企業(yè)合同管理研究

楊鈺瑩

摘要：合同是企業(yè)經(jīng)濟活動的載體，健全的合同管理對企業(yè)至關(guān)重要，隨著中國市場經(jīng)濟的發(fā)展，合同管理逐漸受到更多企業(yè)的重視。本文在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上探討了合同管理體系建立的四個層次，以過程控制和風(fēng)險管理為導(dǎo)向梳理了合同管理的流程及其風(fēng)險點，構(gòu)建了企業(yè)合同管理基本框架，并結(jié)合騰訊與老干媽廣告合同糾紛案例詳細分析，具有一定的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：合同管理;過程控制;風(fēng)險管理

1.合同的概念

合同泛指公司與其他法人、組織或自然人之間，為明確雙方權(quán)力和義務(wù)關(guān)系而訂立的具有法律效率的各類合同、協(xié)議及其他設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文件。合同是市場經(jīng)濟的載體，是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，在經(jīng)濟活動多樣化的今天，合同管理體系的設(shè)計越來越引起企業(yè)的重視。

2.合同管理基本框架構(gòu)建

本文認為，合同管理體系的建立可分為 “制度”、“體制”、“途徑”以及“人”這四個層次。其中，制度指國家和地方的法律法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部關(guān)于合同控制的規(guī)章制度，宏觀層面上，合同管理應(yīng)在遵守相關(guān)法律法規(guī)的前提下進行;微觀層面上，合同管理是內(nèi)部控制的重要組成部分，要受到企業(yè)內(nèi)控制度的影響?！巴緩健眲t是指系統(tǒng)運作時信息傳遞，控制手段的實現(xiàn)方式，如企業(yè)的ERP系統(tǒng);“人”則是系統(tǒng)中制度、管理流程及崗位責(zé)權(quán)的具體執(zhí)行者。

如何結(jié)合企業(yè)自身制度建立合同管理體系是合同管理的關(guān)鍵。本文認為合同管理體系的建立應(yīng)以過程控制和風(fēng)險管理為導(dǎo)向。過程控制主要強調(diào)合同管理是貫穿事前、事中、事后的動態(tài)管理活動，其具體表現(xiàn)是構(gòu)建合同管理流程系統(tǒng);風(fēng)險管理是指以合同管理風(fēng)險為導(dǎo)向規(guī)劃合同管理流程。合同管理流程及其主要風(fēng)險點，具體如表1所示：

根據(jù)以上流程，設(shè)計具體風(fēng)險控制措施，由相關(guān)部門共同執(zhí)行。如在合同前期調(diào)查階段，為避免合同主體風(fēng)險，業(yè)務(wù)部和法務(wù)部應(yīng)進行盡職調(diào)查，了解合同簽訂人身份、合同主體資信狀況、經(jīng)營狀況、履約情況等基礎(chǔ)情況。在合同談判階段主要確定合同內(nèi)容、核心條款、關(guān)鍵細節(jié)，由業(yè)務(wù)部與對方進行業(yè)務(wù)談判，法務(wù)部提供法律咨詢與建議，避免合同法律風(fēng)險;對于涉及較高專業(yè)技術(shù)的合同，技術(shù)部門也應(yīng)參與談判，必要時可聘請外部專家。合同談判是合同管理的關(guān)鍵流程，應(yīng)由業(yè)務(wù)部、法務(wù)部等多部門共同參與，規(guī)避可能造成企業(yè)利益損失的風(fēng)險。在合同文本擬定階段，主要規(guī)避法律風(fēng)險，合同的起草應(yīng)由業(yè)務(wù)部、法務(wù)部共同完成。合同審核階段主要審核合同的合法性、經(jīng)濟性、可行性，應(yīng)組織財會部、業(yè)務(wù)部、法務(wù)部進行審核。合同簽署階段應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限與對方簽訂合同，避免越權(quán)簽訂合同和合同印章濫用風(fēng)險。同時，為避免合同簽訂方假造公章簽訂合同，可采用面簽、全程錄像等方式簽訂合同，簽署完成后法務(wù)部應(yīng)鑒別對方合同印章的真實有效性。后續(xù)合同履行時，也應(yīng)保持全程關(guān)注，對合同變更、中止、解除等情況及時交涉處理，合理解決合同糾紛等。合同結(jié)算階段，財務(wù)部應(yīng)按合同條款及其履行狀況付款，及時催收到期賬款。

為更好地進行風(fēng)險管理，企業(yè)還應(yīng)形成風(fēng)險預(yù)警機制。風(fēng)險預(yù)警機制的建立主要考慮各風(fēng)險點對合同管理流程的影響以及企業(yè)管理層、專家對合同風(fēng)險的重視程度這兩方面的因素。評估合同管理風(fēng)險對合同管理流程的影響，如圖1所示：

