淺論高校實(shí)物檔案科學(xué)整理的具體方法

陶曼 陳玉英

摘 要：由于實(shí)物檔案的特殊性以及重視度不夠，造成當(dāng)前高校實(shí)物檔案管理混亂，影響到實(shí)物檔案的開發(fā)和利用，文章從實(shí)際管理實(shí)物檔案工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，結(jié)合實(shí)物檔案的特點(diǎn)，就實(shí)物檔案鑒定收集、分類、編號(hào)、編目、保管和利用等等管理環(huán)節(jié)探討其科學(xué)、規(guī)范管理的方法和具體措施，與同行一起交流和學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞：實(shí)物;檔案;科學(xué);整理;方法

湖南工業(yè)大學(xué)是一所具有60年光輝辦學(xué)歷史、以包裝為特色的綜合性大學(xué)，檔案館在2010年啟動(dòng)了實(shí)物、聲像檔案的收集、整理工作，包括印章、字畫、錦旗、證書、獎(jiǎng)牌、牌匾、贈(zèng)品、歷史照片、錄音錄像帶、光盤等。2018年在學(xué)校60周年校慶之際，把學(xué)校歷史老照片近7000余張共113卷、榮譽(yù)證書500多本、98幅字畫全部數(shù)字化，以便于學(xué)校做專題宣傳片和專題展覽。另外，檔案館建立了一個(gè)校史陳列室，收集各類實(shí)物檔案1000多件，其他部門展品用于2018年學(xué)校建設(shè)校史博物館、展示基地、新生入學(xué)教育、兄弟院校交流、領(lǐng)導(dǎo)視察工作參觀點(diǎn)，為大家更直觀地了解學(xué)校、增強(qiáng)學(xué)生的歸屬感、提升學(xué)校的影響力發(fā)揮重要的作用。雖然實(shí)物檔案有著特殊的價(jià)值，但在實(shí)際管理工作中存在著許多的難點(diǎn)，本文以實(shí)踐工作為基礎(chǔ)，嘗試與同行專家探討高校實(shí)物檔案的管理的具體方法。

一、實(shí)物檔案管理緊迫性及其意義

高校實(shí)物檔案是高校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)社會(huì)及對(duì)外交流等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有珍藏和利用價(jià)值的特定物品，實(shí)物檔案是學(xué)校檔案資源的重要的組成部分。高校實(shí)物檔案館保管的現(xiàn)狀參差不齊，存在基礎(chǔ)條件不完善、管理不規(guī)范、利用不充分、也不具備成熟的保管技術(shù)和方法等問題。第一，目前高校絕大多數(shù)檔案館歸檔意識(shí)不強(qiáng);第二，由于實(shí)物檔案的載體多樣，形態(tài)各異，種類繁多，各種類形成時(shí)間的不確定性等等因素，使得搜集不齊全，歸類不明確;第三，在編輯內(nèi)容、保管模式、裝具形式、保管條件等方面也會(huì)有差異，加大了實(shí)物檔案整理、保管的難度。

因此，如何對(duì)各種形式的實(shí)物檔案進(jìn)行有效的管理成為我們檔案工作者必須思考和解決的問題。只有實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，才能得到有效保護(hù)，充分發(fā)揮其作用。實(shí)物檔案的生動(dòng)直觀性，實(shí)物檔案的視覺感強(qiáng)，加強(qiáng)實(shí)物檔案的開發(fā)利用，能夠更好地直觀反映學(xué)校教學(xué)、科研等各方面的工作成就，展示校園文化風(fēng)貌、辦學(xué)特色。在激發(fā)師生的歸屬感和提升校園的文化品位和學(xué)校的影響力等方面有著巨大的作用。

