化工材料采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題及控制措施

呂明磊

【摘? 要】論文對(duì)材料采購(gòu)過(guò)程中的幾點(diǎn)問(wèn)題作了梳理，從公司內(nèi)部的管理角度對(duì)采購(gòu)部門的工作執(zhí)行進(jìn)行了分析，將基層人員在過(guò)程中的素質(zhì)、職能的問(wèn)題影響作了闡述，把管理流程和采購(gòu)計(jì)劃等方面出現(xiàn)的內(nèi)部問(wèn)題作了解釋，提出了控制采購(gòu)過(guò)程的幾大措施，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理、變更計(jì)劃的實(shí)施作了管理分析，把執(zhí)行管理的材料采購(gòu)以及材料管理進(jìn)行了具體闡述。

【Abstract】This paper combs some problems in the process of material purchasing， analyzes the work execution of purchasing department from the perspective of internal management of the company， expounds the influence of the quality and function of grass-roots personnel in the process， explains the internal problems appeared in management process and purchasing plan， puts forward some measures to control the purchasing process， analyzes the processing of business data and the implementation of change plan， and expounds the material purchasing and material management of execution management.

【關(guān)鍵詞】化工材料;材料采購(gòu)過(guò)程;控制

【Keywords】chemical materials; material purchasing process; control

【中圖分類號(hào)】F253.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）07-0127-02

1 引言

材料采購(gòu)是影響供銷工作的重要環(huán)節(jié)，針對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理等方面的整體要求，使公司經(jīng)手的原材料能夠滿足對(duì)外供應(yīng)、對(duì)內(nèi)加工的經(jīng)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合具體過(guò)程將過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行控制處理，依據(jù)公司對(duì)材料采購(gòu)的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行對(duì)應(yīng)工作流程的管理，將公司在執(zhí)行管理、采購(gòu)材料等方面的工作進(jìn)行分析，使公司的材料問(wèn)題能基于管理制度得到控制。

2 采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 流程管理方面的不規(guī)范

公司對(duì)于采購(gòu)的管理通常與財(cái)務(wù)掛鉤，根據(jù)資金條件進(jìn)行需求材料的采買，主要依靠員工的采買經(jīng)驗(yàn)和對(duì)材料的熟悉程度，保證采購(gòu)質(zhì)量以及數(shù)量、價(jià)位的合理性。員工在采購(gòu)過(guò)程中通常會(huì)選擇較為熟悉的合作商，使實(shí)地考察、簽訂合同等重要的工作內(nèi)容得到簡(jiǎn)化。當(dāng)公司內(nèi)部出現(xiàn)材料問(wèn)題，也會(huì)優(yōu)先與合作商進(jìn)行材料質(zhì)檢內(nèi)容的及時(shí)溝通。部分公司確實(shí)存在對(duì)流程管理的不重視，使不規(guī)范的流程影響了員工在采購(gòu)過(guò)程中的判斷，使員工的工作過(guò)于依賴某些環(huán)節(jié)，不能對(duì)采購(gòu)材料的使用和管理盡到義務(wù)。

2.2 采購(gòu)部門的員工職能混亂

公司業(yè)務(wù)往來(lái)較多時(shí)，員工需要承擔(dān)相對(duì)多的工作任務(wù)，將與任務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。實(shí)質(zhì)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是公司較為機(jī)密的核心內(nèi)容，包含了公司平日的流水?dāng)?shù)據(jù)和材料數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對(duì)、上傳等方面工作，使管理人員得到的數(shù)據(jù)結(jié)論相對(duì)準(zhǔn)確。而員工的職能混亂使原本負(fù)責(zé)采購(gòu)的基層人員，能夠接觸到與財(cái)會(huì)相關(guān)的數(shù)據(jù)工作，增加了采購(gòu)部門原本的工作量以及工作細(xì)節(jié)，也使財(cái)務(wù)工作者需要對(duì)所屬的工作內(nèi)容進(jìn)行二次核查，嚴(yán)重影響了材料采購(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性。

2.3 采購(gòu)計(jì)劃的多次變動(dòng)

公司制定的采購(gòu)計(jì)劃都是結(jié)合上季度的財(cái)務(wù)報(bào)告，和目前的客戶數(shù)量所制定。在實(shí)施計(jì)劃的過(guò)程中，很可能由于臨時(shí)的材料需求，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行多次變動(dòng)。這樣的變動(dòng)會(huì)誘發(fā)公司賬面資金的流動(dòng)問(wèn)題，使公司在執(zhí)行管理方面出現(xiàn)員工難以控制的資金缺口，導(dǎo)致員工洽淡的項(xiàng)目合作不能及時(shí)得到財(cái)務(wù)支持[1]。合作商會(huì)因?yàn)楣静少?gòu)計(jì)劃的變動(dòng)，對(duì)公司完成合作訂單、供應(yīng)材料的基本能力產(chǎn)生疑慮。而公司會(huì)由于不能滿足最新的客戶需求，錯(cuò)失一部分合作機(jī)會(huì)。

