檔案室文化概念與功能解析

桑晟 馬帥章

摘? 要：本文從檔案室文化的幾個(gè)層面分析，探討檔案室文化的內(nèi)涵，分析檔案室文化的基本概念結(jié)構(gòu)。以文化的視角審視檔案室的功能，希望能為檔案文化建設(shè)提供一些借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案室;文化;文化建設(shè);檔案文化;檔案管理

Abstract： This paper discusses the connotation of Archives Culture from several aspects of Archives culture， and analyzes the basic concept structure of Archives culture. From the perspective of culture to examine the function of Archives， hoping to provide some reference for the construction of Archives culture.

Keywords： Archivescenter; Culture; Cultural construction; Archival culture; Archive management

檔案文化和檔案館文化被許多學(xué)者和專家作為研究的重要方面，從文化與檔案的關(guān)系角度、文化與檔案館的關(guān)系角度進(jìn)行了很多深入、有見地的論述。而檔案室作為檔案事業(yè)體系中的基礎(chǔ)和支撐性組織，其文化性研究并未被厘清，尚未從檔案文化這個(gè)大的論題中分離出來(lái)。檔案室文化是一個(gè)很豐富的文化體系，筆者認(rèn)為，該論題值得更深入的研究。本文首次嘗試將檔案室文化作為單獨(dú)的研究對(duì)象，從檔案室文化的內(nèi)涵、檔案室文化概念結(jié)構(gòu)、檔案室文化的功能等角度進(jìn)行解讀。

檔案室文化，簡(jiǎn)而言之，主要指以檔案室為主體的自身文化和與之直接相關(guān)的弱組織文化。文化這個(gè)概念比較寬泛，具體到檔案室，我們可以將文化的涵義具體化到某些實(shí)體上或某些與檔案室相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)里，這樣的文化屬于實(shí)實(shí)在在的物態(tài)文化形式，是檔案室文化中的顯性文化部分。物態(tài)的文化形態(tài)由物化的知識(shí)力量構(gòu)成，是人的物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)及其產(chǎn)品的總和，是可感知的、具有物質(zhì)實(shí)體的文化事物。此外，作為檔案室文化的重要組成部分，檔案室的制度文化、行為人的行為文化以及心態(tài)文化等隱性與半隱形文化也需得到關(guān)注。

1 檔案室文化的概念結(jié)構(gòu)

1.1 檔案室文化的物態(tài)文化形式

1.1.1 檔案室文化的物態(tài)文化形式結(jié)構(gòu)。將檔案室文化的物態(tài)文化形式進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，可以分為諸多形式。宏觀上可以分為檔案室檔案整理流程文化、檔案室?guī)旆课幕n案室辦公場(chǎng)所文化等，具體可以分為檔案本身的檔案實(shí)體（檔案案卷實(shí)體、案卷目錄等檢索工具等）與內(nèi)容文化、檔案室檔案整理工具（計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、裝訂機(jī)、印章等）文化、檔案室保管工具（檔案盒、檔案柜、檔案架等）文化、檔案保護(hù)技術(shù)工具（樟腦丸、滅蟲劑、空調(diào)、濕度調(diào)節(jié)器、溫度調(diào)節(jié)器等）文化、檔案室正常秩序（清潔工具、燈具等設(shè)施）維護(hù)文化等。這些物態(tài)的檔案室文化構(gòu)成了檔案室文化的物質(zhì)載體和文化氛圍構(gòu)建的來(lái)源和基礎(chǔ)。即便是小小的檔案整理工具或者很不起眼的保護(hù)技術(shù)工具，其中也都以文化的背景“自居”，因?yàn)樗鼈兌继幱谝粋€(gè)文化場(chǎng)所并且都被運(yùn)用于一系列文化性質(zhì)的活動(dòng)中。

1.1.2 物態(tài)檔案室文化整體性與系統(tǒng)性特點(diǎn)闡釋。整體性的檔案室文化在物態(tài)文化部分構(gòu)成了一個(gè)相互交織、影響和制約的系統(tǒng)。系統(tǒng)論在于發(fā)揮整體系統(tǒng)的功能，檔案室就是在這些物態(tài)文化載體系統(tǒng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建出屬于本單位本部門的檔案室文化氛圍。檔案室整體物態(tài)文化系統(tǒng)以檔案實(shí)體文化為核心，以檔案整理工具文化、檔案保管工具文化等其他形式為組成部分，相互作用共同構(gòu)建檔案室文化物態(tài)系統(tǒng)。

