創(chuàng)新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理信息化

張迪

摘要：在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需要，檔案管理工作還需按照實際的發(fā)展需要，堅持與時俱進(jìn)，不斷的創(chuàng)新管理的理念，提升檔案管理信息化的水平，做好檔案管理信息化的管理工作，促使檔案管理工作可以更好的服務(wù)社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。本文主要從作者的實際工作經(jīng)驗入手，分析檔案管理理念的創(chuàng)新方法，盡可能的實現(xiàn)檔案管理的信息化。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新理念;信息化管理

分類號：G270.7

前言：檔案是重要信息資源，是信息載體，是了解某件事物的工具，在新時代背景下，檔案管理的工作正在不斷發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)檔案信息化的管理十分重要。創(chuàng)新檔案管理的理念、實現(xiàn)檔案管理信息化可以有效的幫助資源利用，進(jìn)而便于人們對其檔案的查詢和管理。

1 檔案管理工作開展的信息化優(yōu)勢

1.1提升辦公的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理階段，還需依據(jù)人工操作方式對其記錄工作進(jìn)行完成，信息化則是引入計算機(jī)軟件，為文件資料的儲存和收集等提供出便利條件，進(jìn)而有效的提高檔案管理工作的辦公效率。

1.2實現(xiàn)資源的共享

檔案傳統(tǒng)人工手動進(jìn)行操作管理是不能實現(xiàn)資源共享的，在這樣的情況下，勢必會對其檔案資料的利益效率進(jìn)行降低，降低檔案資源的利用價值所在。檔案資源因為不能實現(xiàn)共享，也會給信息和文件查找?guī)磔^大障礙。因此，在開展計算機(jī)軟件信息化管理應(yīng)用的時候，能夠?qū)崿F(xiàn)對每個獨立信息檔案的目錄、內(nèi)容進(jìn)行分類和匯總，使得其可以形成一個體系，有效的提升檔案管理效率。經(jīng)過利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)把檔案數(shù)字化、信息化、智能化，實現(xiàn)對檔案資源的共享和利用。

1.3提高信息化的傳遞速度和安全性

在日常工作過程中，時常會出現(xiàn)信息的傳遞過程中文件丟失、損壞等，給檔案管理工作開展帶來不便。檔案管理信息化能夠保證文件傳輸?shù)陌踩?，傳遞速度的快速。

2 當(dāng)前電子檔案管理的問題分析

2.1 管理體制的不完善

規(guī)章制度是任何單位企業(yè)都不可或缺的，特別是對于電子檔案保存要求嚴(yán)格的單位來講，檔案管理體制可以說是核心體制。當(dāng)前我國一些企業(yè)和單位對于檔案管理制度的不協(xié)調(diào)性，管理制度的不健全等，企業(yè)、單位科室與部門之間的分工、交接工作的不協(xié)調(diào)，使得加深檔案管理工作混亂。

2.2 缺乏專業(yè)化的管理人員

在當(dāng)前電子檔案的管理因為沒有達(dá)到信息化、人工智能化的管理，依舊需要專業(yè)人員實施管理。電子檔案在開展專業(yè)管理的時候，一些人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，并且當(dāng)前絕大部分的檔案管理工作是老員工進(jìn)行兼職檔案管理的，對其檔案管理工作效率、創(chuàng)新都有著嚴(yán)重的阻礙。

2.3 缺乏投入電子檔案的管理

在當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)容易忽略其電子檔案管理的理念和方法更新，忽視其檔案管理重視，造成電子檔案管理軟件設(shè)備不能與時俱進(jìn)，不能適應(yīng)信息化時代下的檔案管理新發(fā)展趨勢。

2.4 電子檔案的安全機(jī)制缺乏

信息化高速的發(fā)展下，一些單位和機(jī)構(gòu)都是應(yīng)用電子化的檔案管理模式，黑客、病毒等入侵，使得電子檔案信息損壞、丟失，主要是因為電子檔案的安全機(jī)制沒有建立和健全，管理人員的安全意識缺乏，造成檔案管理工作有著較大挑戰(zhàn)。

