淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理

郝書輕

醫(yī)療設(shè)備檔案是每臺儀器設(shè)備的身份證明及履歷鑒定，從設(shè)備的采購流程、開箱驗收，運行維修記錄、年檢報告、到檔案成冊保管，檔案制度化、規(guī)范化管理水平，直接體現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)的救治水平及工作能力。做好儀器設(shè)備檔案規(guī)范管理工作，對加速醫(yī)療機構(gòu)設(shè)備建設(shè)與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展有積極推動作用。

一、設(shè)備檔案規(guī)范管理在工作中的價值和意義

建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價格不菲，在引進(jìn)時領(lǐng)導(dǎo)和專家將會進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價值、維修返修記錄、設(shè)備使用精準(zhǔn)度、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。 完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，對于全面了解設(shè)備的性能，特別是使用和維護(hù)設(shè)備具有重要意義，建立和管理醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

二、設(shè)備檔案在歸檔工作中的有效措施及方法

（一）設(shè)備開箱時檔案資料的收集

設(shè)備在開箱驗收時，設(shè)備的使用資料同時獲得，隨箱資料無論說明書是英文還是中文，無論合格證是大是小，是圓還是方，無論資料塑封還是成冊，都要一一收齊，不要遺漏。驗收時檔案員務(wù)必在場，及時填寫驗收記錄表，并做到檔案員、采購員、使用人員、供貨商代表四方人員同時驗收簽字，資料存檔。

（二）設(shè)備檔案“身份證號”的獲得——設(shè)備唯一編碼

每臺設(shè)備都是國有資產(chǎn)，每臺設(shè)備登錄進(jìn)國資委的系統(tǒng)平臺上，每臺設(shè)備就會產(chǎn)生一個“身份證號”——固定資產(chǎn)編號，這個編號與設(shè)備檔案盒號，就形成了這臺設(shè)備的唯一編碼，所以這個編碼不是設(shè)備的出廠編碼。

（三）設(shè)備履歷表的填寫

設(shè)備履歷表就好比我們?nèi)诉@一生的經(jīng)歷記載，履歷表填寫內(nèi)容較多，由使用科室兼職檔案員填寫，并負(fù)責(zé)對設(shè)備的使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢定記錄進(jìn)行統(tǒng)一登記。履歷表最容易被遺忘的記錄就是報廢論證報告，檔案員在年底收到科室待報廢設(shè)備詳單時，要及時告知使用科室兼職檔案員填寫報廢報告，使儀器履歷表更加完善。

（四）設(shè)備檔案部分材料原件的留存

設(shè)備檔案材料中供貨商的備案資質(zhì)，及采購中索要的一些手續(xù)資料基本都是復(fù)印件，檔案員在整理歸檔資料時，要告知提供資料方在復(fù)印件上加蓋紅色印章，方能存入檔案，作為有效資料保存。

（五）設(shè)備檔案材料的整理

檔案材料的歸檔整理是一項細(xì)致工序，尤其設(shè)備檔案材料最五花八門，比如合格證就有大的、小的、圓的、方的，采取處理方式是，將合格證黏在A4紙上，這樣做不容易丟失，方便排序和保管;對于塑封的資料，右上角無法蓋歸檔章，處理方式為雙面膠黏上口取紙，再加蓋歸檔章;檔案材料不允許使用訂書釘，采用將兩三頁的材料用膠布黏貼成一份，較厚的檔案材料，如說明書、操作指南等有的60、70頁，檔案員就用檔案線將材料縫起來，然后排序蓋歸檔章。

（六）設(shè)備檔案互見號的建立

設(shè)備檔案現(xiàn)在最常見的就是除說明書外，增加了光盤，光盤是不可以存放在設(shè)備檔案盒內(nèi)的，而要存放到聲像檔案中，放在防磁柜中。在檔案目錄中建立互見號，在紙質(zhì)檔案盒中可以查找說明書，同時到防磁柜中查找光盤。這個互見號是指文件與文件的互見號，不是文件與存放地點的互見號，不能只注明見防磁柜第幾排第幾盒，如果檔案換地點存放了，那互見號就沒意義了，檔案就會找不到。所以要在設(shè)備檔案盒內(nèi)目錄及聲像檔案目錄中建立互見號，方便我們在工作中借閱、查找和歸還。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案規(guī)范管理遇到的問題

（一）設(shè)備報廢后，檔案如何處理

儀器設(shè)備報廢后，檔案繼續(xù)保存及撤銷時限由單位根據(jù)工作情況而定，由于檔案銷毀程序復(fù)雜，有儲存空間的單位建議，對報廢的醫(yī)療設(shè)備檔案繼續(xù)保存三年以上，方可進(jìn)行檔案銷毀，銷毀流程與文書檔案審批手續(xù)流程一致。

（二）檔案員意識低，業(yè)務(wù)培訓(xùn)覆蓋率低

檔案員及兼職檔案員正規(guī)繼教及培訓(xùn)機會較少，對檔案保管、收集的重要性認(rèn)識不足，造成設(shè)備檔案建檔資料不齊全、不完善，兼職檔案員對檔案資料填寫不認(rèn)真、不及時，對設(shè)備檔案使用、維修、保養(yǎng)、檢定記錄不詳實，應(yīng)通過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)和提升檔案人員的理論素質(zhì)和管理水平。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案借閱高于利用開發(fā)

醫(yī)療設(shè)備檔案在工作中，借閱頻次較多，說明書的使用率較高，在業(yè)務(wù)資質(zhì)評審與業(yè)務(wù)檢查時為必查項，但檔案的開發(fā)利用較少。各學(xué)科醫(yī)務(wù)人員可通過設(shè)備檔案資料，撰寫個人學(xué)術(shù)論文，檔案員可根據(jù)設(shè)備淘汰、報廢原因撰寫學(xué)術(shù)報告。提升設(shè)備檔案重視度，促進(jìn)設(shè)備檔案管理規(guī)范。