從檔案實(shí)體的構(gòu)成看，文化現(xiàn)象充斥著整個(gè)室藏檔案。無(wú)論從室藏檔案的種類和內(nèi)容、載體形式和利用結(jié)構(gòu)來(lái)看，檔案的文化價(jià)值都在發(fā)揮檔案現(xiàn)行價(jià)值為本單位服務(wù)的同時(shí)悄然生成，文化現(xiàn)象的漸進(jìn)性和抽象性使然。檔案室的室藏檔案資源不僅對(duì)本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)和科研工作有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值，而且其中不乏很多具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的部分，屬于國(guó)家的檔案財(cái)富，歷史文化價(jià)值凸現(xiàn)其間。檔案的功能是傳遞社會(huì)文明，檔案是傳遞信息，是政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的傳遞工具。檔案的文化傳承性同檔案材料與生俱來(lái)，檔案保存時(shí)間越久遠(yuǎn)其文化內(nèi)涵及功能就越強(qiáng)。因而值得指出的是，檔案信息資源開發(fā)在檔案室階段需要進(jìn)一步拓展和創(chuàng)新，為檔案館開發(fā)檔案信息資源提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支持和保證，文化價(jià)值的發(fā)揮也才會(huì)得到進(jìn)一步提升。同時(shí)，檔案室作為檔案初步整理和現(xiàn)行價(jià)值發(fā)揮的場(chǎng)所，其中的檔案整理工具、保管工具及保護(hù)技術(shù)工具等物態(tài)文化形式保障著檔案室工作的正常開展和業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，屬于輔助基礎(chǔ)性的物態(tài)文化形式。幾個(gè)要素的共同發(fā)生作用也就構(gòu)成了檔案室文化物態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

1.2 檔案室文化中的制度文化。檔案室文化中離不開制度文化內(nèi)容。檔案室開展工作需要制度的保障和支持，制度建設(shè)是檔案室文化建設(shè)的重要組成部分。做好檔案室的制度建設(shè)需要注意以下幾項(xiàng)：一是文書處理與檔案室有效對(duì)接的制度建設(shè);二是檔案室本身的工作職責(zé)和檔案保管利用規(guī)范要求的制定;三是檔案室與檔案館之間的業(yè)務(wù)往來(lái)和檔案移交等規(guī)范要求的制定。檔案室的制度文化，它首先是檔案室文化的構(gòu)成要素，同時(shí)又與檔案室文化的其他方面都發(fā)生關(guān)聯(lián)。檔案實(shí)體文化、檔案裝具文化、檔案技術(shù)文化、收集整理利用的流程文化以及檔案人員行為的形成、規(guī)范和完善都依靠制度文化支撐?？梢哉f(shuō)，檔案室的制度文化是檔案室文化的基礎(chǔ)和核心。

1.3 檔案室文化的行為人文化。檔案室文化中的行為人主要涉及到檔案室工作領(lǐng)導(dǎo)人員、業(yè)務(wù)人員、本單位和外單位檔案利用人員、文書部門人員、檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和檔案接收征集人員。他們是與檔案室工作相關(guān)聯(lián)的群體。

行為人文化指行為人所貢獻(xiàn)的對(duì)社會(huì)發(fā)展有價(jià)值的、促進(jìn)人類文化和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)豐富的創(chuàng)造性行動(dòng)。檔案工作者的行為其實(shí)就是在借助檔案這一文化媒介進(jìn)行著文化的創(chuàng)造性活動(dòng)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的豐富，為傳播社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和傳播信息與知識(shí)做著具體的操作活動(dòng)。比如說(shuō)，檔案室的檔案實(shí)體整理需要檔案工作者在業(yè)務(wù)框架下演示著檔案的形成、還原社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)面目，以文化的形式再現(xiàn)活動(dòng)的場(chǎng)面。檔案室大事記的編寫、全宗介紹的編制、相關(guān)編研產(chǎn)品的撰寫和編研，都飽含濃郁的文化氣息。另一方面，檔案的利用者是在分享檔案工作者的文化成果，在利用檔案信息資源的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了檔案整理成果價(jià)值的體現(xiàn)（體現(xiàn)在），信息分享和傳播主導(dǎo)著檔案文化價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

檔案意識(shí)和檔案工作心態(tài)是檔案室行為人文化的隱性文化形式，精神領(lǐng)域的文化狀態(tài)能夠從檔案行為人的檔案意識(shí)、檔案工作作風(fēng)、檔案工作或者利用的（利用得）心態(tài)來(lái)體現(xiàn)。社會(huì)存在決定社會(huì)意識(shí)，檔案室行為人在實(shí)踐活動(dòng)中所沉淀的心態(tài)和檔案意識(shí)、職業(yè)理想和工作態(tài)度與工作的成就感等為檔案室文化增添了許多活的東西。比如說(shuō)工作文化就是存在于檔案整理和管理活動(dòng)的檔案行為人文化現(xiàn)象;檔案室人員的協(xié)作文化，即是與領(lǐng)導(dǎo)之間的資政智囊參考資政文化，與其他利用者之間的檔案服務(wù)文化、與文書人員的協(xié)作和其他相關(guān)人員的協(xié)作關(guān)系等;檔案室人員的心理特征文化主要包括檔案室人員的職業(yè)素養(yǎng)和文化、工作態(tài)度和積極性、評(píng)優(yōu)、檔案管理現(xiàn)代化以及數(shù)字化背景下檔案人員的新的心理特點(diǎn)等。

