論新形勢(shì)下的檔案信息化工作

欒紹強(qiáng)

摘 要：信息化基礎(chǔ)建設(shè)是新時(shí)代檔案工作發(fā)展的重要方向，檔案信息儲(chǔ)存和解決的數(shù)字化、搜集與傳送的數(shù)字化已刻不容緩，檔案中蘊(yùn)含的豐富多彩信息將在新時(shí)代發(fā)展的工作上充分發(fā)揮不可替代的作用，我們務(wù)必加速檔案的現(xiàn)代化管理過(guò)程，逐漸完成檔案的信息化基礎(chǔ)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案;信息化;工作

現(xiàn)如今，信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)各方面的廣泛用詞，工作需要信息化手段，學(xué)習(xí)生活也需要信息化的支持和應(yīng)用，這對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和工作生活都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，人們更多的感受到了信息化帶來(lái)的便捷和舒適。作為社會(huì)事業(yè)的檔案工作與人們的工作生活息息相關(guān)，大量的檔案信息需要開(kāi)發(fā)利用，因此檔案工作要增強(qiáng)工作責(zé)任感，提升現(xiàn)代化管理水平，為社會(huì)提供更多未知的知識(shí)和信息服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1.檔案信息化建設(shè)的意義

社會(huì)進(jìn)入信息化發(fā)展時(shí)代，檔案工作必然要適應(yīng)發(fā)展要求，否則必將被社會(huì)發(fā)展甩在原始起點(diǎn)，最終被社會(huì)淘汰和拋棄。相對(duì)于現(xiàn)在以傳統(tǒng)人工檔案管理模式，實(shí)施現(xiàn)代信息化管理可以節(jié)省大量的人工和時(shí)間，減輕工作量，提高查閱利用速度，極大地方便檔案管理和利用。拿紙質(zhì)檔案為例，檔案中的每張紙、每份文件，只能記載某一方面內(nèi)容情況，并且彼此之間相互獨(dú)立，不成體系，關(guān)聯(lián)度不夠，在查閱利用過(guò)程中需要反復(fù)查閱審核、對(duì)比，才能找到所需信息，給查找利用帶來(lái)難度和不確定性。利用信息技術(shù)，將所有檔案信息納入數(shù)據(jù)庫(kù)管理，這樣檔案信息系統(tǒng)性將明顯加強(qiáng)，當(dāng)查閱利用信息需求指令發(fā)出后，整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案信息就成為利用對(duì)象，與所需信息相關(guān)聯(lián)的檔案信息都將被調(diào)閱展現(xiàn)，打通了檔案信息之間的原始壁壘，讓檔案管理利用，信息調(diào)閱傳輸和共享變得輕松簡(jiǎn)單，擴(kuò)大了檔案信息利用共享的覆蓋面，檔案的利用價(jià)值得到大幅提升。

2.新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)的具體方案

2.1完善檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的落后會(huì)極大地影響整個(gè)單位內(nèi)部的發(fā)展，埋下不必要的隱患，因此需要制定一個(gè)完善且符合自身發(fā)展規(guī)律的管理機(jī)制，改變傳統(tǒng)的管理制度，要具備現(xiàn)代化的戰(zhàn)略目光和思維，有效開(kāi)展檔案管理。檔案相關(guān)管理者務(wù)必要敏銳地探索管理制度中出現(xiàn)的缺陷和弊端，進(jìn)行深入研究與分析，把握好改革的正確方向，從而制定新的檔案管理機(jī)制，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。另外，檔案信息化管理還需要相應(yīng)的技術(shù)水平，信息系統(tǒng)需要不斷地更新與完善，有效地保證檔案資源的準(zhǔn)確性。單位可以在檔案管理方面擴(kuò)大資金投入，實(shí)施地購(gòu)進(jìn)新型信息化服務(wù)設(shè)備等，從而保證單位的健康發(fā)展。

2.2加強(qiáng)檔案人員專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)

現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理效能得以快速提升，檔案管理模式以信息化手段成為主流，檔案管理者的信息化技能掌握要求更加嚴(yán)格，單位要高度重視檔案人員的業(yè)務(wù)能力建設(shè)，把其作為提升檔案工作水平的主要抓手認(rèn)真落實(shí)到位。只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員學(xué)習(xí)教育，讓從檔人員系統(tǒng)掌握檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作，懂計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理、軟件程序等應(yīng)用新技術(shù)，才能夠做好信息化形勢(shì)下的檔案管理工作?？傊滦蝿?shì)下做好檔案管理工作要切實(shí)把人才鍛煉培養(yǎng)放在第一位。

