基于系統(tǒng)工作過程的高校人力資源管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

陳文華

(南京科技職業(yè)學(xué)院 人事處，江蘇 南京 210048)

高校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承與創(chuàng)新的重要職能，教師是完成職能任務(wù)的執(zhí)行者和唯一主體，在績(jī)效管理背景下，如何利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能挖掘來創(chuàng)新高校人力資源管理，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)決策的轉(zhuǎn)變，是推動(dòng)高校人力資源管理水平的必然訴求和智慧校園的重要組成部分。已有研究表明，當(dāng)前高校人力資源管理主要存在以下問題：①實(shí)現(xiàn)客觀公正績(jī)效考核，完善績(jī)效分配制度，調(diào)動(dòng)并激勵(lì)廣大教師的工作積極性，增強(qiáng)教師的歸屬感，減少人才流失[1]；②針對(duì)教師的學(xué)術(shù)專長(zhǎng)和個(gè)人需求制定個(gè)性化人才成長(zhǎng)和發(fā)展計(jì)劃，做到人盡其才、人崗匹配[2]；③全面動(dòng)態(tài)了解教師教科研、師德和社會(huì)活動(dòng)等指標(biāo)性數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)教師個(gè)人與學(xué)校協(xié)同發(fā)展提供決策[3]。通過調(diào)研各高校人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)和運(yùn)行情況，訪談專職管理人員和各群體教師，結(jié)合學(xué)校現(xiàn)行管理制度和政策，并與傳統(tǒng)人力資源管理方式對(duì)比后發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有管理方式處理時(shí)間長(zhǎng)、工作強(qiáng)度大、誤差率較高；與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)課時(shí)系統(tǒng)的整合不到位，容易形成信息孤島；在績(jī)效考核、人事管理不斷變革的情況下，系統(tǒng)難以適應(yīng)，影響工作效率；對(duì)人事全過程管理還不到位，難以達(dá)到精細(xì)化、規(guī)范化管理的要求，在人事管理重大決策的智力支撐方面顯得無能為力。通過建立基于系統(tǒng)工作過程的人力資源管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和通信技術(shù)手段，優(yōu)化工作過程，降低管理成本，提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量，為高校人事管理決策提供數(shù)據(jù)支持，最終實(shí)現(xiàn)高校人員的科學(xué)管理。

1 系統(tǒng)工作過程

系統(tǒng)的研發(fā)目的是為人事管理服務(wù)，從整體上及時(shí)掌握教職工的發(fā)展情況，把握人才的分配調(diào)整，規(guī)劃薪資發(fā)放方案，可視化人力布局和工資結(jié)構(gòu)，減少人工操作，達(dá)到精細(xì)化管理[4]。系統(tǒng)的工作過程必須事先有科學(xué)的設(shè)置及規(guī)劃，并在領(lǐng)域?qū)＜业闹笇?dǎo)下對(duì)流程進(jìn)行審核和改造。以此為基礎(chǔ)，基于開發(fā)視角與系統(tǒng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)一起對(duì)工作流程進(jìn)行分析，理清系統(tǒng)的主要工作內(nèi)容和用戶角色，包括登錄、用戶權(quán)限及數(shù)據(jù)庫(kù)管理、代碼管理和人員信息管理、教師培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃、人力風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、工資管理、個(gè)人公積金管理、各類工資報(bào)表管理和自定義報(bào)表、在職與離職教職工工資信息綜合查詢、與賬務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合使用的憑證管理以及安全管理等，限于篇幅，以下僅列出工資管理的工作過程圖，如圖1所示。

圖1 工資管理的工作過程

2 系統(tǒng)功能

系統(tǒng)功能主要包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息設(shè)置、教師培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃、人力風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、工資管理、公積金管理、銀行代發(fā)、報(bào)表管理、綜合查詢及憑證管理等。

