淺談如何做好高校檔案收集工作

馬婉 黃潔 鄭紅倩

摘 要：檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)和起點，檔案收集的質(zhì)量和數(shù)量直接影響著檔案管理工作的效率。如何做好高校檔案收集工作，本文從高校檔案收集的現(xiàn)狀分析，從檔案收集宣傳力度不夠、意識薄弱責(zé)任心不強、收集網(wǎng)絡(luò)不完善、收集內(nèi)容不規(guī)范不完整等存在的問題，提出重視檔案宣傳教育、提升檔案收集理念與擔(dān)當(dāng)、建立一支由專兼職檔案員相結(jié)合的檔案收集網(wǎng)絡(luò)體系，運用信息技術(shù)豐富檔案收集渠道等解決對策。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案收集;現(xiàn)狀分析;解決對策

高校檔案是隨著高校的創(chuàng)建而產(chǎn)生，是高校在教學(xué)、科研、管理、基建及服務(wù)保障等各項活動中形成的第一手材料，它匯聚了高校發(fā)展和奮斗過程中積累的經(jīng)驗和成果，為高校新時期的建設(shè)提供了參考、憑證和借鑒作用，具有很強的開發(fā)利用價值。檔案收集是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)和起點，檔案收集的質(zhì)量和數(shù)量直接影響著檔案管理工作的效率，因此只有進一步做好高校檔案收集工作，豐富檔案信息資源，才能更好地服務(wù)。

一、檔案收集工作現(xiàn)狀分析

檔案收集就是把分散在各個單位和個人手中的一切有關(guān)教學(xué)活動的文件、材料、科研成果、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，按照規(guī)定進行集中保存起來，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。高校檔案在收集過程中受到多方面因素的影響，檔案材料收集的不及時、不全面、不細致等，造成檔案收集質(zhì)量下降，信息資源不完整，給檔案利用帶來不便，也直接制約檔案管理建設(shè)的水平。

1.檔案收集意識淡薄，主動性不高

高校檔案來源于各個單位、職能部門在開展工作或活動中文件材料的積累，由于大多數(shù)人對檔案的作用和價值不了解，對存檔的規(guī)定和范圍不明確，導(dǎo)致存檔意識較為淡薄。有些單位領(lǐng)導(dǎo)不重視本單位文件歸檔，把較多的精力用于具體的事務(wù)上，結(jié)果工作做了許多卻沒有記載;有些工作人員覺得這些文件材料存放在自己手中查詢起來較為方便，不愿意主動移交存檔;還有些科研、基建活動中形成的文件涉密性較高，工作人員出于保密的考慮，不能夠及時歸檔等。而檔案管理員對各單位產(chǎn)生的文件材料不熟悉、不知曉，一般是移交什么接收什么，處于非常被動的狀態(tài)，往往收集效果并不理想，導(dǎo)致檔案收集工作成為整個檔案管理工作中的重點和難點。

筆者對某高校7個職能部門隨機抽取的65名工作人員進行關(guān)于檔案收集問卷調(diào)查，問題：你認為不能按時移交檔案的原因有哪些？調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計（圖一），超過半數(shù)的人員因工作太忙沒有時間整理移交檔案，少部分人員為了方便本單位隨時利用不愿意移交，表明檔案收集對口單位工作人員責(zé)任心和檔案意識還需要進一步加強。

2.沒有形成一個科學(xué)系統(tǒng)的檔案收集網(wǎng)絡(luò)

檔案收集需要檔案管理員與各單位共同重視，齊心協(xié)力完成。一方面從專職檔案管理員角度來講，檔案管理部門應(yīng)該設(shè)立一名長期的、固定的、經(jīng)驗豐富的專職檔案收集人員，專職檔案收集人員在檔案收集環(huán)節(jié)起到關(guān)鍵作用，他不僅僅擔(dān)負著收集各單位文件材料的任務(wù)，還負責(zé)對各單位兼職檔案管理員的管理、培訓(xùn)、指導(dǎo)。由于檔案管理在高校職能部門中經(jīng)常被認為是一項清閑而單調(diào)的工作，往往不能引起校領(lǐng)導(dǎo)的重視，配備的人員也不是很充分，經(jīng)常是一人身兼數(shù)職，或隨意調(diào)配一名工作人員去收集檔案，缺乏對檔案收集工作的專業(yè)知識和經(jīng)驗積累。

