煤炭企業(yè)集團(tuán)物資集中采購管理的探討

楊能方 鄂爾多斯市昊華國泰化工有限公司

引言

隨著煤炭行業(yè)市場競爭加劇，煤炭企業(yè)經(jīng)營發(fā)展面臨的壓力越來越大，必須采取有效措施提升自身競爭力，實(shí)行低成本戰(zhàn)略是提升企業(yè)競爭力的最有效途徑之一。隨著機(jī)械化、智能化采掘技術(shù)的不斷進(jìn)步，設(shè)備投入不斷增多，原材料（含配件）及設(shè)備折舊占生產(chǎn)成本的比重越來越大，物資采購成本呈現(xiàn)出日益增長趨勢，使得煤炭企業(yè)不得不采取相關(guān)的措施來對物資采購工作進(jìn)行成本控制。集中采購是當(dāng)前煤炭企業(yè)采購成本控制的主要手段，目前已經(jīng)被大部分企業(yè)集團(tuán)所接受。如何打造集中采購管理平臺，發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，完善企業(yè)的采購管理流程，成為企業(yè)采購成本把控的關(guān)鍵。

一、物資集中采購概述

隨著現(xiàn)代企業(yè)和組織規(guī)模由小變大，企業(yè)不但關(guān)心供應(yīng)鏈的時間性、準(zhǔn)確性與質(zhì)量，為了實(shí)現(xiàn)利潤最大化，更加需要通過批量供應(yīng)、集中采購來降低成本，同時對采購流程進(jìn)行規(guī)范。

（一）集中采購定義

集中采購是采購的一種組織實(shí)施形式。物資集中采購，指在集團(tuán)型企業(yè)建立專門的物資采購機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌企業(yè)所屬各分子公司的物資需求，開展集中采購活動，統(tǒng)一確定供應(yīng)商、制定采購政策、建立采購關(guān)鍵控制流程，利用規(guī)模優(yōu)勢獲取一定的采購效益。

（二）集中采購的特點(diǎn)和優(yōu)勢

從集中采購的特點(diǎn)和優(yōu)勢來看，主要體現(xiàn)在：采購功能集中，實(shí)現(xiàn)采購人員隊(duì)伍的職業(yè)化專業(yè)化，使采購作業(yè)成本降低，效率提升；實(shí)行批量采購，提高對供應(yīng)商的談判籌碼，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù)；采購方針和政策統(tǒng)一，有利于采購政策及作業(yè)規(guī)則的貫徹落實(shí)，進(jìn)一步規(guī)范采購行為；可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多的存貨；實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商選擇與驗(yàn)收結(jié)算權(quán)的分開，從制度上實(shí)現(xiàn)權(quán)力分立，有效避免腐敗行為的發(fā)生。

任何一種采購模式都有利有弊。集中采購?fù)瑯哟嬖谝恍┤秉c(diǎn)，如采購流程長，時效性差；采購與需求分開，對需求掌握不精準(zhǔn)，可能會造成采購結(jié)果不理想，后續(xù)質(zhì)量問題處理難度加大。

二、集中采購模式的選擇

（一）集中采購的幾種典型模式

集中采購主要包括：集中定價(jià)、分開采購；集中訂貨、分開收貨付款；集中訂貨、分開收貨、集中付款；集中采購后調(diào)撥等運(yùn)作模式。

（1）集中定價(jià)、分開采購模式，是指集中采購機(jī)構(gòu)匯總各需求單位采購計(jì)劃，組織招標(biāo)等采購活動確定供應(yīng)商及采購價(jià)格，各需求單位依據(jù)采購價(jià)格與供應(yīng)簽訂合同并負(fù)責(zé)合同履行。

（2）集中訂貨、分開收貨付款模式，是指集中采購機(jī)構(gòu)匯總各需求單位采購計(jì)劃，組織招標(biāo)等采購活動后，與供應(yīng)商簽訂采購合同，各需求單位依據(jù)所報(bào)計(jì)劃履行相應(yīng)合同并負(fù)責(zé)結(jié)算付款。

