RPA技術在電網(wǎng)企業(yè)單臺車輛成本核算中的應用

炊蓉 李映學 張新社

【摘要】? ? 為進一步規(guī)范“車輛使用費”實現(xiàn)按單臺車輛歸集成本費用，提高成本費用效率，支撐外部監(jiān)管和內(nèi)部多維精益管理需求。各電網(wǎng)企業(yè)急需借助機器人流程自動化（RPA）技術，有效解決車輛使用費按照單臺單車輛進行多種費用核算的問題。為此，本文先是說明了機器人流程自動化（RPA）技術的基本信息，對機器人流程自動化（RPA）技術的優(yōu)勢和影響做出簡單介紹，再是詳細闡述了機器人流程自動化（RPA）技術如何進行單臺車輛成本核算，最后介紹了機器人流程自動化（RPA）技術創(chuàng)新應用的效果，為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提高參考，具有一定的先進性和可推廣性。

【關鍵詞】? ? RPA技術? ? 成本核算? ? 創(chuàng)新應用? ? 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一、RPA技術介紹

近幾年，全球掀起數(shù)字化、智能化的浪潮，已成為企業(yè)管理工作的必然手段，尤其現(xiàn)今正處在大數(shù)據(jù)時代，人們對數(shù)據(jù)準確性要求精益求精，數(shù)據(jù)的準確性直接影響企業(yè)的決策。RPA（robotics process automation，機器人流程自動化）是一種軟件自動化工具，執(zhí)行例常任務，作為虛擬勞動力，取代機械、低價值、高重復、大批量的日常事務操作，根據(jù)預先設定的程序操作指令模擬人工作業(yè)處理流程標準化工作，完成預先指定目標，既能滿足提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，又能達到加速業(yè)務流程流轉(zhuǎn)并減少人力投入的目的，是實現(xiàn)財務管理自動化、智能化的有力工具。具體優(yōu)勢如下：一是提高運營效率，節(jié)省時間并釋放員工的能力;二是增強準確性，可審計、監(jiān)視、跟蹤和控制業(yè)務流程執(zhí)行;三是擴展靈活的增強型“數(shù)字”員工隊伍，快速響應業(yè)務需求。

在沒有流程自動化（RPA）之前，要提高數(shù)據(jù)核算質(zhì)量和顆粒度，實現(xiàn)精細化核算的管理目標，需耗費大量人工進行數(shù)據(jù)整理、檢查，管理成本巨大。如果能夠創(chuàng)新引入機器人流程自動化（RPA）技術，基于電網(wǎng)企業(yè)“微應用”平臺搭建流程自動化機器人，通過機器人流程自動化技術設計的“數(shù)據(jù)采集機器人”以及“數(shù)據(jù)錄入機器人”，可以使標準業(yè)務流程和重復工作流程實現(xiàn)自動化，數(shù)據(jù)加工、傳遞與整理的工作也將變得更為輕松、便捷。

二、車輛管理要求

隨著國家出臺“八項規(guī)定”，加強對“三公經(jīng)費”的管理，以及輸配電價改革要求，電網(wǎng)企業(yè)內(nèi)外部檢查不斷增多，內(nèi)外部監(jiān)管壓力持續(xù)加大。因此，必須進一步規(guī)范公務、生產(chǎn)用車輛的使用，快速滿足改革要求。為此，國網(wǎng)陜西省電力公司根據(jù)《國家電網(wǎng)公司關于進一步加強車輛規(guī)范管理的通知》以及《國網(wǎng)陜西省電力公司公務用車管理實施細則》等文件，考慮以單臺車輛為成本核算單元，規(guī)范單車核算管理，建立適應監(jiān)管以及精益核算的“單車核算”管理體系。主要滿足以下管理目標：一是需要單獨核算生產(chǎn)用車和公務用車費用，并且能按照單臺車輛進行燃油費、過路過橋費、維修保養(yǎng)費等費用的歸集;二是需要按照組織機構進行車輛使用費的分攤，建立統(tǒng)一、標準的車輛使用費分攤標準，有效核算各個組織機構的車輛使用情況;三是需要建立車輛及車輛使用費的管理臺賬，主要進行車輛基礎業(yè)務數(shù)據(jù)的收集，并為財務核算提供業(yè)務依據(jù)。

