蔣雪梅

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作是一個(gè)組織或部門(mén)一切工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)支撐。新形勢(shì)下，進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，不僅是我國(guó)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，更關(guān)系著人民群眾與國(guó)家的切身利益。當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案管理工作的沖擊及檔案事務(wù)的日益增多，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著檔案管理制度不完善、檔案管理模式局限、檔案管理人員素養(yǎng)偏低等一系列問(wèn)題。為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，以建全檔案管理機(jī)制、加快檔案數(shù)字化建設(shè)、開(kāi)展檔案管理技能培訓(xùn)等路徑，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理新思路，從而促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、高效化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;優(yōu)化改革;管理策略

引言

檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要，是保障事業(yè)單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟的基礎(chǔ)工作。要強(qiáng)化檔案管理，并且做好進(jìn)一步的優(yōu)化和服務(wù)模式的創(chuàng)新，這樣才能有助于檔案管理整體質(zhì)量的提升。

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

1.1全面性

人事檔案的內(nèi)容包含著員工個(gè)人的履歷，自傳，考核評(píng)價(jià)狀況，政治歷史，獎(jiǎng)勵(lì)處分，入黨入團(tuán)，職位變化，工資變化，甚至于個(gè)人家庭住址與家庭成員等各個(gè)方面相關(guān)的文件材料，能夠全面記錄員工的思想變化，成長(zhǎng)狀況，并且能夠更好地展現(xiàn)員工的家庭情況，專(zhuān)業(yè)情況，個(gè)人情況等各個(gè)方面。人事檔案如同員工個(gè)人的信息儲(chǔ)存器，通過(guò)這些信息能夠更好地反映個(gè)人的情況，為后續(xù)的工作提供參考性。

1.2現(xiàn)實(shí)性

人事檔案管理工作中所包含的內(nèi)容較為廣泛，不僅包含了事業(yè)單位員工過(guò)往的經(jīng)歷以及表現(xiàn)，并且也會(huì)記錄員工在職的專(zhuān)業(yè)情況以及培訓(xùn)情況，為后期事業(yè)單位評(píng)選職稱(chēng)、人員考核以及鑒定方面都提供了很重要的依據(jù)，并且?guī)椭聵I(yè)單位更好地對(duì)員工有一個(gè)全面性細(xì)致性客觀性的分析與了解，更好地為后期事業(yè)單位人事部門(mén)對(duì)于員工培訓(xùn)以及人才挖掘等提供參考，作為正確使用人才，合理解決勞動(dòng)薪資問(wèn)題的一項(xiàng)重要依據(jù)，人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

1.3動(dòng)態(tài)性

事物的發(fā)展不是靜止的，而是不斷變化的。人事檔案管理的內(nèi)容并不是一成不變的，而是根據(jù)員工的自身教育經(jīng)歷，培訓(xùn)經(jīng)歷或者榮譽(yù)經(jīng)歷而不斷變化著，具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，而正是因?yàn)槿耸聶n案管理不斷跟蹤員工的“足跡”進(jìn)行實(shí)時(shí)變化，才能夠給事業(yè)單位提供檔案支持，給各種評(píng)估數(shù)據(jù)以參考。

1.4保密性

人事檔案管理在內(nèi)容方面對(duì)于員工的信息較為全面，而事業(yè)單位用人戰(zhàn)略的制定與發(fā)展大部分根據(jù)人事檔案上的信息進(jìn)行安排，所以為了員工個(gè)人的信息安全以及自身權(quán)益，為了事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展以及未來(lái)發(fā)展，人事檔案管理區(qū)別于其他檔案管理，具有保密性的特點(diǎn)，不允許透露與外泄情況的出現(xiàn)。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1重視程度不高

事業(yè)單位性質(zhì)特殊，不會(huì)受到經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的太大影響，很多職工在日常工作中，對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為這是可有可無(wú)的工作，與其自身利益和個(gè)人發(fā)展并無(wú)太大聯(lián)系。部分領(lǐng)導(dǎo)在工作中十分被動(dòng)，崗位職責(zé)模糊，管理工作具有強(qiáng)烈的滯后性。

2.2管理制度不完善

完善的制度體系是人事檔案管理工作順利開(kāi)展的前提，受到單位領(lǐng)導(dǎo)不重視以及其他各方面因素的影響，很多事業(yè)單位并沒(méi)有建立完善的制度，對(duì)人事檔案管理行為進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案資料利用率低下、查閱起來(lái)較為困難，難以切實(shí)為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展而服務(wù)。

2.3信息化建設(shè)不足

當(dāng)前信息技術(shù)在很多行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來(lái)應(yīng)對(duì)海量人事檔案，也是導(dǎo)致人事檔案管理工作質(zhì)量難以得到提升的原因之一。

