文書檔案整理與管理工作的方法

陳莉娟

摘要：文書檔案是企事業(yè)單位在從事行政管理事務活動時產(chǎn)生的會議記錄、通知、報告、請示、決定、計劃以及工作總結等文件資料，隨著信息技術的快速發(fā)展，各單位相繼建立了文書檔案信息管理平臺，這一智能化平臺的建立不僅給文書檔案的整理與管理提供了諸多便利，而且文書檔案的利用價值也逐步突顯出來。因此，本文將針對文書檔案整理與管理工作中存在的主要問題以及采取的有效解決方法展開論述。

關鍵詞：文書檔案;整理;管理;方法

近年來，文書檔案整理與管理工作逐步由人工操作模式向智能操作模式轉變，這種新型的管理模式不僅節(jié)省了大量的紙張、油墨等耗材成本，同時，也使文書檔案逐步實現(xiàn)了規(guī)范化與標準化管理。但是，受到內部管理機制以及人為主觀因素的影響，文書檔案的整理與管理工作仍然暴露出諸多亟待解決的問題，因此，檔案管理部門應當不斷對現(xiàn)有的管理模式與方法予以創(chuàng)新，并建立一套高效、快捷、安全、可靠的文書檔案管理機制，以發(fā)揮文書檔案的最大化應用價值。

一、文書檔案整理與管理工作存在的問題

（一）基礎工作環(huán)節(jié)薄弱

文書檔案管理作為企事業(yè)單位中的一項基礎性工作，本身并不會為單位創(chuàng)造任何經(jīng)濟效益，因此，決策層領導對此項工作的關注度相對較低，在這種形勢之下，檔案管理人員的工作積極性也受到嚴重影響，尤其在資料收集、整理、建檔、借閱、保管等基礎工作環(huán)節(jié)，常常出現(xiàn)人為失誤，以至于給其它工作的正常開展造成巨大阻礙。比如在編制檔案編碼時，經(jīng)常出現(xiàn)編碼重復或者分類混亂的情況，在制作檔案卷宗目錄時，沒有統(tǒng)一格式，進而增加了檔案檢索難度。

（二）管理系統(tǒng)功能缺失

雖然各單位已經(jīng)建立了文書檔案管理系統(tǒng)，但是，由于管理系統(tǒng)的應用軟件并沒有一個固定的行業(yè)標準，導致每個單位所使用的系統(tǒng)應用軟件，在使用功能方面存在較大差異，這就使工作效率大打折扣。比如在檢索檔案資料時，有的檢索系統(tǒng)需要輸入文件資料的完整信息才能查尋到相關結果，有的系統(tǒng)軟件的建檔功能無法對文件資料的類別進行自動識別，因此，資料整理過程仍然需要人工介入，這不僅增加了人工成本，而且也影響了文書檔案的信息化建設進程[1]。

（三）監(jiān)督管理機制欠缺

由于單位領導忽略了文書檔案管理工作的重要性，以至于在文書檔案管理過程中，也未形成一個統(tǒng)一有效的監(jiān)管機制，在這種情況之下，部分檔案管理人員崗位職責權限不清晰，個人行為與態(tài)度不端正，進而經(jīng)常發(fā)生文書檔案資料丟失、損毀的情況。另外，部分單位為了節(jié)省人工成本，在設置文書檔案崗位時，往往將其設置成為兼職崗位，而檔案管理人員也由其它部門的人員來兼任，這就使得文書檔案管理工作漏洞與錯誤頻出。

（四）檔案保管安全風險高

自建立文書檔案管理系統(tǒng)后，文書檔案數(shù)據(jù)庫經(jīng)常受到木馬程序、計算機病毒以及網(wǎng)絡黑客的攻擊，使得文書檔案資料所面臨的安全風險指數(shù)不斷增加。究其原因，主要是由于文書檔案管理系統(tǒng)直接與外網(wǎng)相接，一些破壞和篡改文件擴展名的計算機病毒乘機侵入系統(tǒng)當中，造成大量文件資料丟失或者損毀。另一方面，由于外部人員或者單位內部人員經(jīng)常使用U盤或者移動硬盤等外部存儲設備來拷貝文件資料，而這些存儲設備事先并未經(jīng)過殺毒處理，以至于木馬程序以及計算機病毒在系統(tǒng)中擴散，這也給文書檔案資料埋下了巨大的安全風險隱患。

