信息化時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化路徑研究

【關(guān)鍵詞】信息化;企業(yè)檔案管理;優(yōu)化路徑

【中圖分類(lèi)號(hào)】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2021）07-0172-03

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 檔案運(yùn)營(yíng)管理模式和制度建設(shè)滯后

當(dāng)前，企業(yè)檔案信息的采集大都處于手動(dòng)處理層級(jí)，由員工識(shí)別信息并進(jìn)行分類(lèi)，再手動(dòng)輸入信息，完成歸類(lèi)管理工作 [1]。這就需要員工對(duì)各類(lèi)檔案信息添加可識(shí)別標(biāo)記，但是企業(yè)員工的流動(dòng)性較大，剛來(lái)接手工作的員工不熟悉也弄不明白相關(guān)標(biāo)記，不可避免地會(huì)引發(fā)延長(zhǎng)信息檢索時(shí)間甚至丟失信息的問(wèn)題。2015年，習(xí)總書(shū)記提出“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力”，全國(guó)各行業(yè)以創(chuàng)新為動(dòng)力，致力于技術(shù)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展。但是在此過(guò)程中，很多企業(yè)忽略了現(xiàn)代管理體系和運(yùn)行機(jī)制的配套建設(shè)與完善，在信息實(shí)施保證制度方面不夠重視，使得日漸繁雜的檔案管理工作的開(kāi)展更加困難。首先，由于信息化手段不足，導(dǎo)致相近領(lǐng)域出現(xiàn)近似數(shù)據(jù)，造成這些數(shù)據(jù)歸檔過(guò)程中被覆蓋存儲(chǔ)等錯(cuò)誤。近年來(lái)，為了應(yīng)對(duì)日益龐大的檔案數(shù)據(jù)整理和存儲(chǔ)工作，檔案管理員的工作壓力越來(lái)越大 [2]。其次，無(wú)紙化檔案轉(zhuǎn)換過(guò)程中仍存在多種類(lèi)型或結(jié)構(gòu)性問(wèn)題，例如將大數(shù)據(jù)管理技術(shù)直接集成到傳統(tǒng)管理模式中，不進(jìn)行相應(yīng)的自主適應(yīng)性更改，會(huì)導(dǎo)致相似數(shù)據(jù)覆蓋、歸類(lèi)不科學(xué)、權(quán)限設(shè)置不合理、信息失真等問(wèn)題。

1.2 機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

企業(yè)的歸檔工作是否科學(xué)、合理，既不是依賴于辦公設(shè)備的先進(jìn)與否，也不依賴于檔案人員的數(shù)量，而是取決于檔案管理部門(mén)是否能夠真正發(fā)揮監(jiān)督職能，對(duì)企業(yè)各類(lèi)檔案進(jìn)行全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地管理和分析，以滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求。然而現(xiàn)實(shí)中，大多數(shù)企業(yè)檔案工作沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn) [3]。大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作未包括在企業(yè)的工作計(jì)劃或領(lǐng)導(dǎo)和員工的責(zé)任制中，很少有專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有檔案評(píng)估權(quán)限和執(zhí)行檔案管理應(yīng)具備的功能，因此很難引入檔案管理系統(tǒng)。例如，某些企業(yè)將人事和會(huì)計(jì)文件放置在檔案管理倉(cāng)庫(kù)中，但相應(yīng)的檔案材料又分別由各執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)，僅將尚未創(chuàng)建的舊產(chǎn)品檔案移交檔案管理員進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣的檔案組織絕不是一個(gè)全面的檔案管理組織，不能有效地執(zhí)行各種檔案任務(wù)。

1.3 檔案管理人員水平較差

企業(yè)要順利完成轉(zhuǎn)型升級(jí)，人力資源的優(yōu)化與管理是必不可少的環(huán)節(jié) [4]。與企業(yè)檔案管理信息化相適應(yīng)的優(yōu)秀技術(shù)人才，是構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。然而，傳統(tǒng)檔案信息管理，僅僅是實(shí)現(xiàn)原始紙質(zhì)文檔的數(shù)字化，造成檔案人員的信息水平差，甚至一些高新企業(yè)也缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員不了解檔案管理軟件，他們依舊采用傳統(tǒng)老舊的方法處理工作，制約了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展。要想在較短時(shí)間內(nèi)提高檔案管理人員的素質(zhì)和技能，使其達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平并掌握信息化技術(shù)，企業(yè)必須花費(fèi)大量的時(shí)間與經(jīng)費(fèi)對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，這無(wú)疑又增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。

1.4 缺乏建立檔案管理信息化的意識(shí)

