國企電子檔案歸檔思考

賈麗麗

【摘? 要】隨著時(shí)代的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化潮流席卷全球，各行各業(yè)逐步采用自動(dòng)化辦公技術(shù)，電子化的辦公資料具有方便、快捷的特性，且利用電子化手段能夠儲存多種格式的辦公資料?；诖耍褂谜邔ξ募母黜?xiàng)需求也有所改變，傳統(tǒng)的資料歸檔及管理存在不足之處，這在很大程度上影響了資料的完整性。所以如何體系化地管理和歸檔電子檔案成為亟待解決的問題。論文具體分析了電子檔案歸檔過程中存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策，以期為國企完善電子檔案歸檔工作提供參考。

【Abstract】With the rapid development of the times and the continuous progress of science and technology， the trend of informatization has swept the world， and all walks of life have gradually adopted automatic office technology. Electronic office materials have the characteristics of convenience and quickness， and can store office materials in various formats by electronic means. Based on this， users' requirements for documents have also changed. There are deficiencies existing in the traditional data archiving and management， which affects the integrity of data to a great extent. Therefore， how to systematically manage and archive electronic archives has become an urgent problem to be solved. This paper concretely analyzes the problems existing in the process of electronic archives archiving， and puts forward the corresponding countermeasures， so as to provide a reference for state-owned enterprises to improve electronic archives archiving work.

【關(guān)鍵詞】國企;電子檔案;歸檔

【Keywords】state-owned enterprises; electronic archives; archiving

【中圖分類號】F276.1;G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）11-0131-03

1 引言

在當(dāng)前時(shí)代背景下，電子檔案是國有企業(yè)文件資料的重要組成部分，在國有企業(yè)的黨政部門、人事部門和科學(xué)研究工作中有著不容忽視的作用。然而受到規(guī)定、人員及技術(shù)等諸多方面的限制，此類企業(yè)的電子檔案在歸檔過程中存在諸多問題，進(jìn)而導(dǎo)致歸檔工作低效且缺乏條理。文章基于對電子檔案歸檔工作的深入調(diào)查研究，總結(jié)出各方面存在的問題，并針對所指出的問題提出若干優(yōu)化意見，希望能夠?yàn)閮?yōu)化國有企業(yè)的電子檔案歸檔工作提供一些幫助。

電子檔案具體而言是指有存儲的必要，并且應(yīng)當(dāng)按照一定的規(guī)范進(jìn)行存儲的電子資料和支持該電子資料的軟硬件、電子資料的參數(shù)及其他有關(guān)數(shù)據(jù)。電子檔案可以利用電腦打開，通常是以某種編碼格式存儲在硬盤、U盤等載體上。電子檔案能夠通過電腦操作將其轉(zhuǎn)移到不同的載體上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)傳送或分發(fā)，因此，可做到經(jīng)濟(jì)且高效地共享電子檔案。正因如此，電子檔案具有一定的安全性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案從編寫到共享的各個(gè)環(huán)節(jié)均可能被篡改信息或被刪除?；诖饲闆r，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分了解電子檔案歸檔的工作流程，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立并不斷完善工作制度，也應(yīng)當(dāng)優(yōu)化相關(guān)的管理流程，進(jìn)而推動(dòng)我國檔案電子化發(fā)展。

2 歸檔理論概述

電子檔案的歸檔是指需要進(jìn)行歸檔的且已經(jīng)由專人整理過的電子檔案在核對檔案屬性之后，將電子檔案從電腦的存儲硬件復(fù)制到可移動(dòng)存儲設(shè)備上的過程。檔案歸檔后可長時(shí)間留存。

①歸檔方法。主要有3種歸檔方法：邏輯歸檔、物理歸檔、雙套制歸檔。電子檔案歸檔工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，實(shí)現(xiàn)電子檔案體系化保存。此過程中歸檔人員應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎、細(xì)致。以下對3種歸檔方式進(jìn)行詳細(xì)說明：

第一，邏輯歸檔。編寫資料的部門將電子檔案的邏輯地址發(fā)送至檔案處，檔案處通過互聯(lián)網(wǎng)管理或改變電子檔案的歸檔方式。一般而言在邏輯歸檔完成后，不會改動(dòng)電子檔案的物理存儲位置，并且編寫資料的部門仍然可以使用資料，但沒有修改和刪除的權(quán)限[1]。

第二，物理歸檔。物理歸檔可細(xì)分為網(wǎng)絡(luò)歸檔及介質(zhì)歸檔2種方式。前者工作流程是通過網(wǎng)絡(luò)將電子檔案上交至檔案處;后者工作流程是有關(guān)部門將需歸檔的電子檔案復(fù)制到儲存介質(zhì)，然后交付至檔案處。物理歸檔的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在電子檔案集中于檔案處，實(shí)行統(tǒng)一化管理。

