金美

【摘 要】在企業(yè)當(dāng)中不僅需要具有領(lǐng)導(dǎo)能力的老板，具有上進(jìn)精神的員工，同時各部門的作用也非常重要。眾所周知，行政部門是一個企業(yè)的核心，圍繞著公司的整體工作模式而運(yùn)轉(zhuǎn)。是一個必不可少的公司構(gòu)成部分。其不僅是需要改進(jìn)自己的部門狀況，同時也需要做好各部門之間的溝通交流工作。現(xiàn)下企業(yè)行政部門當(dāng)中也存在不少問題。本文通過闡述行政部門的重要性和問題，并提出有效的解決策略來提高行政部門的效率與能力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);行政部門;解決策略

隨著新時代的到來，社會的飛速發(fā)展，一個企業(yè)對行政部門的作用應(yīng)該重視起來。行政管理工作包括企業(yè)事務(wù)規(guī)劃，員工事務(wù)處理等方面。隨著對行政部門的問題的探討的深入，許多企業(yè)紛紛整頓行政部門來改進(jìn)企業(yè)的總體情況。因?yàn)槎贾罁碛幸粋€好的行政部門會使企業(yè)擁有更好的風(fēng)氣和實(shí)力。同時通過對行政部門的整理也能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)的其他問題，利于變通。

一、企業(yè)行政管理當(dāng)中的問題

（一）工作力度不夠，不注重關(guān)系協(xié)調(diào)

在飛速發(fā)展的大時代當(dāng)中，每天都有許多上班族在寫字樓里為自己的事業(yè)所工作。時間一長，自然是心里有許多意見，這個時候，如果沒有行政部門注重員工們的內(nèi)心情緒，沒有做到把老板的各項(xiàng)指令和意思準(zhǔn)確的傳達(dá)到每個員工的話，勢必會造成誤會。一些小誤會到還好，但是大誤會就會造成不可預(yù)料的后果。還有許多部門之間也需要及時、良好的溝通。不然就會在根本上產(chǎn)生更多、更大的分歧，嚴(yán)重的甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的分裂問題。所以關(guān)系協(xié)調(diào)與溝通是非常重要的。

另外，許多企業(yè)在行政管理上并未上多少心，不明白其重要性，認(rèn)為可有可無。造成前期投入力度不足，最后也沒有得到理想中的結(jié)果的問題。

（二）管理作風(fēng)存在問題

在不少企業(yè)的行政管理部門當(dāng)中，不良風(fēng)氣影響著其發(fā)展。不少人以有關(guān)系，有親戚等為榮，認(rèn)為在部門當(dāng)中靠的是人際關(guān)系，而不是實(shí)力與辦事能力。這就造成了許多企業(yè)內(nèi)形成了所謂的的“利益鏈”，養(yǎng)成了奢靡，攀關(guān)系等不良風(fēng)氣。這也是行政部門出現(xiàn)越來越多問題的原因之一。并且許多部門負(fù)責(zé)人也秉承著事不關(guān)己高高掛起的觀念只管好自己的部門，不管其他。這些都是不利于一個企業(yè)的發(fā)展的。

二、企業(yè)行政管理問題的對策

（一）建立好的制度，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

一個企業(yè)想要成功，那么建立和完善符合實(shí)際情況的工作制度是必要的，并且要充分考慮到企業(yè)和員工的利益來制定，不可以盲目照搬。也要做到能讓各部門及其員工能發(fā)表代表自己個人真實(shí)的言論與建議。同時也要注意在這些建議當(dāng)中采取合理的部分，這樣才能在企業(yè)的發(fā)展過程中及時做出調(diào)整與完善，使制度更加合理和被接受，使公司發(fā)展的基石更加穩(wěn)定，這樣就給企業(yè)的發(fā)展打好了基石。比如可以每月開設(shè)員工表彰大會，對當(dāng)月表現(xiàn)得好的員工給予獎勵，提高大家積極性;還可以開設(shè)老板信箱，每個人都可以把自己的想法寫在紙上，再放在信箱當(dāng)中，讓老板直接能拿到，能看到大家的意見，做出決斷。

