多數(shù)中職學(xué)校文書檔案管理都采用傳統(tǒng)管理方式，人工管理不僅效率低，而且無法滿足信息時(shí)代下中職學(xué)校的檔案需求。隨著時(shí)間推移，學(xué)校的各類文件、資料不斷增加，人工管理方式無法應(yīng)對(duì)如此龐大的工作量。

2 加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理方法的策略

2.1 提高人員的檔案管理意識(shí)

首先，中職學(xué)校人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立全員管理檔案意識(shí)。信息時(shí)代下中職學(xué)校文書檔案管理應(yīng)充分利用信息技術(shù)，讓每位師生都了解到文書檔案管理的重要性。其次，中職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)增加文書檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，積極開發(fā)與利用文書檔案管理的作用。最后，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)提高對(duì)文書檔案管理的重視程度，設(shè)置專門的文書檔案管理部門。明確文書檔案管理人員的職責(zé)與義務(wù)，提高學(xué)校其他部門與文書檔案管理部門的配合程度。

2.2 健全文書檔案管理、監(jiān)督體制

若想提高中職學(xué)校文書檔案管理工作質(zhì)量和效率，必須建立完整的文書檔案管理、監(jiān)督體制。首先，文書檔案管理人員和中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)針對(duì)中職學(xué)校的實(shí)際情況建立完整的文書檔案管理制度。完整的文書檔案管理制度不僅能夠?yàn)闄n案管理人員工作提供依據(jù)，還有利于明確中職學(xué)校各部門職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理和使用。值得注意的是，文書檔案管理制度的制定必須依照國家法律法規(guī)和學(xué)校未來發(fā)展戰(zhàn)略。其次，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需提高行政檔案管理與教育部門對(duì)文書檔案管理的監(jiān)督力度，或者建立專業(yè)的文書檔案管理監(jiān)督部門和制度。在文書檔案管理工作開展過程中，學(xué)校需定期安排檢查或管理人員對(duì)文書檔案管理進(jìn)度、效率展開調(diào)查。將文書檔案管理工作與管理人員績效相結(jié)合，能有效提高人員工作積極性，增強(qiáng)中職學(xué)校文書檔案的安全性。另外，文書檔案管理人員要積極與各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和交流，充分發(fā)揮文書檔案管理的作用與效能。

2.3 提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理人員作為文書檔案管理的直接關(guān)系者，不僅要具備完整的專業(yè)知識(shí)，還需具備高度的政治素養(yǎng)和黨性修養(yǎng)。提高文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的方法有以下幾種：第一，提高文書檔案管理人員聘請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)，建立一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍。第二，定期對(duì)文書檔案管理人員開展培訓(xùn)，通過制定完整的人員學(xué)習(xí)策略，全面提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平。第三，建立完整的人員常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制，將文書檔案人員管理與學(xué)校發(fā)展策略相結(jié)合。除了專業(yè)素養(yǎng)，文書檔案管理人員還需具備鮮明的政治立場，擁有愛崗敬業(yè)、誠信友善、不畏艱難等良好品質(zhì)。

2.4 改進(jìn)文書檔案管理方法

首先，中職學(xué)校需加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)。將信息技術(shù)應(yīng)用文書檔案管理中能有效提高學(xué)校文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，增強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量和效率。為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，中職學(xué)?？梢越?shù)字檔案信息資源庫，利用大數(shù)據(jù)管理文書檔案，不僅能減少資料遺漏、信息短缺等情況出現(xiàn)，還能最大程度的實(shí)現(xiàn)資源共享，提高學(xué)校各部門人員對(duì)文書檔案的利用效率。但是，信息化水平的提高意味著文書檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)提升，因此學(xué)校必須建立資源庫防火墻，有效保障學(xué)校資源、檔案的安全性。其次，文書檔案管理人員需借助信息資源庫改變文書檔案管理方式，對(duì)文書檔案開展全過程管理，有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)須對(duì)不同的人員開展不同層級(jí)的文書檔案查閱權(quán)限，提供針對(duì)性服務(wù)，節(jié)省文書檔案查閱時(shí)間。

3 結(jié)語

綜上所述，學(xué)校文書檔案管理工作對(duì)學(xué)校的內(nèi)部管理和未來發(fā)展有重要作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，中職學(xué)校需不斷創(chuàng)新文書檔案管理工作、提高各部門人員對(duì)文書檔案管理的重視程度、建立完整的文書檔案管理制度、增強(qiáng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為學(xué)校的未來發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳雁.中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2019，（z1）：197-198.

[2]姜會(huì)圖.學(xué)校文書檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策探析[J].管理學(xué)家，2020，（1）：15-16.

[3]張成麗.中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（5）：90.