（3）集中訂貨、分開收貨、集中付款模式，是指集中采購機(jī)構(gòu)匯總各需求單位采購計(jì)劃，組織招標(biāo)等采購活動后，與供應(yīng)商簽訂采購合同；各需求單位依據(jù)相應(yīng)采購合同進(jìn)行驗(yàn)收、入庫，并將入庫信息推送到集中采購機(jī)構(gòu)；集中采購機(jī)構(gòu)匯總?cè)霂煨畔⒑笈c供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算，同時與各需求單位進(jìn)行內(nèi)部銷售結(jié)算。

（4）集中采購后調(diào)撥模式，是指集中采購機(jī)構(gòu)對各需求單位的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、調(diào)整，組織招標(biāo)等采購活動后，與供應(yīng)商簽訂采購合同并對到貨進(jìn)行驗(yàn)收、入庫；之后根據(jù)各單位的需求計(jì)劃，按內(nèi)部調(diào)撥流程進(jìn)行物資內(nèi)部調(diào)撥，并進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。

（二）集中采購模式選擇

集中采購采用哪種模式，取決企業(yè)集團(tuán)對下屬公司的股權(quán)控制、稅收、物料屬性以及集中度等因素。煤礦企業(yè)物資品種繁多，總分機(jī)構(gòu)之間由于物資調(diào)撥不涉及納稅問題，一般都采用后兩種模式；獨(dú)立法人或控股子公司之間大多數(shù)采用前兩種模式。大多數(shù)煤炭企業(yè)集團(tuán)采取集中定價(jià)、分開采購的集中采購模式。

三、集中采購實(shí)施要點(diǎn)

（一）建立集中采購制度體系

建立完善集中采購管理辦法、招標(biāo)投標(biāo)管理辦法、供應(yīng)商管理辦法等采購內(nèi)控制度，構(gòu)建從采購需求計(jì)劃管理、招標(biāo)（競爭性談判）管理流程、評標(biāo)專家管理、招標(biāo)監(jiān)督管理、集中采購訂單匹配、集中采購檔案管理制度，構(gòu)建集中采購管理制度體系。跟蹤制度執(zhí)行情況、評估制度的有效性，不斷修正完善各項(xiàng)制度，確保制度體系規(guī)范有效。

（二）集中采購需求及計(jì)劃管理

物資計(jì)劃管理是物資管理工作的基礎(chǔ)，根據(jù)計(jì)劃管理進(jìn)行有計(jì)劃的采購和供應(yīng)。需求單位采購計(jì)劃應(yīng)以滿足安全生產(chǎn)需求為前提，在充分考慮儲備資金、采購批量、利庫、避免積壓的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持自下而上、核準(zhǔn)需要、逐級審批的原則。

（三）集中供應(yīng)商管理

物資采購是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分，而供應(yīng)商的管理是企業(yè)采購體系中的重要環(huán)節(jié)之一。建立統(tǒng)一的集中采購供應(yīng)商管理平臺，制定供應(yīng)商管理辦法，組織對供應(yīng)商進(jìn)行考察、準(zhǔn)入、評價(jià)，淘汰不合格供應(yīng)商，引入有競爭力的供應(yīng)商，建立集中采購的合格供應(yīng)商（承修商）目錄，整理供應(yīng)商資質(zhì)檔案，逐步建立供應(yīng)商評價(jià)體系。

（四）統(tǒng)一采購方式選擇

規(guī)范使用采購方式，物資集中采購可采用招標(biāo)、競爭性談判、詢比價(jià)、單一來源談判、戰(zhàn)略框架協(xié)議采購等方式。根據(jù)集中采購物資的種類、性質(zhì)、數(shù)量、金額等屬性，依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，建立物資采購方式的選擇標(biāo)準(zhǔn)。

（五）集中采購規(guī)范化管理，強(qiáng)化業(yè)務(wù)過程考核

建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程及工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范集中采購工作。嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程、工作標(biāo)準(zhǔn)，對集中采購的各個環(huán)節(jié)實(shí)施全過程管控，注重過程考核，提升物資集中采購管控能力。

（六）打造職業(yè)化、專業(yè)化的集中采購人員隊(duì)伍

建設(shè)高素質(zhì)的物資采購人才隊(duì)伍，是關(guān)系物資集中采購工作成效的關(guān)鍵。對集中采購管理人員進(jìn)行針對性的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化人才激勵機(jī)制，充分發(fā)揮人員的積極性和創(chuàng)造性，以促進(jìn)物資采購業(yè)務(wù)開展，提高集中采購管理水平。