第三，雙套制歸檔。具體而言是指：一方面，將電子檔案紙質(zhì)化，然后對其進(jìn)行歸檔;另一方面，利用物理歸檔或邏輯歸檔的方法再次歸檔。其目的主要是防止電子檔案意外丟失或受損后無法獲得完整的資料。此方法的適用對象一般是具有法律效力的資料。此方法可以保證此類資料完整、真實(shí)、保密且安全。

②歸檔時(shí)間。一般分為定期歸檔和實(shí)時(shí)歸檔。定期歸檔是一定時(shí)間間隔后歸檔期間收集的各種資料;實(shí)時(shí)歸檔是電子檔案在編寫完成后立刻歸檔。一般而言，網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)歸檔，而介質(zhì)歸檔應(yīng)當(dāng)定期歸檔。

3 歸檔過程中的問題

3.1 歸檔制度存在缺陷

雖然電子檔案已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，但是國有企業(yè)本身開始使用電子檔案的時(shí)間較晚，同時(shí)，國有企業(yè)的歸檔工作制度也存在一定問題。因此，部分國有企業(yè)的歸檔工作并無規(guī)范可言，電子檔案的歸檔工作也處于無體系、無規(guī)則可遵循的狀態(tài)，導(dǎo)致部門及部門之間的電子檔案隨意存儲，大概率存在丟失資料的情況。部分國有企業(yè)的電子檔案歸檔工作雖然按照一定方法開展，但缺乏明確各部門權(quán)責(zé)范圍的制度，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清晰，出現(xiàn)問題時(shí)多主體互相推諉。缺乏歸檔制度的情況極易導(dǎo)致隨意歸檔、紙質(zhì)資料與電子檔案有出入等情況出現(xiàn)，使得歸檔工作的質(zhì)量降低，后期難以快速查找正確文件。

3.2 難以收集所有的電子檔案并歸檔

雖然信息技術(shù)的大范圍使用極大程度上加快了工作速度，然而隨之而來的問題是難以收集所有的電子檔案。經(jīng)過深入調(diào)查研究后總結(jié)出的原因有以下幾點(diǎn)：①在辦公室通常會產(chǎn)出大量與業(yè)務(wù)相關(guān)的電子檔案，然后會通過內(nèi)部辦公軟件分發(fā)至各部門，各部門可能對其加以修改，進(jìn)而產(chǎn)生更多的電子檔案。所以即使工作人員按照一定的規(guī)則規(guī)范處理經(jīng)手的電子檔案，但仍會有許多電子檔案保存在不同的地方。在此基礎(chǔ)上，如果檔案處工作人員缺乏歸檔意識，那么體系化、規(guī)范化、有效化的歸檔工作更是無從談起。②國有企業(yè)的科研部門工作范圍有時(shí)會出現(xiàn)重疊，重疊范圍內(nèi)的電子檔案應(yīng)由哪方進(jìn)行歸檔成為有爭議的問題。歸檔工作權(quán)責(zé)不清晰導(dǎo)致多方互相推諉應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，為整理電子檔案的工作帶來困難。③負(fù)責(zé)編寫電子檔案的員工或組織不重視資料歸檔工作，未意識到應(yīng)當(dāng)及時(shí)、有效地歸檔資料，不了解電子檔案歸檔的規(guī)范和流程，最終導(dǎo)致電子檔案的歸檔工作失去時(shí)效性和規(guī)范性[2]。

3.3 網(wǎng)絡(luò)安全造成電子檔案可信度不高

雖然紙質(zhì)資料歸檔不及電子檔案方便，但其難以修改的特性可以極大程度上保證資料的真實(shí)性及原創(chuàng)性。電子檔案以數(shù)字編碼的形式保存在存儲硬件上，內(nèi)容極易被惡意篡改或刪除，事后無蹤跡可循，無法追溯是何人做了何種更改。此外，電子檔案在讀取或網(wǎng)絡(luò)傳送過程中可能由于載體的穩(wěn)定性問題而受到損壞，從而使電子檔案的可信程度、原創(chuàng)程度和真實(shí)性大大降低。加之當(dāng)前高校開設(shè)的與電子檔案歸檔有關(guān)的專業(yè)或課程較少，因此，大部分負(fù)責(zé)電子檔案歸檔的員工在上崗前并未經(jīng)受過專業(yè)的培養(yǎng)，普遍是在崗位上自行摸索，整體而言缺乏對資料管理重要程度和如何進(jìn)行資料管理的認(rèn)識，職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平相對較低[3]。