作為一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)將利潤(rùn)最大化作為所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的終極追求。這也導(dǎo)致部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生偏見(jiàn)，認(rèn)為檔案管理不像生產(chǎn)、銷(xiāo)售或技術(shù)研發(fā)一樣可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益 [5]，因此他們很少花費(fèi)精力關(guān)注檔案管理工作，更不會(huì)對(duì)檔案管理進(jìn)行投資?？梢灶A(yù)見(jiàn)，隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，后續(xù)必然出現(xiàn)存檔設(shè)備過(guò)時(shí)、檔案管理人員短缺等問(wèn)題，然后又會(huì)衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問(wèn)題。此外，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)檔案管理的重視及創(chuàng)新觀念，企業(yè)檔案管理人員意識(shí)不強(qiáng)也是制約檔案管理信息化水平提升的關(guān)鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)信息進(jìn)行采集和整理，崗位可有可無(wú)，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，缺乏對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)紙質(zhì)資料的整理歸檔，既不熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，更缺乏對(duì)檔案大數(shù)據(jù)支持企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理重要性的認(rèn)知。由于領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知，因此進(jìn)一步放緩了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。

2 企業(yè)檔案管理提升路徑

2.1 提升檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)化水平，培養(yǎng)并強(qiáng)化檔案管理人員信息化意識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于緩解人才缺乏的問(wèn)題，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要從源頭，即加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)著手解決 [6]。具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：一是增強(qiáng)企業(yè)管理層和檔案管理人員的信息化意識(shí)。企業(yè)管理層要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)的基石，因此企業(yè)要引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)水平高、熟悉檔案信息技術(shù)的專業(yè)人才。要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，只有具備了較好的意識(shí)，檔案管理人員才會(huì)自覺(jué)地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時(shí)，要充分考慮人員后續(xù)的崗位適應(yīng)性及軟件系統(tǒng)應(yīng)用等問(wèn)題，要根據(jù)檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設(shè)一支與企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理信息化人才隊(duì)伍，有必要為此類(lèi)人力資源提供優(yōu)良的條件。三是加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。企業(yè)可以根據(jù)自身需求和信息化技術(shù)更新發(fā)展?fàn)顩r，定期舉辦信息化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)班，平時(shí)也可以發(fā)送各種檔案管理信息化技術(shù)和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)和借鑒，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計(jì)算機(jī)的能力，提升管理人員學(xué)習(xí)的積極性，鼓勵(lì)他們積極參加企業(yè)舉辦的信息教育培訓(xùn)，增強(qiáng)自身對(duì)檔案安全保護(hù)意識(shí)，并不斷提高專業(yè)知識(shí)水平和工作效率。除此之外，為激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)新性，企業(yè)需要制定相應(yīng)的激勵(lì)措施。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化檔案管理部門(mén)結(jié)構(gòu)

一個(gè)完整的檔案管理信息系統(tǒng)中，相關(guān)制度建設(shè)必不可少，包括管理制度、監(jiān)控制度及安全制度。管理制度和監(jiān)控制度：為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，管理員可以采用特定的監(jiān)督方法，制定針對(duì)檔案管理利益相關(guān)者的獎(jiǎng)懲制度，并明確區(qū)分獎(jiǎng)懲對(duì)象和標(biāo)準(zhǔn)。一方面，為保證檔案管理信息系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行，必須對(duì)有違規(guī)行為的員工做出警告或處罰;另一方面，要加強(qiáng)對(duì)員工的監(jiān)督，保證他們按時(shí)完成任務(wù)，并激發(fā)其工作熱情。安全管理制度：明確安全責(zé)任，規(guī)范安全措施。例如，檔案室需要配套各種類(lèi)型的安全設(shè)施，并規(guī)定由專人負(fù)責(zé)，確保無(wú)意外事件發(fā)生。此外，企業(yè)要結(jié)合自身特點(diǎn)，制定并執(zhí)行更具針對(duì)性的制度，例如文件注冊(cè)和查詢，并按計(jì)劃升級(jí)文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，提高檔案的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，注意數(shù)據(jù)的安全性，通過(guò)加密等技術(shù)管理敏感數(shù)據(jù)，并確保存儲(chǔ)文件的密鑰由多名人員同時(shí)保管和共同開(kāi)啟，防止競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手使用不正當(dāng)手段操縱檔案管理人員違規(guī)操作，或利用黑客攻擊服務(wù)器并檢索數(shù)據(jù)，為企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。

