高職院校人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境分析

何宗哲

摘 要：隨著信息化時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，人們的檔案意識逐漸增強(qiáng)，對人事檔案信息的需求量也逐漸增加，人事檔案信息化建設(shè)成為今后一段時(shí)間的工作重點(diǎn)。本文從廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息化建設(shè)現(xiàn)狀入手，運(yùn)用文獻(xiàn)研究法和案例研究法，對高職院校人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境進(jìn)行分析，深入了解人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作開展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;高職院校;信息化建設(shè)

2016年國家檔案局發(fā)布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中，明確提出到2020年“初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”的發(fā)展目標(biāo)。人事檔案作為檔案的重要組成部分，近年來一直受到高度重視。自2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》以來，全國各地掀起人事數(shù)字檔案掃描的浪潮，人事檔案的規(guī)范化管理日漸受到重視。高職院校也不例外，人事檔案信息化建設(shè)得到了較快的推動和發(fā)展，成為發(fā)展的新方向、新任務(wù)。為此，本文以廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，對人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境進(jìn)行深入分析，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作開展奠定基礎(chǔ)。

一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)基本情況

1.高職院校人事檔案信息化建設(shè)基本情況

人事檔案產(chǎn)生于人事管理活動，是國家檔案的重要組成部分。高職院校的人事檔案，在組織選拔人才、任用干部的過程中發(fā)揮了重要的信息參考作用。經(jīng)過多年的發(fā)展，隨著國家檔案信息化建設(shè)步伐加快，信息化管理的優(yōu)勢日漸凸顯，高職院校人事檔案信息化管理也被提上日程。但是，由于高職院校管理的教職工人事檔案數(shù)量大，而每千卷檔案才配備一名專職檔案工作人員，高職院校也沒有統(tǒng)一的人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，很多高職院校目前都是依靠簡單的excel進(jìn)行檔案基本信息的管理，并且提供的檔案信息服務(wù)也遠(yuǎn)未達(dá)到教職工的期望值，檔案專項(xiàng)資金在檔案數(shù)字化建設(shè)面前猶如杯水車薪。人員與工作量之間的矛盾、信息供需矛盾、新舊管理模式矛盾等圍繞著高職院校人事檔案管理，使高職院校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。

2.廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息化建設(shè)基本情況

廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所西部地區(qū)高職院校，學(xué)校人事處負(fù)責(zé)管理全校教職工人事檔案。截至2020年12月31日，學(xué)校共管理教職工人事檔案共950卷，其中在職教職工檔案620卷，退休教職工檔案201卷，已故職工檔案99卷，其他檔案30卷。學(xué)校自2012年建立了《廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫》，將每位教職工的出生年月、學(xué)歷學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、職務(wù)等信息錄入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理和同步更新，初步實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息的數(shù)據(jù)化，檔案利用效率大幅度提升。2015年至2020年，學(xué)校人事檔案卷數(shù)約以每年60卷的速度遞增，檔案利用率也呈現(xiàn)大幅度提升。2016年利用率達(dá)208.95%，2017年利用率為126.86%，2020年利用率為146.11%。綜合近6年的數(shù)據(jù)，學(xué)校人事檔案平均每年利用次數(shù)約為924卷次，每年平均利用率達(dá)119.32%，為學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)、干部隊(duì)伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律等提供了精準(zhǔn)高效服務(wù)。目前，學(xué)校嚴(yán)格對標(biāo)中共中央組織部對檔案的整理要求，規(guī)范整理教職工人事檔案，并逐步推進(jìn)人事數(shù)字檔案工程，逐漸實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的環(huán)境分析

通過對高職院校信息化建設(shè)中內(nèi)部資源的優(yōu)勢和劣勢、外部環(huán)境帶來的機(jī)會和挑戰(zhàn)進(jìn)行全面分析，形成系統(tǒng)、深入地了解，以便對其提出正確的解決策略。

1. 優(yōu)勢

（1）提升人事檔案信息服務(wù)質(zhì)量

根據(jù)百度詞條的定義，信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。由此推之，高職院校人事檔案信息化，是指利用現(xiàn)代技術(shù)手段，將高職院校的紙質(zhì)檔案掃描為數(shù)字檔案并將其存入計(jì)算機(jī);同時(shí)，從人事檔案中采集有利用價(jià)值的信息進(jìn)行開發(fā)和利用等，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息利用價(jià)值最大化。

人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)后，能為高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)、人力資源配置、干部選拔任用等提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。人事檔案相對人可以通過電腦查看相關(guān)的人事數(shù)字檔案，快速搜索到需要查閱的信息，并通過打印機(jī)將需要的檔案材料打印出來，整個(gè)查檔過程高速、便捷，是紙質(zhì)檔案查檔所無法比擬的。如廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院雖然目前還沒實(shí)現(xiàn)人事數(shù)字檔案建設(shè)，但是基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫已經(jīng)建成，通過數(shù)據(jù)庫可以快速查詢到所需信息，為學(xué)校組織、人事、職稱等工作提供便捷服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量也大幅度提升?？梢?，人事檔案信息化建設(shè)對檔案服務(wù)質(zhì)量的影響是非常大的。

（2）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)和保管

以往的人事檔案利用，需要將整卷紙質(zhì)檔案拿出來翻閱甚至抽取，對檔案材料會造成一定的損傷。將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字檔案后，一方面提高了檔案查閱效率，另一方面還可以大大減少以往抽取檔案材料過程中對紙質(zhì)檔案的損傷，極大保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性。特別是近幾年來人事檔案受到高度重視，干部人事檔案審核、職稱評定、干部“凡提必審”等工作的開展，均需查閱人事檔案。廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院2015年人事檔案查借閱次數(shù)為300卷次，2016年便達(dá)到了1266卷次，之后每年查閱次數(shù)都在500卷次以上。如此頻繁的檔案利用，必然對紙質(zhì)檔案造成磨損，而人事數(shù)字檔案則較好地避免了這個(gè)問題。

（3）推動人事檔案系統(tǒng)化管理

在國家政策的引導(dǎo)及社會需求的影響下，目前有部分單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息化建設(shè)，人事數(shù)字檔案與人事信息管理系統(tǒng)同步運(yùn)轉(zhuǎn)，其帶來的管理優(yōu)勢無形中帶動了尚未完成人事檔案信息化建設(shè)的高職院校。檔案信息化已成為必然發(fā)展趨勢，這也激勵(lì)著高職院校不斷調(diào)整管理思路，逐步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)工作，推動人事檔案系統(tǒng)化管理，為今后的信息聯(lián)網(wǎng)奠定基礎(chǔ)。廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前有部分信息實(shí)行了人事檔案系統(tǒng)管理，但該系統(tǒng)只是簡單的信息錄入及查詢功能。由于人事數(shù)字檔案的推行，新系統(tǒng)的設(shè)置必須符合人事數(shù)字檔案管理要求，必須包含數(shù)字檔案的存儲功能。因此，為避免后期新舊系統(tǒng)更換造成數(shù)據(jù)遷移不相容的問題，廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院的人事檔案數(shù)據(jù)庫仍以excel表格存儲為主。這也是目前大部分高職院校的數(shù)據(jù)管理狀態(tài)。