為滿足以上管理要求，給業(yè)務人員和財務人員增加大量的工作內(nèi)容，主要表現(xiàn)在前端車輛信息的管理和每筆業(yè)務支出核算的管理，造成大量業(yè)務數(shù)據(jù)，給核算工作增加難度，給業(yè)務人員填寫報銷單據(jù)增加工作量，急需通過自動化手段進行數(shù)據(jù)的填報和歸集，減少業(yè)務人員和財務人員的工作量，提高工作質(zhì)量和效率，滿足車輛使用費的管理要求，從根本上解決相關隱患及問題。

三、RPA技術創(chuàng)新應用介紹

為了滿足外部監(jiān)管和內(nèi)部管理要求，提升業(yè)務人員和財務人員對車輛管理的工作效率，加快財務工作從核算監(jiān)督型向管理服務型轉(zhuǎn)變。按照單車核算的管理需要，國網(wǎng)陜西省電力公司創(chuàng)新性地借助RPA技術，設計開發(fā)“單車核算微應用”，具體建設內(nèi)容如下：

3.1自動處理重復業(yè)務，提高工作效率

一是機器人自動根據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)填寫財務報銷單據(jù)，幫助實現(xiàn)業(yè)財一體化融合共通。業(yè)務部門能夠借助RPA技術完成單據(jù)填報、數(shù)據(jù)分析、進度查詢等，為財務和業(yè)務前端搭建了橋梁，實現(xiàn)信息的共享和共用。同時借助RPA技術指導、規(guī)范業(yè)務部門依據(jù)報銷內(nèi)容準備報賬資料，保證財務數(shù)據(jù)規(guī)范性，進一步提高會計憑證制作效率，為企業(yè)管理效率的提升提供了有效、準確的數(shù)據(jù)支撐。二是機器人進行業(yè)務數(shù)據(jù)的自動稽核，降低人為失誤及成本。以RPA技術的規(guī)范化操作代替人工執(zhí)行繁雜的基礎工作，降低包括“數(shù)據(jù)錄入”、“單據(jù)填報”、“金額大小寫”等可能由人為因素導致的錯誤。三是在機器人微應用中建立規(guī)范的單據(jù)格式，提高日常工作效率。利用RPA技術所填報的單據(jù)格式統(tǒng)一，財務人員可以有更多的時間著眼于工作重點，在審核過程中降低原始單據(jù)審核量，關注原始單據(jù)可能存在的潛在問題和風險，確保工作內(nèi)容優(yōu)質(zhì)有效，提高工作效率。四是利用機器人自動進行數(shù)據(jù)查詢，實現(xiàn)往來臺賬、費用臺賬隨同業(yè)務處理自動生成。財務與業(yè)務均可借由RPA技術實現(xiàn)多維度查詢和實時管控，減輕各方工作量，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)一次錄入”、“多部門共享共用”共贏，為保障預算按時間節(jié)點完成、供應商掛賬及時準確結付提供了便利的管理工具。

3.2強化前后數(shù)據(jù)集成，細化單車管理

首先，利用RPA技術開發(fā)“單車核算數(shù)據(jù)采集機器人”，自動采集統(tǒng)一車輛管理平臺的業(yè)務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)與前端業(yè)務的自動集成。集成信息包括平臺中每臺車輛的“基礎信息”、“派車單”、“車輛維保記錄”、“車輛油費”、“過路過橋費”、“年檢費”、“其他費”等明細數(shù)據(jù)，實現(xiàn)ERP、財務管控、“單車核算微應用”、統(tǒng)一車輛管理平臺數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一和數(shù)據(jù)聯(lián)動，構建業(yè)務端和財務端的數(shù)據(jù)橋梁。

其次，利用RPA技術自動生成費用報銷單，以及后期的財務憑證和數(shù)據(jù)分析。一是開發(fā)報銷單據(jù)填寫機器人，將自動采集到的業(yè)務數(shù)據(jù)，自動進行報銷單據(jù)的填寫。二是開發(fā)自動過賬機器人，自動按照單據(jù)費用類型與科目的對應關系，將報銷單據(jù)數(shù)據(jù)全部推送至財務管控系統(tǒng)，實現(xiàn)會計憑證的自動生成。三是開發(fā)自動稽核機器人，完成以車輛業(yè)務、財務業(yè)務、數(shù)據(jù)監(jiān)測的分工協(xié)作以及跨專業(yè)交叉數(shù)據(jù)校驗。從合法性、合規(guī)性、合理性以及效率效益等視角進行業(yè)務層監(jiān)測，四是開發(fā)預算管理機器人，實現(xiàn)單車核算與預算管理、成本控制等生產(chǎn)經(jīng)營活動緊密結合，支撐車輛集約化、標準化、規(guī)范化管理的要求。

3.3規(guī)范業(yè)務流轉(zhuǎn)標準，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

