高校文書檔案整理歸檔問題研究

盧靖琳

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，高校辦公自動(dòng)化水平不斷提高，而文書檔案整理歸檔作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，也開始受到檔案管理部門的重視。文書檔案是由專職檔案員、辦公人員，對(duì)涉及的不同類別、不同重要等級(jí)檔案進(jìn)行管理，通過借助于大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），進(jìn)行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲(chǔ)，可以在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的同時(shí)，提高文書檔案整理、歸檔效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校;文書檔案;整理歸檔;問題

數(shù)字化辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有關(guān)于校內(nèi)行政事務(wù)、教學(xué)工作、科研工作的檔案管理，成為高校辦公室業(yè)務(wù)工作開展的重要內(nèi)容。按照不同檔案的重要程度，由文書部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作人員，對(duì)多種檔案材料進(jìn)行搜集、整理和立卷，是現(xiàn)代化檔案管理的主要模式。而網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，引入到文書檔案的在線整理、歸檔之中，可以有效拓展文書檔案系統(tǒng)的功能服務(wù)，解決文書檔案管理的準(zhǔn)確性、效率性與質(zhì)量性問題。

一、數(shù)字化背景下高校文書檔案整理歸檔的重要意義

1.完善部門立卷文書檔案管理任務(wù)分配

傳統(tǒng)多數(shù)高校在文書檔案整理、歸檔過程中，主要根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，采取部門立卷的文書檔案管理制度，由文書部門工作人員、業(yè)務(wù)管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)多種涉及校內(nèi)行政、教育及科研的文件材料，進(jìn)行收集、整理和歸檔。互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化文書檔案管理背景下，各高校文書檔案材料的整理歸檔，依據(jù)2015年國家檔案局批準(zhǔn)的《歸檔文件整理規(guī)則》，由校內(nèi)行政部門為主導(dǎo)，對(duì)多種文檔檔案實(shí)施單位式、登記式的管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案信息利用、管理的簡化與精準(zhǔn)。

2.加快文書檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展

大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，以及大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺(tái)的快速發(fā)展，為高校紙質(zhì)化文書檔案的整理、歸檔和存放提供機(jī)遇?，F(xiàn)階段高校紙質(zhì)文書檔案的保管期限，分為永久、30年和10年，但受到紙質(zhì)文書檔案保存環(huán)境的影響，其可能由于溫度、濕度及蟲蛀等原因，而產(chǎn)生文書檔案歸檔存放的一系列問題。依托網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)管理平臺(tái)，以及自動(dòng)掃描儀、OCR字符識(shí)別儀、廣角數(shù)字照相機(jī)等硬件設(shè)備，可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描、篩選、分布式計(jì)算處理，并將其存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫、后臺(tái)服務(wù)器之中，在最大程度保證文書檔案安全存儲(chǔ)的同時(shí)，滿足校內(nèi)管理人員、師生主體的檔案利用與管理需求。

3.提高文書檔案開發(fā)利用與管理效率

高校文書檔案資料的鑒定、整理和歸檔，主要在Word、Excel等電子軟件管理的基礎(chǔ)上，利用多種大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行多種文書資源的電子化建設(shè)。例如，通過文書檔案電子化轉(zhuǎn)換、電子檔案目錄的建立，打破時(shí)間、空間與地域的限制，由高校領(lǐng)導(dǎo)、管理人員共同參與，展開不同部門文書檔案資源、功能服務(wù)的提供與管理。在高校內(nèi)部校園網(wǎng)絡(luò)的支持下，根據(jù)不同主體對(duì)文書檔案的利用需求，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、資源服務(wù)提供，從而提升文書檔案開發(fā)利用與管理效率。

