新時期人事檔案管理工作探析

邱麗娜

摘要：近些年來，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，合資、民營等企業(yè)的蓬勃發(fā)展，自謀職業(yè)、個體經(jīng)營的大量涌現(xiàn)，為就業(yè)開辟了新渠道，社會上提供了較多的就業(yè)機(jī)會，使人們已經(jīng)不再對某一單位“從一而終”了，人員流動變得更加頻繁。人事檔案是對一個人的經(jīng)歷、政治面貌、工作情況等的具體記載和介紹，具有一定的憑借、依據(jù)和參考的作用，尤其是當(dāng)個人轉(zhuǎn)正、職稱以及養(yǎng)老保險(xiǎn)等事宜的時候，個人檔案占有十分重要的地位，是一個人的人生軌跡的記載，人事檔案具有法律效力。

關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案;管理工作;探析

1新時期人事檔案要強(qiáng)化人事檔案的社會服務(wù)功能

通過對以往人事檔案管理和利用服務(wù)實(shí)踐的考察，我們不難發(fā)現(xiàn)，某些單位或部門由于人事檔案對于該單位人力資源管理提供了很好的服務(wù)，促進(jìn)了本部門或單位的發(fā)展;嘗到“甜頭”后，這些單位和部門自然愿意投入更多的人力、物力來促進(jìn)自己人事檔案體系的建設(shè)，這又會進(jìn)一步促進(jìn)該單位或部門的發(fā)展，形成一個正相關(guān)循環(huán)。相反，如果人事檔案不能為人力資源管理提供好的服務(wù)，沒有什么業(yè)績可言，單位或部門就不愿為人事檔案建設(shè)投入人力、物力，這會導(dǎo)致人事檔案建設(shè)滯后，更無法為人力資源管理提供好的服務(wù)，單位或部門更不愿意為人事檔案投入人力、物力，形成了一個負(fù)相關(guān)循環(huán)。因此，強(qiáng)化人事檔案人力資源管理的服務(wù)功能意義重大，在提供了好的人力資源管理服務(wù)的同時，反過來又會促進(jìn)人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

2新時期人事檔案管理存在的問題

2.1人事檔案管理模式仍比較落后

在人事檔案管理工作過程中，存在的另外比較重要的一個問題就是人事檔案管理模式仍較落后。就當(dāng)前人事管理工作實(shí)際情況而言，很多單位及相關(guān)工作人員仍選擇傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，對于檔案信息錄入，仍舊選擇手工錄入方式，不但會影響工作效率，并且安全性相對而言也比較低。在很多管理單位及部門，人事檔案信息化管理仍未能夠?qū)?shí)現(xiàn)，缺乏信息化設(shè)備，即便購置信息化設(shè)備，其利用率仍舊比較低，未能夠使這些信息設(shè)備的作用得以充分發(fā)揮，這些因素的存在會在很大程度上影響人事檔案管理效果，導(dǎo)致人事檔案管理不理想。

2.2人事檔案管理工作人員整體素質(zhì)比較差

在人事檔案管理工作開展過程中，人事檔案管理工作人員素質(zhì)會對人事檔案管理質(zhì)量及效果產(chǎn)生直接影響，因而在保證人事檔案管理工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)上，才能夠使認(rèn)識檔案管理工作得到更加理想的效果。然而，就當(dāng)前人事檔案管理人員實(shí)際情況而言，其整體素質(zhì)相對而言仍舊比較差，對于現(xiàn)代化管理理念及技術(shù)并未能夠掌握及應(yīng)用，相關(guān)理論知識水平及操作能力均比較差，復(fù)合型人才及專業(yè)性人才比較缺乏，從而導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量及水平較差。

2.3未能夠充分認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性

就當(dāng)前企業(yè)及事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際情況而言，存在的比較普遍的一個問題就是未能夠充分認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性，在有些管理人員看來檔案僅僅屬于過期的一些文件，在企業(yè)及單位發(fā)展方面并無較大價(jià)值，因而檔案管理比較混亂，所保存文件價(jià)值較低，與歸檔規(guī)定不符合，并且相關(guān)設(shè)備配置也缺乏合理性。另外，相關(guān)管理人員對于人事檔案在人事調(diào)動及人力資源優(yōu)化方面的重要作用并未能夠充分認(rèn)識，因而也就未能夠?qū)n案進(jìn)行較好加工利用，導(dǎo)致企業(yè)及單位員工也對人事檔案重要性缺乏認(rèn)識，未能夠與人事檔案管理較好配合。