由圖1可知，有的風(fēng)險點直接影響合同流程;有的風(fēng)險點通過另外的風(fēng)險點間接影響合同流程;有的風(fēng)險點影響多個流程。直接影響流程的風(fēng)險點危害程度大于間接影響流程的風(fēng)險點;輻射面廣的風(fēng)險點危害程度大于輻射面窄的風(fēng)險點。具體應(yīng)從風(fēng)險發(fā)生頻率和危害程度兩個維度測評合同風(fēng)險，并將其分類。對于辨識出的合同管理風(fēng)險，向企業(yè)管理層和專家發(fā)放調(diào)查問卷，獲取各風(fēng)險點的發(fā)生頻率;同時將風(fēng)險點對合同管理流程的影響程度及影響范圍和企業(yè)管理層及專家對各風(fēng)險點的重視程度結(jié)合起來評估其危害程度。選取企業(yè)發(fā)生頻率最高的5個風(fēng)險點和危害程度最高的5個風(fēng)險點， 根據(jù)調(diào)查問卷對每個風(fēng)險的量化結(jié)果，繪制出以風(fēng)險發(fā)生頻率和危害程度為兩軸的散點圖， 再根據(jù)組間距離最小原則進行樣本聚類 ，將風(fēng)險點歸為五類。第一類風(fēng)險發(fā)生頻率小、危害程度小;第二類風(fēng)險發(fā)生頻率稍高，危害程度小;第三類風(fēng)險發(fā)生頻率稍高，危害稍大;第四類風(fēng)險發(fā)生頻率低，危害程度大;第五類風(fēng)險頻率高并且危害大。對于三、四、五類關(guān)鍵性風(fēng)險應(yīng)當(dāng)特別重視，加強風(fēng)險控制措施，防范其危害。

3.案例背景

深圳市騰訊計算機系統(tǒng)有限公司（股票代碼00700，以下簡稱騰訊）成立于1998年11月，2004年在香港聯(lián)交所上市，是中國最大的互聯(lián)網(wǎng)綜合服務(wù)提供商之一。

2020年6月29日，深圳市南山區(qū)人民法院發(fā)布一則民事裁定書，系騰訊向法院提出財產(chǎn)保全申請，請求查封、凍結(jié)被告貴陽南明老干媽風(fēng)味食品有限責(zé)任公司（以下簡稱老干媽）名下財產(chǎn)。騰訊稱與老干媽于2019年3月簽訂了一份《聯(lián)合市場推廣合作協(xié)議》，涉及1624.06萬元廣告費，但老干媽方面長期拖欠廣告款，騰訊催告無果，被迫依法起訴。對此，老干媽方面稱未與騰訊簽署過任何協(xié)議，已向公安機關(guān)報案。7月1日，貴陽市公安局雙龍分局發(fā)布通報，該通報表明，犯罪嫌疑人曹某、劉某利、鄭某君偽造老干媽公司印章，冒充老干媽市場經(jīng)營部經(jīng)理與騰訊簽訂合作協(xié)議。7月10日，騰訊向法院申請撤回財產(chǎn)保全申請及本案訴訟，并向老干媽致歉。

4.案例分析

該案最終定性為行騙者偽造公章與騰訊簽訂虛假廣告合同，但究其根本，其問題實質(zhì)并非在于公章真假，而是騰訊內(nèi)部存在一定的合同管理漏洞，為行騙者提供了可乘之機，本文從合同管理流程及其風(fēng)險點對該案例展開討論。

4.1合同前期調(diào)查

該流程的主要風(fēng)險是合同主體風(fēng)險，即在簽訂合同前對合同簽訂對象進行主體資格審查不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。企業(yè)應(yīng)建立完善的主體資格審查制度，審查方式包括但不限于：審查對方相應(yīng)證件，如營業(yè)執(zhí)照、開戶行信息等，確定其身份真實性;對被調(diào)查方進行現(xiàn)場調(diào)查，實地了解其經(jīng)營狀況;與被調(diào)查方的供應(yīng)商、開戶銀行等溝通，了解其商業(yè)信譽等。同時，企業(yè)應(yīng)建立合作商管理體系，對其商業(yè)合作伙伴按照資信狀況、履約情況等進行信用等級分類。對于信用良好、信任度高的合作對象可適當(dāng)放寬主體資格審查力度，對于信用較差的合作對象嚴格執(zhí)行審查流程;對于新客戶，應(yīng)謹慎考慮將其納入合作商管理名單，對其執(zhí)行最嚴格的審查流程。