二、目前高校文書檔案整理、歸檔等管理存在的問題

1.文書工作、檔案整理歸檔之間的銜接度不足

傳統(tǒng)高校文書檔案管理的工作，往往存在文書工作、檔案整理歸檔等管理的互相獨(dú)立問題，文書部門人員負(fù)責(zé)正常行政業(yè)務(wù)、文書資料的處理和整理，而檔案管理人員則專注于多元化檔案信息的搜集、分析、統(tǒng)計(jì)處理與存儲(chǔ)。這一問題產(chǎn)生的重要原因，一是文書工作人員、檔案管理人員對(duì)自身的職責(zé)認(rèn)知不足，其僅僅愿意完成自身分內(nèi)的行政業(yè)務(wù)、教學(xué)數(shù)據(jù)的管理工作，而很少參與到文書檔案管理的工作銜接之中;二是文書工作、檔案管理工作的人才隊(duì)伍不穩(wěn)定，在文書檔案管理工作中，都會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)，選取更年輕的人員注入血液，進(jìn)行多種行政事務(wù)、教學(xué)業(yè)務(wù)、科研工作等的檔案整理歸檔，但文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)熟練度不高，這就產(chǎn)生文書工作、檔案整理歸檔之間的銜接問題。

2.文書檔案整理歸檔的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施落后

高校文書檔案信息的數(shù)字化管理，已經(jīng)開始逐步取代紙質(zhì)化的文書數(shù)據(jù)資源、檔案信息資源的記錄與管理模式，但當(dāng)下多數(shù)院校文書檔案整理歸檔，往往只配備電子計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，仍然缺乏基礎(chǔ)的自動(dòng)掃描儀、OCR字符識(shí)別儀、廣角數(shù)字照相機(jī)等，以及檔案專業(yè)刻錄、分類化功能存儲(chǔ)的軟件信息，很難做到紙質(zhì)化文書檔案的電子化轉(zhuǎn)換，以及對(duì)電子文件進(jìn)行分類化的整理、歸檔與存儲(chǔ)管理。比如，甘肅、貴州、云南等地區(qū)高校文書檔案的整理、歸檔，仍使用過于老舊的GD2000檔案管理系統(tǒng)，不能完成海量檔案資源的實(shí)時(shí)搜集、處理與歸檔。

3.文書檔案整理歸檔機(jī)制落實(shí)不到位

當(dāng)前高校文書檔案整理、歸檔的工作制度，主要針對(duì)紙質(zhì)化文書檔案內(nèi)容，根據(jù)黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科學(xué)研究、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等檔案類別，進(jìn)行文書工作人員、檔案管理人員職責(zé)的分工，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)化、圖片或卡片化文書檔案資源，做全方位的掃描、錄入與管理。但在高校文書檔案整理、歸檔執(zhí)行過程中，部分管理主體缺乏對(duì)海量文書檔案數(shù)據(jù)信息展開深層次挖掘、處理分析的主動(dòng)性，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的使用，也由于自身基礎(chǔ)理論知識(shí)、專業(yè)技術(shù)能力的不達(dá)標(biāo)，使日常行政文書檔案、教育文書檔案，以及涉及內(nèi)部機(jī)密檔案文件的管理，出現(xiàn)檔案管理工作落實(shí)不到位、重保管輕利用的問題。

三、高校文書檔案整理歸檔的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能實(shí)現(xiàn)

1.數(shù)字化文書檔案整理歸檔管理系統(tǒng)的組織架構(gòu)

根據(jù)高校文書檔案整理、歸檔的傳輸方式，通常分為紙質(zhì)整理歸檔、在線整理歸檔、離線整理歸檔等類別，其中紙質(zhì)化整理歸檔為傳統(tǒng)的檔案管理模式，而另外兩種則為電子化的檔案文件管理方案。本文圍繞在線整理歸檔、離線整理歸檔等類別的電子管理方式，通過與專業(yè)網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)軟件公司進(jìn)行合作，構(gòu)建高校文書檔案的OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)有的OA系統(tǒng)電子文書、非OA系統(tǒng)文書檔案文件，展開信息掃描、整理編目、檢索查詢、借閱共享等檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線歸檔、系統(tǒng)化管理，具體系統(tǒng)組織架構(gòu)如圖1所示。