按照實用化和易用性原則，利用RPA技術整合“單車核算微應用”微應用數(shù)據(jù)和“統(tǒng)一車輛管理平臺”數(shù)據(jù)，將復雜的核對邏輯、數(shù)據(jù)處理邏輯通過RPA技術進行呈現(xiàn)，最大程度減少操作，縮短業(yè)務人員系統(tǒng)操作學習時間。將采集的數(shù)據(jù)，通過搭建“單車核算客戶端”“車輛費用服務”“單車核算服務”“單據(jù)生成服務”等自動化處理機器人，將車輛明細數(shù)據(jù)、車輛基礎信息、車輛費用數(shù)據(jù)進行采集，實現(xiàn)車輛明細數(shù)據(jù)到財務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，進行統(tǒng)一數(shù)據(jù)處理、存儲，在提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的同時做到數(shù)據(jù)共享。以某企業(yè)為例，總共采集了車輛基礎信息147條，數(shù)據(jù)項4，964個;車輛維保記錄數(shù)據(jù)563條，數(shù)據(jù)項9008個;車輛油費數(shù)據(jù)7，930條，數(shù)據(jù)項103，090個;過路過橋費數(shù)據(jù)8，345條，數(shù)據(jù)項66，760個;派車單數(shù)據(jù)33，564條，數(shù)據(jù)項908，658個。由此可以充分說明，要實現(xiàn)如此龐大的數(shù)據(jù)處理，人工處理已經(jīng)不可能完成，必須借由RPA技術規(guī)范數(shù)據(jù)流向，對數(shù)據(jù)進行在線加工處理，進而保證數(shù)據(jù)的唯一性。

3.4不斷深化技術應用，擴大業(yè)務覆蓋

通過后期持續(xù)統(tǒng)計、反饋RPA技術使用效果，不斷優(yōu)化系統(tǒng)設置和功能。利用RPA技術，基于單據(jù)過賬機器人、員工報銷機器人，將RPA技術應用場景最大化，使業(yè)務人員盡快熟悉RPA技術的使用，變低效繁雜的手工統(tǒng)計為便捷的智能化辦公。未來的財務人員更側(cè)重處理特殊事項、強化審核、規(guī)避風險等方面內(nèi)容，機器人將主要處理生產(chǎn)成本科目下的核算業(yè)務。根據(jù)業(yè)務線條、業(yè)務類型、部門劃分，面向不同財務專責，將有不同的機器人協(xié)助進行工作。目前除工資薪酬業(yè)務由一人處理，不涉及RPA技術之外，其他業(yè)務和專責均已開始使用RPA技術，其中已利用RPA技術的業(yè)務有發(fā)票校驗、通用單據(jù)、多維分攤、商旅過賬等場景。

四、應用效果

通過RPA技術的創(chuàng)新使用，一是解決“效率低”的問題，借由RPA技術自動生成業(yè)務所需要材料，費用明細、多維度分攤表，減少了財務人員進行反復核對校驗的工作時間。二是解決“控制弱”的問題，所有數(shù)據(jù)必須由前端生成，人為干預過程較少，實現(xiàn)了車輛使用費的數(shù)據(jù)生成點的“強控制”。三是解決“風險大”的問題，所有數(shù)均由RPA技術自動生成，將所有財務政策、內(nèi)控措施植入工具中，由RPA自行判斷風險，將風險降到最低。四是解決“管理難”的問題，利用RPA技術將散落在最前端的業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)進行銜接，有效管控了業(yè)務信息的合理合規(guī)性。

五、結束語

本文介紹了RPA技術在電網(wǎng)企業(yè)單臺車輛財務核算方面的應用，明確了RPA在財務數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型中的應用價值，分析了RPA技術創(chuàng)新應用為電網(wǎng)企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益和管理意義，進而為RPA技術在各類型企業(yè)的推廣使用提供了有力的試點實例支持，有助于促進企業(yè)財務數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，使企業(yè)的管理越來越科學規(guī)范，為企業(yè)的長遠發(fā)展打下堅實基礎。

參? 考? 文? 獻

[1]胡賽楠. 人工智能成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型得力助手[N]. 中國會計報，2021-06-25（013）.

[2]程平，黃鑫.基于RPA的應收賬款實質(zhì)性程序?qū)徲嫏C器人研究[J].財會月刊，2021（12）：105-111.

[3]程平，胡賽楠.基于RPA的職工薪酬實質(zhì)性程序?qū)徲嫏C器人研究[J].財會月刊，2021（11）：116-121.