信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用與創(chuàng)新

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來(lái)，對(duì)于檔案的信息化管理也逐漸滲透到了所有行業(yè)。為了讓檔案信息的獲取可以不再受到時(shí)間、空間的約束，在檔案管理領(lǐng)域，通常會(huì)把計(jì)算機(jī)應(yīng)用進(jìn)來(lái)，以期能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，也即實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。說(shuō)起來(lái)，檔案管理信息化就是借助計(jì)算機(jī)程序識(shí)別和讀取把實(shí)體的信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化數(shù)據(jù)的電子信息資源，且確保此類數(shù)字化資源在任何一臺(tái)擁有權(quán)限的智能設(shè)備上均能夠被讀取，也即通過(guò)整合和處理加工數(shù)據(jù)資料，并在后臺(tái)構(gòu)建專門的信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)，且在這一基礎(chǔ)上建立相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將信息資料數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、分類、整合、存儲(chǔ)，其目的在于便于后期的及時(shí)查找與利用。由此，文章就信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用以及創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 計(jì)算機(jī)技術(shù)

中圖分類號(hào)：F062.5;G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2021）05-220-02

如何借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的傳遞和交流，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重點(diǎn)所在。說(shuō)起來(lái)，其主要是依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，借助無(wú)線網(wǎng)絡(luò)傳送，使檔案信息無(wú)阻礙地輸送和接收，不論身處何處、何地，只要擁有權(quán)限，都可以及時(shí)查找所需的信息與數(shù)據(jù)。對(duì)此，要在單位相關(guān)管理部門以及資料需求人員之間構(gòu)建起溝通的橋梁和平臺(tái)，全面發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位發(fā)展中的作用和價(jià)值。就目前而言，檔案管理信息化所具有的含義與特點(diǎn)，已經(jīng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的相關(guān)要求，檔案管理工作要緊隨時(shí)代發(fā)展，深入剖析發(fā)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題，并結(jié)合單位實(shí)際，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）提高檔案管理層次

在單位檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠切實(shí)提高檔案管理層次。就目前而言，檔案資料的信息化管理模式已經(jīng)初步看到成效，也即可以高效推動(dòng)單位的信息化管理能力和水平，而在全行業(yè)的信息化建設(shè)的大潮之下，我國(guó)整體上的檔案管理水平也會(huì)相應(yīng)得到提升。

（二）提高檔案管理質(zhì)量和效率

應(yīng)用信息化技術(shù)能夠切實(shí)提高單位的檔案管理質(zhì)量和效率，傳統(tǒng)的檔案管理都是借助手工形式推進(jìn)，面對(duì)的均是紙質(zhì)檔案材料，此類材料要人工注冊(cè)與分類上架，這一工作不但消耗時(shí)間也特別浪費(fèi)人力，且與信息化模式相比，十分繁瑣和低效，所以，信息化技術(shù)可以應(yīng)用數(shù)字化形式調(diào)整對(duì)文本檔案的管理，進(jìn)而能夠從本質(zhì)上優(yōu)化管理質(zhì)量和效率。

（三）提高單位信息化建設(shè)水平

檔案管理信息化可以提升單位整體上的信息化進(jìn)程。檔案管理作為單位日常管理工作的一個(gè)重要組成部分，其信息化程度的高低直接影響著單位整體上的信息化建設(shè)工作，其信息化程度高，就能輔助其他管理部門工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，單位整體上的管理效率會(huì)得到明顯的改善。而且，檔案管理信息化作為一種數(shù)字化應(yīng)用，可以更好地幫助測(cè)試計(jì)算機(jī)管理工具的穩(wěn)定性，因此對(duì)于其的使用實(shí)質(zhì)上也是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，進(jìn)一步優(yōu)化單位管理工作的過(guò)程，這對(duì)于單位整體信息化管理水平的提升是十分有利的。

二、檔案管理信息化現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）檔案管理信息化現(xiàn)狀

目前，檔案查詢形式有兩大類，其一是手工查找，其二是計(jì)算機(jī)查找。就目前而言，手工查找這一傳統(tǒng)的檔案查詢形式仍在大規(guī)模沿用，盡管各單位的檔案部門都在不斷采用各種手段升級(jí)手工查找方式，設(shè)計(jì)新的搜索工具等，但仍陷入到了求多不求精的誤區(qū)，以檔案搜索工具的數(shù)量去提升檔案搜索的質(zhì)量，顯然，這是一個(gè)源于認(rèn)知層面的錯(cuò)誤。當(dāng)下，很多單位檔案管理部門的工作流程可以總結(jié)為編制目錄、入庫(kù)出庫(kù)、卷宗瀏覽等方面，對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公，主要應(yīng)用在文字類工作方面，財(cái)務(wù)計(jì)算管理等方面的工作依然以紙為載體，雖然說(shuō)智能形式也有所應(yīng)用，如光盤、U盤、3D識(shí)別技術(shù)等，但其使用頻率并不高，且其構(gòu)建的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)容量和檔案管理信息化所需的數(shù)據(jù)庫(kù)容量難以相提并論。

