數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作探究

摘 要：數(shù)字技術的發(fā)展，給高職院校的教學管理工作帶來了深遠的影響。如今，依托數(shù)字技術和設備，許多高校都走上了數(shù)字化校園建設之路。檔案管理是高職院校的一項基礎工作。在數(shù)字化校園下，高職院校檔案管理工作要適應時代發(fā)展需求，借助數(shù)字技術提高檔案管理服務質(zhì)量，提高檔案利用率。文章以數(shù)字化校園建設為背景，就數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作提出了幾點對策。

關鍵詞：數(shù)字化校園;高職院校;檔案;管理工作

數(shù)字化校園并不是一種教學形式，而是以數(shù)字技術為基礎，發(fā)展起來的集教研、管理、服務于一體的虛擬教育環(huán)境。建設數(shù)字化校園，是時代發(fā)展和數(shù)字技術創(chuàng)新、應用的結(jié)果。在數(shù)字化校園背景下，學校在教學管理領域需要合理引進數(shù)字技術，提高教學管理及服務質(zhì)量。高職教育是職業(yè)教育的代表，近年來，在數(shù)字技術支持下，高職院校在教學管理方面逐步與社會接軌，從而有效提高了教學管理的質(zhì)量。但是，整體來看，高職院校在檔案管理方面，還存在一些亟待解決的問題。

1 數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理現(xiàn)狀

檔案是高職院校發(fā)展的記錄和憑證。高職院校的檔案具有職能性、原始性、價值性等特點，高職院校的檔案工作基本專業(yè)性、服務性、機要性、復雜性。我國的高職教育雖然起步晚，發(fā)展時間也不長，但是在黨和政府的領導和支持下，也取得了一定的成就。隨著科技的發(fā)展和網(wǎng)絡的廣泛應用，如今，許多高職院校也陸續(xù)開發(fā)與更新了檔案檢索工具、管理系統(tǒng)，檔案管理工作也朝著智能化、信息化方向不斷發(fā)展，許多高職院校的檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公。但是，數(shù)字化校園背景下的高職院校檔案管理工作也暴露出了許多問題。其中，硬件設施缺乏，檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，是高職院校在檔案管理中普遍存在的問題。如許多高職院校雖然構建了新型檔案管理模式，但是由于部分領導對檔案管理工作認識不足，觀念落后，所以檔案數(shù)字化建設工作遲遲未啟動，相關工作也無法順利開展。在此情境下，許多高職院校都沒有配備專門的硬件設備，檔案管理軟件也非常落后。由于檔案部門革新能力不強，所以許多高職院校的檔案管理模式相對分散、針對性不強。加上管理體制不健全，管理制度不完善，所以許多職能部門的檔案資料保留、利用效率都不高。此外，針對檔案管理，許多高職院校都沒有配備專門的檔案管理人員，檔案管理員多身兼數(shù)職，不懂得數(shù)字化管理技術與技巧，檔案管理工作人手短缺，工作壓力大，許多檔案資料也沒有交給檔案室統(tǒng)一管理。

2 數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理策略

1）加大資金投入，做好管理規(guī)劃。檔案管理工作程序復雜，集檔案收集、處理、整合、存儲、傳輸和應用于一體。高職院校的檔案管理工作，根本目的是為高職院校日常運作和發(fā)展提供信息支持，滿足社會對人才提出的個性化要求。信息社會的到來，給高職院校的檔案管理工作提出了更高的要求。高職院校只有走檔案數(shù)字化管理道路，推動檔案標準化建設，才能避免出現(xiàn)信息孤島，提高教學、科研、管理、技術服務、生活服務質(zhì)量，實現(xiàn)教育目標。這也要求高職院校的領導干部強化檔案管理工作意識，實現(xiàn)檔案管理職能向縱深拓展，為檔案管理信息化搭建舞臺。因此，高職院校大力支持檔案數(shù)字化、信息化管理工作，將檔案管理信息化建設納入校園信息化建設規(guī)劃，制定合理的檔案數(shù)字化建設目標，為檔案管理提供專項經(jīng)費，要求有關部門充分利用學?，F(xiàn)有資源做好基礎設施健身，并在原有數(shù)字化校園中的信息平臺基礎之上，嵌入檔案管理系統(tǒng)軟件，高標準建設檔案數(shù)字化管理軟件、檔案資源信息庫、檢索系統(tǒng)，充分利用信息和網(wǎng)絡技術拓展多元化的信息獲取途徑和渠道，實時保存數(shù)字檔案信息，分階段、分步驟、有計劃地推進檔案管理信息化進程，為學校管理、發(fā)展而服務。