3 加強(qiáng)實施電子檔案的信息化管理措施

3.1 對檔案信息資源的管理制度進(jìn)行建立健全

在現(xiàn)階段檔案信息化現(xiàn)狀和未來的發(fā)展方向定位，制定出合適地標(biāo)準(zhǔn)，建立一個有著發(fā)展空間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理信息化實施的階段，構(gòu)建檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系還需嚴(yán)格遵守下面的原則：第一是兼容性、第二是開放性的原則、第三是系統(tǒng)性的原則。兼容性、開放性主要是指檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、信息技術(shù)行業(yè)和檔案管理行業(yè)的互配階段，控制各開放性的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而避免重復(fù)性的工作。系統(tǒng)性原則是指在充分發(fā)揮出各標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作用條件下，加強(qiáng)各標(biāo)準(zhǔn)的聯(lián)系、補(bǔ)充，使得整個制度成為一個完整體系。注意在完成檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的時候，也要對其檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息資源的體系、檔案信息化管理應(yīng)用體系的完善。在對其檔案信息資源管理制度的構(gòu)建過程中，對其電子檔案功能不斷的拓展，進(jìn)而優(yōu)化資源庫、軟件系統(tǒng)。對于一個企業(yè)來講，檔案是否可以充分的利用和管理是比較關(guān)鍵的。企業(yè)若是沒有一個完善的管理機(jī)制，那么也就不能有效開展檔案管理工作。檔案工作在整個企業(yè)的運(yùn)營階段，承擔(dān)著后勤角色，雖然沒有在前面沖鋒陷陣，但是有著固有的特點，在企業(yè)發(fā)展階段有著重要角色，可以說會支持企業(yè)發(fā)展。所以，企業(yè)還需盡可能的建立健全管理機(jī)制，建立清晰的管理體系，促使有效利用管理和管理檔案，充分發(fā)揮出檔案作用，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

3.2 提供信息支撐在構(gòu)建

硬件和軟件之間的相互支持，是做好檔案信息化管理的先決條件，使用性能的優(yōu)良和質(zhì)量可靠的配套設(shè)施、硬件設(shè)施，自行開發(fā)或者是引進(jìn)設(shè)計通用的信息化管理軟件，將辦公自動化的系統(tǒng)與檔案信息化的管理進(jìn)行結(jié)合在一起，增強(qiáng)信息儲存量、檔案儲存量，全面的提升綜合開發(fā)的能力，實現(xiàn)一體化，進(jìn)而形成信息管理網(wǎng)絡(luò)，有效的確保信息完整。

3.3 對檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的安全進(jìn)行保障

在檔案信息化管理的時候，因為電子技術(shù)廣泛應(yīng)用，雖給工作效率和速度都有著很大程度的提升，但是還存在著安全風(fēng)險問題。所以還需注重檔案安全性。企業(yè)需要加強(qiáng)安全措施，檔案管理的人員應(yīng)該提高警惕感，采取數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證的方式，以避免黑客對信息系統(tǒng)造成的危害，落實檔案信息化的安全管理工作，以防止病毒、黑客惡性的攻擊，有效的提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量、效率。

結(jié)束語：

總的來說，檔案管理信息化對于企業(yè)和國家都是很重要的。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙質(zhì)的方式，當(dāng)前則是以電子化檔案的方式，在快速發(fā)展的時候，企業(yè)檔案管理若想實現(xiàn)與時俱進(jìn)，還需與先進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，使得得到快速、合理、有效和科學(xué)的管理，對其信息化資源科學(xué)性、完整性和有效進(jìn)行保護(hù)，確保企業(yè)的檔案管理工作可以向著數(shù)字化的方向健康發(fā)展。

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