4 優(yōu)化方法

4.1 完善制度體系，建立長效穩(wěn)定運(yùn)行機(jī)制

電子檔案強(qiáng)有力地保障了國有企業(yè)的科研產(chǎn)出，同時(shí)，其也是對科研過程的完整記錄，部分情況下還可以作為調(diào)研任務(wù)的參考資料。因此，妥善保存電子檔案具有重要意義。著手優(yōu)化電子檔案歸檔工作則應(yīng)當(dāng)事先設(shè)立制度，并對其逐步完善，使之體系化、科學(xué)化?？傮w而言，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照政府頒布的有關(guān)電子檔案歸檔的文件，結(jié)合已有的工作模式和信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)立符合當(dāng)前情況的長效資料歸檔制度。具體而言包括以下幾點(diǎn)：

①按照制度的有關(guān)規(guī)定，檔案處人員應(yīng)當(dāng)使用信息化方法實(shí)時(shí)采集并整理資料。盡最大努力確保已存檔電子檔案的實(shí)效性，滿足查閱資料的需要。

②設(shè)立明確的審批資料查閱申請的過程，根據(jù)實(shí)際情況和各方需求不斷地優(yōu)化審批流程。任何需要查閱資料的員工均應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循此流程，不允許出現(xiàn)例外。嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度可以有效地避免資料外泄等事件發(fā)生，保證電子檔案歸檔后的安全性。

③部分重要資料應(yīng)當(dāng)做到紙質(zhì)資料與電子檔案互為補(bǔ)充，同時(shí)做到統(tǒng)籌管理資料，從而推動(dòng)國有企業(yè)資料管理工作的進(jìn)步。

4.2 探索電子檔案歸檔新方法

如果想要克服完整收集電子檔案過程中的種種困難，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)探索科學(xué)的、有條理的信息化資料歸檔方法，確保電子檔案歸檔的規(guī)范性、科學(xué)性。

①明確電子檔案歸檔工作當(dāng)中檔案處、寫作文檔部門各自的職責(zé)范圍。電子檔案歸檔工作較為繁雜且涉及面較為廣泛，以上2個(gè)部門除做好自己的職責(zé)之外還應(yīng)當(dāng)注重部門間的溝通協(xié)作，不定期查驗(yàn)是否按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。此做法可以最大限度地確保真實(shí)且完整地將電子檔案傳送至檔案處并被妥善存儲。

②檔案處應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守歸檔工作規(guī)范。按照文件格式分門別類地進(jìn)行保存，以此保證資料的時(shí)效性和便于查閱。

③國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)著重考慮電子文檔存儲環(huán)境是否需要優(yōu)化，年度預(yù)算中應(yīng)當(dāng)有專項(xiàng)預(yù)算用于電子文檔存儲環(huán)境的維護(hù)，以此確保電子檔案的長期安全。

4.3 保護(hù)電子檔案安全

首先，根據(jù)國有企業(yè)的自身情況將電子檔案歸檔和信息化辦公系統(tǒng)結(jié)合，做到對電子檔案歸口的管理，保證電子檔案存儲安全;其次，做好已歸檔電子檔案的備份工作，可以利用物理方法或網(wǎng)絡(luò)方法進(jìn)行備份;再次，應(yīng)當(dāng)限制員工的訪問權(quán)限，僅授予職工必要的訪問權(quán)限，避免電子檔案被他人惡意修改或損毀;最后，應(yīng)當(dāng)對檔案處的物理環(huán)境加以控制，例如，將存儲環(huán)境的溫度和濕度控制在一定的范圍之內(nèi)，其目的是保護(hù)用于存儲電子檔案的硬件，防止因高溫或者濕度過大而無法讀取電子檔案。

4.4 提高員工的職業(yè)素養(yǎng)

在國有企業(yè)的資料歸檔管理過程中應(yīng)用了多種工作方式，尤其是科研電子檔案的管理，因此，作為專門負(fù)責(zé)科研電子檔案歸檔管理的員工必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，只有如此才能有效地為科研工作提供基礎(chǔ)保障。首先，應(yīng)當(dāng)利用一切機(jī)會，鼓勵(lì)負(fù)責(zé)資料管理的員工積極參與公司組織的或社會組織的專項(xiàng)培訓(xùn)、各類信息系統(tǒng)講解課程和電腦使用技巧培訓(xùn);其次，通過談話溝通等方式培養(yǎng)資料歸檔員工的資料管理意識，并使之感受到資料歸檔工作的重要性及意義所在;最后，適時(shí)引入專業(yè)人才，專業(yè)人才可以采用更為先進(jìn)、專業(yè)的方法來進(jìn)行資料歸檔工作及對相關(guān)工作的管理，能夠優(yōu)化資料歸檔工作。

4.5 確保電子檔案內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性

第一，在電子檔案正式歸檔前應(yīng)當(dāng)做好全方位檢查。檢查的重點(diǎn)是內(nèi)容是否完整及是否準(zhǔn)確;當(dāng)前版本是否為終版;電子檔案與紙質(zhì)資料或其他副本的內(nèi)容是否完全相同等。就技術(shù)方面而言，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)存儲電子檔案的硬件是否可正常讀出完整、正確的電子檔案。

