做好貧困學(xué)生資助檔案的歸檔管理工作對(duì)策探析

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，很多貧困家庭或特殊家庭的子女，在社會(huì)的支持與關(guān)懷下進(jìn)入校園中，但是由于經(jīng)濟(jì)與生活的壓力導(dǎo)致學(xué)生在學(xué)習(xí)中無(wú)法專心學(xué)習(xí)，結(jié)合以上情況高校應(yīng)響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，開展精準(zhǔn)扶貧工作，但是由于扶貧工作事項(xiàng)復(fù)雜，且需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持同時(shí)還要為其建立完善規(guī)范的資助檔案，以此才能確保貧困學(xué)生資助工作的有序開展，本文專門針對(duì)如何做好貧困學(xué)生資助檔案的歸檔管理工作對(duì)策進(jìn)行探析，以供各界同仁參考。

關(guān)鍵詞：貧困生;資助檔案;歸檔管理;工作對(duì)策

在特殊學(xué)校中有很多學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)狀況十分拮據(jù)，面臨這樣家庭情況，學(xué)校結(jié)合國(guó)家的經(jīng)濟(jì)扶持政策開展了大學(xué)生貧困資助工作，但是由于學(xué)生貧困資助工作中涉及的檔案管理工作具有一定的難度，導(dǎo)致當(dāng)下特殊學(xué)校的貧困學(xué)生檔案資助管理工作受到了一定的阻礙，基于此應(yīng)提升檔案資助管理工作的效率與質(zhì)量，促進(jìn)貧困生資助工作的順利進(jìn)行，以此保證學(xué)生能夠在輕松的環(huán)境中學(xué)習(xí)與生活。

一、特殊學(xué)校學(xué)生資助檔案管理存在的問(wèn)題

首先，現(xiàn)在的貧困生檔案資助管理無(wú)章可循，我國(guó)并未對(duì)學(xué)生資助檔案管理頒布相關(guān)的法律規(guī)范，所以導(dǎo)致特殊學(xué)校在收集與整理貧困學(xué)生檔案管理資料時(shí)沒有標(biāo)準(zhǔn)與章法可以參照，造成檔案管理凌亂不具系統(tǒng)化。其次，在當(dāng)前的特殊學(xué)校中貧困生資助檔案管理方式分散，在特殊學(xué)校中貧困生的管理工作分別由不同的區(qū)資助管理中心落實(shí)與開展，所以其中的資助檔案保管在不同的單位，致使同一區(qū)域的貧困生檔案管理過(guò)于分散，不利于統(tǒng)一管理。最后，在特殊學(xué)校環(huán)境中貧困生的資助檔案整理方式不規(guī)范，由于貧困學(xué)生資助工作是政府扶持的工作，所以工作流程相對(duì)嚴(yán)格，在貧困生資助檔案資料中既要體現(xiàn)政府對(duì)學(xué)生的經(jīng)濟(jì)扶持，同時(shí)要明確的體現(xiàn)資助的流程與資助結(jié)果，因此對(duì)貧困生資助檔案管理就有完整、清晰、明確及規(guī)范等相應(yīng)的要求，同時(shí)要保證檔案管理的安全性。

二、如何加強(qiáng)貧困學(xué)生資助檔案歸檔管理工作

（一）加強(qiáng)制度管理

要想保證貧困生檔案資助管理工作的有序開展，首先應(yīng)建立嚴(yán)格的一體化貧困生資助檔案管理制度，通過(guò)整合貧困生資助檔案管理資料，將所有的資料由各個(gè)區(qū)域整理到區(qū)資助管理中心，其中所有的貧困生資助檔案都交由資助中心統(tǒng)一收集、整理、歸檔。其次，完善貧困生資助管理檔案的相關(guān)法律規(guī)章制度，促進(jìn)學(xué)校在進(jìn)行檔案管理整理過(guò)程中能夠有章可循、有法可依。并對(duì)管理部門與管理人員明確管理細(xì)則，由此設(shè)置專人進(jìn)行管理與監(jiān)督。最后，對(duì)于各項(xiàng)政府扶持的助學(xué)金及學(xué)費(fèi)減免的材料都要由校領(lǐng)導(dǎo)簽字，保證管理資料的完整性，同時(shí)在面對(duì)各項(xiàng)電子資助資料時(shí)應(yīng)將其還原成紙質(zhì)資料最后進(jìn)行歸檔，在加印學(xué)校公章后保存管理。

（二）核實(shí)貧困學(xué)生資助檔案材料的真實(shí)性

在對(duì)貧困學(xué)生資助檔案材料進(jìn)行核實(shí)過(guò)程中，需要得到民政部門的積極配合，以此對(duì)貧困生的家庭經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行核查，以此保證貧困學(xué)生材料內(nèi)容的真實(shí)性，實(shí)地走訪與電話核實(shí)完成資料核查，如果在核查中發(fā)現(xiàn)學(xué)生貧困材料有不實(shí)的情況應(yīng)對(duì)其予以駁回處理。如果讓這些不真實(shí)的材料進(jìn)入到資助檔案中，會(huì)影響資助金的公平性與公正性，導(dǎo)致很多真正貧困的學(xué)生無(wú)法享受到國(guó)家的扶持，同時(shí)會(huì)為自主工作的開展造成不良影響。