系統(tǒng)管理。包括注冊(cè)教職工記錄、批量導(dǎo)入教職工記錄、管理員登錄、用戶權(quán)限分配及數(shù)據(jù)庫(kù)管理等功能。分別是添加教職工登錄信息；批量導(dǎo)入教職工記錄。此功能下的注冊(cè)是為管理員添加單個(gè)教職工的登錄信息，導(dǎo)入是為管理員提供批量添加教職工記錄，登錄功能僅限是管理員使用，管理員登錄后，方可進(jìn)行用戶權(quán)限分配及角色調(diào)整。

基礎(chǔ)信息設(shè)置。包括代碼管理和人員信息管理等功能。其中代碼管理包括部門代碼編碼規(guī)則設(shè)置、部門代碼及人員類別代碼設(shè)置。在眾多的基礎(chǔ)信息中，部門代碼編碼規(guī)則、部門代碼、人員類別代碼和人員基本信息為系統(tǒng)必填項(xiàng)。

教師培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃。教師培訓(xùn)包括職前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)和轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)，根據(jù)教師個(gè)人績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)數(shù)據(jù)，推薦部分教師針對(duì)個(gè)人的短板進(jìn)行職業(yè)能力提升培訓(xùn)；對(duì)教學(xué)、科研崗的教師，系統(tǒng)能推送個(gè)性的鼓勵(lì)性的學(xué)歷學(xué)術(shù)提示，將學(xué)校的培訓(xùn)收益和效果盡可能最大化。發(fā)展計(jì)劃是根據(jù)學(xué)校的專業(yè)建設(shè)和產(chǎn)學(xué)研發(fā)展布局，具體落實(shí)“高質(zhì)量、高層次、高影響”人才建設(shè)的重要舉措。

人力風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。人力資源是高校最寶貴、最具有創(chuàng)造價(jià)值的財(cái)富，高校間的競(jìng)爭(zhēng)很大程度上取決于高層次教師隊(duì)伍的競(jìng)爭(zhēng)。在績(jī)效評(píng)價(jià)模式下難免會(huì)出現(xiàn)一些人才流失、占位不做事的現(xiàn)象，關(guān)鍵是要能先知先覺，系統(tǒng)從教師被動(dòng)自測(cè)自評(píng)、人事部門主動(dòng)多模態(tài)數(shù)據(jù)分析，來洞察教師輿情、預(yù)測(cè)高端人才流失風(fēng)險(xiǎn)和專業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展引起的人力過?；蚨倘憋L(fēng)險(xiǎn)，做到運(yùn)籌帷幄，為學(xué)校發(fā)展提供決策支持。

工資管理。包括工資方案、工資數(shù)據(jù)管理。工資方案又包括方案設(shè)置、工資發(fā)放批次、稅率定義以及公式定義等內(nèi)容。工資數(shù)據(jù)管理主要包括工資錄入及月末處理。

公積金管理。主要是個(gè)人公積金管理，方便用戶對(duì)員工的公積金繳納情況進(jìn)行管理和查詢。

銀行代發(fā)。銀行代發(fā)就是企業(yè)將發(fā)放工資的任務(wù)交給銀行來完成。

報(bào)表管理。指對(duì)各類工資報(bào)表管理和自定義報(bào)表進(jìn)行設(shè)置及管理。

綜合查詢。指在職與離職教職工工資信息綜合查詢。

憑證管理。指方便與帳務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合使用的憑證管理，通過生成憑證來和高校賬務(wù)系統(tǒng)掛鉤。整個(gè)系統(tǒng)的構(gòu)建體系如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)構(gòu)建體系

3 核心模塊的設(shè)計(jì)

工資管理是系統(tǒng)的關(guān)鍵模塊，在此模塊下，可以給教職工設(shè)置不同的工資方案，設(shè)定不同的工資發(fā)放批次，擬定教職工所得稅的計(jì)算方法，最重要的一項(xiàng)工作就是錄入及調(diào)整教職工的工資數(shù)據(jù)。工資管理模塊包括工資方案設(shè)置、發(fā)放批次設(shè)置、稅率定義、公式定義、工資錄入以及月末處理等。