2.4 材料管理人員的素質(zhì)偏低

公司的材料管理主要是對(duì)物料進(jìn)行管理，需要將物料的種類、數(shù)量、存放位置等細(xì)節(jié)進(jìn)行了解，使材料的采購(gòu)能基于管理環(huán)境進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量等方面的確認(rèn)，確保材料在公司的存放和使用能夠符合合作標(biāo)準(zhǔn)。材料管理的方式會(huì)直接影響采購(gòu)材料的存放質(zhì)量，對(duì)應(yīng)人員的素質(zhì)偏低則會(huì)導(dǎo)致材料采購(gòu)出現(xiàn)一系列問(wèn)題，不能得到現(xiàn)有庫(kù)存、材料位置等存放條件的準(zhǔn)確信息，使采購(gòu)過(guò)程不能根據(jù)公司材料的實(shí)際狀況，進(jìn)行最接近公司供銷條件的客戶洽談。

3 材料采購(gòu)過(guò)程的控制措施

3.1 優(yōu)化公司內(nèi)部的流程管理

將材料采購(gòu)進(jìn)行計(jì)劃制定、人員結(jié)構(gòu)、實(shí)施計(jì)劃、修正計(jì)劃等重要流程的優(yōu)化管理，使采購(gòu)過(guò)程能夠在公司的監(jiān)督和指揮下運(yùn)行，使員工執(zhí)行管理的具體流程存在一定的規(guī)范作用。將采購(gòu)部門進(jìn)行管理人員和基層人員的結(jié)構(gòu)設(shè)置，使結(jié)構(gòu)中的管理人員能夠依據(jù)對(duì)人員的管理，了解到員工日常生活中的執(zhí)行問(wèn)題，并通過(guò)處理員工問(wèn)題達(dá)到管理采購(gòu)過(guò)程的效果，使基層人員能夠通過(guò)對(duì)材料的管理，將管理意見(jiàn)落實(shí)到采購(gòu)過(guò)程的各個(gè)細(xì)節(jié)中，在遇到資金、質(zhì)量等影響合作的具體問(wèn)題時(shí)，能請(qǐng)示上級(jí)或者以溝通形式滿足客戶需求，使公司能從內(nèi)部管理找到影響業(yè)務(wù)發(fā)展的各方面因素[2]。根據(jù)員工與合作商之間的洽談條件，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行員工工作內(nèi)容的流程要求，使員工處理材料問(wèn)題能夠依照公司內(nèi)部的管理模式，避免將公司的內(nèi)部信息和質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)全部外漏，也減少員工對(duì)合作人員的依賴性、問(wèn)題判斷的不準(zhǔn)確性。

3.2 將員工職能進(jìn)行細(xì)致分化

通過(guò)了解員工主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)工作，將員工職能進(jìn)行采購(gòu)過(guò)程中的結(jié)構(gòu)分化，為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和材料數(shù)據(jù)的處理分別配置專業(yè)人員，使材料采購(gòu)的具體數(shù)據(jù)能夠得到專業(yè)分析，公司的財(cái)務(wù)情況能在采購(gòu)業(yè)務(wù)中得到體現(xiàn)，減少業(yè)務(wù)數(shù)量變動(dòng)對(duì)員工工作的影響。針對(duì)基層人員與財(cái)務(wù)工作的接觸內(nèi)容，將財(cái)務(wù)部門分為考勤統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)處理、財(cái)務(wù)管理等幾大職位，讓基層人員始終受財(cái)務(wù)部門的細(xì)致管理，并使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)始終服務(wù)于材料采購(gòu)的各個(gè)階段。明確基層人員在采購(gòu)過(guò)程中起到的積極作用，了解他們對(duì)公司管理的想法和建議，結(jié)合業(yè)務(wù)需求而不是通過(guò)員工互相分擔(dān)壓力的方式，來(lái)處理職能混亂所誘發(fā)的采購(gòu)相關(guān)問(wèn)題。以員工職能進(jìn)行工作責(zé)任的細(xì)致劃分，避免員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程的消極態(tài)度和推諉現(xiàn)象，使員工能基于采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行管理，將自身業(yè)務(wù)能力的展示與公司未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)行聯(lián)系。結(jié)合采購(gòu)過(guò)程中的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，對(duì)材料的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行合理性調(diào)查，對(duì)不能完成的計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行原因、流程等方面說(shuō)明，使材料采購(gòu)能夠考慮到現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3.3 認(rèn)真對(duì)待采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施