2.4思想重視程度不夠

目前很多的單位對人事檔案的管理的重視程度不夠，很多的單位都把企業(yè)的經(jīng)營放在首要位置，比較重視對員工的管理和業(yè)績考核，往往忽略人事檔案的重要性，并且對員工的晉升和變動解絕大程度來源于平時的工作表現(xiàn)和業(yè)績水平，而缺乏對員工更加全面的綜合考量，輕視了人事檔案的重要性。

3新時期加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施

3.1 提升單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要對人事檔案管理給予應(yīng)有的重視，采用發(fā)展的態(tài)度來審視人事檔案所能夠產(chǎn)生的間接性效益。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展角度來分析，人事檔案管理不僅是幫助單位發(fā)掘人才和留住人才的重要方式，同時還是創(chuàng)新管理工作、改善經(jīng)營弊端的有效舉措。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的人事檔案管理部門要積極配合檔案人員的工作，并且要根據(jù)實(shí)際的管理情況來對原有的軟硬件設(shè)施展開進(jìn)一步的完善; 其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要深入到員工身邊來了解他們在生活中所遇到的種種問題和困難，并且要按照國家的統(tǒng)一規(guī)定來為他們解決職稱與薪資待遇問題; 最后，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常開展檔案管理工作的考核與檢查工作，根據(jù)檔案管理人員所提供的意見信息來形成一個高效且規(guī)范的管理制度。

3.2 以人為本，不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員的人事檔案地位不但不能削弱，反而要不斷的鞏固和加強(qiáng)，保障我國行政事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位的人事檔案地位在人事制度改革和人員流動的過程中處于一個中間狀態(tài)，在實(shí)施地位加強(qiáng)的同時，又表現(xiàn)出一種弱化的趨勢。因此，我們應(yīng)該擴(kuò)大人員檔案的收集范圍，不僅是政治和歷史資料檔案保存，也反映個人的工作表現(xiàn)，形成于實(shí)際的成長過程和個人事務(wù)文件的歸檔。因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)對反映個人職業(yè)能力、職業(yè)道德和專業(yè)水平等方面文件材料的收集，我們要做的是為用人單位提供參考資料。此外，隨著人事制度改革的進(jìn)一步深化，個人誠信狀況應(yīng)該被包括在人事檔案收集范圍，為加強(qiáng)每個人的誠信意識，促進(jìn)社會信用體系建設(shè)，以及用人單位全面了解個人情況提供可靠的依據(jù)。

3.3 創(chuàng)新理念，穩(wěn)步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案信息化管理的最大優(yōu)勢在于它能快速準(zhǔn)確地查詢?nèi)藛T檔案信息，從而大大提高人事檔案管理的工作效率和服務(wù)能力。目前，各部門和單位的辦公自動化已得到推廣，為人事檔案管理現(xiàn)代化提供了基本條件。在人事檔案的管理中，應(yīng)引進(jìn)創(chuàng)新的經(jīng)營理念，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化人事檔案管理，人事檔案信息訪問使用統(tǒng)計(jì)工作的有效管理、存儲、和人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，全面記錄和動態(tài)地反映干部和工人的基本情況，確保人事檔案信息的有效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并防止欺詐和欺騙等現(xiàn)象的發(fā)生。

3.4 以干促學(xué)，全面提升檔案人員的整體素質(zhì)

由于檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和機(jī)密性都很強(qiáng)的系統(tǒng)工作，這就需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。在培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)時，需要從愛、嚴(yán)、勤、新這四個角度入手，培養(yǎng)有愛嚴(yán)格要求自己、勤勞付出與樂于創(chuàng)新的現(xiàn)代人才。首先要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。要求具備嚴(yán)守機(jī)密的基本素質(zhì)和政治素質(zhì)，在管理中要堅(jiān)持原則和保守秘密。

要加強(qiáng)高度的責(zé)任感，安心專注于本職工作，提高工作中的嚴(yán)謹(jǐn)度。此外，建立檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)體系。根據(jù)不同崗位進(jìn)行多種形式的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括其他專業(yè)學(xué)科，像信息技術(shù)、管理學(xué)等相關(guān)知識的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員逐步提高全面的綜合素質(zhì)。

結(jié)束語

綜上所述，單位和企業(yè)面對新時期的檔案管理工作，要適時地調(diào)整管理模式，要充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性。在電子科技發(fā)展迅速的今天，檔案的管理模式也需要不斷的創(chuàng)新。電子檔案的管理模式可以節(jié)約人工，并且方便隨時查看，同時對職工檔案的審查比較及時，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)和單位人事檔案的存在的不足，提高企業(yè)職工檔案的質(zhì)量。因此企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)新人事檔案管理新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進(jìn)人事檔案管理更好完善的發(fā)展。

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