（三）及時(shí)整理與分析貧困生資助檔案信息資料

在特殊學(xué)校中對(duì)貧困生資助材料進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)及時(shí)將學(xué)生的資助檔案信息進(jìn)行分類，比如在進(jìn)行貧困家庭學(xué)生檔案管理中，就包含了學(xué)生家庭信息的證明資料，因此在管理工作中認(rèn)真對(duì)這些材料進(jìn)行分類管理。

（四）制定歸檔范圍，明確歸檔時(shí)間

在特殊學(xué)校中進(jìn)行貧困生資助材料管理時(shí)，應(yīng)制定學(xué)生資助檔案歸檔范圍，同時(shí)明確歸檔時(shí)間。在學(xué)校中資助檔案的歸檔范圍應(yīng)包含行政歸檔與資助業(yè)務(wù)歸檔等。其中的行政包括上級(jí)資助機(jī)構(gòu)成立的文件資料，在學(xué)校中開展資助工作需要按照上級(jí)資助機(jī)構(gòu)的文件材料、重要問(wèn)題批示、學(xué)校資助管理制度及工作計(jì)劃與總結(jié)等進(jìn)行。而資助業(yè)務(wù)材料則包含學(xué)生的申請(qǐng)文件、證明資料、學(xué)生學(xué)費(fèi)減免救助單及專項(xiàng)資金撥付文件等材料，這些都是歸檔工作的一部分。學(xué)校與資助管理中心在每年的年末會(huì)對(duì)貧困生資助檔案進(jìn)行整理、收集，用于長(zhǎng)期備份方便核查。所以要嚴(yán)格做好貧困生資助材料的收集、整理與保管，做到材料完整、真實(shí)且規(guī)范。

（五）規(guī)范整理方式，加強(qiáng)資助工作的針對(duì)性

在特殊學(xué)校中每年都有大量的貧困生需要學(xué)校進(jìn)行資助，其中的資助標(biāo)準(zhǔn)都是一致的。所以為了便于資助檔案管理工作有效開展，應(yīng)將每年的學(xué)生資助檔案按照不同的班組進(jìn)檔案裝訂成冊(cè)，同時(shí)將檔案按照時(shí)間、類別及流程等進(jìn)行裝訂最后進(jìn)行打包存檔，保證材料的完整性，同時(shí)便于查詢。

（六）規(guī)范檔案盒的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化保管條件

在進(jìn)行檔案管理中應(yīng)購(gòu)買蓋有檔案局監(jiān)制章的正規(guī)檔案盒，又或者購(gòu)置經(jīng)過(guò)檔案部門授權(quán)后進(jìn)行定制的專業(yè)檔案盒，為檔案管理配備充足的檔案管理場(chǎng)地與設(shè)施，以此優(yōu)化檔案管理辦公環(huán)境，加大檔案資料保管的力度，以此延長(zhǎng)檔案保管資料的使用周期。

（七）運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式進(jìn)行檔案管理

在信息化發(fā)展中，信息技術(shù)逐步應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，因此學(xué)校中的檔案管理工作也應(yīng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行辦公。所以應(yīng)在檔案管理中構(gòu)建電子歸檔工作設(shè)施，在學(xué)校中構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，同時(shí)創(chuàng)建資助檔案專用軟件，結(jié)合學(xué)校的情況還可運(yùn)用檔案數(shù)字化掃描技術(shù)，提升資助檔案管理的科技化辦公水平。

（八）應(yīng)遵循保管性原則，提升管理人員素質(zhì)

在學(xué)校中進(jìn)行檔案資助管理工作的同時(shí)，工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，深度研究檔案管理業(yè)務(wù);學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案保管人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，進(jìn)而更好的完成檔案管理工作。以此保證貧困生資助檔案管理的規(guī)范性，為開展貧困資助工作提供保障，幫助管理者快速的掌握學(xué)生的家庭狀況，以此更具針對(duì)性的完成貧困生資助工作，促進(jìn)有限的資助金能夠幫助到真正需要幫助的學(xué)生。

結(jié)束語(yǔ)：

在社會(huì)發(fā)展中各項(xiàng)關(guān)于民生的政策不斷出臺(tái)，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)民生的關(guān)心，其中貧困生資助工作的開展也恰巧證實(shí)了這一情況，學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格響應(yīng)國(guó)家的政策，做好貧困生資助檔案管理工作，將政策通過(guò)規(guī)范的管理方式落實(shí)于真正有需求的學(xué)生手中，以此促進(jìn)我國(guó)的穩(wěn)定發(fā)展。

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[2]楊敏.怎樣做好貧困學(xué)生資助檔案的歸檔管理[J].山東檔案，2016（06）：45-46.

作者簡(jiǎn)介：孫興泉（1969.12.12-），男，漢，山東省萊州市，助理檔案館員，大本函授，研究方向：檔案管理方向。