四、對集中采購管理的優(yōu)化建議

（一）探索建立物資采購標(biāo)準(zhǔn)化體系

標(biāo)準(zhǔn)化采購是節(jié)約采購資源，提高采購效率的有效途徑。目前，很多企業(yè)在標(biāo)準(zhǔn)化采購工作上主要存在：標(biāo)準(zhǔn)化采購工作協(xié)同推進(jìn)機(jī)制還不完善；物資需求分散，物資品種規(guī)格型號繁多，無法集成需求批量；物資編碼數(shù)量龐大，一物多碼，一碼多物現(xiàn)象突出等問題。

要建立物資采購標(biāo)準(zhǔn)化體系，一是需求標(biāo)準(zhǔn)化。推進(jìn)產(chǎn)品規(guī)格型號、品牌數(shù)量的整合優(yōu)化，如：成套采煤工作面安裝，盡可能選擇相同型號的液壓支架、采煤機(jī)、刮板輸送機(jī)等，以減少備用配件庫存。二是采購標(biāo)準(zhǔn)化。推進(jìn)采購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化及技術(shù)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)化。三是管理標(biāo)準(zhǔn)化。主要是制度流程標(biāo)準(zhǔn)化、基礎(chǔ)資料標(biāo)準(zhǔn)化、績效考核標(biāo)準(zhǔn)化、基本信息標(biāo)準(zhǔn)化。四是信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。建立統(tǒng)一的物資管理信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)操作簡便快捷，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）完善供應(yīng)商管理，不斷優(yōu)化采購渠道

在集中采購供應(yīng)商管理上，要逐步減少流通商、代理商，盡可能選擇與生產(chǎn)商直接合作，從生產(chǎn)源頭保障物資的質(zhì)量；合理安排供應(yīng)商考察，對被考察供應(yīng)商主要供應(yīng)物資要認(rèn)真評價(jià)，尤其是產(chǎn)品質(zhì)量、使用單位、市場占有率要著重分析；根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量和履約情況、供應(yīng)能力等，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，不斷優(yōu)化采購渠道，為企業(yè)生產(chǎn)提供必要的物資保障能力。

（三）加強(qiáng)對集中采購過程的監(jiān)督檢查

集中采購工作能否規(guī)范運(yùn)行并達(dá)到效益最大化，依賴健全的制度體系和有效的監(jiān)督。要不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，將采購過程規(guī)范化、透明化，實(shí)行陽光采購；建立內(nèi)部監(jiān)督管理制度，對崗位設(shè)置、流程設(shè)計(jì)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，建立嚴(yán)密、有效的約束機(jī)制，確保采購活動公開、公平和公正。

（四）積極做好集采物資質(zhì)量處置

實(shí)行集中采購后供應(yīng)商選擇與質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)的分設(shè)，質(zhì)量問題會更加突出，集中采購機(jī)構(gòu)接到質(zhì)量問題反饋后要立即響應(yīng)，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，積極研判對安全生產(chǎn)的影響，做好購銷雙方的協(xié)調(diào)溝通，盡快協(xié)助需求單位解決問題。

（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高集中采購人員素質(zhì)

采購人員要苦練內(nèi)功，踏實(shí)提升專業(yè)技能。加強(qiáng)招投標(biāo)法律法規(guī)及專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高采購人員專業(yè)技術(shù)水平、談判技巧策略等，強(qiáng)化評標(biāo)過程的公正性、責(zé)任心和職業(yè)操守；要深入現(xiàn)場了解業(yè)務(wù)，掌握物資需求，了解相關(guān)行業(yè)發(fā)展及市場狀況等。通過不斷努力，逐步建立一支具備“公正”“誠實(shí)”“守信”的職業(yè)道德，責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高、能吃苦且相對穩(wěn)定的采購隊(duì)伍。

結(jié)語

煤炭企業(yè)集團(tuán)物資品種數(shù)量多、金額大，設(shè)備、原材料集中度較高，實(shí)行集中采購是降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提高企業(yè)競爭力的有效途徑，有利于提升企業(yè)在供應(yīng)鏈上的戰(zhàn)略合作關(guān)系及話語權(quán)。企業(yè)可以根據(jù)自身特點(diǎn)，選取適合自身發(fā)展的集中采購管理模式，積極思考如何進(jìn)一步優(yōu)化集中采購管理模式及流程，使之與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相匹配，充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)越性。