（二）檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.使用方法落后，管理水平不高。在檔案管理信息化的過(guò)程中，很多單位都暴露出存在形式主義、管理人員安于現(xiàn)狀，不接受新事物、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的信息化管理工作沒(méi)有足夠的關(guān)注等問(wèn)題，這就造成了就算是單位在日常管理中引入了信息化系統(tǒng)，也難以等同于高效、迅速和便捷。此外，一些檔案管理人員思想觀念比較保守，對(duì)計(jì)算機(jī)信息化的學(xué)習(xí)存在嚴(yán)重不足，很難適應(yīng)高新科技發(fā)展所帶來(lái)了便利，而計(jì)算機(jī)更新的速度是快到?jīng)]有辦法想象的，因此管理人員信息化水平不足這一現(xiàn)象必然會(huì)造成檔案管理工作中對(duì)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的落后，且設(shè)備升級(jí)也嚴(yán)重滯后，阻礙了檔案管理信息化工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2.存在形式主義現(xiàn)象。部分觀念相對(duì)落后的工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的便利性沒(méi)有形成足夠的意識(shí)，在進(jìn)行信息化檔案整合的過(guò)程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理信息化工作存在形式主義問(wèn)題，難以形成大規(guī)模的應(yīng)用。對(duì)此，相關(guān)部門一定要認(rèn)真對(duì)待檔案資料的信息化存儲(chǔ)工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)較難吻合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相關(guān)要求，所以，檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。而隨著工作人員的逐步更替，檔案管理信息化過(guò)程中存在的形式主義現(xiàn)象也必然難以長(zhǎng)期存續(xù)。此外，要注意在檔案管理人員更新?lián)Q代過(guò)程中有可能出現(xiàn)的互相推諉的現(xiàn)象，切實(shí)消除形式主義現(xiàn)象，推進(jìn)檔案管理信息化工作的有力開(kāi)展。

3.重視程度不足。檔案管理信息化工作主要依靠相關(guān)工作人員進(jìn)行，就目前而言，一些檔案管理從業(yè)人員對(duì)于檔案管理信息化工作明顯缺乏足夠的重視，這一現(xiàn)象在很大程度上約束了檔案管理信息化工作的推進(jìn)，畢竟，不能正視檔案管理信息化所提供的優(yōu)勢(shì)，就無(wú)法進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化相關(guān)工作的開(kāi)展。這主要有兩方面原因構(gòu)成：一方面，檔案資料數(shù)據(jù)很多，當(dāng)下大都只能通過(guò)人工來(lái)輸入，消耗時(shí)間和精力，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有辦法及時(shí)存檔的現(xiàn)象;另一方面，對(duì)于計(jì)算機(jī)的熟練使用是管理人員的一大缺陷，也是制約檔案管理信息化的一大阻礙。許多檔案管理人員的年紀(jì)都較大，且接觸計(jì)算機(jī)的時(shí)間也偏晚，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)相對(duì)不是特別的熟悉，甚至管理層中的少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)也存在不知如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)智能系統(tǒng)的現(xiàn)象。

三、檔案管理信息化工作的開(kāi)展重點(diǎn)

（一）強(qiáng)化實(shí)際應(yīng)用，消除形式主義

要加強(qiáng)老員工對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，讓管理檔案的工作人員與部門管理層切實(shí)體驗(yàn)到計(jì)算機(jī)信息化的便捷，要以其高效性、便利性打動(dòng)安于現(xiàn)狀的檔案管理人員，讓他們從心底打消對(duì)于檔案管理信息化工作的抵觸情緒。我們知道，傳統(tǒng)檔案管理工作最大的不足就是人工操作、管理效率不高、檢索速度較慢、資料存儲(chǔ)占有空間太大等，鑒于此，檔案管理信息化工作的開(kāi)展就要圍繞這些不足切入，要鼓勵(lì)掌握了信息技術(shù)的信息化人才幫助檔案管理工作人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)辦公相關(guān)知識(shí)和技巧，使他們能夠更好地進(jìn)行檔案的搜集與編輯工作，切實(shí)提升工作效率。在此基礎(chǔ)上，要設(shè)置學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座，宣傳檔案工作的信息化管理的優(yōu)勢(shì)，要讓安于現(xiàn)狀的個(gè)別工作人員清楚地意識(shí)到，信息化管理工作已是眾望所盼，必須與時(shí)俱進(jìn)，不加強(qiáng)學(xué)習(xí)就有可能面臨淘汰。