第二，收集電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)將重要資料拷貝一份作為留底。如果需要改動(dòng)資料，則應(yīng)當(dāng)先保存原文，然后進(jìn)行改動(dòng)。敲定最終版本后將之前的多個(gè)版本按照一定的規(guī)則編號，并將所有的版本一起歸檔。

第三，靈活運(yùn)用電腦的仿真實(shí)驗(yàn)技術(shù)、電子檔案檢測技術(shù)及輔助設(shè)計(jì)手段來保障電子檔案的價(jià)值性。僅當(dāng)完整收集有關(guān)資料后才可能實(shí)現(xiàn)電子檔案的價(jià)值和作用。同時(shí)，對有價(jià)值的信息必須進(jìn)行收集、歸檔。

第四，各種電子檔案的內(nèi)容均有所不同，需要與機(jī)關(guān)共同擬定各種命令文件，其中包括一部分有較高難度的管控、計(jì)算程序。此類命令資料大多是有關(guān)機(jī)關(guān)單位根據(jù)本單位實(shí)際需求展開編制的。然而仍有少數(shù)具有較高難度的程序需要從市場上采購，此種情況下如果檔案處已經(jīng)存儲了命令文件則無需進(jìn)行第二次歸檔。

第五，除電子檔案需要?dú)w檔外，各類設(shè)施的運(yùn)行操作系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)歸檔至檔案處。

4.6 確保電子檔案內(nèi)容可被識別

電子檔案是經(jīng)過電腦編碼后儲存在存儲硬件上的。之后如果需要使用，則需要用電腦或者其他軟件打開，編碼成人類可讀的形式。所以，對于必須使用指定軟件打開的電子檔案，在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)一并保存對應(yīng)的打開軟件。必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)保存可運(yùn)行軟件的操作系統(tǒng)。三者應(yīng)當(dāng)保存在一處，便于查閱資料的時(shí)候使用。

4.7 要求電子檔案盡可能選用主流存儲方式

電子檔案的最終格式與內(nèi)容排版、電腦的操作系統(tǒng)、支持的軟件及其版本等有關(guān)。內(nèi)容、支持軟件的多樣性導(dǎo)致了后期在打開電子檔案時(shí)使用的技術(shù)或方法與前期不盡相同。為保證電子檔案的可讀性，在歸檔時(shí)應(yīng)知悉其所用技術(shù)、支持的軟件等。為保證電子檔案的連續(xù)性，可以要求各部門采用一種主流的存儲方法進(jìn)行歸檔。

4.8 注重電子檔案的日常積累

歸檔工作質(zhì)量的高低很大程度上依賴于電子檔案的日常收集積累工作，收集工作是電子檔案歸檔工作的基礎(chǔ)。電子檔案收集工作的特性決定了其與紙質(zhì)資料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范圍、收集要求等特性。此外，忽略中間版本的資料、輔助文件的無條理性、歸檔流程不完備、存儲硬件不安全等使得收集工作更為困難，因此，需要注重日常的積累，為后期的歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一方面，應(yīng)當(dāng)注重日常收集;另一方面，應(yīng)當(dāng)注重及時(shí)整理，并將電子檔案與紙質(zhì)資料相聯(lián)系。電子文件在收集后應(yīng)當(dāng)制作對應(yīng)的紙質(zhì)版本或微縮版本。收集電子檔案時(shí)需要標(biāo)注資料的儲存格式、支持的軟硬件和其他有關(guān)數(shù)據(jù)并歸檔至一處。當(dāng)前，國有企業(yè)通常使用信息化辦公系統(tǒng)，海量的資料存儲在終端上，此現(xiàn)實(shí)情況為電子檔案收集工作帶來了一定的難度，因此，做好日常積累工作至關(guān)重要。

5 結(jié)語

伴隨著政府頒布電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范文件，電子檔案的歸檔工作逐漸走向正軌。然而根據(jù)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)可知伴隨著科技發(fā)展的腳步還會浮現(xiàn)更多的難題和相應(yīng)的解決方法。我們作為電子檔案歸檔工作的從業(yè)者和管理者應(yīng)當(dāng)保持不斷創(chuàng)新、積極推進(jìn)發(fā)展的心態(tài)從事此項(xiàng)工作，使得電子檔案歸檔制度不斷科學(xué)化、體系化。推動(dòng)我國電子檔案信息化的進(jìn)程。在國有企業(yè)當(dāng)中電子檔案歸檔工作仍是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)工作。所以，應(yīng)當(dāng)充分地意識到此項(xiàng)工作的重要意義，傾盡全力的優(yōu)化歸檔工作各方面的制度。促進(jìn)國有企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

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