在該案例中，老干媽與騰訊未有過商業(yè)合作，屬于新客戶，應(yīng)對其進行最嚴格的審查流程，審查程序至少應(yīng)包括個人資料審查、企業(yè)信息審查、財務(wù)狀況審查及實地調(diào)查。由于案例公開信息有限，無從得知騰訊在合同簽訂前具體進行了何種程度的審查，但根據(jù)老干媽的信息披露，行騙三人與老干媽不存在任何關(guān)系，由此反推出騰訊很可能未進行實地調(diào)查等審查流程，在主體資格審查方面有所缺失。此外，老干媽為非上市企業(yè)，其信息披露程度有限，且在此之前罕有廣告營銷，同時也并未設(shè)立專門的廣告宣傳部門，審查中信息不對稱現(xiàn)象較為明顯，合同主體審查風(fēng)險較大，對此騰訊更應(yīng)執(zhí)行嚴格的審查制度，以應(yīng)對該風(fēng)險點。

4.2合同審核與合同簽署

從合同流程風(fēng)險鏈示意圖可知，未鑒別對方合同印章真實性這一風(fēng)險點同時影響了合同審核與合同簽署這兩個流程，影響重大，企業(yè)應(yīng)予以重視。理論上可通過工商局核對印章，公對公賬戶隨機打款等方式鑒別對方合同印章的真實性，但這也無法完全規(guī)避虛假印章的風(fēng)險;實務(wù)中，對于合同簽訂量大的企業(yè)，鑒別公章真?zhèn)我泊嬖谝欢ɡщy。因此從偽造印章的實質(zhì)來看，還應(yīng)從嚴格合同主體資格審查入手，結(jié)合相應(yīng)的公章鑒別措施，才能更全面地控制該風(fēng)險點。

該案例中，騰訊與老干媽首次開展業(yè)務(wù)合作，應(yīng)在合同簽訂前進行盡職調(diào)查，核實合同簽訂人員身份、老干媽營業(yè)狀況及其官方聯(lián)系方式和溝通渠道等相關(guān)信息;合同簽訂和審核時應(yīng)鑒別對方合同印章真實性，如可向老干媽方面去函求證。同時，首次和對方合作應(yīng)對其采取嚴格的授信政策，要求相應(yīng)的預(yù)付款，但從案件披露來看，騰訊并未要求對方支付預(yù)付款，致使其未能及時識別出該業(yè)務(wù)的風(fēng)險。

4.3合同履行

騰訊在合同履行流程中也存在一定管理漏洞，其中至少涉及三個主要風(fēng)險點：一是未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的情況;二是未能就可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的情況采取有效措施;三是合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)形象受損。在合同履行過程中，騰訊與對方進行了深度合作，如在QQ飛車手游和電競比賽中植入老干媽廣告，推出聯(lián)名辣醬限量禮盒等。開展上述廣告活動需要對方提供大量資料進行廣告設(shè)計，同時涉及雙方多人對接、多部門配合等問題，在該過程中騰訊未察覺任何可疑之處，存在未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的可能性。此外，騰訊多次催款，老干媽方面卻表示未曾收到催款信函，表明騰訊一直按照行騙方預(yù)留的聯(lián)系方式與對方溝通，在催告無果的情況下也并未懷疑對方。最終騰訊直接起訴老干媽，并非通過正確有效的聯(lián)系方式與老干媽方面溝通，未能就導(dǎo)致企業(yè)利益受損的情況采取有效措施，這亦是對該合同糾紛的處理不當(dāng)，使其企業(yè)形象受到了負面影響。

5.結(jié)語

從建立合同管理流程的“制度”層次來看，騰訊作為成熟的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，應(yīng)當(dāng)具備相對成熟的合同管理流程，但其中可能仍存在尚未完善的漏洞;從合同管理流程“人”的層次來看，也可能騰訊建立了完善的合同管理流程，但在合同執(zhí)行中有所偏差，相關(guān)人員并未嚴格執(zhí)行合同管理流程制度，導(dǎo)致關(guān)鍵風(fēng)險點未得到控制。由于該案例信息披露有限，無從得知騰訊具體屬于何種情況，但無論是制度不健全還是制度執(zhí)行不嚴格，均反映出其在合同管理風(fēng)險點控制和過程控制方面有所缺漏。

綜上，建立完善的合同管理系統(tǒng)，過程控制和風(fēng)險管理是必不可少的。其次，任何制度的有效性都是在能被嚴格執(zhí)行的條件下實現(xiàn)的，因此對合同管理流程、制度的嚴格執(zhí)行也是企業(yè)合同管理系統(tǒng)能良好運行的重要前提。最后，合同管理系統(tǒng)還應(yīng)在運行中不斷完善，及時將問題反饋到風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)中并加以改進，使合同管理系統(tǒng)能更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟活動。

參考文獻：

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