基于釘釘平臺的民辦高職院校人事管理智能化探究

朱翠芳

【摘要】? ? 本文通過對現階段教育信息化的分析，引出民辦高職院校進入教育管理智慧化、人事管理智能化的時代大趨勢。以民辦高職院校人事管理現狀為切入口，分析存在的問題和原因;突出釘釘作為阿里巴巴旗下一款免費溝通和協同平臺的優(yōu)勢;以昆山登云科技職業(yè)學院為例介紹基于釘釘平臺的人事管理智能系統建設;最后提出民辦高職院校人事管理智能化建設的建議。

【關鍵詞】? ? 釘釘平臺? ? 智能化? ? 高職院校

2018年4月，國家教育部正式發(fā)布《教育信息化2.0行動計劃》，高校的信息化管理進入“跨越式”的發(fā)展，由“信息化”向“智能化”轉變，民辦高職院校在這樣的大趨勢下，也在不斷推進智慧校園建設，探索人事管理信息化的新形式——智能管理。而釘釘作為一款企業(yè)溝通協同平臺，目前有超過1000萬家企事業(yè)單位、學校被它強大的功能和便捷的操作吸引，在使用釘釘這個新工作方式。

一、教育信息化和智慧校園建設的新時代要求

近年來我國的教育信息化改革不斷深入，2018年教育部陸續(xù)發(fā)布 《教育信息化 2.0 行動計劃》、《智慧校園總體框架》政策文件，進一步推進改革進程，教育信息化正迎來以智慧化為引領的新階段。教育管理智慧化作為教育信息化的重要組成部分，是新時代發(fā)展的新要求，更是提高民辦高職院校管理效能，提升學校辦學水平的有力手段?，F階段，各民辦高職院校在做好硬件設施建設的基礎上，必須加快智慧校園建設步伐，構建人事管理智能化服務應用體系，實現“云服務+移動辦公”的新模式，才能提高教育辦公效率，給廣大師生更好的交互體驗。

二、民辦高職院校人事管理現狀

2.1人事信息掌握不及時，信息不完整

人事信息包括紙質信息和電子信息，紙質信息形成個人檔案包括新進教職工面試考核資料、個人證件、各類證書復印件及培訓進修資料;電子信息形成教職工信息數據庫包括基本信息、專業(yè)信息、職稱信息、職業(yè)技能信息等。在傳統的人事管理模式下，人事信息的更新由人事部門定期收集整理更新。對于教職工人數達到幾百人規(guī)模的民辦高職院校來說是一項大工程，耗時費力，因此信息更新的周期會較長，這就導致人事信息掌握不及時，信息不完整。

2.2人事業(yè)務流程繁瑣，審批受限制

高職院校人事管理分為教職工的招聘、培訓、績效考核、薪資、勞動關系等六大模塊，其中涉及很多審批業(yè)務，例如面試考核錄用涉及用人部門填寫紙質錄用申請表，負責人簽字蓋章，人事處審核、職能部門審核、分管校長審批、校長審批等6個審批關卡，用人部門需要幾天才能完成審批，流程繁瑣、審批受限，大大降低行政審批效率。

2.3辦學經費有限，管理系統不完善

民辦高校辦學經費完全來自學生學費，扣除人事成本和運營成本，用于辦公設備、信息化管理的投入有限，學校雖重視信息化技術在教育管理中的應用，但只是在資產管理、財務管理等部門重點運用，由于系統開發(fā)維護費用昂貴，從投資回報的角度考慮，會慎重引進專業(yè)管理系統，因此大部分民辦高職院校人事管理還是依賴OFFICE軟件，沒有真正的管理系統。

2.4數據分析不科學，影響領導決策

人事工作經常需要提報各類數據報表，例如人員流動分析表、月考勤情況等，我們要在多張EXCEL信息表來回切換、匹配數據，最終得到一份數據分析表，費時費力，還容易出錯。高職院校的人事在應對校領導的同時還需要配合其他部門做好上級主管部門的數據上報，因為沒有數據共享，不同的人掌握的數據不同，提報的結果就會有出入，直接影響主管部門對學校辦學指標的考核結果，造成不良后果。

三、釘釘平臺的優(yōu)勢

3.1更低的成本、更高的安全性

釘釘是一款免費APP應用，它擁有強大的功能，能滿足學校人事管理基本要求，對于經費緊張的民辦高職院校建設智慧教育管理來說無疑是最好的選擇。在安全資質方面，釘釘在2018年通過了普華永道出具的SOC2隱私保護權威資質，通過了安全性、保密性和隱私性三項原則的審計，為使用者提供“簡單、高效、安全“的工作方式。

3.2專屬訂制，滿足管理與服務的雙重需要

在釘釘平臺提供的各種解決方案模板基礎上，選擇最合適高職院校教育管理的模式，并在現有方案的基礎上，以“服務師生、提高效能”為原則，對高層管理者、教師的不同需求進行分析，對人事管理的業(yè)務流程進行梳理，精簡流程圖，研究最佳方案，設計出符合學校需求的各種專屬定制應用，滿足管理與服務的雙重需要。

3.3協同辦公，共享服務

移動化應用辦公是現實需要也是教育管理的趨勢，作為一個溝通協同的平臺，釘釘不僅有PC版、WEB版還有手機版，能滿足高職院校不同崗位人員的需求。釘釘微應用中的審批、公告、簽到、日志、釘盤等可以充分體現它協同辦公，共享服務的優(yōu)勢。