二、實(shí)物檔案的管理

1.強(qiáng)化實(shí)物檔案的收集歸檔意識(shí)，規(guī)范制度管理

首先，加強(qiáng)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、檔案知識(shí)以及利用流程的宣傳。在每年的6月9日國際檔案日，檔案館制訂具體宣傳活動(dòng)方案，可通過橫幅、校園廣播、校報(bào)、各學(xué)院LED電子屏幕宣傳檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案法律法規(guī)、檔案查詢流程、畢業(yè)生檔案利用等檔案知識(shí)，組織學(xué)生通過考試檔案法律法規(guī)和檔案知識(shí)調(diào)研問卷等方式強(qiáng)化檔案意識(shí)。其次，2010年學(xué)校檔案館根據(jù)工作實(shí)際制定《湖南工業(yè)大學(xué)實(shí)物檔案管理辦法》并校內(nèi)行文，對(duì)實(shí)物檔案的歸檔范圍、歸檔要求、保管期限、歸檔時(shí)間和移交手續(xù)、檔案利用、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰做出了明確規(guī)定。并制定了實(shí)物檔案的收集、管理、查閱、利用等制度。最后，每年定期下發(fā)《湖南工業(yè)大學(xué)實(shí)物檔案收集整理的通知》，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案員做好上年度實(shí)物檔案收集，檔案專職人員主動(dòng)聯(lián)系黨政辦、國際交流處、科技處、教務(wù)處等部門及二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員，提醒其做好實(shí)物檔案歸檔工作，確保實(shí)物檔案收集齊全。

2.對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行鑒定接收

首先，每年定期下發(fā)的《xxxxxxx大學(xué)實(shí)物檔案收集整理的通知》文件，明確收集的范圍、收集方法以及如何進(jìn)行移交、保管與利用，并明確相關(guān)人員責(zé)任。如有逾期沒有移交的，要主動(dòng)聯(lián)系并提醒相關(guān)部門，特別是學(xué)校重要的對(duì)外交流部門、教學(xué)競賽主辦部門、學(xué)校科技研發(fā)部門等等。

其次，檔案的鑒定要根據(jù)檔案產(chǎn)生的背景、學(xué)校發(fā)展的歷程與特色、實(shí)物檔案的內(nèi)容與載體等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，按照不同的價(jià)值層次分為永久和長期保存、暫時(shí)保存。收集能反映學(xué)校各時(shí)期歷史的、有典型代表的、有保存價(jià)值的實(shí)物檔案，在收集之前做好鑒定把關(guān)很重要，確保館藏檔案的質(zhì)量。

3.實(shí)物檔案的整理

實(shí)物檔案的整理是實(shí)物檔案管理中一項(xiàng)很重要的內(nèi)容，本著方便管理便于利用的原則，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編制檔號(hào)、編制目錄、擬寫文字說明以及制作標(biāo)簽，做好實(shí)物檔案的整理工作為充分利用和實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值打好基礎(chǔ)。

（1）實(shí)物檔案的分類。實(shí)物檔案的分類和編號(hào)是管理實(shí)物檔案非常重要的環(huán)節(jié)，在做分類和編號(hào)之前，要編制實(shí)物檔案的分類說明，規(guī)定分類原則、標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)清分類代碼以及檔號(hào)模式的編制原則。

實(shí)物檔案種類繁多、形態(tài)各異，學(xué)校通常收集到的實(shí)物檔案類別是字畫、印章、證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌（獎(jiǎng)杯）錦旗（現(xiàn)在不多）、牌匾、禮品以及其他類。

第一，一般情況下，如果高校由多所學(xué)校合并而成且每年收集的實(shí)物檔案數(shù)量較多的話，那么按照學(xué)?！甓取悇e—物件流水號(hào)來區(qū)分，這樣更方便編號(hào)、查找實(shí)物、不易漏號(hào)。

第二，按照實(shí)物檔案產(chǎn)生的部門或來源分類。在第一種分類基礎(chǔ)上增加二級(jí)類目，即增加了檔案獲得的部門來源，按照學(xué)?！甓取合担ㄆ匆羰鬃帜复a）—類別—物品流水號(hào)來分類，這種分類法基于學(xué)校屬各二級(jí)單位和部門移交或收集的實(shí)物檔案門類齊全且數(shù)量眾多，不然沒有必要如此分類復(fù)雜，反而不利于查詢利用工作。

第三，按實(shí)物檔案產(chǎn)生的事由分類?；跈n案保管條件允許的情況下，有獨(dú)立的、專門的實(shí)物檔案庫房，學(xué)校某些大型活動(dòng)（如學(xué)校60周年校慶）集中產(chǎn)生并形成的大量實(shí)物檔案，可以將某一活動(dòng)集中陳列一個(gè)專題實(shí)物展廳。

實(shí)物檔案的編號(hào)：按照實(shí)物檔案的分類方法，依次編全宗號(hào)、類別號(hào)、件號(hào)。全宗號(hào)、合并學(xué)校的分別代號(hào)，一般可用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如果沒有合并學(xué)校則無需區(qū)分，不需設(shè)全宗號(hào)。分類號(hào)即實(shí)物檔案的分類號(hào)，根據(jù)學(xué)校收集的實(shí)物類別分類;件號(hào)即某類別實(shí)物檔案的流水號(hào)。