（二）提升工作人員認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念

要進(jìn)一步提升檔案管理人員的思想意識(shí)，管理層要提高對(duì)于檔案管理信息化工作的關(guān)注度，單位上下都要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想觀念，從上而下對(duì)于檔案管理信息化工作的開(kāi)展要予以重視，可以聘用專業(yè)對(duì)口的培訓(xùn)老師，切實(shí)開(kāi)展好崗前培訓(xùn)工作，工作人員在崗期間要持續(xù)強(qiáng)化學(xué)習(xí)檔案管理信息化的有關(guān)知識(shí)，進(jìn)一步消除“等、靠、挨”等消極怠工思想。

四、檔案管理信息化工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）職務(wù)信息化

在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作一般都是依靠人力實(shí)現(xiàn)的，檔案管理人員在具體操作過(guò)程的不細(xì)致很可能直接造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，造成查詢?nèi)藛T在檢索和利用相關(guān)信息時(shí)受到較大的困擾。而檔案管理的信息化能夠有力彌補(bǔ)這一問(wèn)題，其對(duì)于單位的信息能夠進(jìn)行集中的細(xì)分、檢索、開(kāi)發(fā)或者是集成，這樣就可以根據(jù)信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而替代傳統(tǒng)的檔案管理人員的目錄編制、信息儲(chǔ)存以及類型劃分等工作，這樣既可以有力地提高檔案管理工作的效率，也可以進(jìn)一步杜絕信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）數(shù)據(jù)信息化

檔案數(shù)據(jù)是單位進(jìn)行檔案管理信息化改革的重要前提，從一定程度上講，檔案管理信息化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料借助現(xiàn)代化的科技手段調(diào)整為數(shù)字化的信息資料的過(guò)程，其事實(shí)上就是把有形的介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)形的數(shù)據(jù)信息，這一過(guò)程不但可以為檔案信息的存儲(chǔ)提供一定的便捷，使其能夠隨著時(shí)間的推移永久保存，而且也能為檔案查詢?nèi)藛T的使用提供極大便利。

（三）人才信息化

單位要想實(shí)現(xiàn)高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在工作中保質(zhì)保量地完成檔案的統(tǒng)計(jì)、整合、檢驗(yàn)以及搜集等工作，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，工作人員也要積極提升自身的信息化操作能力，要具備合格的計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，如此才能將人才管理與檔案管理信息化工作相融合，進(jìn)一步提升單位的檔案管理信息化層次。

（四）安全信息化

單位的信息化檔案資料的保存具有原始化的特征，也即在存續(xù)期間，不能有任何后續(xù)的修改，也不會(huì)產(chǎn)生無(wú)權(quán)限工作者的不當(dāng)操作現(xiàn)象，這就凸顯了檔案管理信息化的可靠性，信息化的檔案管理工作的開(kāi)展大大提高了單位檔案管理的安全性和保密性，其有著較強(qiáng)的安全防護(hù)手段，以防止外界用戶通過(guò)不正當(dāng)途徑入侵檔案系統(tǒng)篡改或盜取數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，單位要編制相應(yīng)的檔案管理安全規(guī)定，要根據(jù)特殊的安全事件執(zhí)行特定的處理形式，保證時(shí)刻有據(jù)可循，同時(shí)要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，切實(shí)提高其職業(yè)道德與安全意識(shí)，全方位確保檔案資料的安全性與穩(wěn)定性。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，這既是時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案管理工作提出的新要求，也是單位檔案管理改革的必然。對(duì)此，首先，單位管理層與檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，全面重視信息化建設(shè);其次，要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及領(lǐng)先的硬件設(shè)備;第三，檔案管理信息化建設(shè)也離不開(kāi)充足的資金的支持，只有后勤保障跟上了，才能聘用行業(yè)內(nèi)專業(yè)人才、培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員、買入尖端設(shè)備等，進(jìn)而全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。

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（作者單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué) 內(nèi)蒙古呼和浩特 010000）

[作者簡(jiǎn)介：徐龍（1976—），男，漢族，本科，副研究館員，研究方向：檔案學(xué)與檔案管理。]

（責(zé)編：若佳）