四、以昆山登云科技職業(yè)學院為例建設釘釘人事智能系統

釘釘平臺為使用者提供各種模塊、微應用和工作模板，我們根據自身工作需要，架構符合學校人事管理實際的組織關系，并在基礎模板上進行調整，開發(fā)新的微應用，實現人事管理智能化的目的。

4.1人員流動

1.辦理入職：新進教職工完成報到手續(xù)提交入職資料后，由人事部門發(fā)起入職報到→個人確認→所屬部門負責人審批→行政職能部門并簽（包括校辦、教務處、財務處、學生處、總務處等職能部門）。職能部門并簽的作用是讓他們知曉新教工進校，做到主動服務;

2.辦理離職：由個人發(fā)起（抄送人事部門）→所屬部門負責人審批→人事負責人審批→分管校長審批→校長審批（抄送相關職能部門：人事部門、教師抄送教務、輔導員抄送學生處）。由于學校教育教學的特殊性，教職工原則上學期中間不得辦理離職，因此該應用功能可設置學期中禁用，在指定時間開放，按需設置。

3.辦理調崗：由人事部門發(fā)起→個人確認→調出部門負責人審批→調入部門負責人審批→相關職能部門并簽（包括財務處、總務處，教師并簽教務、輔導員并簽學生處，涉及財務、資產的轉接和工作的交接）。

4.2員工關系維護

辦理轉正：開啟釘釘自動提醒功能，新教工試用期滿前一周提醒，人事部門發(fā)起→所屬部門負責人審批;

合同管理：開啟釘釘自動提醒功能，教職工合同到期前一個月提醒，人事部門發(fā)起合同續(xù)簽→個人確認（不續(xù)簽即終止審批）→所屬部門負責人審批→分管校長審批（完成審批抄送人事部門辦理續(xù)簽）;

4.3考勤管理

根據人員類型，分別設置不同考勤組（普通教職工、圖書館、哺乳假、招生辦外勤），靈活應對不同的工時制度。設置極速打卡功能，進入校園區(qū)域即可自動打卡，實時統計周、月考勤情況，自動生成考勤報表，智能化的考勤缺卡提醒，伴有補卡申請服務。

4.4智能薪酬

提供智能工資條應用，可根據學校薪資結構設置薪資字段名，導入應用即可自動生成工資條，根據唯一字段群發(fā)至全校教職工，可設置智能判斷查閱一次過后自動粉碎，確保薪資信息安全，適用于民辦高職院校薪資保密的規(guī)定，避免教師交流攀比，造成教師隊伍不穩(wěn)定。

4.5智能群助手

在單位組群內，利用智能小助手，即可享用各種提醒功能，包括會議通知定時推送、日程提醒、投票提醒、新人入群自動歡迎、發(fā)布公告自動統計已讀數據等。通過智能群助手，擺脫各項催盯、督查工作，減輕人事工作壓力。

微應用事例：以下為崗位調動的手機版應用界面

4.6智能人事提升服務效能

1.對于領導而言：教職工信息透明化、可視化，隨時隨地準確實時了解全院教職工信息動態(tài)，入職、離職、學歷、年齡等多維度對比，調取考勤統計數據等，各類審批隨手簽批。2.對于人事工作者而言：制定日程計劃、項目任務，釘釘自動提醒，催釘，擺脫繁瑣的事務性工作，輕松實現人事管理，自動生成待辦事項，告別紙質工作日志、任務書、簽到表 和Excel統計表格。3.對于老師而言：帶給教職工更便捷的工作方式，通過手機自助辦理人事業(yè)務，個人檔案，假期余額，成長記錄在線查看。以密聊、單聊、群聊、多人會話等方式實現通暢的交流互動，分享教育教學經驗，交流探討學術問題，實現教育資源共享。

五、高職院校人事管理智能化建設的建議

5.1加強人事管理專員培訓，建立規(guī)范統一的數據信息

高職院校人事管理信息繁多，關系到學校規(guī)模發(fā)展、教師培訓規(guī)劃、績效考核、職務晉升的各種數據統計上報、決策分析，必須準確無誤、更新及時。然而隨著office辦公軟件功能的不斷升級，教職工信息的日常處理都在EXCEL、WORD、WPS這些辦公軟件中完成，要實現與釘釘平臺等管理系統實現數據對接，利用關聯表格進行各種智能化的數據統計、分析，必須確定數據項目名稱、唯一字段、數據類型等，保證基礎數據的規(guī)范統一。人事管理專員必須具有數據處理的思維和相應的技術能力，因此定期進行信息化的管理技術培訓，加強管理智能化的思維訓練，提升數據管理和數據處理能力非常必要。

5.2專人負責釘釘功能研究，創(chuàng)建管理服務的快捷通道

釘釘雖然是一個大眾成熟的溝通協同APP，自帶各種強大的功能模塊和應用服務，但正因為適用性強，真正要體現使用者個性化的東西還需要根據每個單位的不同業(yè)務流程去自定義。因此，想要在民辦高職院校人事管理中用好釘釘，發(fā)揮它的智能效用，必須有專人負責釘釘功能的學習、研究，對開發(fā)出來的各種微應用進行適時調整、維護，創(chuàng)造更多適用性強，操作簡便的應用程序，使管理服務教學的通道更便捷、更智能。

參? 考? 文? 獻

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