另一方面從兼職檔案管理員來講，很多單位由于人員流動較大或其他原因并沒有設(shè)立專職檔案員，有的兼職檔案員沒有制度的約束而缺乏責(zé)任感，有的對檔案收集的范圍、流程及規(guī)定不清楚而沒有起到兼職檔案員應(yīng)有的作用。這樣檔案收集僅僅依靠專職檔案員，沒有一個自上而下的收集網(wǎng)絡(luò)體系，嚴(yán)重影響了檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。因此，高校檔案收集工作需要建立一個完整有力地收集人才隊伍，各負其責(zé)，共同完成此項任務(wù)。

3.檔案收集內(nèi)容的不規(guī)范、不全面、不及時

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號令）要求，歸檔的文件材料必須完整規(guī)范，一項活動的材料應(yīng)包括計劃、請示、批示、批復(fù)等，主附件不能分開，形成一套完整的文件資料。例如，課題材料應(yīng)該有項目申請書、計劃書、進展報告及結(jié)題報告等;采購設(shè)備的文件應(yīng)包括請示、報告、采購書、審批協(xié)議書、合同書等體現(xiàn)整個采購過程的所有材料;學(xué)生學(xué)籍檔案應(yīng)包括學(xué)籍管理登記表、個人成績單、畢業(yè)證復(fù)印件、學(xué)位證復(fù)印件及學(xué)位評定書等資料。目前，在檔案收集工作中，有些本應(yīng)歸檔的文件沒有歸檔，造成信息資源不完整，給用戶利用帶來不便。有些部門沒有嚴(yán)格按照歸檔范圍移交，有些歸檔的文件材料零散無序，附件缺失，日期不明確等，所交上來文件材料的成套性差、系統(tǒng)性不強，檔案管理員要反復(fù)與歸檔單位溝通，重新補充完善不符合要求的檔案，影響了文件材料歸檔的實效性。

二、加強檔案收集工作的思考與對策

隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案信息資源不斷增加，檔案收集工作也要改變以往傳統(tǒng)單一的模式，不斷進行理論的學(xué)習(xí)與探索，創(chuàng)新豐富多樣的收集方法，加強培訓(xùn)宣傳力度，讓檔案收集從被動走向主動，從強制走向習(xí)慣，讓歸檔成為每個單位工作的一部分，形成人人重視檔案、人人具備歸檔意識的良好氛圍，讓檔案收集如泉水一樣源源不斷，為檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.加強宣傳教育，提升檔案收集理念和擔(dān)當(dāng)

（1）采用各種形式的宣傳方式，讓檔案工作深入人心。例如，制作宣傳手冊、舉辦專題講座、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問卷等，普及檔案的基礎(chǔ)知識與借閱流程。擴展服務(wù)領(lǐng)域，挖掘館藏檔案價值，將各種類型的檔案挑選出具有代表性、榜樣性的成果做成系列性的展覽，如建校以來優(yōu)秀教案匯集、優(yōu)秀畢業(yè)論文展、歷史上的今天等等，讓大家在回顧學(xué)校輝煌歷史的同時，感受到檔案的重要性和使命感。

（2）培訓(xùn)指導(dǎo)，建立具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案收集人才隊伍。定期組織專兼職檔案員專業(yè)理論學(xué)習(xí)，以專家講座、集中探討、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，培訓(xùn)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、保密條例以及檔案意識，提高自身素養(yǎng)。建立一支由專兼職檔案員相結(jié)合的檔案收集網(wǎng)絡(luò)體系（圖二）。專職檔案員要經(jīng)常到各單位走訪，了解其檔案收集情況，對兼職檔案員工作進行有效幫助、監(jiān)督和指導(dǎo)。