員工對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃的完成，是基于對(duì)材料質(zhì)量和數(shù)量的具體要求，是在服從公司管理和執(zhí)行管理?xiàng)l件的前提下。公司要認(rèn)真對(duì)待采購(gòu)計(jì)劃從指定到實(shí)施的階段內(nèi)容，使計(jì)劃的實(shí)施能夠有利于公司今后業(yè)務(wù)的發(fā)展，保證材料采購(gòu)能有規(guī)定內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)文件的管理約束，及時(shí)向上反映比較強(qiáng)烈的客戶需求，使采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程能夠貼近用戶市場(chǎng)。結(jié)合計(jì)劃變動(dòng)對(duì)公司采購(gòu)產(chǎn)生的具體影響，將采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行材料數(shù)量、價(jià)位等方面的細(xì)致要求，使員工在實(shí)施過(guò)程中能將具體的變動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，通過(guò)對(duì)變動(dòng)數(shù)據(jù)的分析進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的具體變動(dòng)[3]，使員工能基于不同時(shí)間的計(jì)劃內(nèi)容，將采購(gòu)過(guò)程的對(duì)應(yīng)工作能夠進(jìn)行任務(wù)量、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的一一核對(duì)，通過(guò)既定流程申請(qǐng)資金完成超出計(jì)劃的客戶需求。要求員工在采購(gòu)過(guò)程中認(rèn)真對(duì)待各項(xiàng)工作，根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的制定材料和供應(yīng)數(shù)據(jù)，將實(shí)施計(jì)劃的具體任務(wù)量進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，方便員工在核對(duì)工作中了解業(yè)務(wù)需求，將變動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行顏色、字體等方面的特殊標(biāo)記。針對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的計(jì)劃實(shí)施，進(jìn)行具體進(jìn)度的每日上報(bào)和認(rèn)真核對(duì)，將公司庫(kù)存中的材料內(nèi)容進(jìn)行點(diǎn)查，使計(jì)劃外的變更需求能得到公司內(nèi)部的物質(zhì)支持。

3.4 提升材料管理的人員素質(zhì)

材料采購(gòu)需要考慮到對(duì)整體過(guò)程的管理，依據(jù)供銷工作對(duì)材料管理的真實(shí)需求，將對(duì)材料的管理進(jìn)行必要的人員素質(zhì)要求。公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)合作商對(duì)于材料的具體需求，將重點(diǎn)材料的采購(gòu)與管理材料的種類進(jìn)行分析，引進(jìn)化工專業(yè)或材料專業(yè)的管理人才，培養(yǎng)員工的管理意識(shí)和對(duì)材料性能的敏感程度，使人員能基于專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行材料管理相關(guān)的工作，對(duì)材料采購(gòu)進(jìn)行質(zhì)量、性能等方面的專業(yè)建議。不定期對(duì)人員進(jìn)行日常標(biāo)準(zhǔn)的工作考核，在材料存放于公司倉(cāng)庫(kù)或合作階段作為樣本展示時(shí)，實(shí)行對(duì)采購(gòu)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，把材料管理作為采購(gòu)過(guò)程中的重要內(nèi)容，協(xié)調(diào)管理材料和執(zhí)行管理方面的員工職能，使采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)人員具備良好的職業(yè)素質(zhì)。根據(jù)人員對(duì)采購(gòu)材料的識(shí)別和熟悉過(guò)程，將對(duì)人員的培訓(xùn)進(jìn)行公司內(nèi)部所有范圍的實(shí)行，使公司的人員素質(zhì)能基于工作協(xié)同得到提升。

4 結(jié)語(yǔ)

材料采購(gòu)要基于與外界的合作進(jìn)行內(nèi)部管理，針對(duì)存在問(wèn)題開(kāi)展對(duì)員工工作的要求、對(duì)材料存放的管理，使供銷工作的開(kāi)展得到資金、數(shù)據(jù)等條件的支持。根據(jù)流程、職能等方面的問(wèn)題對(duì)公司內(nèi)部進(jìn)行分析，將職位、結(jié)構(gòu)等方面影響員工工作的因素進(jìn)行調(diào)節(jié)，進(jìn)行全過(guò)程的采購(gòu)管理和執(zhí)行要求，依據(jù)合作商對(duì)公司業(yè)務(wù)的具體看法，將采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃實(shí)施、人員素質(zhì)等方面處理。

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