杜楠楠 張若飛

摘要：高職檔案管理工作是高職從傳統(tǒng)管理走向規(guī)范化科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)當(dāng)前高職檔案管理的現(xiàn)狀，本文為高職實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理體系和檔案機(jī)制創(chuàng)新提供了指導(dǎo)和建議，提高高職檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

引言：

在資訊科技迅速發(fā)展的情況下，高職學(xué)校的日常工作正逐步邁向電腦化和標(biāo)準(zhǔn)化。日常辦公、教學(xué)等活動(dòng)都是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，因此產(chǎn)生了電子檔案。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，不僅需要多學(xué)科知識(shí)的整合，更需要多部門的相互配合，在如此復(fù)雜的背景下，做好檔案信息資源的建設(shè)和交流，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。近年來(lái)，高職教育培訓(xùn)的快速發(fā)展，給高職學(xué)校檔案管理帶來(lái)了諸多問(wèn)題。例如，許多高職學(xué)院合并了幾所中專技術(shù)學(xué)校，過(guò)去每所學(xué)校都有自己的方法和管理職能，導(dǎo)致整合后的檔案管理難以統(tǒng)一、規(guī)范，檔案管理難以實(shí)施。

一、高職檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）部門間信息系統(tǒng)無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不互通

目前，大多數(shù)信息資源的管理基本上是基于自身的需要，沒(méi)有總體規(guī)劃，就無(wú)法進(jìn)行信息交流。另一方面，各部門之間沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的格式和結(jié)構(gòu)也不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息不兼容和資源交流緊張。每個(gè)部門管理自己的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息的不斷開發(fā)和創(chuàng)建，人力、物力和財(cái)力資源的浪費(fèi)無(wú)法避免。

（二）檔案管理任職人員專業(yè)素質(zhì)低下

目前，許多高職院校的檔案管理質(zhì)量普遍不高。大多數(shù)高職院校的檔案管理人員不是專業(yè)人員，沒(méi)有檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，也沒(méi)有上過(guò)相關(guān)領(lǐng)域的高職專業(yè);一些高職院校還雇傭臨時(shí)工來(lái)管理檔案，以建立人際關(guān)系。這種類型的團(tuán)隊(duì)導(dǎo)致高職檔案管理人員對(duì)檔案管理崗位的地位和重要性缺乏足夠的重視。此外，檔案管理部門與其他管理部門之間缺乏溝通、缺乏對(duì)檔案信息的掌握、缺乏使用電腦的能力，這導(dǎo)致檔案管理崗位難以改革和更新，使高職院校檔案管理崗位呈現(xiàn)剛性，這嚴(yán)重阻礙了高職院校檔案管理崗位的提升。

（三）檔案管理的基本設(shè)備陳舊過(guò)時(shí)

許多高職目前都有預(yù)先配置的辦公設(shè)施，如計(jì)算機(jī)。然而，計(jì)算機(jī)的使用僅限于引入檔案，如歸檔記錄，而且日常使用程度、數(shù)字化歸檔非常低。有些檔案管理設(shè)施沒(méi)有配備適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，甚至計(jì)算機(jī)也很老舊，一些是其他部門或辦公室的廢棄計(jì)算機(jī)，是在維修后拿來(lái)用的，因此很難配置現(xiàn)代管理軟件系統(tǒng)。更重要的是，一些高職的檔案收集、登記、整理和分類是基于人工而非現(xiàn)代信息技術(shù)。由于錯(cuò)誤率高，工作量極高，這讓高職院校的檔案管理員經(jīng)常不得不在深夜加班，導(dǎo)致錯(cuò)誤率高，檔案信息缺口頻繁，這大大削弱了檔案管理的質(zhì)量和可靠性。

（四）需要進(jìn)一步加快創(chuàng)建數(shù)字檔案的進(jìn)程

在信息時(shí)代，數(shù)字技術(shù)由于其經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性，已趨向于取代紙質(zhì)檔案管理。數(shù)字檔案具有較少的損失和較高的搜索效率。然而，在某些高職的檔案管理中，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用相對(duì)較少，某些高職的行政人員和學(xué)生狀況數(shù)據(jù)仍然主要是紙質(zhì)檔案管理。搜索時(shí)，歸檔管理員必須在歸檔存儲(chǔ)庫(kù)中花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，導(dǎo)致性能低下。