另外重視企業(yè)的文化建設(shè)也是必要的，企業(yè)的文化是一張需要重視的對外的無形的招牌。注重企業(yè)形象建設(shè)包括：物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括設(shè)備，服務(wù)，室內(nèi)環(huán)境建設(shè)等。好的文化建設(shè)只會帶來更多的合作伙伴。企業(yè)進(jìn)行文化建設(shè)時可以采取以下方式：進(jìn)行社會主義核心價值觀、企業(yè)精神、企業(yè)道德等等教育，令企業(yè)內(nèi)充滿團(tuán)結(jié)友愛，公平競爭的風(fēng)氣。令員工熟記員工行為準(zhǔn)則和員工手冊。還可以每幾個月就組織員工進(jìn)行團(tuán)建，開展團(tuán)建活動可以拉近大家的關(guān)系，愉悅大家的身心，緩解大家的疲勞。還可以在節(jié)日的時候進(jìn)行福利物資組織與發(fā)放等。這些有利于企業(yè)內(nèi)形成一個互幫互助，團(tuán)結(jié)友愛的工作氛圍。一旦氛圍有了之后，大家的工作會更加得心應(yīng)手。試問，誰會想在一家冷冰冰、沒有人情味的企業(yè)里工作呢。行政管理部門還可以在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或就餐等，也不要忘了和合作客戶進(jìn)行適當(dāng)?shù)木鄄?。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。

（二）加強(qiáng)企業(yè)上下溝通 提高員工能力

部門不應(yīng)該忽視溝通方面的問題，部門在了解企業(yè)的日常動態(tài)中。在傳達(dá)上級的工作和指令的時候。應(yīng)該做到耐心、細(xì)心。與人溝通是一件不容易的事，但是人們終其一生都在與人交流。部門應(yīng)該學(xué)會交流溝通中的藝術(shù)。準(zhǔn)確了解上級的命令、再做好向其他部門和下級傳達(dá)指令的準(zhǔn)備。用真誠，耐心的態(tài)度與其他部門人員進(jìn)行深入講解，能在第一時間了解到大家的困惑與難處，并及時有效的整理反饋給上司，有效地幫助上級更好的知道下級的問題，從而推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。在日常的工作中，行政部門更要注意與其它部門和同事的之間的合作，大家溝通之間可以這樣做：日常事務(wù)與公司各部門之間多進(jìn)行溝通，能夠互相提供有利，及時的信息幫助其完成工作。同時也要注意傳達(dá)信息時的準(zhǔn)確性，避免傳達(dá)錯誤信息，出了狀況之后，各部門推卸責(zé)任的情況出現(xiàn)。在平時部門交接當(dāng)中可以落實(shí)到書面上，可以交接的時候簽訂交接書，署上負(fù)責(zé)人的名字。這樣有利于后期事故發(fā)生之后的解決。大家可以建立一個協(xié)調(diào)交流平臺，把存在和感到困惑的問題擺出來統(tǒng)一解決。在面對合作伙伴和客戶時溝通要注意：一定要提前準(zhǔn)備功課，了解對方的來意和籌碼，并及時做出應(yīng)對的對策。此外，在與合作伙伴和客戶的溝通中，部門要注意展示出的是謙虛，真誠的態(tài)度，不要以貌取人。在利益的談判中，要以公司的利益為大局。