2）建立管理制度，提高管理質(zhì)量。依法治國，是我國的基本國策。在依法治國背景下，高職院校也要樹立依法治校理念，加快法治管理進程。數(shù)字化校園下的檔案管理工作要想真正有效地落到實處，必須要重新構建現(xiàn)有的檔案管理責任制度，完善檔案管理機制，并將之都落到實處，落實到個人。因此，數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作，需要學校領導做好檔案管理的頂層設計，需要根據(jù)數(shù)字化管理規(guī)律和特點，規(guī)范學校檔案室集中管理流程，完善檔案數(shù)字化加工管理制度、檔案數(shù)字化安全管理制度和檔案數(shù)字化工作紀律、檔案數(shù)字化保密制度，做好權責劃分，明確相關部門、人員的職責和權限。然后，由學校黨政辦公室牽頭，將人事、學工、財務各個部門聯(lián)合起來，利用網(wǎng)絡信息進行各個部門聯(lián)動，共同做好檔案整理、鑒定、立卷、保管、開發(fā)、統(tǒng)計工作，提高檔案利用、共享率。如各部門要對高職院校檔案信息化建設工作的開展前期調(diào)研，展開工作研究，指定專門的檔案材料收集人、直接負責人，建立部門檔案管理制度，形成檔案管理工作網(wǎng)絡，并做好檔案數(shù)字化管理培訓工作，提高檔案管理人員的網(wǎng)絡操作水平、信息水平和檔案管理系統(tǒng)使用能力，改變檔案管理工作者職業(yè)能力和素質(zhì)較低的狀況。

3）重視資源建設，強化技術利用。數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作的重點是充分利用數(shù)字技術做好數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案管理效率。因為檔案信息資源是檔案工作賴以生存的基礎，沒有豐富的檔案信息資源，檔案信息化建設和服務根本無從談起，也沒有任何意義。如今，許多高職院校的數(shù)字化校園的建設與相關工作已經(jīng)順利開展，這也為檔案管理工作提供了良好的條件。高職院校要抓住機會，依托已經(jīng)進行的數(shù)字化校園工程建設中可利用的數(shù)字化平臺、校園信息系統(tǒng)，建設數(shù)字檔案館，狠抓學校各職能部門的檔案建設，提高部門檔案立卷質(zhì)量，按照統(tǒng)一管理模式和雙套制歸檔原則，將紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔。然后，狠抓檔案接收環(huán)節(jié)，將一切能接受進館的檔案全部接收進來，擴大檔案信息收集范圍，拓寬檔案收集渠道，豐富檔案信息資源的種類。尤其是做好重點工程建設項目、重大活動檔案的檔案收集工作。在此基礎上，狠抓檔案整合工作，根據(jù)制度規(guī)定，將分散在校內(nèi)各部門的檔案進行統(tǒng)一歸整和保管，并利用數(shù)字技術優(yōu)化配置和整理加工檔案資源，依托數(shù)字化校園信息平臺整合、發(fā)布檔案資源和信息，走具有高職教育與校園特點的檔案數(shù)字化管理之路。

4）加強人才建設，高效集中管理。人才是推動科技發(fā)展的根本。高職院校檔案數(shù)字化管理，要以人才為依托，要加強檔案人才隊伍建設，解決人才短缺這個難題。因此，高職院校在檔案信息化建設和數(shù)字化管理中，首先要制定人才引進和培養(yǎng)方案，將“引進來”和“走出去”結(jié)合起來，引進專業(yè)的具有數(shù)字化工作能力和經(jīng)驗的檔案管理人員，并為檔案管理工作配備一定數(shù)量的可以勝任檔案崗位工作的兼職檔案管理人員，滿足檔案管理工作的根本需求。然后，加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度，分階段、分層次、有計劃、有步驟地開展檔案數(shù)字化管理業(yè)務培訓，通過學校培訓、在職研修、經(jīng)驗交流、專家指導和講座等形式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，促使他們精通業(yè)務、規(guī)范管理，熟練掌握計算機操作技術，集中高效進行檔案數(shù)字化管理，提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和效率，為學校師生提供優(yōu)質(zhì)服務。

3 結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化校園背景下，檔案管理信息化建設，是不可逆轉(zhuǎn)的時代趨勢。所以，高職院校要制定檔案信息化建設和發(fā)展規(guī)劃，多管齊下，切實做好檔案數(shù)字化管理把控工作，為高職院校長遠發(fā)展打好基礎。

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作者簡介

涂曉英（1972-），女，四川射洪人，畢業(yè)于四川師范大學，大學本科，副研究館員。