3新形勢(shì)下解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度

為了促進(jìn)事業(yè)單位工作的運(yùn)營(yíng)以及對(duì)于人才的認(rèn)識(shí)與了解，提高事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)效率，打造事業(yè)單位優(yōu)良的工作作風(fēng)，對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的改革迫在眉睫?，F(xiàn)如今各個(gè)事業(yè)單位中并未良好地建立關(guān)于人事檔案管理制度，無(wú)論從人員還是從規(guī)章制度方面都沒(méi)有明確的方向，為了能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的作用，應(yīng)當(dāng)盡快完善事業(yè)單位人事檔案管理的制度。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，應(yīng)當(dāng)不斷建立健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制與規(guī)章制度，結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，初定“初稿”并應(yīng)用于實(shí)踐當(dāng)中，從實(shí)踐當(dāng)中尋找問(wèn)題，最后確定適合事業(yè)單位適合的人事檔案管理的規(guī)章制度，幫助在之后的工作中實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人，人才隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)于未來(lái)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響，事業(yè)單位應(yīng)該不斷提高員工的思想素養(yǎng)，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的專(zhuān)業(yè)性學(xué)習(xí)，并且明晰工作內(nèi)容與工作責(zé)任，做到“事有專(zhuān)人”，每一件事情都能夠找得到人，不斷加強(qiáng)總體隊(duì)伍的發(fā)展與培養(yǎng)，建設(shè)一批高素養(yǎng)，有信念，有思想的人事檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。

3.2提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平

科學(xué)技術(shù)水平不斷進(jìn)步與發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷向前，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)如今社會(huì)與時(shí)代發(fā)展不可避免的潮流，面對(duì)如此趨勢(shì)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住信息化的機(jī)遇，緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”的潮流，加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)優(yōu)化產(chǎn)業(yè)升級(jí)，將信息化的特點(diǎn)運(yùn)用在事業(yè)單位人事檔案管理之中，發(fā)揮人事檔案管理的真實(shí)作用與意義，以達(dá)到事業(yè)單位效益提高的目標(biāo)。新時(shí)期不斷發(fā)展，數(shù)字信息不斷產(chǎn)出，推廣，普及應(yīng)用到千家百姓當(dāng)中，技術(shù)的進(jìn)步改變了信息傳遞與存儲(chǔ)的方式，數(shù)字化信息成為一大潮流趨勢(shì)，為了能夠更好地適應(yīng)信息化趨勢(shì)，提高人事檔案管理水平，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)首先加大對(duì)于人事檔案管理的資金支持，加強(qiáng)人事檔案管理人員的工作環(huán)境建設(shè)，購(gòu)置現(xiàn)代化的電子設(shè)備，為人事檔案數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)化提供創(chuàng)造的媒介，在硬件條件完善的前提下，有效利用信息技術(shù)，不斷建設(shè)事業(yè)單位信息檢索平臺(tái)，將人事檔案數(shù)字化，提高人事檔案的存儲(chǔ)，處理，檢索的便利性同時(shí)也能供事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行簡(jiǎn)單的查詢(xún)以及業(yè)務(wù)辦理，不僅方便了事業(yè)單位內(nèi)部的員工，同時(shí)減少了業(yè)務(wù)辦理與查詢(xún)的成本。

3.3規(guī)范檔案管理的流程

要想促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，需要對(duì)其進(jìn)行一個(gè)總體的規(guī)劃，工作人員需要深入分析不同部門(mén)的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，并對(duì)其進(jìn)行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作符合對(duì)應(yīng)部門(mén)的實(shí)際狀況，并且建立可行性的長(zhǎng)遠(yuǎn)管理計(jì)劃，在部門(mén)中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡(luò)管理模式。進(jìn)行信息化的應(yīng)用建設(shè)時(shí)，一定要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實(shí)效性，考慮系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中是否能夠支持檔案信息服務(wù)目標(biāo)，除此之外，需要盡可能重視系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來(lái)發(fā)展空間，這樣才能做好信息化規(guī)劃。

3.4提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下，管理人才的培養(yǎng)十分重要，事業(yè)單位檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動(dòng)。事業(yè)單位內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專(zhuān)業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過(guò)程中，事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才較為缺乏，所以需要積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識(shí)培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作要求管理人員需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識(shí)。想要開(kāi)展有效的信息化管理，需要相關(guān)工作人員建立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，做好對(duì)應(yīng)的防范工作，可以采用殺毒軟件或者防火墻等信息化防護(hù)措施來(lái)進(jìn)行防護(hù)，并且建立完善的登錄密碼，建立嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，為信息化系統(tǒng)建立一個(gè)更為可靠的環(huán)境。

3.5創(chuàng)新人事檔案管理方法

盡管事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著較多困難，但是在實(shí)際工作中，只要方法正確，就能夠起到事半功倍的效果。例如可以推行全面質(zhì)量管理方法，以質(zhì)量為中心，提升事業(yè)單位各部門(mén)的參與度，以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。人事檔案管理工作和員工個(gè)人利益有著密切聯(lián)系，在人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，確保全員參與很有必要，這也能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)，提升人事檔案管理工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代的快速發(fā)展對(duì)于事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理造成了影響。一方面，對(duì)于傳統(tǒng)管理模式中存在的不足有一定的轉(zhuǎn)變;另一方面，結(jié)合現(xiàn)代管理技術(shù)做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，需要相關(guān)工作人員引起重視，并且盡可能將事業(yè)單位管理工作落到實(shí)處，通過(guò)這種方式才能夠最大限度提高檔案管理，促使事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。

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