各項(xiàng)制度的推行效果取決于人，因此在使用信息技術(shù)替代傳統(tǒng)檔案管理處理重復(fù)性和簡(jiǎn)單任務(wù)并進(jìn)行模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，要建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)企業(yè)檔案管理人員實(shí)施“人性化+關(guān)愛(ài)化”的制度，即確保員工的付出與收入成正比，提高員工的獲得感和歸屬感。要做到這一點(diǎn)，就必須建立并完善檔案管理員的業(yè)務(wù)技能測(cè)試制度，達(dá)到正面鼓勵(lì)檔案管理員學(xué)習(xí)崗位知識(shí)的目的 [7]。

2.3 整合檔案信息資源，優(yōu)化檔案管理模式

檔案管理工作的責(zé)任與目的是為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中對(duì)信息的需求，這也是對(duì)其工作有效性確認(rèn)的尺度?，F(xiàn)在各企業(yè)的管理模式大部分分為以下兩種：集中管理模式和分散管理模式，這兩種模式很難滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中對(duì)各方面數(shù)據(jù)的需求。因此，企業(yè)需要從一體化管理的系統(tǒng)模式入手，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深入改革，建立檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息綜合為一體，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中對(duì)各方面信息的需求 [8]。

為了利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，企業(yè)的檔案管理部門(mén)除了要堅(jiān)持對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行具體分析的原則，還需要對(duì)自身進(jìn)行現(xiàn)代化改革，以管理的高效率為目的對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，此外企業(yè)需要建立完備的專業(yè)管理體系，在完整、準(zhǔn)確地錄入檔案的前提下，需要配備專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)數(shù)據(jù)監(jiān)督，同時(shí)建立追責(zé)制度，以便在發(fā)生問(wèn)題的第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，從源頭上第一時(shí)間解決問(wèn)題。通過(guò)一系列制度的完善，確保高效率的管理，同時(shí)降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 融合知識(shí)管理，把握檔案管理發(fā)展方向

滿足企業(yè)在各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中對(duì)各類(lèi)信息的需求，是檔案管理工作開(kāi)展的目標(biāo)，因此檔案管理工作必須通過(guò)大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整合、歸類(lèi)及開(kāi)發(fā)，使其持續(xù)地向企業(yè)提供有效服務(wù)。從知識(shí)管理方面入手，能夠有效地加強(qiáng)檔案管理工作人員的知識(shí)服務(wù)意識(shí)和價(jià)值創(chuàng)造意識(shí)，以及對(duì)知識(shí)信息的理解，從而加強(qiáng)對(duì)有效檔案的再挖掘工作。

在日新月異的創(chuàng)新時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作需要不斷地進(jìn)行深化改革，以企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作的深度融合作為風(fēng)向標(biāo)，讓檔案信息的管理工作延伸企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面。所以，企業(yè)管理部門(mén)需要加大力度開(kāi)展信息收集工作，并多渠道地進(jìn)行充分且有效率的信息收集，同時(shí)做好歸類(lèi)整理和再挖掘，篩除無(wú)效零散的檔案信息，確保遴選出的檔案信息具有有效性和規(guī)律性。相關(guān)的檔案管理部門(mén)要通過(guò)科學(xué)有效的方法，對(duì)信息進(jìn)行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各類(lèi)信息的有效性和有序性。同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作者也需要確保信息的安全性與完整性，以免造成檔案的流失或泄露。此外，要提升自身的服務(wù)意識(shí)，熟悉檔案館藏中的各類(lèi)信息，利用自身工作經(jīng)驗(yàn)預(yù)判用戶的使用行為，站在用戶的角度思考，將封閉的各類(lèi)信息轉(zhuǎn)化為開(kāi)放便捷的有序信息，為企業(yè)提供迅速而有效的服務(wù)，最大限度地滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)檔案管理的需求 [9]。

3 結(jié)語(yǔ)

信息化是提升企業(yè)檔案管理效率必不可少的工具，也是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的主方向。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息化手段的使用能豐富有效信息的廣度和企業(yè)檔案管理的深度 [10]。然而，檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要根據(jù)信息化的不斷發(fā)展，持續(xù)保持更新的一項(xiàng)長(zhǎng)久性工作。檔案工作管理者要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，努力克服檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型過(guò)程遇到的困難，及時(shí)了解社會(huì)、時(shí)代發(fā)展的前沿、趨勢(shì)及企業(yè)發(fā)展的最新需求，使檔案信息化管理工作能夠保持理論結(jié)合實(shí)踐、時(shí)代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢(shì)態(tài)，使信息資源能夠更好地服務(wù)企業(yè)和社會(huì)。

參 考 文 獻(xiàn)

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