同時，企業(yè)要注意對員工能力的提升?？梢酝ㄟ^員工每個月的工作完成情況來進(jìn)行評估，評估其工作效率，從而發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀員工，有利于公司更好的發(fā)展。考核范圍為公司全部員工。標(biāo)準(zhǔn)是通過各個方面來觀察員工的各項(xiàng)工作能力，使員工了解自己的工作表現(xiàn)中還有哪些不足，從而獲得新的工作動力。也使員工敢于在老板面前說出自己真實(shí)的想法?？荚囆问?，考試時間都應(yīng)做好充足的調(diào)整才開展。以工作崗位完成情況為主要依據(jù)，堅持客觀與實(shí)際結(jié)合，聽取其他工作人員的意見。考核可采取民主評議，同事之間互相匿名評議，上下級評議等，從而使員工的能力能有效提升。

（三）明確崗位職責(zé)，注意信息收集與整理

在企業(yè)行政部門里的員工應(yīng)該明其責(zé)。做好自己的本職工作。在業(yè)余時間提升自己的工作能力。日常企業(yè)工作事務(wù)管理包括企業(yè)日常事務(wù)的規(guī)劃，以及關(guān)于年會等大型員工活動的計劃安排、對員工的薪資管理，離職后處理等方面的管理工作;辦公物品管理包括對各大辦公室里的物品的擺放，護(hù)理等;書面資料管理最常見的有檔案管理、書刊管理等;會議管理也是行政部門最應(yīng)該重視的管理之一，每個會議都有自己的意義，在會前應(yīng)該提前做詳細(xì)準(zhǔn)備。其他事務(wù)視具體情況而定。另外文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到相應(yīng)的相關(guān)部門和有關(guān)人員，并給予督促。文件應(yīng)該先分類整理再按要求進(jìn)行歸檔，公司內(nèi)部檔案原則上以半年為周期進(jìn)行歸檔。公司檔案管理的原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理以維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在對檔案有需要的時候以最高效率調(diào)出。另外，辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)與故障維修也需要重視。也要保障企業(yè)生態(tài)環(huán)境建設(shè)合格，綠化等方面合格;企業(yè)員工食堂、宿舍的日常管理;維持企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行及相關(guān)設(shè)施維修;企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理，確保每個工作都有專人來把控，落實(shí)到個人上;每項(xiàng)工作都有精準(zhǔn)的記錄。

其次，信息的收集與整理都很重要。注重信息的收集和整理，可采用采集的方法，如報刊、圖書、文獻(xiàn)等的訂閱和購買;索取，如內(nèi)部出版的報刊、圖書資料等;交換，如通報、通信與同內(nèi)外同行交流等;以及現(xiàn)場調(diào)查，如參觀訪問、參加會議、技術(shù)交流、專題調(diào)查等。此外，還可采用定局博覽式、偶然捕捉式、專題匯集式以及綜合分析等多種方法來收集信息。并及時提供給管理者，利于管理者及時地做出對外界的判斷。信息包括內(nèi)部信息和外部信息，外部信息具體包括：國家相關(guān)政策法規(guī);社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化，人流數(shù)量的增長等的變化;競爭企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。這些都是隨時在變化著的信息。內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷狀況;采購、庫存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員不僅需要時刻弄清楚公司內(nèi)部的變化，同時也需要關(guān)注公司以外部分的變化。了解這個世界在變化，才能收集不斷變化著的信息。

三、結(jié)束語

企業(yè)的發(fā)展是需要穩(wěn)步前進(jìn)的，如果一味地追求一蹴而就的話就會出現(xiàn)拔苗助長的效果。做好行政管理工作是一個企業(yè)必備的。行政部門的能力也是要求企業(yè)對市場需要有一個敏銳的洞察力，時刻更新自己的技術(shù)和運(yùn)營設(shè)備，并且掌握新的技術(shù)來面對市場的挑戰(zhàn)。并且要記得教給員工誠實(shí)是最好的東西的經(jīng)營理念，誠實(shí)永遠(yuǎn)是一個人最珍貴的東西。正所謂"君子坦蕩蕩"，守信才被人信。做好品質(zhì)的經(jīng)營比什么都重要。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]郝青.企業(yè)行政管理的問題與對策研究[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2020（01）：222-223.