2 檔案室文化的功能

2.1 整合功能。檔案室文化的整合功能是由檔案實(shí)體和檔案信息決定的，它們是檔案室整合功能的原動(dòng)力。[4]首先，檔案室既然作為一個(gè)立檔單位的信息客棧，連接著過(guò)往和未來(lái)，把單位的活動(dòng)以及單位的組織文化都凝聚于檔案室的信息場(chǎng)，它整合了立檔單位形成和發(fā)展全過(guò)程的文化要素，為立檔單位的文化傳承以及信息資源的憑證等價(jià)值發(fā)揮著不可替代的作用。其次，檔案室的業(yè)務(wù)與機(jī)關(guān)內(nèi)的各個(gè)部門都發(fā)生關(guān)系，指導(dǎo)文件整理和歸檔涉及到機(jī)關(guān)內(nèi)的各個(gè)部門，檔案利用也幾乎涉及到機(jī)關(guān)內(nèi)的每一個(gè)人，每一個(gè)檔案文化的行為人在與檔案室發(fā)生關(guān)系的同時(shí)，以檔案室的業(yè)務(wù)為紐帶，也客觀上匯集和整合了機(jī)關(guān)內(nèi)部的文化要素，并使之得以傳承，成為機(jī)關(guān)（企業(yè)）文化的有機(jī)構(gòu)成。

2.2 導(dǎo)向與傳續(xù)功能。文化的導(dǎo)向功能是指文化可以為人們的行動(dòng)提供方向和可供選擇的方式。檔案室通過(guò)檔案，可以有效提供給當(dāng)前活動(dòng)者過(guò)往的處理痕跡，以原生的記錄性信息有效指導(dǎo)當(dāng)前工作的開展。一般而言，周期性、重復(fù)性的管理行為實(shí)施之前，智慧的管理者總會(huì)借鑒以往與之相關(guān)的檔案信息，使自己的管理行為不失偏頗。如此，檔案可以起到約束、規(guī)范活動(dòng)行為人的作用。這種現(xiàn)象屬于檔案信息的文化導(dǎo)向。

檔案室的傳續(xù)功能表現(xiàn)在機(jī)關(guān)工作和檔案行為人兩個(gè)層面。從機(jī)關(guān)層面上，檔案室是機(jī)關(guān)企業(yè)的文化中心，檔案信息是機(jī)關(guān)企業(yè)的歷史記憶。未來(lái)源于歷史，歷史與未來(lái)是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)連續(xù)過(guò)程，社會(huì)如此，機(jī)關(guān)企業(yè)也不例外。一般而言，歷史與未來(lái)連續(xù)過(guò)程的鏈接首先是文字記錄，其次是口述相傳。檔案室的檔案是文字記錄中最原始最真實(shí)的機(jī)關(guān)行為的匯總，檔案利用就是檔案室文化傳續(xù)功能的最直接的（直接地）體現(xiàn)。從世代沿襲的角度看，如果文化能向新的世代流傳并實(shí)現(xiàn)認(rèn)同，文化就有了傳續(xù)功能。檔案是文化傳承的重要形式和載體，檔案室便是這種文化傳承載體產(chǎn)生的第一個(gè)集中和整合場(chǎng)所。

2.3 維持秩序的功能。文化是人們以往共同生活經(jīng)驗(yàn)的積累，是人們通過(guò)比較和選擇認(rèn)為合理并被普遍接受的東西。某種文化的形成和確立，就意味著某種價(jià)值觀和行為規(guī)范的被認(rèn)可和被遵從，這也意味著某種秩序的形成。而且只要這種文化在起作用，那么由這種文化所確立的社會(huì)秩序就會(huì)被維持下去，這就是文化維持社會(huì)秩序的功能。檔案室將立檔單位的文件和資料加以匯總，并可以通過(guò)對(duì)檔案信息的編輯和研究，生產(chǎn)出資源整合基礎(chǔ)上的編研成果。這些編纂成果以客觀的內(nèi)容和多樣的形式將組織單位的性質(zhì)、文化特質(zhì)以文字編研的形式固化了下來(lái)。這種機(jī)關(guān)和企業(yè)的價(jià)值觀和集體的行為規(guī)范等可以受到這些文化產(chǎn)品的指導(dǎo)或者是沉淀。

參考文獻(xiàn)：

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[4]田麗慧.論學(xué)校傳統(tǒng)檔案室與數(shù)字檔案室的有機(jī)融合[J].檔案管理，2019（05）：89-90.

（作者單位：桑晟，中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院放射醫(yī)學(xué)研究所;馬帥章，中國(guó)北方車輛研究所 來(lái)稿日期：2021-02-06）