2.3展望標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的最終目標(biāo)是創(chuàng)建數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各類(lèi)管理方法根據(jù)信息系統(tǒng)生產(chǎn)加工和互聯(lián)網(wǎng)的傳送，完成檔案信息的合理布局與開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)利用，最大限度地完成信息資源的社會(huì)發(fā)展共享資源。它要階段性、分層級(jí)、分流程地井然有序開(kāi)展，是一項(xiàng)斥資極大、繁雜的自動(dòng)化控制。基礎(chǔ)建設(shè)需要的各種硬件配置及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、開(kāi)發(fā)及其開(kāi)展數(shù)字化的資金投入，都要昂貴的花費(fèi)。因而，在信息化執(zhí)行過(guò)程中，開(kāi)展調(diào)查，科學(xué)分析論證，勤奮保障硬件配備、開(kāi)發(fā)規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等在各執(zhí)行環(huán)節(jié)的一致性，將比較有限的資金用在信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重點(diǎn)部位，保障硬件資源的可傳遞性，使其既能融入當(dāng)今信息業(yè)的特性和規(guī)定，還能合乎將來(lái)發(fā)展和運(yùn)用的發(fā)展，盡量防止資源的消耗。

2.4信息化條件下的檔案管理更要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展

信息技術(shù)只是一種檔案管理的手段，這種手段要賦予其廣泛的應(yīng)用才能更好的發(fā)揮其價(jià)值。創(chuàng)新作為一種發(fā)展途徑和方式，在檔案管理中的作用不應(yīng)該被忽視，如利用信息化手段廣泛開(kāi)展檔案信息和數(shù)據(jù)的提煉開(kāi)發(fā)、用信息化手段提供共享和多層次利用服務(wù)，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案全方位多視角管理等等都是基于信息化技術(shù)下的檔案管理利用工作創(chuàng)新。通過(guò)創(chuàng)新發(fā)展可以更好地助力檔案信息化建設(shè)的前進(jìn)步伐，形成信息化條件下檔案發(fā)展的新模式，更好地發(fā)揮信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用作用。

2.5強(qiáng)化檔案宣傳引導(dǎo)

檔案的管理和利用工作要有好的環(huán)境和條件來(lái)支持，一味地閉關(guān)自守，深藏庫(kù)中，檔案工作的發(fā)展將會(huì)走進(jìn)瓶頸和狹窄的胡同，發(fā)展空間將越來(lái)越小。為此，檔案工作要勇于突破傳統(tǒng)，加大開(kāi)放力度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，積極主動(dòng)接觸檔案，利用檔案。一是加大宣傳，利用舉辦展覽，開(kāi)展座談交流，編研開(kāi)發(fā)檔案資料，拍攝檔案專(zhuān)題宣傳片等方式提升社會(huì)知曉度;二是借助有關(guān)媒體平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，如檔案微信公眾號(hào)、網(wǎng)站、報(bào)刊等媒體，加大宣傳力度，提升檔案意識(shí)。

2.6積極開(kāi)展檔案查閱利用服務(wù)

檔案保存的目的就是為了更好地查閱利用，及時(shí)將已經(jīng)開(kāi)放的檔案信息提供給社會(huì)利用，才能發(fā)揮檔案的根本作用，讓檔案在服務(wù)中體現(xiàn)自身價(jià)值，從而獲得更多的社會(huì)支持和重視，更加有利于為檔案發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍空間，更好地推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理開(kāi)發(fā)的科學(xué)有效性。

3.結(jié)語(yǔ)

總之，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，新的檔案管理應(yīng)用也不斷普及，要緊緊跟隨現(xiàn)代新技術(shù)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，完善檔案管理手段措施，把實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)打牢。要充分認(rèn)識(shí)開(kāi)展檔案現(xiàn)代化建設(shè)的緊迫感，學(xué)習(xí)借鑒同行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)做法，為我所用，取長(zhǎng)補(bǔ)短，優(yōu)化發(fā)展。要抓緊檔案人員現(xiàn)代化管理技能提升這個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，多措并舉強(qiáng)化提升，加快推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展步伐，迎接更新更高的要求挑戰(zhàn)。

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