工資方案設(shè)置。工資方案的擬定是錄入工資和發(fā)放工資的前提。用戶要根據(jù)自己的實(shí)際情況設(shè)計(jì)此方案。在此模塊中可以實(shí)現(xiàn)選定方案、增加方案、修改方案、刪除方案等功能?？梢詾椴煌挠脩粼O(shè)置不同的工資方案。同時(shí)，為了提高用戶增加新的工資方案的工作效率，可以進(jìn)行工資方案的復(fù)制。在工資方案設(shè)置完畢后，依然可以隨時(shí)調(diào)換工資方案。例如：某些高校存在教師出國(guó)或其它原因需停薪留職的情況，可以為這些教師建立一個(gè)叫做“停薪”的人員類型，在進(jìn)行工資方案適用人員分配時(shí)，不將其放入任何工資方案即可。

發(fā)放批次設(shè)置。通過發(fā)放批次的設(shè)置，用戶可以實(shí)現(xiàn)在一個(gè)月中多次發(fā)放工資的功能。如果此批次的項(xiàng)目已設(shè)置完畢，如需追加新的項(xiàng)目，可以通過增加功能將新項(xiàng)目追加到該批次中，也可以根據(jù)需要?jiǎng)h除批次中的所有項(xiàng)目。

稅率定義。在工資管理中不可避免地要涉及到個(gè)人所得稅的問題，就需要定義稅率，可以進(jìn)行增加、修改、刪除稅率記錄的操作，稅率的編輯需根據(jù)國(guó)家規(guī)定的個(gè)人所得稅稅率表進(jìn)行設(shè)定。

公式定義。工資項(xiàng)目中，需要進(jìn)行數(shù)值計(jì)算。對(duì)于計(jì)算項(xiàng)目就需要用戶來定義計(jì)算公式。在進(jìn)入計(jì)算公式編輯模式，可進(jìn)行增加、修改、刪除計(jì)算公式的操作。計(jì)算公式調(diào)用函數(shù)來進(jìn)行計(jì)算工資項(xiàng)目，用戶只需要關(guān)注計(jì)算使用的數(shù)據(jù)和計(jì)算的結(jié)果即可。

工資錄入。建立并選定工資方案，設(shè)置好稅率和計(jì)算公式后，就可以進(jìn)行工資的錄入。在工資錄入中，提供了批量調(diào)整、自定義調(diào)整和個(gè)別調(diào)整等多種調(diào)整功能，方便用戶對(duì)工資數(shù)值的變更操作。系統(tǒng)允許一個(gè)月生成一次工資，如果在該月內(nèi)已經(jīng)生成工資，可直接進(jìn)行工資錄入。在工資錄入中，分為固定項(xiàng)目和變動(dòng)項(xiàng)目，固定項(xiàng)目是進(jìn)行選擇，變動(dòng)項(xiàng)目是輸入，具體兩種方式的數(shù)值錄入方法相同，計(jì)算方式能根據(jù)項(xiàng)目不同進(jìn)行相應(yīng)計(jì)算。

月末處理。月末處理并不是每月必須進(jìn)行的操作，作過月末處理的月份工資數(shù)據(jù)只能查詢，不能再進(jìn)行工資錄入、修改。如果有需要進(jìn)行月末處理的數(shù)據(jù)，需要確定相應(yīng)的年份、月份、工資參數(shù)后，才可進(jìn)行月末處理操作。

通過人力資源管理系統(tǒng)中工資管理模塊的過程分析和功能設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了高校人力資源管理系統(tǒng)開發(fā)，為實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事高效管理提供了信息化管理手段，為智慧校園提供了核心的數(shù)據(jù)來源。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中，從系統(tǒng)工作過程著手，從用戶的操作體驗(yàn)出發(fā)，基于四層構(gòu)架完成整個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，體現(xiàn)大數(shù)據(jù)、多融合、主動(dòng)服務(wù)和智能決策的用戶服務(wù)理念[5]。用戶只能在許可權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作，為加強(qiáng)安全防范，每一次修改都有系統(tǒng)記錄，以便追蹤溯源。經(jīng)測(cè)試，本系統(tǒng)具有安全性高、操作高效、可靠性強(qiáng)、差錯(cuò)少、與智慧校園兼容性好等特點(diǎn)，為助力高校人力資源建設(shè)提供了工具支持和多維數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。