二、文書檔案整理工作創(chuàng)新方法

（一）合理劃分檔案類別

類別劃分是文書檔案整理工作的一道關鍵工序，為了避免出現(xiàn)檔案資料保管混亂情況的出現(xiàn)，檔案管理人員可以遵照以下原則，對文書檔案資料進行科學分類。第一，根據(jù)保存期限分類，即永久保存、長期保存以及短期保存，目前，對于永久保存的文書檔案資料，保存期限上限值為70年左右，比如單位內部的各項重大決議、決定以及歷年來的工作規(guī)劃或者總結等，長期保存的文書檔案，保存期限一般為15年到30年左右，一般是指單位內部或者外部的各種請示、批復、報告等。而短期保存年限一般在15年以下，比如各種會議記錄、信函、簡報等。第二，根據(jù)業(yè)務職能部門分類，比如行政部門、財務部門、人事部門、基建部門等，可以將各部門在工作當中產(chǎn)生的文書檔案資料進行分門別類，這樣，在查閱資料時也能夠節(jié)省大量的時間。

（二）優(yōu)化裝訂與編碼程序

明確文書檔案類別以后，將進入到裝訂與編碼環(huán)節(jié)，通常情況下，在裝訂檔案資料時，應當一份文件裝訂一次，這樣能夠在短時間內查找到所需的文件資料。由于一些文書檔案分包括正文、附件、來文與批復等內容，因此，在裝訂時應當遵循便捷性原則，逐一進行裝訂。在檔案編碼過程中，檔案管理人員可以在檔案封頁的右上角加蓋印檔號章，并同時注明檔案編號、建檔時間以及保管期限等內容，編碼時可以利用阿拉伯數(shù)字依次進行排序，這樣，將給后續(xù)的檔案資料檢索工作提供諸多便利。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法

（一）完善管理機制，加大監(jiān)督力度

為了約束檔案管理人員的個人行為，使其樹立高度的主人翁責任意識與大局意識，各單位應當結合文書檔案管理工作流程與具體內容，制訂一套高效、適用的文書檔案管理制度，制度內容應當涵蓋文書檔案管理辦法、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)程、檔案借閱與保管須知等。為了增強管理制度的執(zhí)行力，單位應對檔案管理人員的工作內容與工作成果進行監(jiān)督與考核，對考核成績不合格的人員應當根據(jù)單位內部的獎懲機制，對直接責任人進行嚴肅處理[2]。

（二）樹立信息意識，加大硬件投入

眾所周知，文書檔案管理系統(tǒng)需要大量硬件設施的支持才能正常運轉。比如服務器、計算機、交換機等，為了進一步優(yōu)化管理系統(tǒng)的各項功能，各單位應當定期對硬件設備進行維護維修，如果發(fā)現(xiàn)硬件設備出現(xiàn)運行故障或者出現(xiàn)功能喪失的情況，應當及時予以更換，以確保文書檔案管理系統(tǒng)能夠始終保持正常運營狀態(tài)。因此，各單位可以建立檔案管理系統(tǒng)專項使用基金，并指派專人負責對基金的使用情況進行全程監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)擅自挪用資金的現(xiàn)象，應當及時對當事人采取處罰措施。

（三）提高專業(yè)水準，健全培訓機制

對于新上崗的檔案管理人員來說，首先應當接受單位內部組織的專業(yè)技能培訓，培訓內容涉及文書檔案管理基礎知識、管理系統(tǒng)的操作技能、單位內部的各項管理機制等，對于現(xiàn)有的檔案管理隊伍，單位應當于每年年初制訂一套科學實用的文書檔案業(yè)務培訓計劃，并對檔案管理人員每年至少進行一次集中培訓。為了驗證培訓效果，培訓結束以后，應當由檔案管理部門牽頭，專門對參訓人員進行專業(yè)技能與專項業(yè)務考核，并將考核成績納入到評優(yōu)爭先的標準當中，以此來調動檔案管理人員的工作積極性，打造文書檔案規(guī)范化、標準化管理格局。

結束語

文書檔案作為企事業(yè)單位具有重要參考價值的文件資料，其整理與管理工作的重要性不言而喻，基于此，檔案管理人員應當不斷提升自身的學習能力，在適應新觀念、新方法的同時，不斷對檔案整理與管理方法進行創(chuàng)新與改良，以提升文書檔案的利用率。

參考文獻

[1]李治.探討文書檔案整理與管理工作的方法[J].辦公室業(yè)務，2021（3）：111 -112.

[2]趙潔.淺談辦公室文書檔案管理效率提升對策[J].辦公室業(yè)務，2021（6）：63-64.