二、高等高職院校檔案管理的發(fā)展對(duì)策

（一）以制度建設(shè)推動(dòng)檔案工作規(guī)范發(fā)展

檔案、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)是高職實(shí)施檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是高職檔案管理的原則。落實(shí)檔案管理工作的立法和實(shí)施規(guī)定，加強(qiáng)高職檔案管理工作的整體治理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的法制化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。提高各級(jí)和全校師生的認(rèn)識(shí)，不斷加強(qiáng)檔案管理服務(wù)的概念，在系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)促進(jìn)檔案管理管理的創(chuàng)新和協(xié)調(diào)發(fā)展。從中心意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、整體意識(shí)、能力意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)六個(gè)方面強(qiáng)化檔案管理工作觀念，支持多學(xué)科技術(shù)和方法管理，實(shí)現(xiàn)法治協(xié)調(diào)發(fā)展和檔案體制機(jī)制創(chuàng)新。

（二）新型檔案信息管理平臺(tái)的構(gòu)建

現(xiàn)代檔案已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，數(shù)字檔案的創(chuàng)建已成為檔案管理最高層次的重要標(biāo)志。檔案管理信息結(jié)構(gòu)的內(nèi)容包括三個(gè)主要部分：檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理數(shù)字化和創(chuàng)建檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。作為檔案管理制作標(biāo)準(zhǔn)化的一部分，有必要在檔案管理管理部門安裝現(xiàn)代多媒體設(shè)備，通過(guò)多媒體技術(shù)支持檔案管理信息。檔案管理數(shù)字化應(yīng)是對(duì)現(xiàn)有檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程。為了開發(fā)、使用和共享資源，檔案管理服務(wù)必須基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和管理軟件。為了加快高職檔案信息技術(shù)的發(fā)展，需要遵循兩個(gè)原則。第一，雙向系統(tǒng)的原理。檔案管理管理信息的推廣是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。它在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)上，開辟了一種新的集體檔案管理管理形式。第二，全面管理的原則。綜合管理不是指檔案管理的儲(chǔ)存和使用，而是指從檔案管理生產(chǎn)、儲(chǔ)存、使用到銷毀的全過(guò)程管理。

（三）館藏資源建設(shè)

檔案管理絕不是歸檔數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單收集，開發(fā)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。檔案資源建設(shè)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段，從最初提出的"加強(qiáng)檔案"，到改革開放以來(lái)以"擴(kuò)大收藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)"為最重要內(nèi)容的收藏理念，到如今的收集關(guān)鍵檔案和發(fā)揮職能。檔案不再是盲目創(chuàng)建的，而是注重從整個(gè)社會(huì)的角度思考，關(guān)注檔案資源的質(zhì)量和類型。高職檔案資源建設(shè)應(yīng)涵蓋教學(xué)與培訓(xùn)、研究、社會(huì)服務(wù)和文化等各個(gè)領(lǐng)域，并應(yīng)創(chuàng)建反映高職整體發(fā)展的“大規(guī)?！奔w資源。就目前高職檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀而言，搜索方式仍然是基于對(duì) 館藏資源的訪問(wèn)，這并不能滿足所有要求。同時(shí)，檔案資源建設(shè)的法律法規(guī)缺乏嚴(yán)格的實(shí)施機(jī)制，學(xué)校行政部門對(duì)檔案資源建設(shè)認(rèn)識(shí)不深，檔案管理人員變動(dòng)頻繁，做不到專人專職，存在檔案缺失遺失等問(wèn)題。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是高職檔案管理工作中最重要、最緊迫的問(wèn)題。高職檔案管理管理的薄弱環(huán)節(jié)主要體現(xiàn)在整體質(zhì)量的提高和專業(yè)人才的缺乏。從四個(gè)方面全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)：樹立政治意識(shí)、加強(qiáng)專業(yè)技能、提高職業(yè)素質(zhì)和現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用。積極創(chuàng)建檔案管理認(rèn)證制度，加強(qiáng)檔案管理管理人員培訓(xùn)，落實(shí)認(rèn)證，密切監(jiān)測(cè)專業(yè)資格的提升和評(píng)估，并重視人才團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建和檔案管理。

結(jié)束語(yǔ)：

高職管理檔案是高職發(fā)展史上的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)本部門具有重要的指導(dǎo)意義，本文特別探討了高職檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的補(bǔ)救措施，以提高高職檔案管理水平。但是，僅僅在理論上不能真正提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量還必須結(jié)合實(shí)際，在實(shí)踐中抓好檔案管理工作。同時(shí)，學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的技能和綜合培訓(xùn)，高度重視檔案管理工作，確保加強(qiáng)高職檔案工作的服務(wù)水平。

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